Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu na potrzeby organizacji

Jeśli pracownicy organizacji używają do potrzeb jej działalności swoich prywatnych samochodów osobowych, pracownikom tym należy się zwrot kosztów tego używania.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych m.in. samochodów osobowych następuje na podstawie:

• do jazd lokalnych – umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych (poza umową niezbędne jest też oświadczenie pracownika o używaniu przez niego jego prywatnego samochodu),
• do jazd zamiejscowych (w podróżach służbowych) – przepisów w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (podstawowym dokumentem jest tu ewidencja przebiegu pojazdu).

Zobacz wideoszkolenie: Samochody służbowe 2015

Jazdy lokalne

W jazdach lokalnych podstawowym dokumentem, na podstawie którego dokonuje się zwrotu kosztów używania samochodu niebędącego własnością organizacji, jest umowa z pracownikiem (wzór 1).

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Limit ten ustala co prawda pracodawca, ale trzeba pamiętać, że jest on uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony – i nie może przekroczyć:

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit kilometrów może być podwyższony, ale dotyczy to jedynie pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

Zobacz również: Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników

Stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika i wynoszą obecnie:

• 0,5214 zł (pojemność skokowa silnika do 900 cm3),
• 0,8358 zł (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3).

Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodu osobowego przez pracownika

Co istotne, kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.