REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r.

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu.

Problem

W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Czy informacja ta ma wskazywać ogólnie liczbę lat, przez jakie będą przechowywane akta osobowe, czy podawać konkretne daty? Czy w razie wytoczenia powództwa, gdy zmienia się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przekazać byłemu pracownikowi nową informację w tym zakresie?

REKLAMA

Autopromocja

Rada

Wydawana wraz ze świadectwem pracy informacja dotycząca m.in. okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna wskazywać konkretny okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który tę informację otrzymuje. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji byłemu pracownikowi w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika.

Uzasadnienie

Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia pracownika i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Grupa pracowników

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. i później

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowelizacji. Pracodawca będzie przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r.

W przypadku takich zatrudnionych nie będzie możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca będzie ją przechować przez 50 lat.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń


W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji,

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie.

Załóżmy, że w marcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 2 stycznia 2019 r., 1 stycznia 2018 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1998 r. Do świadectw pracy za umowy o pracę zawarte 2 stycznia 2019 r. i 1 stycznia 2018 r. pracodawca musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. i zakończy 31 grudnia 2029 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do 31 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona.

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat.

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca:

REKLAMA

1) będzie stroną tego postępowania - wówczas będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż doupływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony;

2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Ustawodawca nie stworzył jednak w tym przypadku obowiązku informowania byłych pracowników o zmianach w zakresie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek nie wynika ani z nowych przepisów Kodeksu pracy, ani z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nie można go również domniemywać, gdyż - jak ma to miejsce w odniesieniu do zmiany formy prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - wprowadza się wyraźnie obowiązek przekazania informacji o tym byłym pracownikom. Skoro takiego obowiązku w tym przypadku nie ma, to pracodawca nie będzie zobligowany do informowania byłych pracowników o wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji.

Podstawa prawna:

art. 1 pkt 3-4, art. 7, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS informuje: Zawieszone zajęcia w szkołach. Jak uzyskać zasiłek opiekuńczy?

Od 16 września 2024 r. zawieszono zajęcia w 420 szkołach i placówkach edukacyjnych w 4 województwach narażonych najbardziej na skutki powodzi. Czy z tego tytułu przysługuje prawo do zasiłku opiekuńczego? ZUS odpowiada.

Urlop na żądanie 2024 i 2025

Okazuje się, że istnieje wiele wątpliwości związanych z urlopem na żądanie, np: z jakiego powodu można wziąć urlop na żądanie? Co grozi za urlop na żądanie? Czy szef może odmówić urlopu na żądanie? Czy urlop na żądanie jest płatny 100%? Przyglądamy się regulacjom prawa pracy na 2024 i 2025 r. w zakresie urlopu na żądanie.

Ulgi w spłacie składek do ZUS dla przedsiębiorców poszkodowanych w powodzi

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że przedsiębiorcy poszkodowani w powodzi mogą liczyć na ulgi w spłacie składek do ZUS. Chodzi m.in. o odroczenie terminu płatności składek. Sprawdź, co należy zrobić, by otrzymać ulgę. Gdzie złożyć wniosek?

[2 dni wolnego na pięć lat] Nowy typ urlopu i prace rządu. Na dziś dla wybranej grupy zawodowej [Przykłady]

Ministerstwo proponuje urlop według formuły [2 dni urlopu za 5 lat pracy, 4 dni za 10 lat, 6 dni za 15 lat itd.]. Wysłaliśmy do biura prasowego Ministerstwie zapytanie, na jakim etapie prac jest wdrożenie tego pomysłu do formy zapisów projektu ustawy nowelizującej, a potem już finalnej nowelizacji. W artykule poniżej odpowiedź:

REKLAMA

4666 zł - tyle wyniesie minimalne wynagrodzenie w 2025 r. W 2026 r. wszystko się zmieni - będzie nowa ustawa

To już pewne. Wreszcie wiadomo, że minimalne wynagrodzenie za pracę od 1 stycznia 2025 r. wyniesie 4666 zł. Natomiast minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych w przyszłym roku równa się 30,50 zł.

MEN i min. edukacji B. Nowacka: Nauczyciele największym przegranym 2025 r.? Co z negocjacjami 14 postulatów? [Podwyżki 15%, nagroda jubileuszowa, nadgodziny, wycieczki, dodatki, zastępstwa]

Już wiemy, że w projekcie budżetu na 2025 r. zapisano podwyżki 5% dla nauczycieli (taki sam poziom jak dla całej budżetówki). Być może rzutem na taśmę uda się podnieść 5% do 7%, ale na 15% nauczyciele nie mają co liczyć. Ale to nie był jedyny postulat nauczycieli. Chyba wszystkie są nie do zrealizowania w najbliższym czasie.

Zmiana zasad naliczania stażu pracy. Nowe przepisy od 1 stycznia 2026 r.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowelizacji Kodeksu pracy. Zmiana przepisów będzie dotyczyć wydłużenia listy okresów aktywności zawodowej, które będą wliczane do stażu pracy. Projekt ustawy jest obecnie w uzgodnieniach międzyresortowych i opiniowaniu.

Znamy wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2025 r. Ile wyniosą świadczenia zależne od płacy minimalnej?

Znamy już wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2025 r. Z minimalnym wynagrodzeniem powiązane są niektóre świadczenia. Jakie to są świadczenia? Jaka będzie ich wysokość od 1 stycznia 2025 r.?

REKLAMA

Pracownik (dla premii 2000 zł) chce z zasiłku chorobowego wcześniej wrócić do pracy. Co na to kodeks pracy? [Przykład]

Luką w przepisach kodeksu pracy jest brak uregulowania wprost takiej sytuacji: Pracownik ma jeszcze kilka dni zwolnienia lekarskie, ale uważa że jest już zdrowy. I chce wrócić do pracy. Dlaczego? Bo np. straci 2000 zł premii wynikowej za miesiąc albo kwartał. Pracownik chce więc wrócić do pracy wcześniej (niż wynika ze zwolnienia lekarskiego) i „załapać się” na premię. Deklaruje rezygnację z części zasiłku chorobowego. Co wtedy ma zrobić pracodawca?

Płaca minimalna. Ile będzie wynosić najniższa krajowa w 2025?

Płaca minimalna. Ile będzie wynosić najniższa krajowa w 2025? Znamy stawki, jest rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. 

REKLAMA