| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Pracodawcy będą mieli rok na dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad. Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji.

Firmy nie będą musiały przechowywać kopii harmonogramów czasu pracy z potwierdzeniem odbioru przez pracownika.

Resort pracy zmodyfikuje projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji. To skutek konsultacji międzyresortowych (obok zestawienie najważniejszych uwag zgłoszonych w ich trakcie). Najistotniejsze zmiany dotyczą terminu na dostosowanie się do nowych przepisów i zakresu gromadzonych dokumentów. Ten pierwszy zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy od momentu wejścia w życie rozporządzenia (1 stycznia 2019 r.). Zatem przez cały przyszły rok kadrowe będą mogły przeglądać akta i dopasowywać je do nowych zasad prowadzenia dokumentacji. Co ważne, resort pracy nie zgodził się jednak, aby rozporządzenie dotyczyło jedynie akt nowo zatrudnionych osób.

W praktyce jeszcze istotniejsza jest rezygnacja z obowiązku przechowywania kopii rozkładów czasu pracy zawierających potwierdzenie ich odbioru przez pracownika. Taką zmianę sugerowały m.in. Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

– Harmonogramy najczęściej tworzy się w wersji elektronicznej, a w formie papierowej – jako duże dokumenty wywieszane najczęściej na tablicach w miejscu pracy. Ich przechowywanie byłoby co najmniej problematyczne, a przecież nowe rozporządzenie miało normować zasady elektronizacji akt, a nie rozszerzać zakres zbieranej dokumentacji – tłumaczy prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.

– Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku potwierdzania otrzymania rozkładu i nie tworzy podstaw dla obowiązku jego przechowywania – dodaje Robert Lisicki, radca prawny, ekspert Konfederacji Lewiatan. 

Podmiot kwestionujący daną zmianę w trakcie konsultacji

Kwestionowana zmiana zawarta w projekcie lub postulat uwzględnienia danej propozycji własnej

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS)

Rządowe Centrum Legislacji

W zakresie części A akt osobowych (dokumenty związane z procesem rekrutacji; dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników) projekt zawiera odesłanie do zmian, jakie mają być dopiero wprowadzone do kodeksu pracy ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679; (RODO). Rozporządzenie ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r., a wspomniana ustawa jeszcze nie trafiła do Sejmu. Projekt powinien więc odnosić się tylko do już obowiązującego prawa

Projekt został przeredagowany w sposób zapewniający spójność z przepisami kodeksu pracy dotyczącymi pozyskiwania danych osobowych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika. Odwoływanie się do obecnych przepisów k.p. w omawianym zakresie (art. 221) byłoby niepraktyczne ze względu na szybką konieczność zmian w razie wejścia w życie ustawy wdrażającej RODO

Główny Inspektorat Pracy

W przeciwieństwie do obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie dokumentacji omawiany projekt nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów (np. umowy o pracę, wypowiedzenia). Należy rozważyć ich udostępnienie w inny sposób (np. na stronie internetowej resortu)

Brak wzorów w projekcie wynika z przepisów o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Niewiążące, pomocnicze wzory zostaną jednak zamieszczone na stronie internetowej MRPiPS

Ministerstwo Środowiska

W nowej części D akt osobowych mają być przechowywane dokumenty, które obecnie są gromadzone w części C (chodzi o dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia). W nowej części C – dokumenty związane z karami porządkowymi i dyscyplinarnymi. Konieczne będą więc zmiany numeracji. Lepszym rozwiązaniem byłoby umieszczenie dokumentów związanych z karaniem w części D akt

Uwaga została uwzględniona. Dokumenty związane z karami porządkowymi oraz dyscyplinarnymi będą zawarte w nowej, wyodrębnionej części D akt (czyli pozostałe dokumenty obecnej części C pozostaną w niej)

Ministerstwo Środowiska, Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Nie jest jasne, czy przewidziany w projekcie sposób przechowywania i numerowania kar porządkowych umożliwi trwałe zatarcie informacji o nałożonej sankcji (na dokumentach mogą być umieszczane numery odpowiadające poszczególnym karom; przenumerowanie będzie widoczne)

Projekt został przeredagowany w taki sposób, aby gromadzenie dokumentów w nowej części D rzeczywiście umożliwiało zatarcie sankcji

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, Ministerstwo Finansów

Projekt rozszerza zakres dokumentacji gromadzonej poza aktami osobowymi (np. w zakresie ewidencji czasu pracy). Niektóre takie dokumenty nie są obecnie prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, tylko zbiorczo (np. harmonogramy czasu pracy). Przepisy nadal powinny to umożliwiać

Uwaga została uwzględniona. Z projektu usunięto par. 6 pkt 1 lit. a (nie trzeba będzie gromadzić kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem odebrania rozkładu przez pracownika)

Ministerstwo Cyfryzacji

Z projektu wynika, że w przypadku prowadzenia dokumentacji elektronicznej system teleinformatyczny musi spełniać wymagania WCAG 2.0. Realizacja tego obowiązku nie jest celowa (dokumentacja nie będzie udostępniana w internecie) oraz niemożliwa do przeprowadzania (dodatkowo mogłaby powodować koszty związane z wymianą oprogramowania)

Uwaga została uwzględniona. Paragraf 9 pkt 8 projektu został wykreślony z projektu rozporządzenia (system teleinformatyczny nie będzie musiał spełniać wymogu WCAG 2.0)

Ministerstwo Cyfryzacji

Projektowane przepisy nie wskazują jednoznacznie trybu postępowania z dokumentem papierowym po jego zeskanowaniu i włączeniu do elektronicznych akt. Firma ma uzgodnić z pracownikiem termin i sposób odbioru dokumentu, ale zatrudniony może go ostatecznie nie odebrać

Uwaga została uwzględniona. Do par. 11 projektu zostanie dodany ust. 2, który rozstrzygnie omawiane wątpliwości

Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Termin na dostosowanie dokumentacji do nowego rozporządzenia (sześć miesięcy od jego wejścia w życie) jest zbyt krótki (spowoduje znaczące obciążenie pracą w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników). Dlatego należy przewiedzieć, że dostosowane mają być tylko akta nowo zatrudnionych pracowników albo wydłużyć okres przewidziany na dopasowanie do rozporządzenia

W projekcie zostanie wprowadzona zmiana. Okres na dostosowanie akt do nowego rozporządzenia zostanie wydłużony z sześciu do 12 miesięcy

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii

W związku z istotnymi zmianami co do zakresu dokumentacji gromadzonych w poszczególnych częściach (i związaną z tym koniecznością przenoszenia dokumentów pomiędzy poszczególnymi częściami) do nowych przepisów powinny być dostosowane wyłącznie akta osób zatrudnionych już po wejściu w życie rozporządzenia

Uwaga nieuwzględniona. Pomocne będzie wspomniane wcześniej wydłużenie terminu na dostosowanie akt (do 12 miesięcy)

Rządowe Centrum Legislacji

Projekt określa jedynie obowiązek dostosowania akt pracowników, którzy są już zatrudnieni w momencie wejścia w życie nowego rozporządzenia. Nie określa sposobu postępowania z dokumentacją innych osób (w szczególności byłych pracowników) oraz w przypadku przejścia zakładu pracy (trwającego w momencie wejścia w życie rozporządzania)

Zmodyfikowany projekt będzie uwzględniał te uwagi. Zmienione zostaną przepisy przejściowe i końcowe (par. 19–22 projektowanego rozporządzenia)

Etap legislacyjny

Projekt rozporządzenia w konsultacjach

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

KODEKS PRACY 2019

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

Żaneta Urawska

Radca prawny w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »