Dokumentacja pracownicza

Z naszą nową pracownicą podpisaliśmy umowę na okres próbny. W umowie tej zamieściliśmy klauzulę o zamiarze zawarcia umowy na czas określony. Czy samo wskazanie w umowie na okres próbny zamiaru zawarcia umowy na czas określony zastępuje konieczność jej zawarcia i wpływa na okresy wypowiedzenia próbnej umowy?

Dokumentacja pracownicza - jak ją prowadzić? To problem wielu przedsiębiorców, pracodawców i kadrowych. Pytań jest wiele: co to jest dokumentacja pracownicza? Jakie są dokumenty pracownicze? Co musi być w aktach osobowych pracownika? Jaka kara za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej? Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

Jakie są zasady pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie? Jakie są zasady zatrudniania w Polsce na niektórych stanowiskach w podmiotach sektora finansowego? Czym jest tzw. criminal check?

Lista płac dla pracownika otrzymującego przychody opodatkowane i zwolnione ze składek ZUS, z przykładem listy płac na 2023 rok.

Czy pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu w przypadku ubiegania się przez pracownika o dodatek do zasiłku rodzinnego? Czy powinien złożyć zaświadczenie do urzędu, w którym pracownik ubiega się o ten dodatek?

E-akta osobowe cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców. Pozwalają ograniczyć ilość dokumentów papierowych oraz zaoszczędzić miejsce konieczne dla ich bezpiecznego przechowywania. Wielu pracodawców zastanawia się, czy digitalizacja akt osobowych ma sens.

Czy ewidencja czasu pracy może być prowadzona w plikach Excel? Co na to prawo?

Kradzież danych w dziale HR – jakie są 3 najlepsze praktyki przeciwdziałania i reagowania? Ekspertka wymienia inwentaryzację danych osobowych, osoby odpowiedzialne i kopie zapasowe.

Dokumentowanie naruszeń ochrony danych osobowych stanowi inwestycję w bezpieczeństwo. Mail z listą płac wysłany do nieprawidłowego adresata. Atak hakerski na serwer. Utrata danych kadrowych. Zagubienie teczki osobowej. To wszystko przykłady przypadków naruszenia ochrony danych osobowych, które wymagają od administratora danych podjęcia określonych przepisami RODO działań.

Elektroniczne teczki kadrowe to kontrola nad informacjami, które dotychczas były w formie papierowej. E-dokumenty to przede wszystkim porządek i usprawnienie pracy działów HR. Jakie korzyści przynosi digitalizacja dokumentacji kadrowej?

Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór dokumentu. W jakiej formie należy ją przygotować? Jakie informacje powinna zawierać, by była zgodna z RODO?

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej powoduje wiele wątpliwości. Oto 9 najczęściej zadawanych pytań.

Obsługa PPK może być albo koszmarem działu kadr, albo procesem, o którym, jak o oddychaniu, po prostu się nie myśli. Wszystko zależy od tego, jakie oprogramowanie (i czy w ogóle) wspomaga dział personalny w realizacji zadań związanych z obsługą PPK. Jaki zatem powinien być program, który pozwoli na sprawną realizację PPK bez nadmiernego obciążania pracowników?

Informacja o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę - co powinna zawierać? Przedstawiamy wzór Zawiadomienia o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy.

Aneks do umowy o pracę - co można zmienić? Czy przedmiotem aneksu może być zmiana wynagrodzenia lub etatu pracownika? Czego nie można zmienić za pomocą aneksu?

Brak warunków do pracy zdalnej może być podstawą do złożenia pracodawcy wysyłającego pracownika na home office Oświadczenia o braku warunków do pracy zdalnej. Czy pracodawca może wówczas żądać pracy zdalnej od pracownika? Pobierz wzór zgody pracownika na pracę zdalną i wzór oświadczenia o braku warunków do pracy zdalnej.

Ewidencja czynności pracownika dotyczy także pracy zdalnej. Czy listę obecności można podpisywać zdalnie? Jakie znaczenie mają wideokonferencje i telekonferencje w pracy? Czy obowiązek ewidencjowania czynności może leżeć po stronie pracownika? Czy taki obowiązek zwalnia pracodawcę z prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy reguluje rozporządzenie. Jak należy postąpić, kiedy stawiennictwo w pracy jest niemożliwe? Jak w sposób zgodny z prawem usprawiedliwić swoją nieobecność i czy pracodawca może obniżyć wówczas wynagrodzenie lub żądać odrobienia nieobecnych godzin?

