Wykaz dokumentów w aktach osobowych (4 części) 2019

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych (ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). W celu dostosowania do nowych przepisów, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło projekt rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia akt osobowych.

W myśl projektu, od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części (obecnie wyróżniamy 3 części), tj. część A, część B, część C, część D.

Część A akt osobowych

W części A powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia.

Przechowywanie tych dokumentów będzie możliwe tylko w sytuacji, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie.

Część B akt osobowych

Część B dotyczy oświadczeń lub dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a) oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe, o których mowa w art. 22' § 3 lub 4 oraz art. 22 (1a) § 1 lub art. 22 (1b) § 1 Kodeksu pracy,

b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,

c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 poz. 138),

e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

- z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,

- z informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,

- z dodatkowymi informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków zatrudnienia,

- z informacją o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,

- z informacją o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

- z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,

- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

f) potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

g) zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

h) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

i) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,

j) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

k) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,

l) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

m) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,

n) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,

o) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,

p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,

r) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,

s) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego obejmujące:

- wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim,

- wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu,

t) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

- wstępnych badań lekarskich,

- okresowych i kontrolnych badań lekarskich,

u) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania