REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie akt pracowniczych - zmiany w 2018 r.

Marta Borysiuk
Przechowywanie akt pracowniczych - zmiany w 2018 r.
Przechowywanie akt pracowniczych - zmiany w 2018 r.
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przewiduje skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Zaproponowano, aby zmiany weszły w życie 1 stycznia 2018 r.

Czym jest dokumentacja pracownicza

Na dokumentację pracowniczą składa się:

Autopromocja
  1. dokumentacja osobowa oraz
  2. dokumentacja płacowa – dotycząca wypłaconego wynagrodzenia.

Obowiązujące przepisy

Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji osobowej pracownika przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Natomiast dokumentację płacową (wynagrodzenia za pracę), pracodawca musi przechowywać przez 50 lat licząc od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Przykładowo, w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się przez 6 lat, we Francji 5 lat.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zmiany od 2018 r.

Resort rozwoju opublikował projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Projekt zakłada skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo - płacowej z 50 do 10 lat przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego w takim zakresie, aby ubezpieczony miał zagwarantowane bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości.

Warto wspomnieć, że od 31 grudnia 1998 roku ZUS dysponuje wszystkimi danymi przekazywanymi przez płatników. Dlatego też, proponowane rozwiązanie umożliwi skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy.

Ponadto projekt zakłada, że pracodawca będzie mógł dobrowolnie gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej.  

Celem projektu jest zmniejszenie kosztów ponoszonych przez pracodawców z powodu długoterminowego przechowywania akt pracowniczych w formie papierowej. Szacuje się, że koszty związane z przechowywaniem akt wynoszą ok. 130 mln. rocznie.

Przewiduje się, że zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2018 roku.


Prowadzenie dokumentacji pracowniczej - obowiązek

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zgodnie z przepisami, akta osobowe powinny składać się z trzech części:

- część A – znajdują się w niej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np. kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, czy też dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe.

- część B – znajdują się w niej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, dokumenty poświadczające przyznanie nagrody.

- część C- gromadzi się w niej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby, np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę czy potwierdzenie czynności związanych z postępowaniem egzekucyjnym.

Rozporządzenie określa, że dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Zniszczenie dokumentacji

Pracodawca, który nie prowadzi lub nienależycie (np. pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem) prowadzi dokumentację pracowniczą, naraża się na karę grzywnę od 1000 do 30 000 zł.

Podstawa prawna:

- Projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,

- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Święta w Niemczech 2024

    Święta w Niemczech – kiedy wypadają w 2024 roku? Niemcy mają od 9 do 13 świąt w roku kalendarzowym w zależności od landu. Kiedy wypadają poszczególne święta w niemieckich landach (np. Bawaria, Berlin, Brandenburgia, Saksonia czy Turyngia).

    Do 29 lutego 2024 r. należy przekazać do ZUS zaświadczenie o przychodach emeryta lub rencisty

    Płatnicy składek, tj. pracodawcy, zleceniodawcy są zobowiązani do przekazania do ZUS do końca lutego 2024 r. zaświadczenia o przychodzie emeryta lub rencisty uzyskanego w 2023 r. Osoby prowadzące działalność składają oświadczenie o uzyskanym przychodzie.

    Czy 3 marca 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 3 marca 2024 to niedziela handlowa? Czy w marcu 2024 jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Gdzie nie obowiązuje zakaz handlu? 

    234 zł miesięcznie składki zdrowotnej od 1 kwietnia 2024 - sprawdź dla kogo

    Aż albo tylko: 234 zł miesięcznie składki zdrowotnej od 1 kwietnia 2024 r. Na taką kwotę wpływ ma przeciętne miesięczne wynagrodzenie ogłoszone w sektorze przedsiębiorstw, w czwartym kwartale 2023 r., które wynosiło 7 767,85 zł. Poniżej szczegóły. 

    REKLAMA

    Chociaż trwają strajki rolników Ukraińcy mogą pracować jako pomocnicy rolników w Polsce do 30 czerwca 2024 r.

    Polscy rolnicy strajkują, a władze przedłużają Ukraińcom legalny pobyt w Polsce, m.in. celem pracy dla polskich rolników. Ukraińcy mogą pracować jako pomocnicy rolników w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Dlaczego? Ponieważ wydłużono legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce do 30 czerwca2024 r. Gdyby nie to kolejne wydłużenie Ukraińcy mogliby legalnie przebywać w Polsce tylko do 4 marca 2024 r.

    Dokumentacja pracownicza musi być odpowiednio przechowywana. Za niedopełnienie obowiązków pracodawca zapłaci 30000 zł grzywny

    Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację co do zasady przez co najmniej 10 lat po odejściu pracownika z pracy. Za niedopełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej grozi pracodawcy kara grzywny.

    Służba bhp. Kiedy pracodawca może samodzielnie wykonywać zadania służby bezpieczeństwa i higieny pracy?

    Służba bezpieczeństwa i higieny pracy pełni funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bhp. W niektórych sytuacjach zadania służby bhp może wypełniać sam pracodawca. Dzięki temu nie musi wyznaczać do tego pracownika lub zatrudniać specjalisty spoza zakładu pracy.

    Bezrobocie w styczniu 2024 r. Stopa bezrobocia wzrosła z 5,1 proc. do 5,4 proc. Przybyło prawie 49 tys. bezrobotnych: bez pracy było ponad 837 tys. osób

    Stopa bezrobocia rejestrowanego w styczniu 2024 r. wyniosła 5,4 proc. To o 0,3 pkt. proc. więcej niż w ostatnim miesiącu 2023 r., ale 0,1 pkt. proc. mniej niż w styczniu 2023 r. Liczba bezrobotnych wzrosła w stosunku do grudnia o 48,9 tys. i wyniosła w styczniu 837,1 tys. Takie dane podał Główny Urząd Statystyczny.

    REKLAMA

    Nierówne traktowanie w miejscu pracy. Ile pracodawca musi zapłacić za dyskryminację

    Równe traktowanie pracowników jest podstawową zasadą prawa pracy. Kodeks pracy zakazuje wszelkiej dyskryminacji w zatrudnieniu. Podpowiadamy, jakie są przesłanki dyskryminacji oraz kiedy pracownik ma prawo ubiegać się o odszkodowanie. 

    Wellbeing pracowników. Jeden ze sposobów na zadowolenie z pracy

    Po pandemii COVID-19 wielu pracodawców uruchomiło programy wspierające pracowników w radzeniu sobie z obciążeniami psychicznymi. Wellbeing, czyli dobrostan pracowników, stał się jednym z filarów nowoczesnej kultury organizacyjnej.

    REKLAMA