REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Informowanie pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Justyna Tyc
Justyna Tyc
Informowanie pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
Informowanie pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

OD 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r., poz. 357) do kodeksu pracy zostały wprowadzone nowe przepisy, które m.in. regulują okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca ma obowiązek przechowywać tę dokumentację przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania).

REKLAMA

Autopromocja

Zatem nowelizacja skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Nowy okres stosuje się co do zasady do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (w drodze wyjątku można go również stosować do pracowników zatrudnionych przed tą datą, jeśli pracodawca złoży raporty informacyjne do ZUS). Ponadto wprowadzono nowy obowiązek dla pracodawców, który polega na tym, że w momencie wydawania pracownikowi świadectwa pracy pracodawca powinien też wydać mu informację o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej (art. 946 pkt 1 k.p.).

REKLAMA

W kontekście tych regulacji warto jednak zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz, a mianowicie na konieczność aktualizacji obowiązku informacyjnego o przetwarzaniu danych osobowych. Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu.

Zatem obowiązek informacyjny wynikający z RODO jest niezależny od obowiązku wskazanego w art. 946 pkt 1 k.p. Co ciekawe, ten pierwszy aktualizuje się jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy, a drugi – wraz z końcem zatrudnienia. Informacja, o której mowa w art. 13 ust. 2 lit. a RODO, powinna być bowiem przekazana pracownikowi najpóźniej w chwili pozyskiwania jego danych osobowych (np. w chwili uzupełniania przez pracownika kwestionariusza osobowego i zawierania umowy o pracę).

Warto zauważyć, że w praktyce możemy spotkać różne sposoby realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO w zakresie okresu przechowywania danych osobowych. Najczęściej pracodawcy:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) wskazywali wprost 50-letni okres przechowywania danych osobowych, powołując się na art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2016 r. poz. 1506);

2) odwoływali się do obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie, czyli informowali pracownika, że jego dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa pracy, prawa ubezpieczeniowego oraz prawa podatkowego, nie przytaczając wprost okresu;

3) odwoływali się do dokumentu wewnętrznego pracodawcy, który określał poszczególne okresy dla różnych danych, np. 50 lat dla akt osobowych, 3 lata dla grafików czasu pracy, 6 lat dla potrąceń należności itd.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

REKLAMA

Zatem po 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę na treść przekazywanych pracownikom informacji i tam, gdzie taka potrzeba zaistnieje, powinni je zaktualizować. W pierwszym powyżej wskazanym przypadku pracodawcy powinni wskazać nowy 10-letni okres przechowywania danych i jako podstawę prawną podać art. 94 pkt 9b k.p. W drugim przypadku zmiany nie będą konieczne, gdyż informacja odwołuje do obowiązujących przepisów prawa pracy, a takim przepisem jest bez wątpienia omawiany tu art. 94 pkt 9b k.p. Natomiast w trzecim nie ma potrzeby zmiany samego obowiązku informacyjnego, natomiast modyfikacji będzie wymagała obowiązująca u pracodawcy polityka, do której obowiązek ten odsyła. W takiej polityce pracodawca będzie musiał po pierwsze musiał uwzględnić nowy okres przechowywania dokumentacji (10 lat) dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., oraz po drugie będzie musiał zweryfikować inne wyszczególnione przez siebie wcześniej okresy, np. termin na przechowywanie ewidencji czasu pracy. Dotychczas przyjmowało się bowiem, że ewidencję należy przechowywać przez co najmniej trzy lata, natomiast w świetle ostatnich zmian okres ten wynosi 10 lat (stanowi ona część dokumentacji pracowniczej).

Błędne wskazanie informacji przekazywanych w ramach obowiązku informacyjnego może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawców, zwłaszcza nałożeniem kary pieniężnej, po uprzednim zbadaniu okoliczności i rozmiaru naruszenia przepisów RODO. Zatem warto do tematu obowiązku informacyjnego wrócić i tam, gdzie okaże się to konieczne, zaktualizować jego treść.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1 lipca 2025 r. farmaceuci zarobią nawet 10 554 zł brutto. Nowa siatka płac w ochronie zdrowia

Od 1 lipca 2025 r. obowiązywać będą nowe minimalne wynagrodzenia dla farmaceutów zatrudnionych w placówkach ochrony zdrowia. Wzrost płac wyniesie nawet 1 300 zł brutto miesięcznie. To efekt corocznej waloryzacji stawek wynikającej z ustawy o minimalnych wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, powiązanej ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

REKLAMA

Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Working and living in Poland: nowa platforma dla cudzoziemców i pracodawców

„Working and living in Poland” to miejsce, w którym cudzoziemcy z całego świata będą mogli znaleźć sprawdzone i kompleksowe informacje na temat życia i pracy w Polsce. Ponadto możliwe będzie zadawanie pytań konsultantom w trakcie rozmowy telefonicznej lub rozmowy na czacie. Można będzie również napisać mail z pytaniem.

Dodatkowy urlop pracownika z niepełnosprawnością do zmiany

Czy pracownicy ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności będą mogli korzystać z dodatkowego urlopu już w pierwszym roku, w którym wydano orzeczenie? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wyklucza wprowadzenia zmian. Chce jednak, by taki dodatkowy urlop był przyznawany proporcjonalnie, na podobnych zasadach jak „zwykły” urlop wypoczynkowy.

Czerwiec 2025: dni wolne, godziny pracy

Czerwiec w 2025 roku – dni wolne i godziny pracy w szóstym miesiącu roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w czerwcu? Kalendarz czerwca w 2024 roku nie zawiera ani jednego święta ustawowo wolnego od pracy. Sprawdź, kiedy wypada najbliższe święto.

REKLAMA

Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność

W epoce cyfrowej, gdzie dane pracownicze są coraz bardziej dostępne i kuszące do analizy, controlling personalny staje przed zadaniem nie tylko liczenia, ale także… rozumienia granic, których nie wolno przekroczyć. Odpowiednie systemy controllingowe (BI i EPM/CPM) mogą tu być nie tylko narzędziem, ale też gwarantem zgodności z prawem – o ile są mądrze skonfigurowane i używane.

Wyrok NSA: e-mail pracodawcy o zakończeniu pracy przez pracownika - czy to dozwolone?

Czy pracodawca może powiadomić o zakończeniu współpracy przez pracownika, czy nie narusza to jego danych osobowych? Czy jest to zgodne z RODO, z Kodeksem Pracy oraz z ustawą o ochronie danych osobowych? Sprawa trafiła na tle niniejszego zagadnienia aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

REKLAMA