REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych - opracowanie, wdrożenie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bartosz Pudo
Ślązak, Zapiór i Partnerzy – Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych sp. p.
Ekspert we wszystkich dziedzinach prawa związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej
Dane osobowe/ Fot. Fotolia
Dane osobowe/ Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ciąży na ADO. To on bowiem jest zobowiązany do zabezpieczenia przetwarzanych przez siebie danych osobowych, a dokumentacja jest jednym z elementów systemu zabezpieczeń, stanowiąc wręcz jego kręgosłup. W końcu to właśnie Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja opisują wszystkie procedury postępowania z przetwarzanymi przez ADO danymi osobowymi oraz sposoby ich zabezpieczenia i wykorzystywane w tym celu instrumenty.

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych

Jakie warunki musi spełnić każdy Administrator Danych Osobowych (ADO) musi spełnić, by przetwarzanie danych w jego organizacji odbywało się zgodnie z prawem? Jednym z podstawowych wymogów jest stworzenie i przede wszystkim wdrożenie przez ADO odpowiedniej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych.

REKLAMA

Autopromocja

Skąd to wynika?

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych nakłada na ADO przepis art. 36 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych (mowa tam o „dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną”). Szczegółowy zakres i sposób prowadzenia dokumentacji opisuje natomiast Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Zobacz również: Ochrona danych osobowych pracownika

Dokumentacja… ale jaka?

Zgodnie z § 3. ust. 1 Rozporządzenia na dokumentację, o której mowa powyżej składa się:

a. Polityka Bezpieczeństwa;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

b. Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych (Instrukcja).

Co na to ADO?

REKLAMA

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ciąży na ADO. To on bowiem jest zobowiązany do zabezpieczenia przetwarzanych przez siebie danych osobowych, a dokumentacja jest jednym z elementów systemu zabezpieczeń, stanowiąc wręcz jego kręgosłup. W końcu to właśnie Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja opisują wszystkie procedury postępowania z przetwarzanymi przez ADO danymi osobowymi oraz sposoby ich zabezpieczenia i wykorzystywane w tym celu instrumenty.

Tym samym, w przypadku braku opracowania i wdrożenia odpowiedniej dokumentacji, to na ADO spoczywać będzie odpowiedzialność z tego tytułu, w tym odpowiedzialność karna. W przypadku, gdy ADO jest jednostką organizacyjną, odpowiedzialność ta ciążyć będzie na kierowniku tej jednostki, w tym np. na członkach zarządu. Stosownie bowiem do treści przepisu art. 52 ustawy, administrujący danymi, który choćby nieumyślnie narusza obowiązek ich zabezpieczenia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Opracowanie i wdrożenie

Przepisy wymagają, by dokumentacja, o której mowa powyżej, nie tylko została przez ADO opracowana, ale również rzeczywiście wdrożona w jego organizacji. Cóż to znaczy?

Chodzi o uniknięcie sytuacji, w której dokumentacja, nawet najlepsza, przygotowana przez specjalistę, nie jest w praktyce stosowana. Ba, po przygotowaniu wylądowała na dnie szafy i nikt w firmie nie miał nawet okazji się z nią zapoznać.

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych powinna być wprowadzona w życie sposobem, który zwyczajowo stosowany jest w danej firmie. Może to się więc odbyć na podstawie uchwały zarządu w przedmiocie wdrożenia postanowień Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji. Konieczne jest jednak, o czym często się zapomina, że samo formalne nadanie dokumentacji „mocy obowiązującej” nie wystarczy do przeprowadzenia skutecznego wdrożenia.

Zobacz również: Czytnik linii papilarnych - kontrola czasu pracy przez pracodawcę

Najważniejszym etapem procesu wdrożeniowego jest podjęcie działań w kierunku rzeczywistego stosowania i egzekwowania postanowień każdego z dokumentów. Pracownicy, czy nawet kierownicy jednostki organizacyjnej, a więc np. członkowie zarządu, muszą podporządkować się wprowadzonym procedurom. Zwykle przydatne staje się również odpowiednie przeszkolenie pracowników, a przynajmniej tych spośród nich, którzy wykonują zadania kluczowe z punktu widzenia zabezpieczenia danych osobowych, np. księgowe/kadrowe.

Gdzie w tym wszystkim ABI?

REKLAMA

Swoją rolę w procesie prowadzenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ma również ABI. Zgodnie z przepisem art. 36a ust. 2 pkt 1 b), do zadań ABI należy nadzorowanie opracowania i aktualizowania Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji. Oznacza to więc, że na ABI ciąży obowiązek sprawdzenia, czy dokumentacja została opracowana i wdrożona. Nadto, ABI czuwać winien nad jej aktualnością i podejmowania działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Pamiętać przy tym jednak trzeba, że odpowiedzialność ABI z tytułu niedopełnienia w/w obowiązków ogranicza się tylko do odpowiedzialności służbowej. Obowiązek prowadzenia dokumentacji i zabezpieczenia danych nadal bowiem obciąża ADO.

Bartosz Pudo

Prawnik związany z Kancelarią Adwokatów i Radców Prawnych Ślązak, Zapiór i Wspólnicy. Koordynuje wszystkie procesy wdrażania oraz dostosowywania do obowiązujących przepisów procedur z zakresu ochrony danych osobowych u klientów. Doradzał także w procesie wdrażania systemów informatycznych oraz aplikacji mobilnych, m.in. wykorzystywanej przez jedną z międzynarodowych grup kapitałowych internetowej platformy rekrutacyjnej. Analizował aspekty prawne procesu tworzenia i wprowadzenia na rynek europejski urządzeń elektronicznych produkowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W zakres jego specjalizacji wchodzą również sprawy z zakresu prawa własności intelektualnej oraz prawa konkurencji. Opiniuje umowy oraz doradza w sporach dotyczących praw autorskich, zwłaszcza w przemysłach kreatywnych i branży IT.

Autor bloga personalia.com.pl poświęconego tematyce ochrony danych osobowych. 

Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa płaca minimalna: 4806 zł czy 5015 zł, podwyżka o 140 czy 250 zł. Nie ma zgody co do najniższej krajowej, rząd sam zdecyduje

Na ostateczną wysokość najniższej krajowej jaka będzie obowiązywała od 1 stycznia 2026 roku trzeba poczekać do pierwszej połowy września. Rada Dialogu Społecznego nie wypracowała w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę wspólnego stanowiska do połowy lipca więc zgodnie z prawem decyzję co do płacy minimalnej arbitralnie podejmie rząd za dwa miesiące.

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe. Dlaczego? Bo planowane są spore zmiany w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501) w zakresie ubiegania się o zasiłek.

Na ile oszacowano miesięczną wartość nieodpłatnej pracy domowej? Wartość „ukrytej” pracy kobiet była znacznie wyższa niż mężczyzn

Ile wynosi średnia miesięczna wartość nieodpłatnej pracy domowej? Kobiety, zwłaszcza matki małych dzieci, wykonują znacząco więcej nieodpłatnej pracy domowej niż mężczyźni. Różnice te są widoczne we wszystkich obszarach codziennych obowiązków. Ocenia Polski Instytut Ekonomiczny, powołując się na badania GUS.

Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

REKLAMA

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

REKLAMA