REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

Pracodawcy będą mieli rok na dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad. Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji.

Firmy nie będą musiały przechowywać kopii harmonogramów czasu pracy z potwierdzeniem odbioru przez pracownika.

Resort pracy zmodyfikuje projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji. To skutek konsultacji międzyresortowych (obok zestawienie najważniejszych uwag zgłoszonych w ich trakcie). Najistotniejsze zmiany dotyczą terminu na dostosowanie się do nowych przepisów i zakresu gromadzonych dokumentów. Ten pierwszy zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy od momentu wejścia w życie rozporządzenia (1 stycznia 2019 r.). Zatem przez cały przyszły rok kadrowe będą mogły przeglądać akta i dopasowywać je do nowych zasad prowadzenia dokumentacji. Co ważne, resort pracy nie zgodził się jednak, aby rozporządzenie dotyczyło jedynie akt nowo zatrudnionych osób.

W praktyce jeszcze istotniejsza jest rezygnacja z obowiązku przechowywania kopii rozkładów czasu pracy zawierających potwierdzenie ich odbioru przez pracownika. Taką zmianę sugerowały m.in. Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

– Harmonogramy najczęściej tworzy się w wersji elektronicznej, a w formie papierowej – jako duże dokumenty wywieszane najczęściej na tablicach w miejscu pracy. Ich przechowywanie byłoby co najmniej problematyczne, a przecież nowe rozporządzenie miało normować zasady elektronizacji akt, a nie rozszerzać zakres zbieranej dokumentacji – tłumaczy prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.

Autopromocja

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

Kup książkę:

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

– Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku potwierdzania otrzymania rozkładu i nie tworzy podstaw dla obowiązku jego przechowywania – dodaje Robert Lisicki, radca prawny, ekspert Konfederacji Lewiatan. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podmiot kwestionujący daną zmianę w trakcie konsultacji

Kwestionowana zmiana zawarta w projekcie lub postulat uwzględnienia danej propozycji własnej

Autopromocja

Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Kup książkę:

Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS)

Rządowe Centrum Legislacji

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

W zakresie części A akt osobowych (dokumenty związane z procesem rekrutacji; dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników) projekt zawiera odesłanie do zmian, jakie mają być dopiero wprowadzone do kodeksu pracy ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679; (RODO). Rozporządzenie ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r., a wspomniana ustawa jeszcze nie trafiła do Sejmu. Projekt powinien więc odnosić się tylko do już obowiązującego prawa

Projekt został przeredagowany w sposób zapewniający spójność z przepisami kodeksu pracy dotyczącymi pozyskiwania danych osobowych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika. Odwoływanie się do obecnych przepisów k.p. w omawianym zakresie (art. 221) byłoby niepraktyczne ze względu na szybką konieczność zmian w razie wejścia w życie ustawy wdrażającej RODO

Główny Inspektorat Pracy

W przeciwieństwie do obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie dokumentacji omawiany projekt nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów (np. umowy o pracę, wypowiedzenia). Należy rozważyć ich udostępnienie w inny sposób (np. na stronie internetowej resortu)

Brak wzorów w projekcie wynika z przepisów o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Niewiążące, pomocnicze wzory zostaną jednak zamieszczone na stronie internetowej MRPiPS

Ministerstwo Środowiska

W nowej części D akt osobowych mają być przechowywane dokumenty, które obecnie są gromadzone w części C (chodzi o dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia). W nowej części C – dokumenty związane z karami porządkowymi i dyscyplinarnymi. Konieczne będą więc zmiany numeracji. Lepszym rozwiązaniem byłoby umieszczenie dokumentów związanych z karaniem w części D akt

Uwaga została uwzględniona. Dokumenty związane z karami porządkowymi oraz dyscyplinarnymi będą zawarte w nowej, wyodrębnionej części D akt (czyli pozostałe dokumenty obecnej części C pozostaną w niej)

Ministerstwo Środowiska, Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Nie jest jasne, czy przewidziany w projekcie sposób przechowywania i numerowania kar porządkowych umożliwi trwałe zatarcie informacji o nałożonej sankcji (na dokumentach mogą być umieszczane numery odpowiadające poszczególnym karom; przenumerowanie będzie widoczne)

Projekt został przeredagowany w taki sposób, aby gromadzenie dokumentów w nowej części D rzeczywiście umożliwiało zatarcie sankcji

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, Ministerstwo Finansów

Projekt rozszerza zakres dokumentacji gromadzonej poza aktami osobowymi (np. w zakresie ewidencji czasu pracy). Niektóre takie dokumenty nie są obecnie prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, tylko zbiorczo (np. harmonogramy czasu pracy). Przepisy nadal powinny to umożliwiać

Uwaga została uwzględniona. Z projektu usunięto par. 6 pkt 1 lit. a (nie trzeba będzie gromadzić kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem odebrania rozkładu przez pracownika)

Ministerstwo Cyfryzacji

Z projektu wynika, że w przypadku prowadzenia dokumentacji elektronicznej system teleinformatyczny musi spełniać wymagania WCAG 2.0. Realizacja tego obowiązku nie jest celowa (dokumentacja nie będzie udostępniana w internecie) oraz niemożliwa do przeprowadzania (dodatkowo mogłaby powodować koszty związane z wymianą oprogramowania)

Uwaga została uwzględniona. Paragraf 9 pkt 8 projektu został wykreślony z projektu rozporządzenia (system teleinformatyczny nie będzie musiał spełniać wymogu WCAG 2.0)

Ministerstwo Cyfryzacji

Projektowane przepisy nie wskazują jednoznacznie trybu postępowania z dokumentem papierowym po jego zeskanowaniu i włączeniu do elektronicznych akt. Firma ma uzgodnić z pracownikiem termin i sposób odbioru dokumentu, ale zatrudniony może go ostatecznie nie odebrać

Uwaga została uwzględniona. Do par. 11 projektu zostanie dodany ust. 2, który rozstrzygnie omawiane wątpliwości

Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Termin na dostosowanie dokumentacji do nowego rozporządzenia (sześć miesięcy od jego wejścia w życie) jest zbyt krótki (spowoduje znaczące obciążenie pracą w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników). Dlatego należy przewiedzieć, że dostosowane mają być tylko akta nowo zatrudnionych pracowników albo wydłużyć okres przewidziany na dopasowanie do rozporządzenia

W projekcie zostanie wprowadzona zmiana. Okres na dostosowanie akt do nowego rozporządzenia zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii

W związku z istotnymi zmianami co do zakresu dokumentacji gromadzonych w poszczególnych częściach (i związaną z tym koniecznością przenoszenia dokumentów pomiędzy poszczególnymi częściami) do nowych przepisów powinny być dostosowane wyłącznie akta osób zatrudnionych już po wejściu w życie rozporządzenia

Uwaga nieuwzględniona. Pomocne będzie wspomniane wcześniej wydłużenie terminu na dostosowanie akt (do 12 miesięcy)

Rządowe Centrum Legislacji

Projekt określa jedynie obowiązek dostosowania akt pracowników, którzy są już zatrudnieni w momencie wejścia w życie nowego rozporządzenia. Nie określa sposobu postępowania z dokumentacją innych osób (w szczególności byłych pracowników) oraz w przypadku przejścia zakładu pracy (trwającego w momencie wejścia w życie rozporządzania)

Zmodyfikowany projekt będzie uwzględniał te uwagi. Zmienione zostaną przepisy przejściowe i końcowe (par. 19–22 projektowanego rozporządzenia)

Etap legislacyjny

Projekt rozporządzenia w konsultacjach

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kurs dla pracowników administracji publicznej

    Kursy dla pracowników administracji publicznej dają możliwość rozwoju osobistego i zawodowego. Właśnie trwa rekrutacja w ramach kolejnego projektu. Czym jest Young Leaders’ Program 2024-2026 i jakie umiejętności można nabyć? 

    Wzrost zatrudnienia w fotowoltaice słonecznej

    Pomimo kryzysów gospodarczych, inflacji, wojny i globalnych problemów współczesnego świata - da się zauważyć dynamiczny rozwój sektora zielonej energii. Raport MOP oraz organizacji IRENA pokazuje, że liczba miejsc pracy w sektorze energii odnawialnej prawie podwoiła się w ciągu ostatniej dekady, do 13,7 mln w 2022 r.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników. Orzeczenia KRUS.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników - powstają stosunkowo często ze względu na specyfikę pracy na roli. Orzeczenia w KRUS wydawane są przez lekarzy rzeczoznawców czy komisje lekarskie KRUS, które doty. przyznania konkretnych świadczeń. Czy od decyzji KRUS przysługuje odwołanie? 

    Dzień chłopaka w pracy

    30 września to Dzień Chłopaka. Dzień Chłopaka to co innego niż Międzynarodowy Dzień Mężczyzn, który przypada w dniu 10 marca. Jakie prawa pracownicze mają zatrudnieni nastoletni młodociani?

    REKLAMA

    Rozwiązanie umowy o pracę - kiedy pracownik powinien dostać wynagrodzenie?

    Kiedy po rozwiązaniu umowy o pracę należy się wypłata wynagrodzenia? Czy to dzień rozwiązania umowy czy ustalony w danym zakładzie pracy dzień wypłat? 

    Październik - nauczyciele akademiccy wracają do pracy! Wzrosty wynagrodzeń od 2024

    1 października - nauczyciele akademiccy wracają do pracy! Czy będą wzrosty wynagrodzeń 1 stycznia 2024 dla profesorów, adiunktów i asystentów? 

    Czy 1 października 2023 to niedziela handlowa?

    Czy 1 października 2023 to niedziela handlowa? Niedziele handlowe - ile zostało w 2023 roku? Czy w październiku 2023 są niedziele handlowe? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    Dobrostan pracowników - wellbeing

    Wellbeing (well-being) w dosłownym tłumaczeniu z języka oznacza dobrostan. Okazuje się, że pracownicy i pracodawcy różnie rozumieją to pojęcie, co pokazuje raport pt.: „Bezpieczeństwo Pracy w Polsce 2023. Dobrostan pracownika, czyli wellbeing w pracy”.

    REKLAMA

    Aż 13% Polaków otwarcie przyznaje, że nie lubi ludzi z którymi pracuje

    Czy Polacy lubią swoich współpracowników? Co jest najbardziej denerwujące w zachowaniu kolegów i koleżanek z pracy? A co jest najbardziej cenione? Ważniejsza jest kariera czy dobra atmosfera? Sprawdzamy. 

    Jesień i koniec żniw - czas na rehabilitację leczniczą dla rolników

    Czy rolnicy mają prawo do rehabilitacji leczniczej? Ile trwa rehabilitacja dla rolników z KRUS? Gdzie jest prowadzona rehabilitacja lecznicza rolników? Jak i gdzie złożyć wniosek?

    REKLAMA