Czy opłatę za korzystanie z autostrady w czasie podróży służbowej można zaliczyć do kosztów delegacji służbowej

Opłaty za korzystanie z płatnych autostrad stanowią koszty delegacji. Powinni je Państwo rozliczyć w ramach tzw. kilometrówki.

UZASADNIENIE

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem wykonywania pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ Kodeksu pracy).

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy nie ustalili w wewnętrznych przepisach płacowych (układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy) lub w umowach o pracę zasad rozliczania wyjazdów służbowych swoich pracowników, wypłacają diety i inne należności na podstawie rozporządzeń dotyczących krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Przy czym regulacje wewnątrzzakładowe nie mogą ustalać przysługującej diety na obszarze kraju i poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta za dobę podróży krajowej, tj. obecnie 23 zł (art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy).

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje również, oprócz diet, zwrot kosztów:

• przejazdów,
• noclegów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Jednak pracownik, za zgodą pracodawcy, może wykorzystać do tego celu prywatny samochód osobowy, motocykl lub motorower. W takim przypadku przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną na podstawie rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zwrot należności delegacyjnych a powstanie przychodu u pracownika

Oprócz kosztów przejazdu pracownik może również wnioskować u pracodawcy o zwrot w kwocie faktycznie poniesionej dodatkowych opłat, np. za przejazd płatną autostradą czy za parkingi. Diety oraz pozostałe należności związane z podróżą służbową stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy. Jest on zwolniony z podatku dochodowego oraz ze składek na ZUS, jeśli świadczenia te zostały wypłacone w wysokości nie wyższej niż przysługują pracownikom sfery budżetowej.

W odniesieniu do urzędowej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, stawka ta jest ryczałtowa i jednocześnie tak skalkulowana, że zawiera nie tylko zużycie paliwa, ale również inne koszty eksploatacyjne wykorzystywanego pojazdu (m.in. amortyzację, płyny, oleje itp.). Organy podatkowe oraz Ministerstwo Finansów uznały w ostatnich interpretacjach, że w wysokości tej ryczałtowej stawki należy uwzględnić, oprócz wymienionych wyżej kosztów, również opłaty za przejazdy autostradą i postoje parkingowe. Stąd pracownik, który oprócz tzw. kilometrówki otrzyma odrębny zwrot poniesionych opłat za autostradę oraz parking, uzyska przychód do opodatkowania i składek na ZUS w wysokości tych opłat.

Należności delegacyjne w kosztach uzyskania przychodu pracodawcy

Pracodawca może zaliczyć koszty używania przez pracownika pojazdu prywatnego do celów służbowych w jazdach zamiejscowych do kosztów uzyskania przychodów, jednak z pewnym ograniczeniem – tylko do wysokości kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynikających z rozporządzenia o podróżach służbowych na obszarze kraju (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof i art. 16 ust. 1 pkt 30 updop). Zatem wydatki przekraczające tak ustaloną kwotę nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w indywidualnej interpretacji Ministra Finansów z 8 kwietnia 2010 r. (DD6/033-101-2/MZG/09/PK-579): (...) „koszty z tytułu używania samochodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych obejmuje wszelkie wydatki związane z używaniem samochodu prywatnego przez pracowników na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej. Będą to zatem zarówno tzw. wydatki eksploatacyjne odnoszące się do samochodu, jak również inne koszty używania samochodu ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej, np. opłaty za parkowanie czy przejazd autostradą. Koszty te także są kosztami z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Stanowisko takie znajduje także potwierdzenie w wyroku WSA w Warszawie z 5 lutego 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1502/09 (...)”.

Powyższym limitem tzw. kilometrówki objęte są zatem wszelkie wydatki dotyczące używania samochodu prywatnego do celów prowadzonej przez podatnika działalności. Tym samym kosztami uzyskania przychodów będą wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Należy jednocześnie pamiętać, że wydatki z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy mogą zostać uznane za koszty pracodawcy pod warunkiem, że pracownik prowadzi ewidencję przebiegu tego pojazdu.

WAŻNE!

Warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy wydatków z tytułu używania do celów służbowych samochodów niebędących jego własnością jest prawidłowo prowadzona przez pracownika ewidencja przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

PRZYKŁAD

Pracownik był w listopadzie br. w podróży służbowej własnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika 1300 cm³. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że przejechał 210 km. Stawka za 1 km wynosi 0,8358 zł, wobec czego limit „kilometrówki” to 175,52 zł (210 km x 0,8358 zł). Pracownik poniósł w trasie opłaty za autostradę i parkowanie w wysokościach odpowiednio 44 zł i 20 zł. Pracodawca zwrócił pracownikowi 175,52 zł z tytułu przejazdu własnym samochodem oraz 64 zł z tytułu zwrotu opłaty za autostradę i parking. Łącznie pracownik otrzymał 239,52 zł. Do kosztów uzyskania przychodów pracodawca może jednak zaliczyć jedynie wysokość „kilometrówki” tj. 175,52 zł. Natomiast zwrócona pracownikowi należność za poniesione przez niego opłaty za przejazd autostradą i korzystanie z parkingu, tj. 64 zł, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu pracodawcy. Jednocześnie jest to przychód pracownika podlegający opodatkowaniu oraz składkom na ZUS.

Podstawa prawna

• art. 77⁵ Kodeksu pracy,
• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 5, ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• art. 16 ust. 1 pkt 30, ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.),
• § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• § 2, § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).