Tematy - Dane osobowe, Dokumentacja płacowa - INFOR.PL

Od 25 maja 2018 r. nasze dane powinny być bardziej chronione. Co to oznacza w praktyce? W jakim zakresie nowe przepisy dotyczą przedsiębiorców?

RODO nie dopuszcza możliwości zaakceptowania wysokiego ryzyka dla procesów przetwarzania danych. W takim przypadku administrator powinien przed przetwarzaniem dokonać oceny skutków dla ochrony danych, aby ocenić konkretne prawdopodobieństwo i powagę tego wysokiego ryzyka, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz źródła ryzyka.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać dokumentację osobową i płacową pracowników przez 10 lat (obecnie 50 lat). Nowe przepisy będą obowiązywały tylko w stosunku do nowych pracowników.

Od 1 stycznia 2019 r. nowe przepisy pozwolą pracodawcy przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat, a nie jak dotychczas przez 50 lat. Pracodawca sam przekaże do ZUS informację o zatrudnieniu, która będzie stanowić podstawę do wyliczenia świadczeń emerytalno-rentowych.

Pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. Ponadto dokumentacja osobowa i płacowa będzie mogła być prowadzona w postaci elektronicznej. Według szacunków, zredukuje to koszty firmy nawet o 200 tys. zł rocznie. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.

Od początku 2019 r. na pracodawców czekają istotne zmiany dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Kolejną ważną zmianą jest możliwość prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe w postaci elektronicznej. Ponadto okres przechowywania zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Zmiany mają obowiązywać od 2019 roku.

Umieszczenie w aktach osobowych wszystkich dokumentów z czasu pracy - takie zmiany przewidziano w projekcie nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że akta osobowe będą składały się z czterech części, a nie jak obecnie z trzech części.

25 maja 2018 roku wejdzie w życie nowe unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych - RODO. Zmianie ulegnie ponad 130 aktów prawnych, w tym m.in. Kodeks pracy. Pracodawcy muszą przygotować się na nowe obowiązki związane z ochroną prywatności pracowników i kandydatów do pracy.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej, skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat - to zmiany, które mają zmniejszyć obciążenia biurokratyczne pracodawców. Nowelizacja wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku.

Od maja 2018 roku przepisy dotyczące ochrony danych osobowych zostaną zaostrzone. Pracodawcy muszą przygotować się na nowe obowiązki związane z ochroną prywatności pracowników i kandydatów do pracy.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca na żądanie pracownika ma obowiązek udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Czy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi tzw. pasek wynagrodzeń oraz imienny raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej (ZUS RMUA)?

Do kiedy należy złożyć roczny PIT-40, PIT-11, PIT-4R, PIT-8C za 2016 rok? Terminy przesyłania dokumentów zależą od formy przesłania dokumentów - papierowej lub elektronicznej.

Od 1 czerwca 2017 r. dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona w formie elektronicznej. Zgodnie ze zmianami, pracodawca będzie mógł zawrzeć i rozwiązać umowę za pośrednictwem e-maila. Czy wymagany będzie podpis elektroniczny?

Przewidziane są zmiany pozwalające na stosowanie formy elektronicznej dla umów o pracę, wypowiedzenia, świadectwa pracy, prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Projekt przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju stanowi realizację rządowego pakietu „100 zmian dla firm”. Nowe regulacje powinny wejść w życie w 2017 r.

Pracodawca będzie mógł zawrzeć i rozwiązać umowę za pośrednictwem e-maila - wynika ze zmian, które mają na celu ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej. Firma będzie mogła gromadzić dokumentację pracowniczą w wersji elektronicznej, a nie papierowej. Przewiduje się, że zmiany wejdą w życie w 2017 r.

Skrócenie czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat - przewiduje projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt trafił do konsultacji społecznych.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek zgłaszać zbiory danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Czy zakończenie działalności przez przedsiębiorcę, oznacza konieczność wykreślenia zgłoszonych wcześniej zbiorów z rejestru GIODO? Czy przedsiębiorca ma jakieś konkretne obowiązki wobec organu ochrony danych, jeżeli zamyka działalność?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wydaje się na wniosek pracownika i wskazanym przez niego celu, np. przedłożenia określonej instytucji – w banku, sklepie, itp. Przedstawiamy wzór takiego zaświadczenia.

Przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z przesłania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7 - wynika z projektu założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zaproponowano, aby zmiany weszły w życie w 2018 roku. Kogo obejmie zwolnienie?

Przyjęte przez Parlament Europejski w dniu 14 kwietnia 2016 r. ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych zastąpi w ciągu dwóch lat przepisy krajowe, w tym w szczególności ustawę o ochronie danych osobowych. Co się zmieni?

Resort rozwoju zapowiedział złagodzenie przepisów prawa pracy wobec małych firm, m.in. ma zostać podniesiony próg pracowników, od którego zależy obowiązek tworzenia ZFŚS, regulaminu wynagradzania czy regulaminu pracy. Ponadto w planach jest skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych.

Najczęściej zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych omawia się w kontekście firm oraz podmiotów publicznych, pomijając przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W związku z tym wielu z nich nie zdaje sobie sprawy, że mają takie same obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, jak zatrudniające wielu pracowników podmioty.

Monitoring pracownika przez pracodawcę przybiera różne formy. Jako przykładowe możemy wymienić śledzenie poczty elektronicznej, przeglądanie bilingów z telefonu służbowego czy montowanie kamer użytkowych. W takich sytuacjach pojawia się pytanie o granice dopuszczalnego monitorowania pracownika.

Jeszcze kilka lat temu ludzie bardzo chętnie umieszczali wszelkie informacje o sobie w internecie, na profilach społecznościowych czy zawodowych. Dziś, są już ostrożniejsi i choć wciąż nie brak osób podających w sieci wszystkie swoje dane osobowe, coraz więcej ludzi przywiązuje wagę do swojej prywatności i niechętnie ujawnia na swój temat więcej niż to konieczne, również w procesie rekrutacji. Jakich informacji może wymagać od nas rekruter, a jakie należą do naszej sfery prywatnej?

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ciąży na ADO. To on bowiem jest zobowiązany do zabezpieczenia przetwarzanych przez siebie danych osobowych, a dokumentacja jest jednym z elementów systemu zabezpieczeń, stanowiąc wręcz jego kręgosłup. W końcu to właśnie Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja opisują wszystkie procedury postępowania z przetwarzanymi przez ADO danymi osobowymi oraz sposoby ich zabezpieczenia i wykorzystywane w tym celu instrumenty.

Zwolnienie pracownika z zachowaniem zasady poszanowania godności oraz uszanowaniem praw pracowniczych zawartych w Kodeksie pracy to jedno z najtrudniejszych zadań dla menedżera ds. personalnych i zarządu spółki. Jak rozstać się z pracownikiem zgodnie z prawem oraz etyką?

O tym, kto będzie płatnikiem zasiłków w 2016 r., decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego na 30 listopada poprzedniego roku, czyli 2015 r. Jeśli 30 listopada płatnik ma zgłoszonych do ubezpieczenia więcej niż 20 osób, w kolejnym roku będzie miał prawo wypłaty zasiłków. W innym przypadku wypłaci je ZUS.

Płatnicy składek mają obowiązek sporządzenia zaświadczenia o przychodzie osób na zasiłku/świadczeniu przedemerytalnym za okres 2014/2015 i złożenia go do ZUS w terminie do 1 czerwca 2015 r. Jak prawidłowo sporządzić zaświadczenie o przychodzie wskazanych osób?

Najprawdopodobniej jeszcze w tej kadencji parlamentu dojdą do skutku bardzo ważne zmiany w Kodeksie pracy. Najistotniejsza modyfikacja dotyczy zasad zawierania umów o prace na czas określony.

Zaświadczenie o przychodzie dla osób uprawnionych do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego pracodawca ma obowiązek wystawić do dnia 1 czerwca 2015 r. Obowiązek rozliczenia przychodu powstaje po zakończeniu roku rozliczeniowego, który przypada na 31 maja.

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki popierany jest przez pracodawców. Postulują oni jednak o elektronizację dokumentacji pracowniczej.

Projekt skrócenia i elektronicznej archiwizacji dokumentów pracowniczych został pozytywnie oceniony przez pracodawców. Jakie okresy przechowywania dokumentów przewiduje nowa regulacja?

Przepisy polskiego prawa nie przewidują obowiązku tworzenia listy płac. Okazuje się jednak, że sporządzanie i korekta listy płac są konieczne chociażby ze względu na niezbędność prawidłowego ustalenia zobowiązań składkowo-podatkowych.

Mniej danych osobowych będzie zbieranych przy składaniu wniosku o zasiłek przez internet. Projekt ustawy mającej umożliwić składanie wniosków o świadczenia socjalne przez internet ma na celu odciążenie osób ubiegających się o te świadczenia.

Zlecenia przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy dokonuje pracownik na piśmie z podaniem daty, od której dochody mają zostać przelewane na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy. Koniecznie podaje się w tym dokumencie numer konta bankowego.

Przejęcie zakładu pracy lub jego części dokonywane jest zgodnie z postanowieniami ustawy o związkach zawodowych. Przejęcie zakładu pracy wiąże się między innymi ze zmianą administratora danych osobowych pracowników. Jak kształtuje się ochrona danych osobowych pracowników w związku z przejęciem zakładu pracy?

Na mocy ustawy o ochronie danych osobowych, każdy podmiot przetwarzający dane osobowe (zarówno przedsiębiorcy, jak i jednostki organizacyjne) zobowiązany jest do opracowania dokumentacji systemu zarządzania bezpieczeństwem danych osobowych.

Płatnicy mają czas do końca lutego 2014 r. na przekazanie pracownikom PIT-11 i PIT-40 (w przypadku dokonywania rozliczeń podatku za te osoby). W informacji oraz w rozliczeniu rocznym po raz pierwszy należy odrębnie wykazać wysokość przychodów z praw autorskich i zastosowane do nich koszty uzyskania, które w 2013 r. nie mogły przekroczyć 42 764 zł.

Czy pracodawca może nagrywać pracowników w pracy? Coraz szybszy rozwój techniki sprawia, że za pomocą bardzo niewielkich nakładów finansowych pracodawca może monitorować działania pracowników. Jednak nagrywanie pracowników zarówno w formie audio, jak i audio-wideo jest dopuszczalne tylko po wcześniejszym ich poinformowaniu o tym.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest jednym z dokumentów, jakich wypełnienia i dostarczenia może wymagać od kandydata do pracy potencjalny przyszły pracodawca. Wzór takiego kwestionariusza został wskazany przez ustawodawcę. Kwestionariusz ten może być modyfikowany przez pracodawcę, który jednak powinien mieć na uwadze, jakich informacji ma prawo żądać od kandydatów. Poniżej przedstawiamy wzór kwestionariusza.

Umieszczając nieprawdziwe dane w CV lub podając niezgodne z rzeczywistością informacje podczas rozmowy kwalifikacyjnej, można już po nawiązaniu stosunku pracy zostać zwolnionym.

Dokumentacja pracownicza prowadzona jest w formie papierowej. Przewidziane są jednak zmiany pozwalające na stosowanie formy elektronicznej.

Pracodawca może pobierać i przetwarzać dane osobowe pracownika określone w Kodeksie pracy. Czy pozostałe dane osobowe zatrudnionego, jeżeli obowiązek ich podania nie wynika z przepisów prawa, nie mogą być przedmiotem żądań zatrudniającego?

Pracodawca, wypłacając pracownikowi wynagrodzenie co miesiąc, sporządza listę płac, potwierdzającą naliczenie wynagrodzenia wraz ze wszystkimi obciążeniami publiczno-prawnymi płaconymi zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Jednak po jej sporządzeniu i wypłacie wynagrodzenia mogą nastąpić różne zdarzenia, powodujące zmianę wysokości należnego wynagrodzenia, np. niezdolność do pracy. Jeżeli takie zdarzenie będzie miało miejsce pod koniec miesiąca i pracownik dostarczy zaświadczenie lekarskie za okres, za który wypłacono pełne wynagrodzenie, to czy pracodawca powinien korygować listę płac?

Pracodawca, działający w strefie budżetowej, ma obowiązek wypłacić do końca marca 2013 r. dodatkowe wynagrodzenie roczne, tzw. trzynastkę. Prawo do jej otrzymania ma każdy pracownik, który m.in. przepracował minimum 6 miesięcy.

