REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązki osoby prowadzącej działalność gospodarczą wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
Dane osobowe pracownika/ Fot. Fotolia
Dane osobowe pracownika/ Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Najczęściej zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych omawia się w kontekście firm oraz podmiotów publicznych, pomijając przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W związku z tym wielu z nich nie zdaje sobie sprawy, że mają takie same obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, jak zatrudniające wielu pracowników podmioty.

Z art. 3.2 ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że ustawę stosuje się do osób fizycznych i osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, jeżeli przetwarzają dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych. W myśl art. 7 tej ustawy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest administratorem danych osobowych. Na każdym administratorze danych ciążą konkretne, określone przepisami prawa obowiązki.

REKLAMA

Konieczność stworzenia i stosowania dokumentacji bezpieczeństwa danych osobowych

Na dokumentację przetwarzania danych osobowych składają się: polityka bezpieczeństwa oraz instrukcja zarządzania systemem informatycznym. Są to dokumenty określające środki techniczne i organizacyjne mające na celu skuteczną ochronę danych. Powinny zawierać procedury postępowania z danymi, udostępniania, powierzania danych, identyfikować zbiory danych przetwarzanych przez przedsiębiorcę oraz określać strukturę informacyjną tych zbiorów (czyli co tak naprawdę jest przetwarzane). Ważnym elementem dokumentacji jest też określenie procedur zabezpieczenia danych, przydzielania dostępu do systemów informatycznych, czy tworzenia kopii zapasowych danych. Zakres informacyjny dokumentacji przetwarzania danych osobowych określa szczegółowo Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024). Paragrafy 4 i 5 to gotowe spisy treści, które przedsiębiorca może wykorzystać w swojej dokumentacji. Jeżeli przedsiębiorca będzie dopuszczał do przetwarzanych przez niego danych osobowych także inne osoby, np. na zatrudni pracownika na podstawie umowy zlecenia lub powierzy innemu podmiotowi realizację swoich zadań, powinien także pamiętać o upoważnieniu tych osób do pracy na danych osobowych oraz prowadzić ewidencję upoważnień. Dodatkowo każda z tych osób powinna złożyć oświadczenie w zakresie zachowania danych, do których otrzyma dostęp oraz sposobów ich zabezpieczenia (wynika to z art. 37 i 39 ustawy o ochronie danych osobowych).  Dokumentacji bezpieczeństwa nie publikuje się na stronie internetowej przedsiębiorcy.

Rekomendowany produkt: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

Obowiązek zarejestrowania zbiorów danych w rejestrze GIODO

Zgodnie z art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych ma obowiązek zarejestrować zbiory danych w jawnym rejestrze prowadzonym w GIODO. Jednocześnie art. 43 ust. 1 określa katalog zbiorów, które są zwolnione z tego obowiązku. Wśród nich należy wymienić zbiory prowadzone tylko i wyłącznie w formie papierowej (nie dotyczy to danych wrażliwych określonych art. 27 ustawy), danych osób przetwarzanych w związku z ich zatrudnieniem oraz tylko i wyłącznie w celu wystawienia faktury.

Przykładowe zbiory podlegające obowiązkowi zgłoszenia:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zbiór danych osób, których wizerunek zarejestrowano za pomocą monitoringu

Zbiór odbiorców treści marketingowych

Zbiór użytkowników serwisu internetowego

Zbiór klientów sklepu internetowego, jeżeli do złożenia jest konieczne założenie konta

Zbiór użytkowników forum internetowego

Zgłoszenia zbioru danych osobowych dokonuje się poprzez wypełnienie elektronicznego formularza na stronie https://egiodo.giodo.gov.pl/. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP, po wypełnieniu formularza należy go wydrukować i wysłać listem poleconym do Biura GIODO.

Zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń

Przepisy określają minimalne zabezpieczenia, jakie należy zastosować w przypadku przetwarzania danych osobowych: trzymanie danych osobowych w formie papierowej w szafach zamykanych na klucz, stosowanie haseł o określonej złożoności, częstotliwość zmiany tych haseł, konieczność przeszkolenia osób dopuszczonych do przetwarzania danych w zakresie bezpieczeństwa informacji. Poziomy bezpieczeństwa zostały określone i opisane we wspomnianym wcześniej Rozporządzeniu MSWiA (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024).

Wprowadzenie na stronę Internetową (o ile jest) polityki prywatności i plików cookies

REKLAMA

Ustawa o prawie telekomunikacyjnym (Dz.U. 2014 nr 0 poz. 243) wskazuje, że obowiązkiem właściciela serwisu internetowego jest przekazywanie użytkownikowi informacji o zagrożeniach związanych ze świadczoną usługą, w tym o sposobach ochrony bezpieczeństwa, prywatności i danych osobowych. Istotne znaczenie dla prawa do prywatności użytkownika ma wykorzystanie plików cookies, czyli plików, które śledzą czynności wykonywane przez niego i zapamiętują jego wybory. Cookies są bardzo przydatne dla przedsiębiorcy, umożliwiają śledzenie wyborów potencjalnych klientów i dostosowanie do nich oferty. Jednakże nie każdy może być zadowolony „z bycia śledzonym”, co więcej może nie mieć świadomości, jakie informacje na jego temat są zbierane (a zazwyczaj są zbierane dość szczegółowe informacje statystyczne), dlatego ustawodawca narzucił na właścicieli serwisów internetowych obowiązek informowania użytkowników o stosowaniu plików cookies, aby mogli oni dokonać wyboru, czy chcą zrezygnować z korzystania z serwisu, wyłączyć cookies, czy zaakceptować ich działanie.

Informacje o wykorzystanych plikach cookies umieszcza się w polityce prywatności, czyli dokumencie, który informuje o tym kto, w jakim celu i w jakim zakresie przetwarza dane osób korzystających z serwisu internetowego.

Jeżeli poprzez serwis internetowy są świadczone usługi, należy wprowadzić regulamin

Konieczność wprowadzenia regulaminu określa ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 1422). Jeżeli poprzez stronę internetową są świadczone usługi, np. forum internetowe, sklep internetowy, konto bankowe, itp.; czyli do korzystania z jej pełnej funkcjonalności użytkownik musi podać swoje dane osobowe w celu założenia konta w serwisie. Regulamin powinien określić: kto świadczy usługę, w jakim celu jest świadczona i na jakich zasadach, jakie są prawa i obowiązki użytkowników, kto jest administratorem danych osobowych, możliwość składania reklamacji. Regulaminy są na stronach banków, firm telekomunikacyjnych, sklepów internetowych, serwisów aukcyjnych, ale bardzo często nie ma ich na forach internetowych. Nawet jeżeli usługa jest nieodpłatna, a dane przetwarzane w bardzo wąskim zakresie, nie likwiduje to obowiązku stworzenia i udostępnienia regulaminu. Konieczna jest także funkcjonalność akceptowania regulaminu.

Obowiązek legalności, rozliczalności, adekwatności i celowości przetwarzanych danych

Na zakończenie chciałabym przypomnieć, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, za nielegalne przetwarzanie danych (np. pozyskane z nielegalnego źródła lub wykorzystywane w innym celu, niż ten dla którego zostały zebrane), udostępnienie ich osobom nieupoważnionym, niewłaściwe zabezpieczenie lub niezgłoszenie do rejestru GIODO podlega karze grzywny, ograniczenia lub pozbawienia wolności na mocy art. 49-54 a ustawy o ochronie danych osobowych. Przedsiębiorca odpowiada za zgromadzone przez siebie dane. Powinien pamiętać o tym, żeby nie zbierać ich w zakresie szerszym, niż są mu niezbędne (tzw. nie zbierać na zapas) i nie korzystać z nich dłużej, niż jest to konieczne. Gwarantowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych i poszanowanie prywatności klientów, to istotny element budowania zaufania do marki.

Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA