REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Magdalena Kasprzak
Radca prawny, doktor nauk prawnych. Pracowała w Departamencie Prawnym Głównego Inspektoratu Pracy, autorka licznych publikacji w wiodących polskich wydawnictwach prawniczych. Doradca prawny w kancelariach prawnych, wykładowca akademicki, prezes zarządu ANTERIS Fundacji Pomocy Prawnej
Rozliczanie podróży służbowych pracowników. /Fot. Fotolia
Rozliczanie podróży służbowych pracowników. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Kwestię ustalania pracownikom diet z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej. Jakie diety z tytułu podróży służbowych przysługują pracownikom? Jakie są zasady rozliczania podróży służbowych pracowników?

Dwa dotychczas obowiązujące rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (dotyczące podróży krajowych i podróży za granicę) od 1 marca 2013 r. zastąpiło jedno wspólne – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: nowe rozporządzenie).

Autopromocja

Zgodnie z nowym rozporządzeniem, podróż służbowa:

  • na obszarze kraju – zwana jest podróżą krajową,
  • poza granicami kraju – zwana jest podróżą zagraniczną.

Przepisy wspólne dla podróży krajowych i zagranicznych zamieszczono w pierwszym rozdziale nowego rozporządzenia (§ 1–5).

Polecamy również: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy

Świadczenia przysługujące pracownikowi

Tak jak dotychczas, z tytułu podróży krajowej i podróży zagranicznej, odbywanych w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. diety,
  2. zwrot kosztów:
    • przejazdów,
    • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    • noclegów,
    • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę. Nowe rozporządzenie, w § 3 ust. 2 wyraźnie doprecyzowuje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi – w tym miejscówkami. Uwzględnia się przy tym posiadaną przez pracownika ulgę na dany środek transportu (niezależnie od tytułu tej ulgi).

Pracodawca – na wniosek pracownika – może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącymi własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż ustalona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W 2013 r. stawki obowiązują w takich samych wysokościach, jak w latach poprzednich (np. dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm3 jest to 0,8358 zł za 1 kilometr przebiegu pojazdu).

Polecamy serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

Zwrot innych udokumentowanych wydatków

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę – w udokumentowanej wysokości. Chodzi o wydatki inne niż koszty przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz noclegów. Przepisy nowego rozporządzenia wyraźnie określają w § 4 ust. 2, że wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Termin rozliczenia podróży służbowych

Podobnie jak poprzednio, pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży powinien dołączyć dokumenty – w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 nowego rozporządzenia).

Podróże krajowe

Przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże krajowe zawarto w drugim rozdziale nowego rozporządzenia (§ 6–11). Pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej. Podobnie jak poprzednio, może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry


Diety

Od 1 marca 2013 r. dieta za każdą dobę podróży krajowej pracownika wynosi 30 zł (wcześniej było to 23 zł). Wysokość należności z tytułu diet jest uzależniona od czasu trwania podróży – oblicza się ją za czas „od” rozpoczęcia podróży (wyjazdu) „do” powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Takie uregulowanie oznacza, że czas pobytu pracownika w delegacji to zarówno czas pobytu w miejscowości, do której został on skierowany, jak i czas przemieszczania się środkami transportu w celu dojechania do danej miejscowości oraz powrotu z tej miejscowości.

W przypadku podróży trwającej nie dłużej niż dobę pracownikowi przysługuje:

  • 15 zł za podróż trwającą od 8 do 12 godzin,
  • 30 zł za podróż trwającą powyżej 12 do 24 godzin.

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, pracodawca ma obowiązek wypłacić:

  • 15 zł za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin,
  • 30 zł za każdą rozpoczętą dobę ponad 8 godzin.

Kwotę diety zmniejsza się, jeżeli pracownik podczas podróży służbowej miał zapewnione bezpłatne, częściowe wyżywienie – przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

Pracodawca nie zawsze będzie miał obowiązek wypłacenia pracownikowi diet za czas podróży służbowej. Dieta nie przysługuje pracownikowi:

  • delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
  • przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni, jeżeli wykorzystał przysługujące mu prawo do przejazdu na koszt pracodawcy w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
  • któremu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (tj. trzy posiłki dziennie).

Ważne!

Dieta za czas podróży służbowej w ogóle nie przysługuje pracownikowi, który miał zapewnione podczas podróży całodzienne posiłki.

Noclegi

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (tj. nie wyższej niż 600 zł). Przy czym pracodawca w uzasadnionych przypadkach może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej powyższy limit.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za hotel, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (tj. ryczałt w wysokości 45 zł). Jednak tylko wtedy, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.

Podobnie jak poprzednio, zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zobacz również: Jak obniżyć dietę krajową o zapewnione wyżywienie

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (tj. w wysokości 6 zł). Ryczałt nie przysługuje jednak pracownikowi, który nie poniósł kosztów takich dojazdów (np. odbył podróż samochodem służbowym lub niebędącym własnością pracodawcy).

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (np. autobusem, taksówką). W takim przypadku pracownikowi nie przysługuje już jednak ryczałt z tego tytułu.

Zaliczka

Tak jak do tej pory, pracodawca – na wniosek pracownika – przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Podróże zagraniczne

Przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże zagraniczne zamieszczono w trzecim rozdziale nowego rozporządzenia (§ 12–21).

Od 1 marca 2013 r. zmieniono wysokość diet i limitów noclegowych dla większości państw oraz rodzaj waluty (z USD na EUR) w kilkunastu krajach.

Zobacz koniecznie: Diety w podróży służbowej od marca 2013 r.


Diety

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe (§ 13 ust. 2 nowego rozporządzenia). Zasada ta nie dotyczy sposobu ustalania diet za czas przejazdu przez kilka państw tzw. tranzytem.

Przykład:

W razie służbowej podróży zagranicznej do Bułgarii (przez Słowację, Węgry i Rumunię), odbywanej samochodem prywatnym, pracodawca ustala należną dietę w wysokości przewidzianej dla Bułgarii. Inaczej będzie, jeżeli w każdym z tych państw pracownik będzie miał do wykonania zadania służbowe (tj. każde z nich będzie państwem docelowym).

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia – przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety,
  • obiad – 30% diety,
  • kolacja – 30% diety.

W ten sam sposób pomniejsza się dietę w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Polecamy serwis: Dokumentacja płacowa

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży zagranicznej:
    • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

UWAGA!

Od 1 marca 2013 r. pracodawca może ustalać więcej niż jeden kraj docelowej delegacji, co ma istotne znaczenie ze względu na różnice w wysokości diet przysługujących w poszczególnych państwach.

Zobacz koniecznie:

Zwrot kosztów leczenia

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zasada ta jest zatem taka sama jak do tej pory – z tym, że dodano jeden wyjątek. Otóż, zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych, udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej (§ 19 ust. 2 nowego rozporządzenia).

Rozliczanie zaliczki

Doprecyzowano, że ustalenie zaliczki na niezbędne koszty podróży zagranicznej i jej rozliczenie powinno następować według średniego kursu z dnia jej wypłacenia, określonego przez Narodowy Bank Polski (§ 20 nowego rozporządzenia).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w Poradniku Organizacji Non-Profit >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienie grupowe: kto może zwolnić, z jakich przyczyn, kogo nie można zwolnić, jaka wysokość odprawy pieniężnej

Zwolnienie grupowe to rozwiązanie umów o pracę z pracownikami z przyczyn niedotyczących pracowników. Nie każdy pracodawca może przeprowadzić takie zwolnienie i nie każdy pracownik może być nim objęty.

Co to są kompetencje przyszłości i dlaczego są tak ważne na rynku pracy?

Czasy pracy przez całe życie w jednej firmie już minęły. Teraz pracownicy zmieniają stanowiska, branże, kształcą się w nowych kierunkach. Bardzo ważna staje się zdolność do adaptacji i rozwijania nowych umiejętności. Czym są kompetencje przyszłości? I które z nich mogą okazać się kluczowe na przyszłym rynku pracy?

Od 300 zł do 1200 zł: tyle wyniesie bon energetyczny. Od czego będzie zależeć jego wysokość?

Od 300 zł do 1200 zł – taką wartość ma mieć bon energetyczny wypłacany gospodarstwom domowym w drugim półroczu 2024 r. Cena prądu dla gospodarstw domowych wyniesie 500 zł za MWh.

Wczasy pod gruszą 2024 r.: Ile w budżetówce, firmach prywatnych. Jak u nauczycieli? Ile u mundurowych?

REKLAMA

Igrzyska olimpijskie za mniej niż 100 dni! Polscy sportowcy będą walczyli o medale ale też o olimpijską emeryturę

Gdzie odbędą się igrzyska olimpijskie w 2024 roku? Ile obecnie trwają igrzyska olimpijskie? Kiedy odbędą się najbliższe igrzyska olimpijskie? Jakie dyscypliny na igrzyskach? Gdzie będą igrzyska 2028? Ile wynosi emerytura olimpijska w 2024? Komu przysługuje emerytura olimpijska?

Rząd: 10 dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego dla opiekunek. Pracownicy: My też chcemy 36 dni urlopu

Opiekunowie pracujący w żłobkach otrzymają przywilej w postaci 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego rocznie. Wywołało to reakcję innych pracowników "My też chcemy 36 dni urlopu wypoczynkowego rocznie".

2 dni lub 16 godzin za połowę wynagrodzenia. Pracodawca nie może odmówić

Pracownik może wykorzystać zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w określonych sytuacjach. Kodeks pracy wymienia pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Prace interwencyjne PUP - co to? Jakie to korzyści dla pracodawcy i bezrobotnego?

Czym są prace interwencyjne z PUP? Dlaczego warto skorzystać z tego wsparcia z urzędu pracy? Jakie korzyści ma bezrobotny, a jakie pracodawca? Ile wynosi refundacja wynagrodzenia?

REKLAMA

1780,96 zł brutto do 19 kwietnia 2024 r. dla tej grupy emerytów

W piątek, 19 kwietnia 2024 r., na konta 6,6 mln emerytów trafi ponad 11 mld złotych. Tego dnia ZUS przeleje kolejną transzę trzynastych emerytur.

Policjant chciał uzyskać dodatkowy płatny urlop bo pracował gdy był smog. Czy uzyskał?

Przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Gliwicach toczyła się ciekawa sprawa, która trafiła tam na skutek wniesienia przez policjanta A.K. skargi na decyzję Komendanta Wojewódzkiego Policji. Dlaczego policjant wniósł skargę? Ponieważ decyzja nie była wydana po jego myśli. Mianowicie Komendant nie przyznał policjantowi dodatkowego płatnego urlopu, o który ten wnosił. Policjant chciał dostać urlop ze względu, na jego zdaniem, pracę w szkodliwych dla zdrowia warunkach - gdy stężenie SMOGU było wysokie.

REKLAMA