Pracodawca może, bez zgody pracownika, dokonać potrącenia kwoty nadpłaconego wynagrodzenia, jeżeli nadpłata wynika z niezdolności do pracy powstałej po wypłacie wynagrodzenia. Jednak potrącenie nie jest dopuszczalne w sytuacji, gdy niezdolność do pracy trwa ponad 30 dni.

Często o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ubiegają się również osoby, z którymi zawarto umowę-zlecenie lub umowę o dzieło. Mogą one otrzymać jedynie zaświadczenie o osiąganych dochodach. Osobą uprawnioną do wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu jest pracodawca, którego łączy z konkretnym pracownikiem stosunek pracy
Pracodawca na wniosek pracownika ma obowiązek wystawienia mu zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia. W przypadku podania w zaświadczeniu nieprawdziwych informacji pracodawca może podlegać odpowiedzialności karnej.

Pracodawca ma dostęp do licznych dokumentów zawierających dane osobowe. Część z nich jest przechowywana w teczkach osobowych pracowników, jednak znaczna większość jest przetwarzana w postaci elektronicznej, np. w programach kadrowych lub płacowych.

Zatrudniam kadrową. Czy osoba prowadząca sprawy kadrowe powinna podpisać oświadczenie o przestrzeganiu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych?

Dane osobowe, Dokumentacja płacowa

Dane osobowe po 25 maja 2018 r. - co się zmieniło?

RODO 2018: ocena skutków przetwarzania

Dokumentacja pracownicza od 2019 r. - nowe obowiązki pracodawcy

Akta pracownicze po nowemu od 1 stycznia 2019 r.

Duże zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 r.

Ważne zmiany dla pracodawców w 2019 r.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.

Duże zmiany w aktach osobowych

Rewolucja w Kodeksie pracy w zakresie ochrony danych osobowych - RODO 2018

Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 roku

Ochrona danych osobowych pracowników od 2018 roku

Wydawanie pasków wynagrodzeń i imiennych raportów miesięcznych

Terminy składania PIT 2016

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od czerwca 2017 r.

Umowa o pracę, świadectwo pracy w formie elektronicznej - zmiany w 2017 r.

Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę w formie elektronicznej - zmiany 2017

Okres przechowywania akt pracowniczych będzie skrócony z 50 do 10 lat

Czy po zakończeniu działalności gospodarczej przedsiębiorca musi wykreślać zbiory danych z rejestru GIODO?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu - wzór

Zwolnienie pracodawców z Rp-7 - zmiany w 2018 r.

Nowe zasady odpowiedzialności administratorów danych osobowych

Złagodzenie przepisów prawa pracy dla małych firm

Obowiązki osoby prowadzącej działalność gospodarczą wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych

Czy pracodawca może monitorować pracowników?

Dane osobowe w procesie rekrutacji

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych - opracowanie, wdrożenie

Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem i etyką?

Ustalenie płatnika składek na 2016 r.

Zaświadczenie o przychodzie osób na zasiłku/świadczeniu przedemerytalnym za okres 2014/2015

Bardzo ważne zmiany w Kodeksie pracy

Zaświadczenie o przychodzie dla uprawnionych do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Krótsza i elektroniczna archiwizacja dokumentów pracowniczych

Sporządzanie i korekta listy płac

Mniej danych przy składaniu wniosku o zasiłek

Zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy

Przejęcie zakładu pracy a dane osobowe pracowników

Przetwarzanie danych osobowych

PIT-11/PIT-40 a przychody z praw autorskich za 2013 r.

Czy pracodawca może nagrywać pracowników w pracy

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – wzór

Wprowadzenie pracodawcy w błąd

Dokumentacja pracownicza- forma elektroniczna?

Dodatkowe informacje o pracowniku

Korekta listy płac - kiedy jest niezbędna

Okres pracy uprawniający do nabycia trzynastki

Kiedy jest niezbędna korekta listy płac

Jak wystawić zaświadczenie o wysokości wynagrodzenia

Jak zabezpieczyć dane osobowe pracownika

Czy kadrowa powinna podpisać oświadczenie o ochronie danych osobowych