REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawcy będą mieli rok na dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad. Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji.

Firmy nie będą musiały przechowywać kopii harmonogramów czasu pracy z potwierdzeniem odbioru przez pracownika.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Resort pracy zmodyfikuje projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji. To skutek konsultacji międzyresortowych (obok zestawienie najważniejszych uwag zgłoszonych w ich trakcie). Najistotniejsze zmiany dotyczą terminu na dostosowanie się do nowych przepisów i zakresu gromadzonych dokumentów. Ten pierwszy zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy od momentu wejścia w życie rozporządzenia (1 stycznia 2019 r.). Zatem przez cały przyszły rok kadrowe będą mogły przeglądać akta i dopasowywać je do nowych zasad prowadzenia dokumentacji. Co ważne, resort pracy nie zgodził się jednak, aby rozporządzenie dotyczyło jedynie akt nowo zatrudnionych osób.

W praktyce jeszcze istotniejsza jest rezygnacja z obowiązku przechowywania kopii rozkładów czasu pracy zawierających potwierdzenie ich odbioru przez pracownika. Taką zmianę sugerowały m.in. Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

– Harmonogramy najczęściej tworzy się w wersji elektronicznej, a w formie papierowej – jako duże dokumenty wywieszane najczęściej na tablicach w miejscu pracy. Ich przechowywanie byłoby co najmniej problematyczne, a przecież nowe rozporządzenie miało normować zasady elektronizacji akt, a nie rozszerzać zakres zbieranej dokumentacji – tłumaczy prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.

– Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku potwierdzania otrzymania rozkładu i nie tworzy podstaw dla obowiązku jego przechowywania – dodaje Robert Lisicki, radca prawny, ekspert Konfederacji Lewiatan. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podmiot kwestionujący daną zmianę w trakcie konsultacji

Kwestionowana zmiana zawarta w projekcie lub postulat uwzględnienia danej propozycji własnej

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS)

Rządowe Centrum Legislacji

W zakresie części A akt osobowych (dokumenty związane z procesem rekrutacji; dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników) projekt zawiera odesłanie do zmian, jakie mają być dopiero wprowadzone do kodeksu pracy ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679; (RODO). Rozporządzenie ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r., a wspomniana ustawa jeszcze nie trafiła do Sejmu. Projekt powinien więc odnosić się tylko do już obowiązującego prawa

Projekt został przeredagowany w sposób zapewniający spójność z przepisami kodeksu pracy dotyczącymi pozyskiwania danych osobowych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika. Odwoływanie się do obecnych przepisów k.p. w omawianym zakresie (art. 221) byłoby niepraktyczne ze względu na szybką konieczność zmian w razie wejścia w życie ustawy wdrażającej RODO

Główny Inspektorat Pracy

W przeciwieństwie do obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie dokumentacji omawiany projekt nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów (np. umowy o pracę, wypowiedzenia). Należy rozważyć ich udostępnienie w inny sposób (np. na stronie internetowej resortu)

Brak wzorów w projekcie wynika z przepisów o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Niewiążące, pomocnicze wzory zostaną jednak zamieszczone na stronie internetowej MRPiPS

Ministerstwo Środowiska

W nowej części D akt osobowych mają być przechowywane dokumenty, które obecnie są gromadzone w części C (chodzi o dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia). W nowej części C – dokumenty związane z karami porządkowymi i dyscyplinarnymi. Konieczne będą więc zmiany numeracji. Lepszym rozwiązaniem byłoby umieszczenie dokumentów związanych z karaniem w części D akt

Uwaga została uwzględniona. Dokumenty związane z karami porządkowymi oraz dyscyplinarnymi będą zawarte w nowej, wyodrębnionej części D akt (czyli pozostałe dokumenty obecnej części C pozostaną w niej)

Ministerstwo Środowiska, Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Nie jest jasne, czy przewidziany w projekcie sposób przechowywania i numerowania kar porządkowych umożliwi trwałe zatarcie informacji o nałożonej sankcji (na dokumentach mogą być umieszczane numery odpowiadające poszczególnym karom; przenumerowanie będzie widoczne)

Projekt został przeredagowany w taki sposób, aby gromadzenie dokumentów w nowej części D rzeczywiście umożliwiało zatarcie sankcji

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, Ministerstwo Finansów

Projekt rozszerza zakres dokumentacji gromadzonej poza aktami osobowymi (np. w zakresie ewidencji czasu pracy). Niektóre takie dokumenty nie są obecnie prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, tylko zbiorczo (np. harmonogramy czasu pracy). Przepisy nadal powinny to umożliwiać

Uwaga została uwzględniona. Z projektu usunięto par. 6 pkt 1 lit. a (nie trzeba będzie gromadzić kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem odebrania rozkładu przez pracownika)

Ministerstwo Cyfryzacji

Z projektu wynika, że w przypadku prowadzenia dokumentacji elektronicznej system teleinformatyczny musi spełniać wymagania WCAG 2.0. Realizacja tego obowiązku nie jest celowa (dokumentacja nie będzie udostępniana w internecie) oraz niemożliwa do przeprowadzania (dodatkowo mogłaby powodować koszty związane z wymianą oprogramowania)

Uwaga została uwzględniona. Paragraf 9 pkt 8 projektu został wykreślony z projektu rozporządzenia (system teleinformatyczny nie będzie musiał spełniać wymogu WCAG 2.0)

Ministerstwo Cyfryzacji

Projektowane przepisy nie wskazują jednoznacznie trybu postępowania z dokumentem papierowym po jego zeskanowaniu i włączeniu do elektronicznych akt. Firma ma uzgodnić z pracownikiem termin i sposób odbioru dokumentu, ale zatrudniony może go ostatecznie nie odebrać

Uwaga została uwzględniona. Do par. 11 projektu zostanie dodany ust. 2, który rozstrzygnie omawiane wątpliwości

Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Termin na dostosowanie dokumentacji do nowego rozporządzenia (sześć miesięcy od jego wejścia w życie) jest zbyt krótki (spowoduje znaczące obciążenie pracą w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników). Dlatego należy przewiedzieć, że dostosowane mają być tylko akta nowo zatrudnionych pracowników albo wydłużyć okres przewidziany na dopasowanie do rozporządzenia

W projekcie zostanie wprowadzona zmiana. Okres na dostosowanie akt do nowego rozporządzenia zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii

W związku z istotnymi zmianami co do zakresu dokumentacji gromadzonych w poszczególnych częściach (i związaną z tym koniecznością przenoszenia dokumentów pomiędzy poszczególnymi częściami) do nowych przepisów powinny być dostosowane wyłącznie akta osób zatrudnionych już po wejściu w życie rozporządzenia

Uwaga nieuwzględniona. Pomocne będzie wspomniane wcześniej wydłużenie terminu na dostosowanie akt (do 12 miesięcy)

Rządowe Centrum Legislacji

Projekt określa jedynie obowiązek dostosowania akt pracowników, którzy są już zatrudnieni w momencie wejścia w życie nowego rozporządzenia. Nie określa sposobu postępowania z dokumentacją innych osób (w szczególności byłych pracowników) oraz w przypadku przejścia zakładu pracy (trwającego w momencie wejścia w życie rozporządzania)

Zmodyfikowany projekt będzie uwzględniał te uwagi. Zmienione zostaną przepisy przejściowe i końcowe (par. 19–22 projektowanego rozporządzenia)

Etap legislacyjny

Projekt rozporządzenia w konsultacjach

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

REKLAMA