Kategorie

Czy po zakończeniu działalności gospodarczej przedsiębiorca musi wykreślać zbiory danych z rejestru GIODO?

Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
Czy po zakończeniu działalności gospodarczej przedsiębiorca musi wykreślać zbiory danych z rejestru GIODO?
Czy po zakończeniu działalności gospodarczej przedsiębiorca musi wykreślać zbiory danych z rejestru GIODO?
ShutterStock
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek zgłaszać zbiory danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Czy zakończenie działalności przez przedsiębiorcę, oznacza konieczność wykreślenia zgłoszonych wcześniej zbiorów z rejestru GIODO? Czy przedsiębiorca ma jakieś konkretne obowiązki wobec organu ochrony danych, jeżeli zamyka działalność?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą, tak samo jak inne podmioty przetwarzające dane, mają obowiązek, wynikający z art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych, zgłaszać zbiory danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Nie każdy zbiór podlega zgłoszeniu, np. zwolnione są dane przetwarzane w związku z zatrudnieniem (pracownicy), czy przetwarzane tylko i wyłączenie w celu wystawienia faktury. Katalog zwolnień jest określony w art. 43 ust. 1 i 1a ustawy o ochronie danych osobowych. Nie podlegają zwolnieniu dane przetwarzane w związku z prowadzeniem sklepu internetowego (baza klientów), czy wysyłaniem newslettera. Informację o przetwarzaniu tych danych przesyła się do GIODO, który umieszcza ją w jawnym rejestrze prowadzonym pod adresem egiodo.giodo.gov.pl.

Czy zakończenie działalności przez przedsiębiorcę, oznacza konieczność wykreślenia zgłoszonych wcześniej zbiorów z rejestru GIODO? Czy przedsiębiorca ma jakieś konkretne obowiązki wobec organu ochrony danych, jeżeli zamyka działalność?

Zgodnie z art. 44a Ustawy o.d.o. wykreślenie z rejestru zbiorów danych osobowych jest dokonywane, w drodze decyzji administracyjnej, jeżeli zaprzestano przetwarzania danych w zarejestrowanym zbiorze.

Polecamy produkt: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Należy zatem rozważyć, czy rzeczywiście zakończyło się przetwarzanie danych w zbiorze. Jeżeli zgłoszony do rejestru GIODO przez przedsiębiorcę zbiór danych dotyczył klientów jego sklepu internetowego pomimo, że zakończył już działalność, nadal ma on obowiązek przechowywać dokumentację związaną z działalnością na wypadek kontroli skarbowej. Oznacza to, że nie zakończyło się przetwarzanie danych. Nie ma podstawy do wykreślenia zbioru z rejestru prowadzonego przez GIODO, do momentu gdy minie określony przepisami prawa czas przechowywania dokumentacji i zostanie ona zniszczona.

Drugim typowym zbiorem danych zgłaszanym przez przedsiębiorcę jest newsletter. W momencie zaprzestania działalności gospodarczej, przedsiębiorca przestaje go wysyłać. Jest zobowiązany zniszczyć wszystkie dane, które były przetwarzane w tym celu. Po dokonaniu tej czynności może (a nawet powinien) wykreślić zbiór z rejestru GIODO. Ponieważ jest to czynność dokonywana przez organ w drodze decyzji administracyjnej, należy dokonać opłaty skarbowej (dane znajdują się na stronie GIODO) oraz złożyć wniosek z krótkim uzasadnieniem, dlaczego zbiór należy wykreślić. Z doświadczenia wiem, że organ oczekuje deklaracji, że zakończyło się przetwarzanie i wszystkie dane zostały usunięte. Jest to o tyle ważne, że często podmioty zgłaszające wykreślenie zbioru z rejestru, uznają że zaprzestanie czynności jest podstawą do wykreślenia. Liczy się zakończenie całego procesu przetwarzania danych.

Aby dokonać wykreślenia, należy odnaleźć numer wpisu, pod którym został zarejestrowany zbiór w rejestrze GIODO. Tutaj przedsiębiorcę może czekać niespodzianka, gdyż czas oczekiwania na zarejestrowanie jest długi i może okazać się, że pomimo zgłoszenia, zbiór nie został jeszcze zarejestrowany. W tej sytuacji nie ma możliwości jego wyrejestrowania. Z punktu widzenia przedsiębiorcy wszystkie obowiązki określone przepisami prawa zostały dopełnione – dokonał on zgłoszenia zbioru danych zwykłych do rejestru GIODO, czas zarejestrowania tego zbioru jest już nieistotny. Na dzień dzisiejszy nie ma on możliwości wyrejestrowania tego zbioru (bo nie ma go jeszcze w rejestrze. Pozostaje mu czekać do maja 2018 roku, kiedy rejestr zbiorów GIODO zastąpią rejestry administratorów danych (zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych). Dodam, że obowiązek prowadzenia rejestrów przez przedsiębiorcę będzie dotyczył tylko podmioty publiczne, dużych przedsiębiorców oraz tych, których podstawą działalności jest przetwarzanie danych.

Zobacz serwis: Spółki

Poszerzaj swoją wiedzę z naszej publikacji
Zmiany w zasiłkach i ubezpieczeniach ZUS – rewolucja w rozliczeniach
Zmiany w zasiłkach i ubezpieczeniach ZUS – rewolucja w rozliczeniach
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Jak można podzielić urlop ojcowski?

    Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze 2 tygodni. Jak można go podzielić? Do kiedy należy go wykorzystać?

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy - czy jest możliwe? Co na to prawo? Jakie świadczenia przysługują za czas izolacji?

    Składki KRUS - IV kwartał 2021 r.

    Składki KRUS w IV kwartale 2021 r. - ile wynosi miesięczna składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Dyscyplinarka za brak szkolenia BHP

    Czy brak szkolenia BHP może być podstawą dyscyplinarki? Czy można uznać to za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika?

    Dzień Pracownika Służby BHP

    Dzień Pracownika Służby BHP przypada na 19 września każdego roku. Z tej okazji Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotowała list z podziękowaniami i życzeniami dla pracowników służb BHP.

    Dobre i złe nawyki pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna pomaga łączyć pracę z życiem prywatnym. Jakie są dobre i złe nawyki zdalnych pracowników? Oto wyniki badania przeprowadzonego w Wielkiej Brytanii, Francji i Niemczech.

    Płaca minimalna a gospodarka - podcast premiera

    Jaki wpływ na gospodarkę ma płaca minimalna? Czym skutkuje brak godziwego wynagrodzenia? Premier wystartował z autorskim podcastem.

    Składka zdrowotna 9% średniej płacy krajowej

    Składka zdrowotna liczona od średniej płacy krajowej to propozycja Rzecznika MŚP. Czy 9% przeciętnej płacy w gospodarce przy podatku liniowym to dobre rozwiązanie? Ile wyniosłaby w 2022 r.?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?