Wniosek o udzielenie części urlopu macierzyńskiego ojcu lub innemu członkowi najbliższej rodziny składa się w celu skorzystania z pozostałej części urlopu, z której zrezygnowała matka dziecka. Pobierz wzór wniosku. Jakie dokumenty należy dołączyć?

Rezygnacja z części urlopu macierzyńskiego na rzecz ojca może odbyć się w przypadku legitymowania się przez matkę orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji. Wówczas przeniesienie urlopu może odbyć się wcześniej niż po 14 tygodniach. Ile tygodni urlopu należy wykorzystać? Pobierz wzór wniosku.

Rezygnacja z części urlopu macierzyńskiego powinna być zawarta we wniosku złożonym pracodawcy w formie pisemnej. Należy przy tym pamiętać, że matka ma obowiązek wykorzystania pierwszych 14-tygodni urlopu. Pobierz wzór wniosku w sprawie rezygnacji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego. Jakie dokumenty należy dołączyć?

ZUS ma sam pozyskiwać informację o skierowaniu na kwarantannę lub izolację w związku z COVID-19. Czy możliwa jest praca na kwarantannie? Jak dokumentować nieobecność pracownika na kwarantannie?

Po śmierci pracodawcy, gdy trwa postępowanie spadkowe, pracownik nie ma dostępu do dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku obowiązki administratora danych powinien przejąć kurator spadku. RPO wystąpił o usunięcie luki prawnej w przepisach o archiwizacji dokumentacji pracowniczej.

Praca zdalna wymusiła przyspieszoną digitalizację dokumentacji. Dla pracodawców wiąże się to z oszczędnościami kosztów, miejsca i czasu. Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?

Zatrudnialiśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 sierpnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku technika farmaceutycznego. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na jaki była zawarta. Po 6-miesięcznej przerwie od 1 września 2020 r. ponownie nawiązaliśmy stosunek pracy z byłym pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy na tym samym stanowisku. Czy akta osobowe tego pracownika powinny być kontynuowane, czy należy założyć nową dokumentację?

Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2020 r. przedstawia wszystkie obowiązki miesięczne, wymiar czasu pracy, wysokość dodatku za pracę w nocy, ciekawe cytaty oraz wyrok Sądu Najwyższego dotyczący nadgodzin podczas pracy w systemie "home office".

Korekty świadectwa pracy dokonuje się po stwierdzeniu błędu w dokumencie. Sprostowanie świadectwa pracy następuje po zgłoszeniu wniosku przez pracownika. Ile w 2020 r. pracownik ma na to czasu?

Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące tych badań mogą być przechowywane w części A, B lub C akt osobowych, w zależności od ich rodzaju. Także dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracownika nie zawsze musi być przechowywana w części D jego akt osobowych.

Zwalniamy pracownika. Obecne przepisy nakazują przekazanie mu informacji o okresie przechowywania dokumentacji. Czy taka informacja, wystawiana z chwilą ustania zatrudnienia, może być przekazana pracownikowi drogą mailową? Czy powinna być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym? - pyta Czytelniczka z Torunia.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia, oprócz akt osobowych, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepisy nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji "oddzielnie" dla każdego pracownika.

Pomocnicze wzory kwestionariuszy osobowych dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz pracownika są zgodne z przepisami RODO, które weszły w życie 4 maja 2019 r. Pobierz aktualne wzory kwestionariuszy.

Zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej miały miejsce na początku 2019 r. Jak zmienić e-dokumentacje na dokumentacje papierową? Jakie są obowiązki pracodawcy? Jak musi wyglądać e-dokument?

Akta osobowe pracowników dzielimy od 1 stycznia 2019 r. na cztery części: A, B, C i D. Co po zmianach przepisów powinny zawierać poszczególne części akt osobowych?

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zawiera wykaz dokumentów zaliczanych do ewidencji czasu pracy. Jest to wyczerpujący katalog zawartości ewidencji czasu pracy przechowywanej dla każdego pracownika. Co obejmuje dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy?

Odbiór papierowej dokumentacji pracowniczej następuje osobiście i za pokwitowaniem przez pracownika, byłego pracownika albo osoby upoważnionej. Wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej również następuje na wniosek. W jakim terminie będzie możliwe odebranie dokumentacji pracowniczej?

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników po zmianach, które miały miejsce od początku 2019 roku? Jak w praktyce układać akta osobowe - chronologicznie?

Od 1 stycznia 2019 r. informacje o ukaraniu pracownika karą porządkową znajdują się w części D akt osobowych. Co dokładnie należy zamieścić w tej części? Kiedy dochodzi do zatarcia kary porządkowej? Jak usunąć dane o ukaraniu w takim przypadku?

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Rozporządzenie wprowadza także nowe kody oraz nowe wzory formularzy.

Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., należy skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem?

OD 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej obowiązują od 1 stycznia 2019 r. W związku ze zmianami, na pracodawców czekają nowe obowiązki m.in. przekazanie dokumentacji pracowniczej byłemu pracownikowi.

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zapoznaj się z obowiązującym rozporządzeniem z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Jakie dokumenty wchodzą w skład takiej ewidencji?

Od kilku miesięcy w Polsce jak i w całej Unii Europejskiej obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. W związku z wejściem w życie RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO), konieczne jest dostosowanie szeregu przepisów krajowych do ww. rozporządzenia.

W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, od 1 stycznia 2019 roku zastosowanie mają nowe druki ZUS RIA i ZUS OSW. Co zrobić krok po kroku, gdzie złożyć druk ZUS OSW - przedstawiamy najważniejsze informacje.

Raport informacyjny ZUS RIA należy złożyć za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 r. Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego? Jakie dane podać w raporcie?

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników.

Od 1 stycznia 2019 roku zacznie obowiązywać ustawa o skróceniu czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych do 10 lat oraz możliwości prowadzenia ich w formie elektronicznej. Zmianę odczują nie tylko właściciele firm czy pracownicy działów personalnych, ale również sami zatrudnieni.

Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał do ZUS więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracownika, Dane te będą potrzebne do ustalenia prawa do niektórych świadczeń.

Czy wskazanie zamiaru zawarcia umowy na czas określony w umowie na okres próbny zastępuje konieczność jej zawarcia

Dokumentacja pracownicza

Czy pracodawca może żądać informacji o niekaralności z KRK?

Lista płac 2023 - przychody opodatkowane i zwolnione ze składek ZUS

Zaświadczenie o zatrudnieniu do dodatku do zasiłku rodzinnego

E-akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów

Ewidencja czasu pracy w Excel - co na to prawo?

Kradzież danych w HR – 3 praktyki przeciwdziałania i reagowania

Dokumentowanie naruszeń ochrony danych to inwestycja w bezpieczeństwo

Elektroniczne teczki kadrowe - dlaczego warto?

Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór

Zmiana formy dokumentacji pracowniczej – 9 najczęstszych pytań

4 cechy, jakie powinien posiadać dobry program do obsługi PPK

Informacja o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę - wzór

Aneks do umowy o pracę - co można zmienić?

Oświadczenie o braku warunków do pracy zdalnej - wzór

Ewidencja czynności pracownika na pracy zdalnej

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy

Wniosek o udzielenie części urlopu macierzyńskiego ojcu - wzór

Rezygnacja z części urlopu macierzyńskiego - wzór wniosku

Wniosek w sprawie rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego - wzór

Jak dokumentować nieobecność pracownika na kwarantannie?

Śmierć pracodawcy a dostęp do dokumentacji pracownika

Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?

Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika trzeba zakładać nowe akta osobowe

Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2020 r.

Korekta świadectwa pracy 2020

Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne

Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi

Czy informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej można przesłać mailem

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów

Nowe wzory kwestionariuszy osobowych 2019

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych od 2019 r.

Nowy układ akt osobowych 2019 - dokumenty w poszczególnych częściach

Dokumentacja w sprawach związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy 2019

Wydanie kopii i odbiór dokumentacji pracowniczej 2019

Układ chronologiczny w aktach osobowych po zmianach 2019

Część D akt osobowych a zatarcie kary porządkowej

Nowe kody ZUS oraz formularze ZUS od 1 stycznia 2019 r.

Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej

Informowanie pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Przekazanie dokumentacji pracowniczej byłemu pracownikowi

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej 2019

Ewidencja czasu pracy 2019 – wykaz dokumentów

Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców

ZUS OSW od 1 stycznia 2019 r. - kiedy i jak złożyć

ZUS RIA 2019 - terminy, dane, obowiązki pracodawcy

E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców

eDokumenty zaczną obowiązywać już za kilka dni

Obowiązki pracodawcy w związku z elektronizacją akt pracowniczych 2019