REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Informowanie pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Justyna Tyc
Justyna Tyc
Informowanie pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
Informowanie pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

OD 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r., poz. 357) do kodeksu pracy zostały wprowadzone nowe przepisy, które m.in. regulują okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca ma obowiązek przechowywać tę dokumentację przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania).

REKLAMA

Autopromocja

Zatem nowelizacja skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Nowy okres stosuje się co do zasady do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (w drodze wyjątku można go również stosować do pracowników zatrudnionych przed tą datą, jeśli pracodawca złoży raporty informacyjne do ZUS). Ponadto wprowadzono nowy obowiązek dla pracodawców, który polega na tym, że w momencie wydawania pracownikowi świadectwa pracy pracodawca powinien też wydać mu informację o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej (art. 946 pkt 1 k.p.).

REKLAMA

W kontekście tych regulacji warto jednak zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz, a mianowicie na konieczność aktualizacji obowiązku informacyjnego o przetwarzaniu danych osobowych. Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu.

Zatem obowiązek informacyjny wynikający z RODO jest niezależny od obowiązku wskazanego w art. 946 pkt 1 k.p. Co ciekawe, ten pierwszy aktualizuje się jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy, a drugi – wraz z końcem zatrudnienia. Informacja, o której mowa w art. 13 ust. 2 lit. a RODO, powinna być bowiem przekazana pracownikowi najpóźniej w chwili pozyskiwania jego danych osobowych (np. w chwili uzupełniania przez pracownika kwestionariusza osobowego i zawierania umowy o pracę).

Warto zauważyć, że w praktyce możemy spotkać różne sposoby realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO w zakresie okresu przechowywania danych osobowych. Najczęściej pracodawcy:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) wskazywali wprost 50-letni okres przechowywania danych osobowych, powołując się na art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2016 r. poz. 1506);

2) odwoływali się do obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie, czyli informowali pracownika, że jego dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa pracy, prawa ubezpieczeniowego oraz prawa podatkowego, nie przytaczając wprost okresu;

3) odwoływali się do dokumentu wewnętrznego pracodawcy, który określał poszczególne okresy dla różnych danych, np. 50 lat dla akt osobowych, 3 lata dla grafików czasu pracy, 6 lat dla potrąceń należności itd.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

REKLAMA

Zatem po 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę na treść przekazywanych pracownikom informacji i tam, gdzie taka potrzeba zaistnieje, powinni je zaktualizować. W pierwszym powyżej wskazanym przypadku pracodawcy powinni wskazać nowy 10-letni okres przechowywania danych i jako podstawę prawną podać art. 94 pkt 9b k.p. W drugim przypadku zmiany nie będą konieczne, gdyż informacja odwołuje do obowiązujących przepisów prawa pracy, a takim przepisem jest bez wątpienia omawiany tu art. 94 pkt 9b k.p. Natomiast w trzecim nie ma potrzeby zmiany samego obowiązku informacyjnego, natomiast modyfikacji będzie wymagała obowiązująca u pracodawcy polityka, do której obowiązek ten odsyła. W takiej polityce pracodawca będzie musiał po pierwsze musiał uwzględnić nowy okres przechowywania dokumentacji (10 lat) dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., oraz po drugie będzie musiał zweryfikować inne wyszczególnione przez siebie wcześniej okresy, np. termin na przechowywanie ewidencji czasu pracy. Dotychczas przyjmowało się bowiem, że ewidencję należy przechowywać przez co najmniej trzy lata, natomiast w świetle ostatnich zmian okres ten wynosi 10 lat (stanowi ona część dokumentacji pracowniczej).

Błędne wskazanie informacji przekazywanych w ramach obowiązku informacyjnego może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawców, zwłaszcza nałożeniem kary pieniężnej, po uprzednim zbadaniu okoliczności i rozmiaru naruszenia przepisów RODO. Zatem warto do tematu obowiązku informacyjnego wrócić i tam, gdzie okaże się to konieczne, zaktualizować jego treść.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA