Kategorie

Czy pracodawca może monitorować pracowników?

Aleksandra Kucharek
Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
Monitoring pracownika/ Fot. Fotolia
Monitoring pracownika/ Fot. Fotolia
Fotolia
Monitoring pracownika przez pracodawcę przybiera różne formy. Jako przykładowe możemy wymienić śledzenie poczty elektronicznej, przeglądanie bilingów z telefonu służbowego czy montowanie kamer użytkowych. W takich sytuacjach pojawia się pytanie o granice dopuszczalnego monitorowania pracownika.

Komputer służbowy, telefon, nadajnik GPS – czy pracodawca może monitorować pracowników?

Rozwój nowoczesnych technologii przetwarzania informacji, w tym w szczególności środków porozumiewania się, powoduje, że zagadnienie dopuszczalności monitorowania pracowników staje się niezwykle aktualne. Pracodawcy mogą łatwo kontrolować, z kim komunikuje się pracownik przy użyciu telefonu służbowego, czy poczty elektronicznej, jak również, sprawdzać treść tej korespondencji. Nierzadko dochodzi również do weryfikacji strony internetowych odwiedzanych przez pracownika w godzinach pracy. Dodatkowo, coraz częściej spotkać można się z ustalaniem lokalizacji, w której przebywa pracownik, przy pomocy wmontowanego w służbowym samochodzie lub smartfonie nadajnika GPS. Powszechna staje się obecność kamer w miejscach pracy. Czy takie zachowania pracodawcy względem pracowników są jednak zgodne z prawem? Jaka jest granica dopuszczalnego monitorowania pracowników?

Rekomendujemy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem + poradnik w prezencie

Monitoring – na czym polega i za pomocą czego może by realizowany?

Powszechnie przyjmuje się, że monitoring to „stała obserwacja i kontrola jakiś procesów lub zjawisk” lub „stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym” (Słownik języka polskiego PWN, http://sjp.pwn.pl/). W piśmiennictwie zagranicznym za monitorowanie uznaje się zaś „czynności przedsięwzięte w celu gromadzenia informacji o pracownikach poprzez poddanie ich obserwacji czy to bezpośrednio, czy to z użyciem urządzeń elektronicznych” (tak dr Arkadiusz Lach, „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy”, MoPr 2004, Nr 10).

Monitoring w miejscu pracy może być stosowany przy użyciu wielu środków. Do typowych zaliczyć należy:

  • śledzenie poczty elektronicznej pracownika,
  • kontrolowanie stron WWW odwiedzanych przez pracownika,
  • przeglądanie bilingów z telefonu służbowego pracownika,
  • stosowanie podsłuchu i kontrolowanie treści rozmów pracownika,
  • rejestrowanie miejsca przebywania pracownika przy pomocy nadajnika GPS,
  • montowanie kamer użytkowych,
  • stosowanie technologii identyfikacji radiowej (RFID).

Kiedy dopuszczalne jest monitorowanie pracownika przez pracodawcę?

W obecnym stanie prawnym brak kompleksowej regulacji, która wskazywałaby, kiedy i w jakim zakresie dopuszczalne jest monitorowanie pracownika przez pracodawcę. Istnieją jedynie przepisy branżowe, które zezwalają, m.in. organizatorom imprez masowych czy funkcjonariuszom Służby Celnej na stosowanie monitoringu. Zagadnienie powyższe jest natomiast przedmiotem rozważań doktryny, jak również orzecznictwa.

Wskazać należy, że monitorowanie pracownika przez pracodawcę jest w obowiązującym porządku prawnym co do zasady dopuszczalne, jednak obwarowane pewnymi ograniczeniami.

W szczególności podstawowym warunkiem dopuszczalności stosowania monitoringu przez pracodawcę jest istnienie prawnie usprawiedliwionego celu, dla którego stosowany będzie monitoring. Pracodawca może stosować monitoring np. dla poprawy bezpieczeństwa, zapobieżenia kradzieżom, ustalenia źródła ujawniania informacji stanowiących tajemnicę handlową, przedsiębiorstwa, czy tajemnicę zawodową. Dopuszcza się wprowadzenie monitoringu w sytuacji powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że pracownik prowadzi działalność niezgodną z interesami pracodawcy, np. wykorzystuje samochód służbowych do celów prywatnych, mimo istnienia formalnego zakazu.

Zobacz również: Wizerunek jako dobro osobiste pracownika

Reklama

Drugą przesłanką warunkującą dopuszczalność stosowania monitoringu jest proporcjonalność. Oznacza to, że monitoring prowadzony powinien być przy użyciu najmniej inwazyjnych środków, jak również możliwie najsłabiej ingerować winien w sferę prywatności pracowników. Nie można zapominać, że zgodnie z art. 11(1) k.p. pracodawca obowiązany jest szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Do powszechnie uznawanych dóbr osobistych pracownika zalicza się m.in. tajemnicę jego korespondencji. Powyższe oznacza, że w sytuacji, gdy istnieje konieczność sprawdzenia, czy pracownik wysyłał ze służbowej poczty prywatną korespondencję wystarczające powinno być sprawdzenie, czy taki fakt miał w ogóle miejsce, a nie jest już uzasadnione weryfikowanie treści takiej korespondencji. Powyższe potwierdza wyrok ETS z 3 kwietnia 2007 r., zgodnie z którym: „Cel wprowadzania monitoringu powinien być usprawiedliwiony, zastosowane środki zaś proporcjonalne do wyznaczonego celu i w możliwie najmniejszym stopniu powinny ingerować w życie pracowników.” (Lynette Copland przeciwko UK, 62617/00).

O fakcie stosowania monitoringu pracodawca powinien poinformować pracownika. Nie jest wymagane, aby pracownik wyraził zgodę na jego stosowanie, jednak powinien on zostać poinformowany, w jaki sposób będzie kontrolowany. Istotne jest, aby informacja o stosowaniu monitoringu dotarła do pracownika przed jego wprowadzeniem. W tym celu zasadne jest wprowadzenie zapisu informującego o stosowaniu monitoringu w miejscu pracy w regulaminie pracy lub innym wewnątrzzakładowym akcie prawnym, ewentualnie w treści umowy o pracę. Zalecane jest, aby pracodawca otrzymał od pracownika oświadczenie, że pracownik zapoznał się z zasadami monitoringu stosowanymi przez pracodawcę i je zaakceptował.

Reklama

Monitoring musi być prowadzony zgodnie z prawem i nie może przybierać form przez prawo zakazanych, np. nielegalnego podsłuchu, instalowania kamer w toaletach i innych miejscach gdzie pracownicy mają prawo oczekiwać intymności. Potwierdza to stanowisko Sądu Apelacyjnego w Warszawie wyrażone w wyroku z dnia 14 maja 1998 r., zgodnie z którym: „Pracodawca, który podejmuje decyzję o wprowadzeniu monitoringu powinien wcześniej poinformować pracowników o zakresie i dopuszczalnych rodzajach kontroli. Aby monitoring mógł zostać uznany za dozwolony, nie może mieć postaci zakazanej i sprzecznej z obowiązującymi przepisami.” (sygn. akt III APa 18/98, Legalis numer 34420).

Wreszcie wskazać należy, że monitorowanie pracownika prowadzi do uzyskania informacji o nim, które mają charakter danych osobowych. W tym celu pracodawca przetwarzający takie dane winien dopełnić wszystkich wymagań, które nakładana na niego, jako administratora danych, ustawa o ochronie danych osobowych. W szczególności winien on odpowiednio zabezpieczyć uzyskane dane, uniemożliwić dostęp do nich osobom nieupoważnionym, jak również określić niezbędny czas, przez jaki dane te będą przechowywane. Pracownikowi, którego określone dane dotyczą, należy również umożliwić do nich dostęp.

Jakiego rodzaju monitoring jest zgodny z prawem, a co jest zabronione?

Spełnienie przez pracodawcę wyżej wymienionych obowiązków umożliwia mu stosowanie monitoringu pracowników. Nie wszystkie jednak jego formy są dopuszczalne przez prawo.

Pracodawca, który opłaca rachunki za telefony służbowe, ma prawo uzyskiwać billingi. Istnieje jednak pogląd, że pracodawca nie jest upoważniony do weryfikowania konkretnych numerów telefonów wybieranych przez pracownika (tak dr Arkadiusz Lach, „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy”, MoPr 2004, Nr 10). Monitorowanie rozmów prowadzonych przez pracownika przy użyciu telefonu służbowego zalegalizowane zostało przez Sąd Najwyższy, czego wyrazem jest stanowisko wyrażone w wyroku z dnia 15 maja 1997 r., w którym uznano, że: „Korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego w celu udziału w grach towarzyskich, narażające pracodawcę na znaczną szkodę może być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 KP).” (sygn. akt I PKN 93/97, Legalis numer 31180).

Dopuszczalne jest również stosowanie przez pracodawcę kamer użytkowych, pod warunkiem, że pracownicy będą poinformowani o ich rozmieszczeniu. Zabrania się jednak monitorowania pracowników w sytuacjach, w których powinni mieć zagwarantowani prawo do prywatności, tj. w toaletach czy przebieralniach. Co do zasady, kamery winny być instalowane w miejscach widocznych, jednak w wyjątkowych sytuacjach dopuszczalne jest umieszczenie kamery nawet przy biurku pracownika (np. w bankach, celem zagwarantowania bezpieczeństwa kasjerom). Zgodnie z opinią Grupy Roboczej ds. Ochrony Danych Osobowych niedopuszczalnym jest stosowanie kamer w celu sprawdzania jakości i ilości wykonywanej pracy.

Pracodawca ma również prawo kontrolować korespondencję pracownika, przy czym uprawnienie to dotyczy jedynie korespondencji służbowej. W przypadku, gdyby pracownik oznaczył określonego maila w temacie jako prywatnego, pracodawca nie jest upoważniony do zapoznania się z treścią takiego maila, ponieważ stanowiłoby to pogwałcenie prawa pracownika do ochrony tajemnicy korespondencji. Oczywiście pracodawca ma prawo zabronić korzystania skrzynek służbowych/komputerów służbowych/telefonów służbowych do celów prywatnych, jak i monitorować pocztę elektroniczną, aby zapobiec zainstalowaniu złośliwego oprogramowania. W tym celu zaleca się jednak wprowadzenie automatycznej kontroli skrzynek pocztowych, aby uniknąć możliwości zapoznania się z treścią korespondencji pracowników oraz dokładne określenie zasad w regulacjach wewnętrznych obowiązujących w firmie.

Pracodawca, co do zasady ma również prawo kontrolować, czy w czasie pracy pracownik odwiedza strony WWW, które nie są związane z przedmiotem jego zadań. Nie można jednak czynić pracownikowi zarzutu, gdy w Internecie poszukuje rozwiązań dla problemów wynikłych w ramach wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych. Na podobnych zasadach dopuszczalne jest monitorowanie położenia samochodu służbowego przy pomocy nadajnika GPS. Pracodawca, jako jego właściciel, ma prawo wiedzieć, gdzie aktualnie znajduje się pojazd, jak również jak długo jest on użytkowany. Uprawniony jest także do kontrolowania ilości paliwa w baku i sposobu eksploatacji. Jednakże, w sytuacji wyrażenia zgody przez pracodawcę na użytkowanie przez pracownika samochodu służbowego dla celów prywatnych, pracodawca nie jest uprawniony po godzinach pracy do śledzenia tego, gdzie pracownik przemieszcza się tym samochodem.

Nowatorskim rozwiązaniem jest monitorowanie przy pomocy technologii identyfikacji radiowej (RFID), która umożliwia pracodawcy identyfikację oraz lokalizację pracownika. W tym celu stosuje się odpowiednie karty z wbudowanych chipem lub wszczepia się pracownikowi biochip. Z uwagi na to, że stwierdzono możliwość manipulowania reakcjami ludzi za pomocą wszczepionego chipu do ciała człowieka, co stanowi głęboką ingerencję w prywatność pracownika, w doktrynie rekomenduje się zakazania używania tej technologii do śledzenia pracowników (należy jednak podkreślić, że GIODO jest negatywnie nastawiony do tego rodzaju identyfikacji pracowników). Ewentualne zastosowanie tej metody miałoby uzasadnienie np. w kaskach górników, aby ułatwić ich zlokalizowanie w razie wypadku w kopalni lub do oznakowania rzeczy wartościowych z punktu widzenia pracodawcy, w celu kontrolowania, czy pracownicy nie wynoszą mienia pracodawcy poza zakład pracy, co pozwoliłoby uniknąć przeszukiwania rzeczy osobistych pracowników (tak Karolina Maria Szymorek, „Aspekty prawne kontrolowania pracowników za pomocą technologii identyfikacji radiowej (RFID)”, MoPr 2012, Nr 10).

Polecamy serwis: Odpowiedzialność, prawa i obowiązki

Czy pracodawca może wykorzystać informacje uzyskane za pomocą monitoringu?

Możliwość wykorzystywania przez pracodawcę danych, uzyskanych w wyniku monitorowania pracowników budzi kontrowersje. Z najczęstszym przypadkiem wykorzystania informacji uzyskanych w wyniku monitoringu mamy do czynienia w razie sądowych postępowań pracowniczych i karnych.

Wykorzystanie uzyskanych za pomocą monitoringu danych, jako dowód w postępowaniu cywilnym lub karnym, uzależnione jest od tego, czy dowód ten został uzyskany przez pracodawcę legalnie, a zatem, czy spełnione zostały przez pracodawcę wszystkie wyżej opisane wymagania. Dominujący jest pogląd w doktrynie, że „jeżeli monitoring podjęto bez uzasadnienia lub z niechęci do pracownika czy w zamiarze szykanowania go i przy użyciu metod, do których pracodawca nie był uprawniony, dowody przedstawione następnie przeciwko temu pracownikowi powinny zostać w skrajnych sytuacjach uznane za niedopuszczalne” (dr Arkadiusz Lach, „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy”, MoPr 2004, Nr 10).

Z kolei udostępnianie danych osobowych zebranych w ramach monitorowania pracowników innym podmiotom jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy dane te będą wykorzystywane we własnym, usprawiedliwionym prawnie celu (tak Paweł Litwiński, „Monitoring pracownika w miejscu pracy a ochrona danych osobowych pracownika, MoPr 2008, Nr 2). Tutaj jednak należy być bardzo ostrożnym, ponieważ wyrażenie zgody przez pracownika na przekazywanie/przetwarzanie dodatkowych danych niż te przewidziane przez kodeks pracy i przepisy szczególne nie jest przez GIODO uważane za „dobrowolne”.

Co grozi pracodawcy, który nielegalnie monitoruje pracowników?

Nieuzasadnione monitorowanie pracowników, jak również monitorowanie ich w niedozwolonych przez prawo formach, może powodować szereg negatywnych konsekwencji dla pracodawcy.

W szczególności pracodawca naraża się na roszczenia związane z naruszeniem dóbr osobistych pracownika, tj. prawo do prywatności, godności, ochrony korespondencji.
Dokonywanie nielegalnego podsłuchiwania pracowników może prowadzić do pociągnięcia pracodawcy do odpowiedzialności karnej, co wprost wynika z art. 267 §3 Kodeksu karnego.

Z uwagi na to, że monitorowanie pracowników stanowi uzyskiwanie ich danych osobowych, pracodawca dodatkowo narażony jest na odpowiedzialność administracyjną i karną, przewidzianą w ustawie o ochronie danych osobowych w razie naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych w niej zawartych.

Monitorowanie pracowników przez pracodawców jest zjawiskiem coraz bardziej powszechnym. Istotne jest, aby wprowadzenie monitoringu miało swoje uzasadnianie i nie ingerowało znacząco w sferę prywatności pracowników. Należy się spodziewać, że zakres monitorowania pracowników będzie się konsekwentnie zwiększał, w związku z czym konieczne jest, aby zjawisko to objęte zostało kompleksową regulacją prawną.

Komputer służbowy, telefon, nadajnik GPS – czy pracodawca może monitorować pracowników?

Polecamy serwis: Indywidualne prawo pracy

Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?