REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawcy będą mieli rok na dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad. Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji.

Firmy nie będą musiały przechowywać kopii harmonogramów czasu pracy z potwierdzeniem odbioru przez pracownika.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Resort pracy zmodyfikuje projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji. To skutek konsultacji międzyresortowych (obok zestawienie najważniejszych uwag zgłoszonych w ich trakcie). Najistotniejsze zmiany dotyczą terminu na dostosowanie się do nowych przepisów i zakresu gromadzonych dokumentów. Ten pierwszy zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy od momentu wejścia w życie rozporządzenia (1 stycznia 2019 r.). Zatem przez cały przyszły rok kadrowe będą mogły przeglądać akta i dopasowywać je do nowych zasad prowadzenia dokumentacji. Co ważne, resort pracy nie zgodził się jednak, aby rozporządzenie dotyczyło jedynie akt nowo zatrudnionych osób.

W praktyce jeszcze istotniejsza jest rezygnacja z obowiązku przechowywania kopii rozkładów czasu pracy zawierających potwierdzenie ich odbioru przez pracownika. Taką zmianę sugerowały m.in. Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

– Harmonogramy najczęściej tworzy się w wersji elektronicznej, a w formie papierowej – jako duże dokumenty wywieszane najczęściej na tablicach w miejscu pracy. Ich przechowywanie byłoby co najmniej problematyczne, a przecież nowe rozporządzenie miało normować zasady elektronizacji akt, a nie rozszerzać zakres zbieranej dokumentacji – tłumaczy prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.

– Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku potwierdzania otrzymania rozkładu i nie tworzy podstaw dla obowiązku jego przechowywania – dodaje Robert Lisicki, radca prawny, ekspert Konfederacji Lewiatan. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podmiot kwestionujący daną zmianę w trakcie konsultacji

Kwestionowana zmiana zawarta w projekcie lub postulat uwzględnienia danej propozycji własnej

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS)

Rządowe Centrum Legislacji

W zakresie części A akt osobowych (dokumenty związane z procesem rekrutacji; dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników) projekt zawiera odesłanie do zmian, jakie mają być dopiero wprowadzone do kodeksu pracy ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679; (RODO). Rozporządzenie ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r., a wspomniana ustawa jeszcze nie trafiła do Sejmu. Projekt powinien więc odnosić się tylko do już obowiązującego prawa

Projekt został przeredagowany w sposób zapewniający spójność z przepisami kodeksu pracy dotyczącymi pozyskiwania danych osobowych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika. Odwoływanie się do obecnych przepisów k.p. w omawianym zakresie (art. 221) byłoby niepraktyczne ze względu na szybką konieczność zmian w razie wejścia w życie ustawy wdrażającej RODO

Główny Inspektorat Pracy

W przeciwieństwie do obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie dokumentacji omawiany projekt nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów (np. umowy o pracę, wypowiedzenia). Należy rozważyć ich udostępnienie w inny sposób (np. na stronie internetowej resortu)

Brak wzorów w projekcie wynika z przepisów o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Niewiążące, pomocnicze wzory zostaną jednak zamieszczone na stronie internetowej MRPiPS

Ministerstwo Środowiska

W nowej części D akt osobowych mają być przechowywane dokumenty, które obecnie są gromadzone w części C (chodzi o dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia). W nowej części C – dokumenty związane z karami porządkowymi i dyscyplinarnymi. Konieczne będą więc zmiany numeracji. Lepszym rozwiązaniem byłoby umieszczenie dokumentów związanych z karaniem w części D akt

Uwaga została uwzględniona. Dokumenty związane z karami porządkowymi oraz dyscyplinarnymi będą zawarte w nowej, wyodrębnionej części D akt (czyli pozostałe dokumenty obecnej części C pozostaną w niej)

Ministerstwo Środowiska, Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Nie jest jasne, czy przewidziany w projekcie sposób przechowywania i numerowania kar porządkowych umożliwi trwałe zatarcie informacji o nałożonej sankcji (na dokumentach mogą być umieszczane numery odpowiadające poszczególnym karom; przenumerowanie będzie widoczne)

Projekt został przeredagowany w taki sposób, aby gromadzenie dokumentów w nowej części D rzeczywiście umożliwiało zatarcie sankcji

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, Ministerstwo Finansów

Projekt rozszerza zakres dokumentacji gromadzonej poza aktami osobowymi (np. w zakresie ewidencji czasu pracy). Niektóre takie dokumenty nie są obecnie prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, tylko zbiorczo (np. harmonogramy czasu pracy). Przepisy nadal powinny to umożliwiać

Uwaga została uwzględniona. Z projektu usunięto par. 6 pkt 1 lit. a (nie trzeba będzie gromadzić kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem odebrania rozkładu przez pracownika)

Ministerstwo Cyfryzacji

Z projektu wynika, że w przypadku prowadzenia dokumentacji elektronicznej system teleinformatyczny musi spełniać wymagania WCAG 2.0. Realizacja tego obowiązku nie jest celowa (dokumentacja nie będzie udostępniana w internecie) oraz niemożliwa do przeprowadzania (dodatkowo mogłaby powodować koszty związane z wymianą oprogramowania)

Uwaga została uwzględniona. Paragraf 9 pkt 8 projektu został wykreślony z projektu rozporządzenia (system teleinformatyczny nie będzie musiał spełniać wymogu WCAG 2.0)

Ministerstwo Cyfryzacji

Projektowane przepisy nie wskazują jednoznacznie trybu postępowania z dokumentem papierowym po jego zeskanowaniu i włączeniu do elektronicznych akt. Firma ma uzgodnić z pracownikiem termin i sposób odbioru dokumentu, ale zatrudniony może go ostatecznie nie odebrać

Uwaga została uwzględniona. Do par. 11 projektu zostanie dodany ust. 2, który rozstrzygnie omawiane wątpliwości

Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Termin na dostosowanie dokumentacji do nowego rozporządzenia (sześć miesięcy od jego wejścia w życie) jest zbyt krótki (spowoduje znaczące obciążenie pracą w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników). Dlatego należy przewiedzieć, że dostosowane mają być tylko akta nowo zatrudnionych pracowników albo wydłużyć okres przewidziany na dopasowanie do rozporządzenia

W projekcie zostanie wprowadzona zmiana. Okres na dostosowanie akt do nowego rozporządzenia zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii

W związku z istotnymi zmianami co do zakresu dokumentacji gromadzonych w poszczególnych częściach (i związaną z tym koniecznością przenoszenia dokumentów pomiędzy poszczególnymi częściami) do nowych przepisów powinny być dostosowane wyłącznie akta osób zatrudnionych już po wejściu w życie rozporządzenia

Uwaga nieuwzględniona. Pomocne będzie wspomniane wcześniej wydłużenie terminu na dostosowanie akt (do 12 miesięcy)

Rządowe Centrum Legislacji

Projekt określa jedynie obowiązek dostosowania akt pracowników, którzy są już zatrudnieni w momencie wejścia w życie nowego rozporządzenia. Nie określa sposobu postępowania z dokumentacją innych osób (w szczególności byłych pracowników) oraz w przypadku przejścia zakładu pracy (trwającego w momencie wejścia w życie rozporządzania)

Zmodyfikowany projekt będzie uwzględniał te uwagi. Zmienione zostaną przepisy przejściowe i końcowe (par. 19–22 projektowanego rozporządzenia)

Etap legislacyjny

Projekt rozporządzenia w konsultacjach

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czerwiec 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz czerwca 2025 do druku z miejscem na notatki. Czerwiec 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Dziecka i Dzień Ojca. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz ważne notatki.

PPK: 10 dni i 3 miesiące to ważne terminy przy zawieraniu umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Wdrożenie PPK to przede wszystkim wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający musi pamiętać o ważnych terminach: 10 dni i 3 miesiące. Jakie obowiązki ma pracodawca? Co z mikroprzedsiębiorcą?

O 339,50 zł więcej dorobi emeryt i rencista od czerwca 2025 roku

Rosną limity dorabiania dla rencistów i wcześniejszych emerytów. Chodzi o kwoty, po przekroczeniu których ZUS obniża lub zawiesza pobierane świadczenie emerytalne lub rentowe. To dobra wiadomość.

Zautomatyzuj HR z SyKOF HR i przygotuj organizację na erę AI

Automatyzacja to nie tylko wygoda – to fundament dla wdrażania sztucznej inteligencji w HR. System SyKOF HR wspiera organizacje w cyfrowej transformacji procesów kadrowo-płacowych, integrując się z ekosystemem ERP i tworząc fundament pod przyszłościowe zastosowania AI.

REKLAMA

14 emerytura 2025 - kiedy wypłata? [Rozporządzenie]

14 emerytura będzie także w 2025 roku. Kiedy można spodziewać się wypłaty dodatkowego świadczenia dla emerytów i rencistów? Ile wynosi czternastka? Jst rozporządzenie Rady Ministrów. Oto najważniejsze informacje.

Jazda na rowerze: dla pracownika benefit z karty sportowej i korzyść dla zdrowia

Coraz cieplejsze dni zachęcają do aktywności fizycznej, takiej jak jazda rowerem. Z roku na rok przybywa osób, które decydują się na mniej lub bardziej regularne dojeżdżanie takim jednośladem do pracy.

Jawność wynagrodzeń: większość jest za, ale pod warunkiem, że dotyczy ona wyłącznie cudzych płac a nie własnych zarobków

Najnowsze badanie przynosi wiedzę o aktualnych poglądach polskich pracowników. Polacy o jawności wynagrodzeń: chcemy znać zarobki innych, ale swoich nie chcemy ujawniać. Czy zmiana prawa, którą sprawi wdrożenie dyrektywy o jawności płac to zmieni?

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

W dobie globalizacji coraz więcej polskich firm sięga po talenty spoza kraju. Od 1 czerwca 2025 r. proces zatrudniania cudzoziemców zostanie zmodernizowany i w pełni zdigitalizowany dzięki nowej ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Choć formalności nadal wymagają precyzji, są prostsze, szybsze i dostępne online.

REKLAMA

Pracownicy teraz: praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji

Według 91 proc. polskich „zetek” i millenialsów praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji. Wśród priorytetów młodych pracowników są także niezależność finansowa i work-life balance. Jeśli te warunki nie są spełniane, potrafią oni zrezygnować z pracy i szukać nowego pracodawcy.

Dobre samopoczucie w miejscu pracy, to kluczowe oczekiwanie najmłodszych pracowników czyli Zetek

Dla Zetek pracowników w pracy ważna jest równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. Otwarta komunikacja z przełożonym, równowaga między życiem zawodowym i prywatnym oraz stabilność zawodowa - to wartości, którymi najczęściej kierują się przedstawiciele pokolenia Z przy wyborze pracodawcy.

REKLAMA