Kategorie

Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem i etyką?

Barbara Dąbrowska
Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem?
Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem?
Fotolia
Zwolnienie pracownika z zachowaniem zasady poszanowania godności oraz uszanowaniem praw pracowniczych zawartych w Kodeksie pracy to jedno z najtrudniejszych zadań dla menedżera ds. personalnych i zarządu spółki. Jak rozstać się z pracownikiem zgodnie z prawem oraz etyką?

Wypowiadanie umowy o pracę z tytułu likwidacji stanowiska pracy wymaga nie tylko odniesienia się do odpowiednich regulacji prawnych, lecz także świadomości, że wszystkie zachowania przedstawicieli firmy wpłyną na jej wizerunek. Nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych i brak respektowania praw pracowniczych może wyeliminować firmę z grona preferowanych pracodawców. Jak rozstać się z pracownikiem zgodnie z prawem i etycznie?

Jednym z najtrudniejszych wyzwań dla menedżera ds. personalnych i zarządu spółki jest wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę z zachowaniem zasady poszanowania godności pracownika oraz uszanowaniem praw pracowniczych zawartych w Kodeksie pracy, ustawie o ochronie danych osobowych i Kodeksie cywilnym.

Polecamy produkt: Jak przygotować się do zmian przepisów prawa pracy i ZUS w 2016 r. (PDF)

Na profesjonalne przeprowadzenie procesu zwalniania pracownika z pracy składają się następujące elementy:

● przygotowanie stosownej dokumentacji,

● wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę,

● wsparcie pracownika w zakresie zaoferowania szkoleń dla zwalnianych pracowników lub udzielenia przydatnych informacji na rynku pracy,

● zachowanie w tajemnicy przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, jak również warunków finansowych, w tym wysokości odprawy,

● sporządzenie prawidłowego świadectwa pracy zawierającego dane zgodne ze stanem faktycznym,

● prawidłowe wypłacenie odprawy i innych świadczeń.

Działania te wymagają wiedzy eksperckiej z zakresu wspomnianych wcześniej dokumentów oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzeń (...) (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).

Jak zwolnić z pracy?

Zacznijmy od sporządzenia wypowiedzenia umowy o pracę, dla celów dowodowych – w formie pisemnej. Bezwzględnie dokument musi być stworzony przez osobę posiadającą uprawnienia administratora danych osobowych w obszarze zarządzania kadrami w pełnym zakresie. W rozumieniu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.), informacje dotyczące pracowników, w tym dotyczące określonych zdarzeń, takich jak wypowiedzenie umowy o pracę, mogą być dostępne jedynie dla ograniczonego kręgu osób u danego pracodawcy. Należą do nich między innymi osoby prowadzące sprawy osobowe, zatrudnienia i płac. Są one obowiązane zachowywać dane osobowe w poufności – zgodnie z art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych.

Bezwzględnie osoba sporządzająca wypowiedzenie umowy o pracę dla osoby zatrudnionej w spółce powiązanej kapitałowo musi mieć pisemne upoważnienie administratora danych tej konkretnej spółki.

Sprawowanie funkcji członka zarządu w spółkach powiązanych kapitałowo (X i Y) nie upoważnia do zlecania stworzenia wypowiedzenia umowy o pracę menedżerowi ds. kadr spółki X dla pracownika spółki Y bez stosownego upoważnienia administratora danych osobowych spółki Y.

Gdy zaistnieje takie zdarzenie, menedżer ds. personalnych narusza art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych i naraża pracodawcę na wniesienie przez pokrzywdzoną osobę skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z tytułu bezprawnego przetwarzania danych osobowych bez zgody wyrażonej na piśmie przez pracownika, któremu wręczono wypowiedzenie umowy o pracę, oraz bez stosownego upoważnienia administratora danych osobowych.

Inna sytuacja powstaje w odniesieniu do centrów usług wspólnych, które zostały powołane do obsługi określonych spółek powiązanych kapitałowo i zwyczajowo, posiadają one stosowne uprawnienia nadane przez administratorów danych osobowych oraz ważne umowy o przetwarzanie danych osobowych. To samo dotyczy spółek zewnętrznych wykonujących usługi z zakresu kadr i płac, jeśli posiadają wymaganą prawem dokumentację. Radcy prawni i adwokaci wykonujący usługi prawne dla pracodawców także powinni posiadać upoważnienia administratora danych do przetwarzania danych osobowych, jeśli świadczone przez nich usługi dotyczą tego obszaru (a nie ograniczają się jedynie do opiniowania umów i tworzenia regulaminów).

