Zasady wliczania czasu podróży służbowej do czasu pracy pracownika

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 23 czerwca 2005 r. II PK 265/2004, Monitor Prawniczy 2005/14 str. 668, OSNP 2006/5-6 poz. 76, OSP 2005/11 poz. 137, czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej (oraz ewentualnego pobytu w tej miejscowości) nie jest pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy w rozumieniu art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Jednak  w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy, podlega wliczeniu do jego normy (nie może być od niej „odliczony”), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy ma w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczupla limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.

Polecamy produkt: Samochód w firmie (książka)

Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy w rozkładach czasu pracy od 7.00 do 15.00 od poniedziałku do piątku. Miejscem wykonywania pracy pracownika jest Kraków a do jego zadań należy dokonywanie serwisu urządzeń alarmowych na terenie tego miasta. Pracownik dostaje polecenie wyjazdu służbowego w poniedziałek do Wrocławia w celu realizacji zamówienia. W Wrocławiu, w miejscu gdzie ma wykonać zadanie musi stawić się o godzinie 9.30., jako środek podróży służbowej został przez pracodawcę wskazany pociąg. Pracodawca nie zapewnia pracownikowi wyżywienia podczas podróży służbowej. Pracownik o godzinie 5.50 rozpoczyna podróż służbową pociągiem do Wrocławia. Pracę stanowiącą cel podróży służbowej, rozpoczyna o 9.30 i wykonuje ją do godziny 16.00. Do Krakowa pracownik wraca o godzinie 19.00. W przedstawionym stanie faktycznym, do czasu pracy pracownika należy zaliczyć okres podróży służbowej podczas, której pracownik nie wykonywał pracy, t.j. od 7.00 do 9.30 gdyż to są jego godziny pracy wynikające z rozkładu czasu pracy oraz czas wykonywania pracy t.j. od godziny 9.31 do 16.00. Pracodawca nie wliczy pracownikowi do jego czasu pracy, okresu od godziny 5.50 do 6.59 oraz od 16.01 do 19.00.

Z uwagi na to, że pracodawca nie zapewnił pracownikowi wyżywienia podczas podróży służbowej a podróż ta trwała ponad 12 godzin (od 5.50 do 19.00), pracownikowi będzie przysługiwała dieta oraz zwrot kosztów podróży (koszt zakupu biletów na pociąg), niezależnie od tego czy w postanowieniach wewnątrzzakładowych (zawartych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub umowie o pracę) pracodawca uregulował kwestie związane z warunkami wypłacania należności pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Dieta będzie wypłacona w kwocie co najmniej 30 zł.

Wysokość diety została określona podstawie § 7 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Na podstawie § 9 ust.1 wskazanego wyżej rozporządzenia pracownikowi będzie przysługiwał również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości co najmniej 20% diety,  t.j. 6 zł. W związku z tym , że pracownik w czasie podróży służbowej wykonywał pracę przez jedną godzinę nadliczbową, to oprócz wynagrodzenia za pracę w tym dniu, t.j 9 godzin (praca od 7.00 do 16.00) powinien na podstawie art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy otrzymać dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia za godzinę pracy. Dodatek za pracę w godzinie nadliczbowej nie będzie przysługiwał pracownikowi, gdy pracodawca na podstawie art. 151² § 1 lub 2 Kodeksu pracy, zrekompensuje pracownikowi pracę w godzinie nadliczbowej czasem wolnym od pracy.

Jak rozliczyć podróż służbową pracownika (nie zatrudnionego na stanowisku kierowcy), który prowadzi podczas tej delegacji samochód służbowy ale w poleceniu podróży służbowej pracodawca nie nałożył na niego obowiązku wykonywania czynności kierowcy?

Rozliczenie czasu pracy pracownika, który nie jest zatrudniony jako kierowca, ale podczas delegacji pełni taką funkcję, zależy od zleconych mu zadań. Pracownik, który odbywa podróż służbową samochodem pracodawcy lub swoim (kieruje nim), co do zasady, nie będzie miał z tego tytułu dodatkowych świadczeń.

Podobnie jest, gdy delegację odbywa kilku pracowników, z których jeden jest kierowcą samochodu podczas podróży służbowej. W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika jak już wyżej wskazano do miejsca oddelegowania i z powrotem nie jest czasem pracy i dlatego z tego tytułu pracownikowi nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie, chyba że podróż służbowa odbywa się w godzinach wynikających z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy w tym dniu. Czas dojazdów i przyjazdów w godzinach pracy jest bowiem czasem pracy pracownika, za który ma on prawo do wynagrodzenia.

Dołącz do nas na Facebooku!

Podsumowując, czas pracy pracownika, który podczas delegacji wprawdzie prowadzi samochód służbowy, ale zlecone mu zadania nie obejmują takiej czynności, będzie rozliczany na ogólnych zasadach, czyli ten okres podróży służbowej wykraczający poza rozkładowy czas pracy pracownika nie zostanie potraktowany jako czas pracy. W takim przypadku wykorzystanie samochodu służbowego do odbycia podróży służbowej należy rozpatrywać jedynie w kategorii środka transportu, gdyż samochód jest jedynie środkiem transportu, a nie narzędziem wykonywania pracy przez pracownika.

Jak rozliczyć podróż służbową pracownika (nie zatrudnionego na stanowisku  kierowcy), który prowadzi podczas tej delegacji samochód służbowy i w  poleceniu podróży służbowej pracodawca nałożył na tego pracownika obowiązek wykonywania czynności kierowcy?

Inaczej będzie w przypadku, gdy pracownik (niezatrudniony na stanowisku kierowcy), dostał od pracodawcy polecenie wykonywania obowiązków kierowcy podczas delegacji. Gdy np. celem podróży służbowej jest również przewóz pracowników i danemu pracownikowi zlecono dodatkowo obowiązek prowadzenia samochodu, to czas przejazdów stanowi w tej sytuacji jednocześnie czas pracy tego pracownika (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 30/79). Taką pracę, czyli czas kierowania samochodem zalicza się do czasu pracy tego pracownika. 

Podsumowując, zasadniczym elementem wpływającym na rozliczenie tej podróży służbowej w kontekście czasu pracy, jest charakter zleconej pracownikowi pracy. W związku z tym, gdy pracownik miał za zadanie prowadzić samochód, to czas przejazdów tego pracownika, czyli czas prowadzenia samochodu, będzie jego czasem pracy w świetle art. 128 § 1 Kodeksu pracy.

Pracownik zatrudniony w Krakowie, do którego obowiązków należy serwis urządzeń alarmowych, otrzymuje polecenie służbowe udania się do Wrocławia w celu wykonania swoich obowiązków służbowych, jako środek transportu pracodawca wskazał samochód służbowy. W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określił, iż ten pracownik ma być kierowcą tego samochodu służbowego i do miejsca wykonania zadania ma z nim podróżować jeszcze dwóch pracowników zajmujących się serwisem urządzeń. W takim przypadku, czas pracy pracownika, który został wyznaczony do roli kierowcy samochodu służbowego rozpoczyna się od momentu wyjazdu z Krakowa i trwa do czasu przyjazdu z Wrocławia. W przypadku dwóch pozostałych pracowników, którzy podróżują tym samochodem, czas dojazdu do Wrocławia oraz wyjazdu z Wrocławia do Krakowa nie będzie wliczany do czasu pracy za wyjątkiem okresu pokrywającego się z obowiązującym ich rozkładem czasu pracy w tym dniu.

Odmienna sytuacja będzie miała miejsce gdy w poleceniu podróży służbowej dla opisanych wyżej pracowników, jako środek transportu został wskazany samochód służbowy ale pracodawca nie polecił wykonywania czynności kierowcy, żadnemu z podróżujący pracowników. W tym przypadku czas dojazdu i czas powrotu z miejsca wykonywania czynności służbowych w przypadku pracownika kierującego samochodem służbowym, nie będzie zaliczony do jego czasu pracy, gdyż  samochód w tym przypadku był jedynie środkiem transportu, a nie narzędziem wykonywania pracy przez pracownika, który nim jechał. 

Zadaj pytanie na FORUM!