Kategorie

Dokumentacja pracownicza

21 maja 2021
17 cze 2021
Zakres dat:

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych w 2019 roku

Zgodnie z projektem dotyczącym dokumentacji pracowniczej, od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe będą składały się z czterech części. Obecnie akta osobowe składają się z trzech części.

Elektronizacja akt pracowniczych od 2019 r. - obowiązki pracodawcy

Od stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, zgodnie z którymi pracodawca będzie mógł decydować w jakiej formie chce przechowywać dokumentację pracowniczą – papierowo, czy elektronicznie. Zmiany oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców.

Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 roku

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej, skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat - to zmiany, które mają zmniejszyć obciążenia biurokratyczne pracodawców. Nowelizacja wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku.

Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika.

Obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących czasu realizacji zlecenia lub świadczenia usługi

Od 1 stycznia 2017 r. zleceniodawcy i usługobiorcy obowiązani są do przechowywania dokumentów określających sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumentów potwierdzających liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Dokumenty te powinny być przechowywane przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od czerwca 2017 r.

Od 1 czerwca 2017 r. dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona w formie elektronicznej. Zgodnie ze zmianami, pracodawca będzie mógł zawrzeć i rozwiązać umowę za pośrednictwem e-maila. Czy wymagany będzie podpis elektroniczny?

Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, np. wnioski urlopowe, akty urodzenia, itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty?

Przechowywanie akt pracowniczych - zmiany w 2018 r.

Obecnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przewiduje skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Zaproponowano, aby zmiany weszły w życie 1 stycznia 2018 r.

Dokumentacja pracownicza - zmiany od 2016 r.

Od 2 stycznia 2016 r. obowiązują nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą?

Wcześniejsze usunięcie kary porządkowej z akt osobowych pracownika

Zgodnie z Kodeksem pracy karę porządkową można usunąć z akt pracownika dopiero po upływie roku nienagannej pracy pracownika. Czy możliwe jest wcześniejsze usunięcie kary porządkowej z akt osobowych pracownika?

Umowa o pracę - nowy wzór 2016

Nowy wzór umowy o pracę ma obowiązywać od 22 lutego 2016 r. Zmiana ma na celu dostosowanie przepisów do nowych rozwiązań prawnych w zakresie umów o pracę na czas określony wprowadzonych do Kodeksu pracy.

Potrącenie wynagrodzenia z kilku tytułów w przypadku rozwiązania umowy o pracę

Umowa z pracownikiem zostanie rozwiązana 31 października z przyczyn niedotyczących pracownika. Wobec tego zostaną mu wypłacone odprawa pieniężna, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz nagroda uznaniowa. Pracownik ma jednak kilka potrąceń komorniczych. Jak prawidłowo przeprowadzić wszystkie potrącenia?

Co powinna zawierać lista płac?

Lista płac jest spisem, zestawieniem osób w zakładzie pracy, którym ma być wypłacone co miesiąc wynagrodzenie. Regulacje prawne nie wskazują elementów jakie lista płac powinna zawierać, jednak do podstawowych można zaliczyć nazwę pracodawcy, miesiąc, którego dotyczy lista oraz kwotę należną za dany miesiąc.

Korekta deklaracji ZUS

Jeżeli dane przekazane do ZUS w imiennych rapor­tach miesięcznych i deklaracji rozliczeniowej są błędne, to płatnik składek ma obowiązek złożyć imienny raport miesięczny korygujący oraz dekla­rację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje.

Jak prowadzić kartę ewidencji czasu pracy

Karta ewidencji czasu pracy zawiera podstawowe informacje dotyczące czasu pracy pracownika i okresów, kiedy nie świadczył pracy. Jak należy prowadzić kartę ewidencji czasu pracy i co w niej zapisywać?

Co zawiera imienny raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej

Imienny raport miesięczny jest sprawozdaniem lub zestawieniem danych dotyczących płatnika składek oraz osoby ubezpieczonej. Jakie informacje zawiera imienny raport?

Ewidencja czasu pracy i ewidencja przebiegu pojazdów

Każdy pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy dla wszystkich zatrudnio­nych pracowników. Poza tym, najczęściej występującymi ewidencjami są: ewidencja przychodów, sprzedaży i zakupów oraz ewidencja przebiegu pojazdów.

Jak prowadzić akta osobowe pracowników

Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe każdego pracownika. Są one zbiorem dokumentów dotyczących nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy. Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników?

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki zakłada, że tylko wybrane dokumenty, m.in. świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Projekt wymaga jednak dalszych prac i nie będzie skierowany do Sejmu w tej kadencji.

Co powinno znajdować się w umowie o pracę?

Jeśli pracodawca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o prace, powinien zawrzeć w tym dokumencie elementy wymagane przepisami prawa pracy. Sprawdź, co musi znajdować się w umowie o pracę.

Praktyki absolwenckie - umowa i zaświadczenie

Podmiot przyjmujący na praktyki absolwenckie powinien zawrzeć na piśmie z praktykantem umowę o praktykę absolwencką. Po odbyciu praktyk, które maksymalnie mogą trwać 3 miesiące, na wniosek praktykanta wydaje się zaświadczenie o odbyciu praktyk absolwenckich. Przedstawiamy wzór umowy o praktyki oraz zaświadczenia o ich odbyciu.

Umowa o praktykę absolwencką - wzór

Umowa o praktykę absolwencką powinna zostać zawarta w formie pisemnej oraz zawierać kilka istotnych informacji według podanego wzoru: rodzaj pracy, okres odbywania praktyki, tygodniowy wymiar czasu pracy w ramach praktyki i wysokość świadczenia pieniężnego, jeżeli praktyka ma być odbywana odpłatnie.

Zaświadczenie o odbyciu praktyk absolwenckich - wzór

Zaświadczenie o odbyciu praktyk absolwenckich powinno zawierać kilka istotnych informacji według podanego wzoru. Jeśli praktykant zgłosi wniosek, podmiot przyjmujący na praktyki ma obowiązek wystawić na piśmie zaświadczenie o rodzaju wykonywanej pracy i umiejętnościach nabytych w czasie odbywania praktyki.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych - wzór umowy

Pracodawca zawiera z pracownikiem umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, która określa prawa i obowiązki stron. Umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż Kodeks pracy. Może przewidywać dłuższy urlop szkoleniowy. Przedstawiamy wzór umowy.

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej - taką zmianę Kodeksu pracy proponuje rząd. Chodzi o ograniczenie liczby dokumentów, które obecnie należy przechowywać przez okres 50 lat. Jakie terminy dla poszczególnych dokumentów przewiduje projekt? Kto skorzysta na zmianach?

Sporządzanie i korekta listy płac

Przepisy polskiego prawa nie przewidują obowiązku tworzenia listy płac. Okazuje się jednak, że sporządzanie i korekta listy płac są konieczne chociażby ze względu na niezbędność prawidłowego ustalenia zobowiązań składkowo-podatkowych.

Przygotowanie umowy o zakazie konkurencji

Jak należy przygotować dobrą umowę o zakazie konkurencji? Oto 6 praktycznych wskazówek dla pracodawcy.

Oświadczenie pracownika o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z 2 dni opieki nad dzieckiem

Pracownik posiadający dziecko do 14 roku życia ma prawo do 2 dni zwolnienia od pracy w ciągu roku kalendarzowego na opiekę nad dzieckiem. Aby móc skorzystać z tego uprawnienia należy złożyć pracodawcy oświadczenie o planowanym korzystaniu z uprawnień określonych w art. 188 Kodeksu pracy.

Przyjęcie pracownika do pracy - dokumentacja pracownicza

Przyjęcie pracownika do pracy wiąże się z powstaniem po obu stronach stosunku pracy obowiązków. Bardzo ważną rolę na etapie zatrudniania pracownika odgrywa dokumentacja pracownicza (kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę, kwestionariusz osobowy dla pracownika, umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy, oświadczenie pracownika dla celów podatkowych PIT-2).

Informacja o warunkach zatrudnienia - wzór

Informacja o warunkach zatrudnienia w formie pisemnej powinna być przekazana pracownikowi przez pracodawcę w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy. Dokument powinien informować o: dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę oraz o układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Umowa o pracę na okres próbny - wzór

Umowa o pracę na okres próbny może być zawarta maksymalnie na 3 miesiące. Jest to często pierwsza umowa podpisywana z pracownikiem w celu zapoznania się z danym stanowiskiem pracy i sprawdzeniem przez pracodawcę przydatności pracownika do określonej pracy. Oto wzór umowy na okres próbny.

PIT-2 - oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych

Zatrudniony pracownik powinien złożyć oświadczenie dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych - druk PIT-2.

Zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy

Zlecenia przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy dokonuje pracownik na piśmie z podaniem daty, od której dochody mają zostać przelewane na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy. Koniecznie podaje się w tym dokumencie numer konta bankowego.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Kwestionariusz osobowy dla pracownika znajduje się w załączniku 1a do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Oto wzór dokumentu.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie znajduje się w załączniku do Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Oto wzór dokumentu.

Wysokość odszkodowania z tytułu braku terminowego wydania świadectwa pracy

Świadectwo pracy powinno być wydane i przekazane pracownikowi w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. W razie braku terminowego wydania dokumentu pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy z roszczeniem o odszkodowanie. Jaka jest wysokość odszkodowania?

Lista obecności dla pracowników

Lista obecności pracowników jest dobrym i zarazem prostym sposobem na sprawdzenie, czy pracownik stawił się w pracy. Jednak trzeba pamiętać, że nie jest ona podstawą do poprawnego rozliczenia czasu pracy pracownika.

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej prowadzi do negatywnych dla pracodawcy konsekwencji prawnych. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracowników? Jakie sankcje naruszenia przepisów regulujących prowadzenie dokumentacji kadrowej przewiduje prawo?

Świadectwo pracy po przywróceniu do pracy

Wadliwe rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę uprawnia pracownika do żądania przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach. W przypadku wydania prawomocnego wyroku uwzględniającego powództwo pracownika pracodawca powinien ponownie zatrudnić pracownika. Jakich zmian w związku z tym wydarzeniem pracodawca musi dokonać w świadectwie pracy?

Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

Zatrudniliśmy nowego pracownika. Chcąc ustalić jego staż pracy, od którego zależy wiele uprawnień pracowniczych, jak chociażby wymiar urlopu wypoczynkowego, zwróciliśmy się do niego z prośbą udokumentowanie tego stażu. Pracownik dostarczył nam oryginał dyplomu i oryginały świadectw pracy od poprzednich pracodawców. Czy możemy je zachować w aktach osobowych?

Czy pracodawca może gromadzić notatki służbowe?

Notatki służbowe są jednymi z najczęściej stosowanych przez pracodawcę środków służących odnotowaniu negatywnych zachowań pracowników, które w konsekwencji mogą wpłynąć na sytuację takiego pracownika w firmie. Czy jednak ich gromadzenie jest legalne?

Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą?

Dokumentację pracowniczą zobowiązany jest prowadzić każdy pracodawca, bez względu na to, ilu zatrudnia pracowników. To na nim bowiem ciąży obowiązek dostarczenia pracownikowi umowy o pracę czy świadectwa pracy. Nawet jeżeli zlikwidowaliśmy działalność gospodarczą, nie możemy takiej dokumentacji zniszczyć. Należy ją przekazać do podmiotu zajmującego się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, na którym to podmiocie ciążą określone obowiązki.

Umowa o zakazie konkurencji również w aktach osobowych

Umowa o zakazie konkurencji jest zawierana pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, która ma na celu uniemożliwienie pracownikowi pracy w firmie konkurencyjnej, często w zamian za pewne wynagrodzenie, szczególnie jeżeli dotyczy także okresu po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumentacja pracownicza dotycząca urlopów związanych z rodzicielstwem

Przepisy prawa praca z każdym rokiem stają się coraz bardziej korzystne dla rodziców, pragnących pogodzić rolę matki czy ojca z pracą zawodową. Kodeks pracy oferuje szereg rozwiązań, które mają pomóc młodym i ambitnym rodzicom pogodzenie pewnych ról życiowych.

Dokumentacja pracownicza dotycząca przyznania nagrody lub wyróżnienia

Pracodawca może przyznawać pracownikom nagrody i wyróżnienia, za szczególne osiągnięcia związane z łączącym strony stosunkiem pracy.

Zatrudnianie pracowników w nocy

Pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną, jest pracującym w nocy.

Co może zastąpić umowę o pracę w dokumentacji pracowniczej?

Umowa o pracę jest podstawowym dokumentem, który podpisują pracownik i pracodawca w celu nawiązania stosunku pracy. Warto jednak wiedzieć, że w praktyce dopuszcza się także inny sposób zawarcia umowy.

Badania okresowe i kontrolne jako część akt osobowych pracownika

Pracodawca ma obowiązek dbać o stan zdrowia swoich pracowników. Przejawia się to między innymi w postaci kierowania pracowników na różnego rodzaju badania.

Żądanie zaświadczenia o niekaralności

Często spotykamy się z sytuacją, kiedy pracodawca żąda od osoby przyjmowanej do pracy zaświadczenia o niekaralności. Czy takie działanie jest zgodne z prawem?

Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę

Większość umów o pracę może zostać rozwiązana z zachowaniem określonego w przepisach prawa okresu wypowiedzenia. Umowa o pracę może także zostać rozwiązana.