REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych - opracowanie, wdrożenie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bartosz Pudo
Ślązak, Zapiór i Partnerzy – Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych sp. p.
Ekspert we wszystkich dziedzinach prawa związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej
Dane osobowe/ Fot. Fotolia
Dane osobowe/ Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ciąży na ADO. To on bowiem jest zobowiązany do zabezpieczenia przetwarzanych przez siebie danych osobowych, a dokumentacja jest jednym z elementów systemu zabezpieczeń, stanowiąc wręcz jego kręgosłup. W końcu to właśnie Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja opisują wszystkie procedury postępowania z przetwarzanymi przez ADO danymi osobowymi oraz sposoby ich zabezpieczenia i wykorzystywane w tym celu instrumenty.

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych

Jakie warunki musi spełnić każdy Administrator Danych Osobowych (ADO) musi spełnić, by przetwarzanie danych w jego organizacji odbywało się zgodnie z prawem? Jednym z podstawowych wymogów jest stworzenie i przede wszystkim wdrożenie przez ADO odpowiedniej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych.

REKLAMA

Autopromocja

Skąd to wynika?

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych nakłada na ADO przepis art. 36 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych (mowa tam o „dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną”). Szczegółowy zakres i sposób prowadzenia dokumentacji opisuje natomiast Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Zobacz również: Ochrona danych osobowych pracownika

Dokumentacja… ale jaka?

Zgodnie z § 3. ust. 1 Rozporządzenia na dokumentację, o której mowa powyżej składa się:

a. Polityka Bezpieczeństwa;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

b. Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych (Instrukcja).

Co na to ADO?

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ciąży na ADO. To on bowiem jest zobowiązany do zabezpieczenia przetwarzanych przez siebie danych osobowych, a dokumentacja jest jednym z elementów systemu zabezpieczeń, stanowiąc wręcz jego kręgosłup. W końcu to właśnie Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja opisują wszystkie procedury postępowania z przetwarzanymi przez ADO danymi osobowymi oraz sposoby ich zabezpieczenia i wykorzystywane w tym celu instrumenty.

Tym samym, w przypadku braku opracowania i wdrożenia odpowiedniej dokumentacji, to na ADO spoczywać będzie odpowiedzialność z tego tytułu, w tym odpowiedzialność karna. W przypadku, gdy ADO jest jednostką organizacyjną, odpowiedzialność ta ciążyć będzie na kierowniku tej jednostki, w tym np. na członkach zarządu. Stosownie bowiem do treści przepisu art. 52 ustawy, administrujący danymi, który choćby nieumyślnie narusza obowiązek ich zabezpieczenia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Opracowanie i wdrożenie

Przepisy wymagają, by dokumentacja, o której mowa powyżej, nie tylko została przez ADO opracowana, ale również rzeczywiście wdrożona w jego organizacji. Cóż to znaczy?

Chodzi o uniknięcie sytuacji, w której dokumentacja, nawet najlepsza, przygotowana przez specjalistę, nie jest w praktyce stosowana. Ba, po przygotowaniu wylądowała na dnie szafy i nikt w firmie nie miał nawet okazji się z nią zapoznać.

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych powinna być wprowadzona w życie sposobem, który zwyczajowo stosowany jest w danej firmie. Może to się więc odbyć na podstawie uchwały zarządu w przedmiocie wdrożenia postanowień Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji. Konieczne jest jednak, o czym często się zapomina, że samo formalne nadanie dokumentacji „mocy obowiązującej” nie wystarczy do przeprowadzenia skutecznego wdrożenia.

Zobacz również: Czytnik linii papilarnych - kontrola czasu pracy przez pracodawcę

Najważniejszym etapem procesu wdrożeniowego jest podjęcie działań w kierunku rzeczywistego stosowania i egzekwowania postanowień każdego z dokumentów. Pracownicy, czy nawet kierownicy jednostki organizacyjnej, a więc np. członkowie zarządu, muszą podporządkować się wprowadzonym procedurom. Zwykle przydatne staje się również odpowiednie przeszkolenie pracowników, a przynajmniej tych spośród nich, którzy wykonują zadania kluczowe z punktu widzenia zabezpieczenia danych osobowych, np. księgowe/kadrowe.

Gdzie w tym wszystkim ABI?

REKLAMA

Swoją rolę w procesie prowadzenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ma również ABI. Zgodnie z przepisem art. 36a ust. 2 pkt 1 b), do zadań ABI należy nadzorowanie opracowania i aktualizowania Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji. Oznacza to więc, że na ABI ciąży obowiązek sprawdzenia, czy dokumentacja została opracowana i wdrożona. Nadto, ABI czuwać winien nad jej aktualnością i podejmowania działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Pamiętać przy tym jednak trzeba, że odpowiedzialność ABI z tytułu niedopełnienia w/w obowiązków ogranicza się tylko do odpowiedzialności służbowej. Obowiązek prowadzenia dokumentacji i zabezpieczenia danych nadal bowiem obciąża ADO.

Bartosz Pudo

Prawnik związany z Kancelarią Adwokatów i Radców Prawnych Ślązak, Zapiór i Wspólnicy. Koordynuje wszystkie procesy wdrażania oraz dostosowywania do obowiązujących przepisów procedur z zakresu ochrony danych osobowych u klientów. Doradzał także w procesie wdrażania systemów informatycznych oraz aplikacji mobilnych, m.in. wykorzystywanej przez jedną z międzynarodowych grup kapitałowych internetowej platformy rekrutacyjnej. Analizował aspekty prawne procesu tworzenia i wprowadzenia na rynek europejski urządzeń elektronicznych produkowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W zakres jego specjalizacji wchodzą również sprawy z zakresu prawa własności intelektualnej oraz prawa konkurencji. Opiniuje umowy oraz doradza w sporach dotyczących praw autorskich, zwłaszcza w przemysłach kreatywnych i branży IT.

Autor bloga personalia.com.pl poświęconego tematyce ochrony danych osobowych. 

Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądlądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszytskich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA