REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie akt pracowniczych - zmiany w 2018 r.

Marta Borysiuk
Przechowywanie akt pracowniczych - zmiany w 2018 r.
Przechowywanie akt pracowniczych - zmiany w 2018 r.
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przewiduje skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Zaproponowano, aby zmiany weszły w życie 1 stycznia 2018 r.

Czym jest dokumentacja pracownicza

Na dokumentację pracowniczą składa się:

REKLAMA

Autopromocja
  1. dokumentacja osobowa oraz
  2. dokumentacja płacowa – dotycząca wypłaconego wynagrodzenia.

Obowiązujące przepisy

Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji osobowej pracownika przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Natomiast dokumentację płacową (wynagrodzenia za pracę), pracodawca musi przechowywać przez 50 lat licząc od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Przykładowo, w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się przez 6 lat, we Francji 5 lat.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zmiany od 2018 r.

Resort rozwoju opublikował projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Projekt zakłada skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo - płacowej z 50 do 10 lat przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego w takim zakresie, aby ubezpieczony miał zagwarantowane bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości.

Warto wspomnieć, że od 31 grudnia 1998 roku ZUS dysponuje wszystkimi danymi przekazywanymi przez płatników. Dlatego też, proponowane rozwiązanie umożliwi skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy.

Ponadto projekt zakłada, że pracodawca będzie mógł dobrowolnie gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej.  

Celem projektu jest zmniejszenie kosztów ponoszonych przez pracodawców z powodu długoterminowego przechowywania akt pracowniczych w formie papierowej. Szacuje się, że koszty związane z przechowywaniem akt wynoszą ok. 130 mln. rocznie.

Przewiduje się, że zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2018 roku.


Prowadzenie dokumentacji pracowniczej - obowiązek

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zgodnie z przepisami, akta osobowe powinny składać się z trzech części:

- część A – znajdują się w niej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np. kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, czy też dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe.

- część B – znajdują się w niej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, dokumenty poświadczające przyznanie nagrody.

- część C- gromadzi się w niej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby, np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę czy potwierdzenie czynności związanych z postępowaniem egzekucyjnym.

Rozporządzenie określa, że dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Zniszczenie dokumentacji

Pracodawca, który nie prowadzi lub nienależycie (np. pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem) prowadzi dokumentację pracowniczą, naraża się na karę grzywnę od 1000 do 30 000 zł.

Podstawa prawna:

- Projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,

- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Refleksja i działanie – pomiędzy operą i neuronauką. Bezpłatny warsztat inspiracyjny

Serdecznie zapraszamy na warsztat inspiracyjny Refleksja i działanie – pomiędzy operą i neuronauką, którego celem jest pokazanie, że siłami kształtującymi świat przeżyć człowieka jest wielowariantowe kształtowanie się cyklu nieustannego przechodzenia od refleksji do działania i doprowadzanie działania do portu refleksji.

Zasiłek pogrzebowy wzrośnie do 7000 zł. Będzie coroczna waloryzacja!

Rząd pracuje nad przepisami mającymi zmienić wysokość zasiłku pogrzebowego. Projekt ustawy zakłada wzrost do 7000 zł. Zasiłek będzie też corocznie waloryzowany.

Za pracę w święto przysługuje wynagrodzenie. Oprócz tego dzień wolny lub dodatek – albo dodatki - do wynagrodzenia

Przepisy jasno określają, kiedy możliwa jest praca w święto. Pracownikowi przysługuje wtedy, oprócz wynagrodzenia, czas wolny od pracy lub dodatek – albo dodatki - do wynagrodzenia. Jakie są zasady rekompensaty pracownikowi pracy w święto?

Podwyżki 10%: Tylko świadczenie pielęgnacyjne (3287 zł) i pensja minimalna (4666 zł). Pozostali 5% albo brak podwyżki [Zmiany 2025 r.]

W trakcie kolejnych miesięcy 2024 r. okazało się, że sytuacja budżetu nie jest tak dobra jak wydawało się jeszcze na początku roku. Budżet dobiły koszty powodzi. W efekcie rząd wstrzymał większość podwyżek, które były zależne od decyzji premiera (np. zasiłek pielęgnacyjny, świadczenia rodzinne) i zaproponował 5% podwyżki sferze budżetowej. W tej sytuacji najwięcej w 2025 r. zyskają osoby otrzymujące świadczenie pielęgnacyjne i pensję minimalną - pieniądze dla nich zostaną zwaloryzowane o 10% (bo wynika to z przepisów prawa). 

REKLAMA

Komunikat ZUS: Ograniczenie w dostępie do strony eskladka.pl

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o ograniczeniu w dostępie do strony eskladka.pl.

Czy uwzględniać dodatek motywacyjny w podstawie zasiłku chorobowego i trzynastki

Czy dodatek motywacyjny dla pracowników pomocy społecznej powinien być uwzględniany w podstawie zasiłku chorobowego? Czy ten dodatek należy uwzględniać w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tzw. „trzynastki”?

Rodzice będą składali oświadczenia o niekaralności. Odpowiedzialność karna za brak oświadczenia

Będzie nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Ministerstwo Sprawiedliwości chce, żeby rodzice biorący udział w wycieczkach szkolnych składali oświadczenia o niekaralności. Oświadczenie zastąpi zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego.

Co miesiąc 1000 zł z wyrównaniem od października. MRPiPS przygotowało nowelizację przepisów

Do 1000 zł wzrośnie wysokość świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do świadczeń, do których prawo przysługuje od 1 października 2024 r. Projekt nowelizacji przepisów w tym zakresie przygotowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

REKLAMA

6211 zł - 4666 zł brutto daje 1545 zł. Pensja nauczyciele (+5%) a pensja minimalna (+10%). Większa różnica za kilka lat

W 2025 r. nauczyciel dyplomowany zarobi z pensji podstawowej około 6211 zł brutto (podwyżka 5%) - nie uwzględniamy dodatków. Pensja minimalna to 4666 zł (podwyżka 10%). Różnica wynosi wynosi 1545 zł brutto. Nauczyciele podnoszą, że nigdy nie będą mieli odpowiednio zwiększonych wynagrodzeń. Nie można usunąć nędzy ostatnich 10 lat, jeżeli pensja minimalna - rok w rok - będzie rosła szybciej niż pensja nauczycielska.  Na poziomie netto jest to 4 564,12 zł (nauczyciel bez PPK) wobec 3510,92 zł (pensja minimalna bez PPK) - różnica około 1053,2 zł. Nauczyciele starają się zwiększyć tą różnicę.

Dodatek dopełniający. Wniosek złożą także kierownicy ośrodków pomocy społecznej oraz dyrektorzy centrów usług społecznych

Wniosek o dodatek dopełniający dla osoby uprawnionej do renty socjalnej, całkowicie niezdolnej do pracy oraz do samodzielnej egzystencji, będzie składany nie tylko przez osobę ubiegającą się o to świadczenie lub jej przedstawiciela ustawowego. Wnioski będą mogli także składać kierownicy ośrodków pomocy społecznej oraz dyrektorzy centrów usług społecznych.

REKLAMA