Zwolnienie ze świadczenia pracy

Kolejną ważną kwestią jest zamieszczenie w wypowiedzeniu umowy o pracę klauzuli zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za pracę. W niektórych przypadkach, ze względu na interes spółki, osoba, której wypowiedziano umowę o pracę, nie powinna nadal świadczyć pracy, szczególnie, jeśli piastowała kluczowe stanowisko i miała dostęp do dokumentów poufnych. Możemy dokonać takiej czynności tylko na zasadzie volent non fit iniuria, tj. zgodnie z porozumieniem stron stosunku pracy. Oznacza to, że musimy uzyskać na piśmie zgodę pracownika na nieświadczenie pracy w okresie wypowiedzenia z zachowaniem wynagrodzenia za pracę – wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2009 r. (II PK 202/08, OSNP 2010/19-20/231).

Zasady czy dowolność działania?

Samo wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę musi się odbyć z poszanowaniem praw pracowniczych. Dla celów dowodowych przy wręczaniu wypowiedzenia umowy o pracę pracodawcę mogą reprezentować dwie osoby, aby uniknąć sytuacji dwuznacznych, gdy pracownik nie wyrazi zgody na podpisanie wypowiedzenia umowy o pracę.

Menedżer ds. personalnych, który ma uznanie u pracowników i jest osobą wiarygodną, z szacunkiem odnoszącą się do współpracowników, może skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę przy współudziale tylko jednego świadka.

Nigdy nie zdarzyło mi się, aby pracownik nie podpisał stosownego dokumentu lub uciekł z pokoju podczas czytania wypowiedzenia umowy o pracę. Zdaję sobie jednak sprawę, że trudne sytuacje życiowe implikują nieprzewidywalne zachowania pracowników. Warto w swojej firmie wypracować najlepszą, zgodną z kodem etycznym, praktykę w tym zakresie.

Brak podpisu na wypowiedzeniu umowy o pracę nie ma żadnego znaczenia w odniesieniu do skuteczności wypowiedzenia umowy o pracę. Ważne jest, aby pracownik zapoznał się z treścią wypowiedzenia.

Z punktu widzenia ochrony danych osobowych niedopuszczalne jest natomiast, aby podczas wypowiedzenia umowy reprezentowały pracodawcę trzy osoby, w tym jedna lub dwie nieposiadające uprawnień administratora danych osobowych. Zadaniem zarządu i menedżera ds. personalnych nie jest osaczanie pracownika liczbą osób uczestniczących w wypowiedzeniu umowy. Są to działania niezgodne z cytowanym art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych i art. 111 Kodeksu pracy. Zarządzający jednostką gospodarczą powinni wykazać się empatią, kulturą osobistą i przestrzeganiem litery prawa, w tym poszanowaniem praw pracowniczych do ochrony danych osobowych i godności osobistej pracownika.

Niedopuszczalne jest także, aby o zwolnieniu z pracy informował nieupoważniony do przetwarzania danych osobowych kierownik działu IT, przed wypowiedzeniem umowy przez pracodawcę, ponieważ otrzymał polecenie służbowe od prezesa zarządu zablokowania dostępów do komputera.

Dołącz do nas na Facebooku!

Czy unikać informowania?

Jeśli przyczyną zwolnienia z pracy jest zła sytuacja ekonomiczna pracodawcy lub zmiany organizacyjne, to należy o tym fakcie porozmawiać z pracownikami. Lepiej jeśli uzyskają informację u źródła niż będą czerpać wiedzę z plotek, które rozpowszechniają się bardzo szybko. Na ogół korporacje podejmują decyzje globalne o zamknięciu firmy w danym kraju, likwidacji działu, natomiast lokalne decyzje związane ze zwolnieniem konkretnej osoby w danym dziale podejmują lokalne władze spółki.

Prezes zarządu, jako osoba odpowiedzialna za działalność operacyjną firmy, nie powinien przekazywać pracownikowi informacji o następującej treści: „decyzja o Twoim zwolnieniu zapadła w Montrealu, Berlinie”, bo to nie jest prawda. Pracownik bardzo szybko zweryfikuje informację zarówno w Montrealu, jak i w Berlinie. Dobry menedżer bierze pełną odpowiedzialność za swoje decyzje i ponosi ich konsekwencje.

Po co outplacement?

Dla pracownika świadomość utraty pracy jest dużym stresem. Szczególnie dla osób, które pracowały w danej organizacji przez dłuższy czas i straciły kontakt z rynkiem pracy. Część pracodawców, aby pomóc im w tym trudnym okresie, organizuje w ramach tzw. zwolnienia monitorowanego wsparcie polegające na udzieleniu pomocy w poszukiwaniu nowych możliwości zatrudnienia.

Oczywiście widzę w tym zakresie ogromną rolę działu personalnego. Jeśli pracodawca nie oferuje takiego wsparcia, to pracownicy z działu HR mogą z własnej inicjatywy wesprzeć pracownika w trudnych chwilach: podać kontakty do firm zajmujących się rekrutacjami, pomóc w napisaniu życiorysu i listu motywacyjnego, przejrzeniu ofert. Na pewno takie działanie będzie świadczyło bardzo dobrze o pracodawcy. Można także zaproponować pracownikowi członkostwo w organizacji skupiającej byłych pracowników.

Zachowanie tajemnicy

Informacje na temat przyczyny zwolnienia z pracy, warunków zwolnienia z pracy oraz wartości odprawy, która dla menedżerów ze względu na poziom zarobków jest ograniczona ustawowo, są informacjami objętymi ochroną danych osobowych. Gdyby prezes zarządu wydawał swojej asystentce polecenie służbowe, aby powyższe ściśle tajne informacje przesłała wszystkim pracownikom czy współpracownikom, działanie to stanowiłoby naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, poprzez niezapewnienie przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem. Co więcej, narusza również dobra osobiste osoby zwolnionej. Aby powyższe informacje mogły trafić do osób postronnych, administrator danych musi posiadać wyrażoną na piśmie zgodę pracownika, którego dane osobowe dotyczą.

Uwaga Czytelnicy -> Na stronie www.personel.infor.pl w zakładce Narzędzia i uzupełnienia znajdą Państwo spis instytucji powołanych do kontroli respektowania praw pracowniczych.

Regulacje prawne

Aby wyeliminować ryzyko utraty reputacji dobrego pracodawcy, niedogodności wynikających z przesłuchań na komendzie policji i przed sądem karnym, długoletnich spraw w sądzie pracy oraz strat ekonomicznych w postaci płatności mandatów karnych i kosztów procesów sądowych należy przestrzegać m.in. następujących regulacji prawnych:

1. Kodeksu pracy ustawa z 26 czerwca 1974 r. art. 111 (Poszanowanie dóbr osobistych pracownika – Dz.U. nr 24, poz. 141),

2. Ustawy o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.),

3. Kodeksu cywilnego z 23 kwietnia 1964 r. art. 23 i 24 (Dobra osobiste człowieka i przesłanki ochrony dóbr osobistych – Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.) – jeśli pracodawca w celu wymuszenia na pracowniku zgody na rozwiązanie umowy na zasadach porozumienia stron będzie stawiał fałszywe oskarżenia, zarzucając mu brak kompetencji, będzie go poniżał w oczach pozostałych współpracowników, naruszy jego godność osobistą.

Naruszenie zasady respektowania praw pracowniczych niesie ze sobą skutki finansowe, a także wiąże się z utratą reputacji. Trudno odbudować markę dobrego pracodawcy, a tym bardziej zaufanie pracowników. Jeśli dochodzi do braku respektowania praw pracowniczych, jest to porażka zarządu firmy i eliminuje zarządzających z grona profesjonalnych menedżerów.

Autor: Barbara Dąbrowska

Absolwentka studiów MBA na Uniwersytecie Warszawskim akredytowanych przez Bloomsburg University of Pennsylvania i Universität Wuppertal, dyrektor ds. personalnych & compliance w Accounting & HR Services oraz menedżer wyższego szczebla w oddziale międzynarodowej korporacji z branży leasingowej ORIX Polska SA. Jest autorką publikacji branżowych na temat compliance i analizy, prowadzi webinaria w zakresie leasingu i podatków.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: Personel i Zarządzanie
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.