REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązki osoby prowadzącej działalność gospodarczą wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych

Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
Dane osobowe pracownika/ Fot. Fotolia
Dane osobowe pracownika/ Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Najczęściej zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych omawia się w kontekście firm oraz podmiotów publicznych, pomijając przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W związku z tym wielu z nich nie zdaje sobie sprawy, że mają takie same obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, jak zatrudniające wielu pracowników podmioty.

Z art. 3.2 ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że ustawę stosuje się do osób fizycznych i osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, jeżeli przetwarzają dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych. W myśl art. 7 tej ustawy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest administratorem danych osobowych. Na każdym administratorze danych ciążą konkretne, określone przepisami prawa obowiązki.

Autopromocja

Konieczność stworzenia i stosowania dokumentacji bezpieczeństwa danych osobowych

Na dokumentację przetwarzania danych osobowych składają się: polityka bezpieczeństwa oraz instrukcja zarządzania systemem informatycznym. Są to dokumenty określające środki techniczne i organizacyjne mające na celu skuteczną ochronę danych. Powinny zawierać procedury postępowania z danymi, udostępniania, powierzania danych, identyfikować zbiory danych przetwarzanych przez przedsiębiorcę oraz określać strukturę informacyjną tych zbiorów (czyli co tak naprawdę jest przetwarzane). Ważnym elementem dokumentacji jest też określenie procedur zabezpieczenia danych, przydzielania dostępu do systemów informatycznych, czy tworzenia kopii zapasowych danych. Zakres informacyjny dokumentacji przetwarzania danych osobowych określa szczegółowo Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024). Paragrafy 4 i 5 to gotowe spisy treści, które przedsiębiorca może wykorzystać w swojej dokumentacji. Jeżeli przedsiębiorca będzie dopuszczał do przetwarzanych przez niego danych osobowych także inne osoby, np. na zatrudni pracownika na podstawie umowy zlecenia lub powierzy innemu podmiotowi realizację swoich zadań, powinien także pamiętać o upoważnieniu tych osób do pracy na danych osobowych oraz prowadzić ewidencję upoważnień. Dodatkowo każda z tych osób powinna złożyć oświadczenie w zakresie zachowania danych, do których otrzyma dostęp oraz sposobów ich zabezpieczenia (wynika to z art. 37 i 39 ustawy o ochronie danych osobowych).  Dokumentacji bezpieczeństwa nie publikuje się na stronie internetowej przedsiębiorcy.

Rekomendowany produkt: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

Obowiązek zarejestrowania zbiorów danych w rejestrze GIODO

Zgodnie z art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych ma obowiązek zarejestrować zbiory danych w jawnym rejestrze prowadzonym w GIODO. Jednocześnie art. 43 ust. 1 określa katalog zbiorów, które są zwolnione z tego obowiązku. Wśród nich należy wymienić zbiory prowadzone tylko i wyłącznie w formie papierowej (nie dotyczy to danych wrażliwych określonych art. 27 ustawy), danych osób przetwarzanych w związku z ich zatrudnieniem oraz tylko i wyłącznie w celu wystawienia faktury.

Przykładowe zbiory podlegające obowiązkowi zgłoszenia:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zbiór danych osób, których wizerunek zarejestrowano za pomocą monitoringu

Zbiór odbiorców treści marketingowych

Zbiór użytkowników serwisu internetowego

Zbiór klientów sklepu internetowego, jeżeli do złożenia jest konieczne założenie konta

Zbiór użytkowników forum internetowego

Zgłoszenia zbioru danych osobowych dokonuje się poprzez wypełnienie elektronicznego formularza na stronie https://egiodo.giodo.gov.pl/. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP, po wypełnieniu formularza należy go wydrukować i wysłać listem poleconym do Biura GIODO.

Zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń

Przepisy określają minimalne zabezpieczenia, jakie należy zastosować w przypadku przetwarzania danych osobowych: trzymanie danych osobowych w formie papierowej w szafach zamykanych na klucz, stosowanie haseł o określonej złożoności, częstotliwość zmiany tych haseł, konieczność przeszkolenia osób dopuszczonych do przetwarzania danych w zakresie bezpieczeństwa informacji. Poziomy bezpieczeństwa zostały określone i opisane we wspomnianym wcześniej Rozporządzeniu MSWiA (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024).

Wprowadzenie na stronę Internetową (o ile jest) polityki prywatności i plików cookies

Ustawa o prawie telekomunikacyjnym (Dz.U. 2014 nr 0 poz. 243) wskazuje, że obowiązkiem właściciela serwisu internetowego jest przekazywanie użytkownikowi informacji o zagrożeniach związanych ze świadczoną usługą, w tym o sposobach ochrony bezpieczeństwa, prywatności i danych osobowych. Istotne znaczenie dla prawa do prywatności użytkownika ma wykorzystanie plików cookies, czyli plików, które śledzą czynności wykonywane przez niego i zapamiętują jego wybory. Cookies są bardzo przydatne dla przedsiębiorcy, umożliwiają śledzenie wyborów potencjalnych klientów i dostosowanie do nich oferty. Jednakże nie każdy może być zadowolony „z bycia śledzonym”, co więcej może nie mieć świadomości, jakie informacje na jego temat są zbierane (a zazwyczaj są zbierane dość szczegółowe informacje statystyczne), dlatego ustawodawca narzucił na właścicieli serwisów internetowych obowiązek informowania użytkowników o stosowaniu plików cookies, aby mogli oni dokonać wyboru, czy chcą zrezygnować z korzystania z serwisu, wyłączyć cookies, czy zaakceptować ich działanie.

Informacje o wykorzystanych plikach cookies umieszcza się w polityce prywatności, czyli dokumencie, który informuje o tym kto, w jakim celu i w jakim zakresie przetwarza dane osób korzystających z serwisu internetowego.

Jeżeli poprzez serwis internetowy są świadczone usługi, należy wprowadzić regulamin

Konieczność wprowadzenia regulaminu określa ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 1422). Jeżeli poprzez stronę internetową są świadczone usługi, np. forum internetowe, sklep internetowy, konto bankowe, itp.; czyli do korzystania z jej pełnej funkcjonalności użytkownik musi podać swoje dane osobowe w celu założenia konta w serwisie. Regulamin powinien określić: kto świadczy usługę, w jakim celu jest świadczona i na jakich zasadach, jakie są prawa i obowiązki użytkowników, kto jest administratorem danych osobowych, możliwość składania reklamacji. Regulaminy są na stronach banków, firm telekomunikacyjnych, sklepów internetowych, serwisów aukcyjnych, ale bardzo często nie ma ich na forach internetowych. Nawet jeżeli usługa jest nieodpłatna, a dane przetwarzane w bardzo wąskim zakresie, nie likwiduje to obowiązku stworzenia i udostępnienia regulaminu. Konieczna jest także funkcjonalność akceptowania regulaminu.

Obowiązek legalności, rozliczalności, adekwatności i celowości przetwarzanych danych

Na zakończenie chciałabym przypomnieć, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, za nielegalne przetwarzanie danych (np. pozyskane z nielegalnego źródła lub wykorzystywane w innym celu, niż ten dla którego zostały zebrane), udostępnienie ich osobom nieupoważnionym, niewłaściwe zabezpieczenie lub niezgłoszenie do rejestru GIODO podlega karze grzywny, ograniczenia lub pozbawienia wolności na mocy art. 49-54 a ustawy o ochronie danych osobowych. Przedsiębiorca odpowiada za zgromadzone przez siebie dane. Powinien pamiętać o tym, żeby nie zbierać ich w zakresie szerszym, niż są mu niezbędne (tzw. nie zbierać na zapas) i nie korzystać z nich dłużej, niż jest to konieczne. Gwarantowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych i poszanowanie prywatności klientów, to istotny element budowania zaufania do marki.

Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Projekt rozporządzenia: Wyższe uposażenie zasadnicze funkcjonariuszy CBA

    Zgodnie z ustawą budżetową na rok 2024 średnioroczny wskaźnik wzrostu wynagrodzeń w sferze budżetowej powinien wynieść 120%. Z tego względu planowane jest podniesienie stawek uposażenia zasadniczego funkcjonariuszy Centralnego Biura Antykorupcyjnego.

    Możesz otrzymać 5025 zł na naukę języka, studia podyplomowe, kurs prawa jazdy i inne - rusza nowy program WUP

    Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie uruchamia projekt „Małopolski Pociąg do Kariery – sezon I". WUP zachęca: chcesz nauczyć się języka? Skończyć kurs prawa jazdy? Zdobyć nowe umiejętności zawodowe? Jeśli odpowiedź brzmi pozytywnie należy śledzić informacje i przystąpić do rekrutacji, która rusza prawdopodobnie w kwietniu 2024 r. Można otrzymać nawet 5025 zł!

    Działalność socjalna. Wczasy pod gruszą – dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS to najpopularniejsze świadczenie socjalne

    Wczasy pod gruszą to jedna z form działalności socjalnej. Polega na dofinansowaniu wypoczynku pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wczasy pod gruszą powinny być wsparciem dla pracowników w gorszej sytuacji materialnej.

    Nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych

    W lutym 2024 r. wydano nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych m.in. w administracji publicznej. Okazuje się, że wciąż istnieje wiele barier proceduralnych, instytucjonalnych, organizacyjnych i kompetencyjnych, które utrudniają czy wręcz nawet uniemożliwiają osobom ze szczególnymi potrzebami (w tym z niepełnosprawnościami) udział w procesach rekrutacyjnych oraz świadczenie pracy w urzędach. Wciąż jest wiele do zrobienia.

    REKLAMA

    Separacja jak rozwód - nie otrzymasz odprawy po zmarłym małżonku

    Czym jest separacja? Jakie są skutki majątkowe separacji? Kto ma prawo do odprawy po śmierci pracownika? Czy mając separację należy się odprawa po zmarłym małżonku? Ile wynosi odprawa pośmiertna?

    Waloryzacja emerytur 2024 – tabela netto

    Waloryzacja emerytur od 1 marca 2024 roku - o ile procent wzrosną emerytury? Kiedy będzie wypłata pierwszych wyższych emerytur? Tabela przedstawia podwyżki emerytur od 1 marca 2024 roku. Ile wynoszą kwoty netto emerytur po waloryzacji?

    Mama 4+ czyli emerytura matczyna w 2024 roku [WYWIAD]

    Mama 4 plus w 2024 roku - to już 5 lat funkcjonowania świadczenia w Polsce. Czy w tym czasie zmieniły się przepisy? Jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać RSU? Ile wynosi rodzicielskie świadczenie uzupełniające do końca lutego, a ile od 1 marca 2024 roku? Jakie dokumenty dołączyć do wniosku? Czy na emeryturze matczynej można pracować? Czy ojcowie pobierają emeryturę matczyną? Na te i inne pytania odpowiada rzecznik ZUS województwa dolnośląskiego Iwoną Kowalską-Matis

    Nie możesz pójść do ZUS i załatwić sprawy? Możesz wysłać pełnomocnika. Trzeba tylko wypełnić formularz ZUS PEL

    Za pomocą formularza ZUS PEL klienci Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą udzielić pełnomocnictwa do załatwiania swoich spraw. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.zus.pl lub z PUE ZUS. Druk jest także dostępny w każdej placówce ZUS.

    REKLAMA

    W styczniu 2024 r. wzrosło bezrobocie w Polsce! Czy to jest wzrost sezonowy?

    Wzrosło bezrobocie w Polsce. W styczniu stopa bezrobocia wyniosła 5,4%. W grudniu 2023 r. bezrobocie wynosiło 5,1%, a w listopadzie 5,0%.

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. Trwa kampania BHP w cyfrowym świecie pracy

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. To zarządzanie pracą przez sztuczną inteligencję może mieć ogromny wpływ na jakość świadczonej pracy, jej ilość jak i utratę. Świat pracy i rynek się zmieniają - ale w tym wszystkim najważniejszy jest człowiek, nie kapitał. Konieczne jest więc budowanie wiedzy, doświadczenia i zaufania przez informowanie pracowników i zasięganie ich opinii oraz umożliwienie im udziału w projektowaniu i wdrażaniu technologii i systemów cyfrowych w nowej postindustrialnej erze pracy. „Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy dotyczy każdego. Jest dobre dla ciebie. Dobre dla firmy” – tak głosi kampania „Bezpieczeństwo pracy w świecie cyfrowym”, która jest prowadzona w latach 2023-2025. Kampania odbywa się w ramach projektu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.

    REKLAMA