REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wykaz dokumentów w aktach osobowych (4 części) 2019

Marta Borysiuk
Wykaz dokumentów w aktach osobowych (4 części) 2019/ fot. Fotolia
Wykaz dokumentów w aktach osobowych (4 części) 2019/ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części. Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych? Jak przechowywać te dokumenty po zmianach?

👉 Webinarium Piotra Wojciechowskiego: Nowe zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy - zmiany w obowiązkach pracodawców – Termin: 30 sierpnia

REKLAMA

Autopromocja

1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych (ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). W celu dostosowania do nowych przepisów, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części (wcześniej 3 części), tj. część A, część B, część C, część D.

Sprawdź -> Układ chronologiczny w aktach osobowych po zmianach 2019

Część A akt osobowych

W części A powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przechowywanie tych dokumentów będzie możliwe tylko w sytuacji, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie.

Część B akt osobowych

Część B dotyczy oświadczeń lub dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),

e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: – z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy), – z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy), – z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

f) potwierdzenie poinformowania pracownika: – o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy), – o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy), – o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),

o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),

REKLAMA

p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy), q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),

r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: – wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), – okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

Polecamy: RODO – najnowsze zmiany w Kodeksie pracy. Nowe wydanie książki, najbardziej aktualna książka na rynku


s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),

t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),

u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

Część C akt osobowych

W tej części mają znaleźć się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

d) kopię wydanego świadectwa pracy,

e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),

g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

Część D akt osobowych

W części D ma się znaleźć odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Sposób przechowywania dokumentów

Wszystkie dokumenty i oświadczenia, które znajdują się w poszczególnych częściach akt osobowych należy ponumerować i przechowywać w porządku chronologicznym. Ponadto każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz dokumentów/oświadczeń znajdujących się w niej. Dotyczy to zarówno akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej jak również elektronicznej.

Dodatkowo przewidziano możliwość podzielenia każdej części (A,B,C,D) na mniejsze części – katalogi tematyczne, tak aby można było w nich przechowywać oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie nadając odpowiednio numery A1, B1, C1, np. część B1 – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, B2 - potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami itd.

...

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika należy przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyrównanie od zaniżonej renty wdowiej: 7500 zł za rok zamiast 15 000 zł. Za trzy lata 14 250 zł zamiast 45 000 zł. [Przykłady]

Zestawiamy w artykule obliczenia wypłat dodatku do renty wdowiej porównując ostateczną wersję ustawy oraz pierwotną. Obliczenia na przykładzie renty rodzinnej po zmarłym 2500 zł. Za okres 2025 - 2027 r. pierwotna wersja ustawy o rencie wdowiej dawała skumulowaną wartość świadczenia 45 000 zł. Ostateczna ustawa przyznała kwotę 14 250 zł. Różnica między tymi kwotami jest tak duża, że pojawia się pytanie o wyrównanie. Od razu odpowiadamy - nie będzie takiego wyrównania.

Czy 22 września 2024 to niedziela handlowa?

Co z niedzielami handlowymi w 2025? Czy 22 września 2024 to niedziela handlowa? Czy we wrześniu jest niedziela handlowa? Kiedy najbliższa niedziela handlowa? 

Zwolnienie od pracy na poszukiwanie zatrudnienia. Czy długość zwolnienia zależy od wymiaru etatu

W razie wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi przysługuje prawo do zwolnienia w celu poszukiwania nowego zatrudnienia. Zwolnienie przysługuje w określonym wymiarze przy spełnieniu wymaganych prawem warunków.

Minimum 300+ dla seniorów, a nawet ponad 1200 zł. Dodatki do emerytury i renty, w tym najniżej: 1780,96 zł

Co należy się osobie po 75 roku życia? Co trzeba zrobić, żeby dostać dodatek pielęgnacyjny? Ile wynosi dodatek pielęgnacyjny i komu się należy? Jakie są dodatki do emerytr i rent?

REKLAMA

Zawody męskie i kobiece. Jak kobiety i mężczyźni odnajdują się w nietypowych pracach?

Zawody męskie i kobiece. Pomimo, że w zawodach zmaskulinizowanych jest coraz więcej mężczyzn, a w sfeminizowanych coraz częściej można znaleźć mężczyzn to wciąż obie płcie uważają, że łączy się to ze specyficznymi zadaniami, związanymi z treścią pracy jak i charakterem społecznym. Badania na ten temat przeprowadziła socjolożka z Uniwersytetu SWPS dr Olga Czeranowska. 

Komunikat ZUS: Infolinie i specjalne stanowiska obsługi klientów

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje przedsiębiorców z terenów objętych stanem klęski żywiołowej o uruchomieniu infolinii telefonicznych. Mogą oni uzyskać informacje o ulgach w opłacaniu składek ZUS.

Komunikat ZUS. Ograniczenia w dostępie do aplikacji mobilnych

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o ograniczeniach w dostępie do aplikacji mZUS i mZUS dla Lekarza.

Zasiłek opiekuńczy. Komu przysługuje zasiłek i na jaki okres

Konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny uprawnia do zasiłku opiekuńczego. Oczywiście, żeby otrzymać zasiłek, muszą być spełnione pewne warunki. Dotyczą one takich kwestii jak wiek dziecka czy powód sprawowania opieki.

REKLAMA

Składki ZUS: Odroczenie, rozłożenie płatności na raty lub umorzenie. Przedsiębiorcy mogą starać się o pomoc

Od 18 września do 4 października ZUS uruchamia specjalną infolinię w zakresie ulg i umorzeń dla poszkodowanych przedsiębiorców. Przedsiębiorcy, którzy ponieśli straty w wyniku powodzi mogą składać wnioski do ZUS nie tylko o odroczenie terminu płatności składek na ubezpieczenia społeczne lub rozłożenie ich na raty, ale także o umorzenie.

Sejm: Przepisy dla rencistów dziś nie mających orzeczenia o niesamodzielności. I opóźnia (z wyrównaniem) dodatek do renty socjalnej

Dodatek 2520 zł do renty socjalnej (tzw. dodatek dopełniający) miał być wypłacany od 1 stycznia 2025 r. Pierwsze wypłaty dopiero w maju 2025 r. Płatność wyniesie 12 600 zł. Jest więc wyrównanie. Ale bez odsetek. Sejm opóźni wypłaty z uwagi na ZUS.

REKLAMA