REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r.

Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Przejście z papierowej na elektroniczną (lub odwrotnie) formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej będzie możliwe od 1 stycznia 2019 r. w każdym czasie. Muszą być jednak zachowane odpowiednie warunki.

1.3.3. Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji

REKLAMA

Autopromocja

Krok 1. Zeskanuj/wydrukuj dokumenty i je podpisz

Jeśli pracodawca będzie chciał przejść z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, konieczne będzie odwzorowanie cyfrowe (minimalne wymagania techniczne są określone w załączniku do projektu rozporządzenia o dokumentacji) oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim ich zeskanowanie. Niewykluczone są też inne formy digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca będzie mógł upoważnić wybraną osobę do „złożenia” w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Zamiana e-dokumentacji na dokumentację papierową będzie wymagała sporządzenia wydruku i podpisania go przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentem elektronicznym.

Krok 2. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracodawca będzie musiał zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy w intranecie). Z kolei do byłych pracowników wysyła ją albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia do byłych pracowników powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. Doręczenie może nastąpić za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę lub środków komunikacji elektronicznej (pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia). W razie braku możliwości doręczenia będzie się je uznawać za dokonane po upływie terminu wskazanego w powtórnym awizie pozostawionym przez operatora.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Przykład informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Warszawa, 1 lutego 2019 r.

Dywanowo Sp. z o.o.
w miejscu

Zawiadomienie

REKLAMA


1. Na podstawie art. 949 Kodeksu pracy informuję o:
1) zmianie papierowej postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej na elektroniczną z dniem 1 lutego 2019 r.,
2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, tj. do 3 marca 2019 r. do godz. 24.00.
2. Nieodebrana w wyznaczonym terminie dokumentacja papierowa zostanie zniszczona.

Janina Morgus                                                                                                     Krzysztof Trzpiot
Prezes zarządu                                                                                               Wiceprezes zarządu

Krok 3. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają

Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy na elektroniczną, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, tj. jego:
- dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,
- przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- małżonka (wdowy i wdowca),
- rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających.

W przypadku tradycyjnej dokumentacji jej wydanie ma polegać na przekazaniu oryginałów dokumentów. W odniesieniu natomiast do e-dokumentacji powinien być to nośnik elektroniczny (np. USB, dysk czy płyta CD). Możliwe będzie także jej przekazanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Krok 4. Zniszcz nieodebraną dokumentację

Jeśli poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć.

Podstawa prawna:
● art. 1–10, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357
● art. 221, art. 94 pkt 9a i pkt 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629
● art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 650
● art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270
● art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2126
● art. 4–7, art. 9–10, art. 13–15, art. 26, art. 28–30, art. 37–39, art. 88 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2
● projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 22 października 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Artykuł ten jest fragmentem książki Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenie urlopowe w szkołach. Czy powinno uwzględniać kryterium socjalne?

Do 31 sierpnia 2024 r. nauczyciele powinni otrzymać świadczenia urlopowe. Świadczenie, wypłacane wszystkim nauczycielom, jest finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy powinny uwzględniać kryterium socjalne?

Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Więcej osób uzyska prawo do świadczenia

1 września 2024 r. więcej osób uzyska prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego. Jakie warunki należy spełniać, żeby nabyć prawo do tego świadczenia?

Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli. Kto ma prawo do nowej emerytury? Kiedy można złożyć wniosek?

1 września 2024 r. wejdą w życie zmiany przepisów Karty Nauczyciela. Więcej osób będzie mogło skorzystać z wcześniejszej emerytury dla nauczycieli. Kiedy można złożyć wniosek o wcześniejszą emeryturę?

Czy 14 lipca to niedziela handlowa?

Czy w lipcu jest jakaś niedziela handlowa? Czy w tym miesiącu możemy zaplanować zakupy na niedzielę? 

REKLAMA

Zmiana zasad obliczania stażu pracy. Jak to wpłynie na uprawnienia pracownika [przykłady]

Na podstawie stażu pracy ustalane są przysługujące pracownikowi uprawnienia, takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia. Jeżeli do stażu pracy będą wliczane także inne okresy, np. prowadzenia działalności gospodarczej czy świadczenia pracy na podstawie umowy zlecenia, sposób ustalania uprawnień pracowniczych radykalnie się zmieni.

Maksymalna temperatura w pracy – będą nowe przepisy bhp!

Jaka może być maksymalna temperatura w pracy? W związku z występującymi upałami pracownicy pytają o swoje prawa. Będą nowe przepisy bhp chroniące pracowników przed pracą w upale. Dnia 10 lipca 2024 r. odbyło się spotkanie z Głównym Inspektorem Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Tę informację należało obowiązkowo złożyć pracodawcy do 10 lipca. Jakie konsekwencje grożą w razie jej niezłożenia?

10 lipca 2024 r. minął termin złożenia przez zakładowe organizacje związkowe informacji o liczbie członków. Do tego dnia należało poinformować pracodawcę o liczbie związkowców według stanu na 30 czerwca br. Czy organizacjom, które nie dopełniły tego obowiązku, grożą jakieś sankcje? 

Nowelizacja Kodeksu pracy. Zmiany dotyczą podstawowych uprawnień pracowniczych

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy zakłada zmiany dotyczące podstawowych uprawnień pracowniczych. Do stażu pracy będzie wliczany okres wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub świadczenia usług zawartych z obecnym pracodawcą. Wpłynie to m.in. na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

REKLAMA

Urlop wypoczynkowy: wymiar, udzielanie, wynagrodzenie i dofinansowanie

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Przepisy prawa pracy dokładnie określają jego wymiar i zasady udzielania. Pracownikom przysługuje wynagrodzenie urlopowe. Pracodawcy często też dofinansowują im wypoczynek.

Jak motywować pracowników, także pokolenie Z? Oto najskuteczniejsze metody

Jak skutecznie motywować pracowników? Co najbardziej docenia pokolenie Z? Jak zbudować motywującą kulturę pracy? Poznaj skuteczne metody motywowania pracowników: klucz do sukcesu Twojego zespołu HR.

REKLAMA