Kategorie

Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock
Pracodawcy będą mieli rok na dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad. Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji.

Firmy nie będą musiały przechowywać kopii harmonogramów czasu pracy z potwierdzeniem odbioru przez pracownika.

Reklama

Resort pracy zmodyfikuje projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji. To skutek konsultacji międzyresortowych (obok zestawienie najważniejszych uwag zgłoszonych w ich trakcie). Najistotniejsze zmiany dotyczą terminu na dostosowanie się do nowych przepisów i zakresu gromadzonych dokumentów. Ten pierwszy zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy od momentu wejścia w życie rozporządzenia (1 stycznia 2019 r.). Zatem przez cały przyszły rok kadrowe będą mogły przeglądać akta i dopasowywać je do nowych zasad prowadzenia dokumentacji. Co ważne, resort pracy nie zgodził się jednak, aby rozporządzenie dotyczyło jedynie akt nowo zatrudnionych osób.

W praktyce jeszcze istotniejsza jest rezygnacja z obowiązku przechowywania kopii rozkładów czasu pracy zawierających potwierdzenie ich odbioru przez pracownika. Taką zmianę sugerowały m.in. Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

– Harmonogramy najczęściej tworzy się w wersji elektronicznej, a w formie papierowej – jako duże dokumenty wywieszane najczęściej na tablicach w miejscu pracy. Ich przechowywanie byłoby co najmniej problematyczne, a przecież nowe rozporządzenie miało normować zasady elektronizacji akt, a nie rozszerzać zakres zbieranej dokumentacji – tłumaczy prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.

– Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku potwierdzania otrzymania rozkładu i nie tworzy podstaw dla obowiązku jego przechowywania – dodaje Robert Lisicki, radca prawny, ekspert Konfederacji Lewiatan. 

Podmiot kwestionujący daną zmianę w trakcie konsultacji

Kwestionowana zmiana zawarta w projekcie lub postulat uwzględnienia danej propozycji własnej

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS)

Rządowe Centrum Legislacji

W zakresie części A akt osobowych (dokumenty związane z procesem rekrutacji; dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników) projekt zawiera odesłanie do zmian, jakie mają być dopiero wprowadzone do kodeksu pracy ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679; (RODO). Rozporządzenie ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r., a wspomniana ustawa jeszcze nie trafiła do Sejmu. Projekt powinien więc odnosić się tylko do już obowiązującego prawa

Projekt został przeredagowany w sposób zapewniający spójność z przepisami kodeksu pracy dotyczącymi pozyskiwania danych osobowych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika. Odwoływanie się do obecnych przepisów k.p. w omawianym zakresie (art. 221) byłoby niepraktyczne ze względu na szybką konieczność zmian w razie wejścia w życie ustawy wdrażającej RODO

Główny Inspektorat Pracy

W przeciwieństwie do obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie dokumentacji omawiany projekt nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów (np. umowy o pracę, wypowiedzenia). Należy rozważyć ich udostępnienie w inny sposób (np. na stronie internetowej resortu)

Brak wzorów w projekcie wynika z przepisów o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Niewiążące, pomocnicze wzory zostaną jednak zamieszczone na stronie internetowej MRPiPS

Ministerstwo Środowiska

W nowej części D akt osobowych mają być przechowywane dokumenty, które obecnie są gromadzone w części C (chodzi o dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia). W nowej części C – dokumenty związane z karami porządkowymi i dyscyplinarnymi. Konieczne będą więc zmiany numeracji. Lepszym rozwiązaniem byłoby umieszczenie dokumentów związanych z karaniem w części D akt

Uwaga została uwzględniona. Dokumenty związane z karami porządkowymi oraz dyscyplinarnymi będą zawarte w nowej, wyodrębnionej części D akt (czyli pozostałe dokumenty obecnej części C pozostaną w niej)

Ministerstwo Środowiska, Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Nie jest jasne, czy przewidziany w projekcie sposób przechowywania i numerowania kar porządkowych umożliwi trwałe zatarcie informacji o nałożonej sankcji (na dokumentach mogą być umieszczane numery odpowiadające poszczególnym karom; przenumerowanie będzie widoczne)

Projekt został przeredagowany w taki sposób, aby gromadzenie dokumentów w nowej części D rzeczywiście umożliwiało zatarcie sankcji

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, Ministerstwo Finansów

Projekt rozszerza zakres dokumentacji gromadzonej poza aktami osobowymi (np. w zakresie ewidencji czasu pracy). Niektóre takie dokumenty nie są obecnie prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, tylko zbiorczo (np. harmonogramy czasu pracy). Przepisy nadal powinny to umożliwiać

Uwaga została uwzględniona. Z projektu usunięto par. 6 pkt 1 lit. a (nie trzeba będzie gromadzić kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem odebrania rozkładu przez pracownika)

Ministerstwo Cyfryzacji

Z projektu wynika, że w przypadku prowadzenia dokumentacji elektronicznej system teleinformatyczny musi spełniać wymagania WCAG 2.0. Realizacja tego obowiązku nie jest celowa (dokumentacja nie będzie udostępniana w internecie) oraz niemożliwa do przeprowadzania (dodatkowo mogłaby powodować koszty związane z wymianą oprogramowania)

Uwaga została uwzględniona. Paragraf 9 pkt 8 projektu został wykreślony z projektu rozporządzenia (system teleinformatyczny nie będzie musiał spełniać wymogu WCAG 2.0)

Ministerstwo Cyfryzacji

Projektowane przepisy nie wskazują jednoznacznie trybu postępowania z dokumentem papierowym po jego zeskanowaniu i włączeniu do elektronicznych akt. Firma ma uzgodnić z pracownikiem termin i sposób odbioru dokumentu, ale zatrudniony może go ostatecznie nie odebrać

Uwaga została uwzględniona. Do par. 11 projektu zostanie dodany ust. 2, który rozstrzygnie omawiane wątpliwości

Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Termin na dostosowanie dokumentacji do nowego rozporządzenia (sześć miesięcy od jego wejścia w życie) jest zbyt krótki (spowoduje znaczące obciążenie pracą w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników). Dlatego należy przewiedzieć, że dostosowane mają być tylko akta nowo zatrudnionych pracowników albo wydłużyć okres przewidziany na dopasowanie do rozporządzenia

W projekcie zostanie wprowadzona zmiana. Okres na dostosowanie akt do nowego rozporządzenia zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii

W związku z istotnymi zmianami co do zakresu dokumentacji gromadzonych w poszczególnych częściach (i związaną z tym koniecznością przenoszenia dokumentów pomiędzy poszczególnymi częściami) do nowych przepisów powinny być dostosowane wyłącznie akta osób zatrudnionych już po wejściu w życie rozporządzenia

Uwaga nieuwzględniona. Pomocne będzie wspomniane wcześniej wydłużenie terminu na dostosowanie akt (do 12 miesięcy)

Rządowe Centrum Legislacji

Projekt określa jedynie obowiązek dostosowania akt pracowników, którzy są już zatrudnieni w momencie wejścia w życie nowego rozporządzenia. Nie określa sposobu postępowania z dokumentacją innych osób (w szczególności byłych pracowników) oraz w przypadku przejścia zakładu pracy (trwającego w momencie wejścia w życie rozporządzania)

Zmodyfikowany projekt będzie uwzględniał te uwagi. Zmienione zostaną przepisy przejściowe i końcowe (par. 19–22 projektowanego rozporządzenia)

Etap legislacyjny

Projekt rozporządzenia w konsultacjach

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika przewidziana jest w projekcie ustawy o zmianie ustawy kodeksowej. Jaka miałaby być nowa definicja pracownika?

    Jedna płaca minimalna dla całego kraju to złe rozwiązanie?

    Płaca minimalna - jedna kwota dla całego kraju to złe rozwiązanie? Przedsiębiorcy proponują wprowadzenie minimalnego wynagrodzenia za pracę na poziomie 50% średniej płacy w danym regionie.

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym funkcjonuje od 1 czerwca 2021 r. Czego dotyczy? Kto na niej skorzysta?

    Składka zdrowotna 2021 – działalność gospodarcza

    Składka zdrowotna w 2021 r. a działalność gospodarcza - ile wynosi wysokość składki zdrowotnej? Jak Nowy Ład wpłynie na wysokość składki zdrowotnej?

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - wzór

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - pobierz wzór druku. Jak rozwiązać umowę zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy? W jakiej formie dokonać porozumienia?

    Czy można zwolnić pracownika z powodu braku szczepienia?

    Zwolnienie niezaszczepionego pracownika - czy prawo pracy pozwala na rozwiązanie umowy z pracownikiem, który nie zaszczepił się przeciwko COVID-19?

    Kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną?

    Odpowiedzialność materialna pracownika - pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych i za mienie powierzone w ramach dodatkowej umowy.

    Składki KRUS III kwartał 2021

    Składki KRUS w III kwartale 2021 r. - ile wynoszą rolnicze składki wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?