| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Kwestię ustalania pracownikom diet z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej. Jakie diety z tytułu podróży służbowych przysługują pracownikom? Jakie są zasady rozliczania podróży służbowych pracowników?

Dwa dotychczas obowiązujące rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (dotyczące podróży krajowych i podróży za granicę) od 1 marca 2013 r. zastąpiło jedno wspólne – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: nowe rozporządzenie).

Zgodnie z nowym rozporządzeniem, podróż służbowa:

  • na obszarze kraju – zwana jest podróżą krajową,
  • poza granicami kraju – zwana jest podróżą zagraniczną.

Przepisy wspólne dla podróży krajowych i zagranicznych zamieszczono w pierwszym rozdziale nowego rozporządzenia (§ 1–5).

Polecamy również: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy

Świadczenia przysługujące pracownikowi

Tak jak dotychczas, z tytułu podróży krajowej i podróży zagranicznej, odbywanych w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  1. diety,
  2. zwrot kosztów:
    • przejazdów,
    • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    • noclegów,
    • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę. Nowe rozporządzenie, w § 3 ust. 2 wyraźnie doprecyzowuje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi – w tym miejscówkami. Uwzględnia się przy tym posiadaną przez pracownika ulgę na dany środek transportu (niezależnie od tytułu tej ulgi).

Pracodawca – na wniosek pracownika – może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącymi własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż ustalona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W 2013 r. stawki obowiązują w takich samych wysokościach, jak w latach poprzednich (np. dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm3 jest to 0,8358 zł za 1 kilometr przebiegu pojazdu).

Polecamy serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

Zwrot innych udokumentowanych wydatków

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę – w udokumentowanej wysokości. Chodzi o wydatki inne niż koszty przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz noclegów. Przepisy nowego rozporządzenia wyraźnie określają w § 4 ust. 2, że wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Termin rozliczenia podróży służbowych

Podobnie jak poprzednio, pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży powinien dołączyć dokumenty – w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 nowego rozporządzenia).

Podróże krajowe

Przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże krajowe zawarto w drugim rozdziale nowego rozporządzenia (§ 6–11). Pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej. Podobnie jak poprzednio, może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

URLOPY WYPOCZYNKOWE

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

Anna Sosnowska Kancelaria Radcy Prawnego

radca prawny, ekspert prawa pracy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od kadry.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK