Kategorie

Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r.

Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock
Przejście z papierowej na elektroniczną (lub odwrotnie) formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej będzie możliwe od 1 stycznia 2019 r. w każdym czasie. Muszą być jednak zachowane odpowiednie warunki.

1.3.3. Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji

Krok 1. Zeskanuj/wydrukuj dokumenty i je podpisz

Jeśli pracodawca będzie chciał przejść z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, konieczne będzie odwzorowanie cyfrowe (minimalne wymagania techniczne są określone w załączniku do projektu rozporządzenia o dokumentacji) oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim ich zeskanowanie. Niewykluczone są też inne formy digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca będzie mógł upoważnić wybraną osobę do „złożenia” w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Zamiana e-dokumentacji na dokumentację papierową będzie wymagała sporządzenia wydruku i podpisania go przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentem elektronicznym.

Krok 2. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Pracodawca będzie musiał zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy w intranecie). Z kolei do byłych pracowników wysyła ją albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia do byłych pracowników powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. Doręczenie może nastąpić za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę lub środków komunikacji elektronicznej (pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia). W razie braku możliwości doręczenia będzie się je uznawać za dokonane po upływie terminu wskazanego w powtórnym awizie pozostawionym przez operatora.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Przykład informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Warszawa, 1 lutego 2019 r.

Dywanowo Sp. z o.o.
w miejscu

Zawiadomienie


1. Na podstawie art. 949 Kodeksu pracy informuję o:
1) zmianie papierowej postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej na elektroniczną z dniem 1 lutego 2019 r.,
2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, tj. do 3 marca 2019 r. do godz. 24.00.
2. Nieodebrana w wyznaczonym terminie dokumentacja papierowa zostanie zniszczona.

Janina Morgus                                                                                                     Krzysztof Trzpiot
Prezes zarządu                                                                                               Wiceprezes zarządu

Krok 3. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają

Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy na elektroniczną, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, tj. jego:
- dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,
- przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- małżonka (wdowy i wdowca),
- rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających.

W przypadku tradycyjnej dokumentacji jej wydanie ma polegać na przekazaniu oryginałów dokumentów. W odniesieniu natomiast do e-dokumentacji powinien być to nośnik elektroniczny (np. USB, dysk czy płyta CD). Możliwe będzie także jej przekazanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Krok 4. Zniszcz nieodebraną dokumentację

Jeśli poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć.

Podstawa prawna:
● art. 1–10, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357
● art. 221, art. 94 pkt 9a i pkt 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629
● art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 650
● art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270
● art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2126
● art. 4–7, art. 9–10, art. 13–15, art. 26, art. 28–30, art. 37–39, art. 88 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2
● projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 22 października 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Artykuł ten jest fragmentem książki Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Jak można podzielić urlop ojcowski?

    Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze 2 tygodni. Jak można go podzielić? Do kiedy należy go wykorzystać?

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy - czy jest możliwe? Co na to prawo? Jakie świadczenia przysługują za czas izolacji?

    Składki KRUS - IV kwartał 2021 r.

    Składki KRUS w IV kwartale 2021 r. - ile wynosi miesięczna składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Dyscyplinarka za brak szkolenia BHP

    Czy brak szkolenia BHP może być podstawą dyscyplinarki? Czy można uznać to za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika?

    Dzień Pracownika Służby BHP

    Dzień Pracownika Służby BHP przypada na 19 września każdego roku. Z tej okazji Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotowała list z podziękowaniami i życzeniami dla pracowników służb BHP.

    Dobre i złe nawyki pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna pomaga łączyć pracę z życiem prywatnym. Jakie są dobre i złe nawyki zdalnych pracowników? Oto wyniki badania przeprowadzonego w Wielkiej Brytanii, Francji i Niemczech.

    Płaca minimalna a gospodarka - podcast premiera

    Jaki wpływ na gospodarkę ma płaca minimalna? Czym skutkuje brak godziwego wynagrodzenia? Premier wystartował z autorskim podcastem.

    Składka zdrowotna 9% średniej płacy krajowej

    Składka zdrowotna liczona od średniej płacy krajowej to propozycja Rzecznika MŚP. Czy 9% przeciętnej płacy w gospodarce przy podatku liniowym to dobre rozwiązanie? Ile wyniosłaby w 2022 r.?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?