Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r.

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
fot.Shutterstock
W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu.

Problem

W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Czy informacja ta ma wskazywać ogólnie liczbę lat, przez jakie będą przechowywane akta osobowe, czy podawać konkretne daty? Czy w razie wytoczenia powództwa, gdy zmienia się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przekazać byłemu pracownikowi nową informację w tym zakresie?

Rada

Wydawana wraz ze świadectwem pracy informacja dotycząca m.in. okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna wskazywać konkretny okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który tę informację otrzymuje. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji byłemu pracownikowi w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika.

Uzasadnienie

Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia pracownika i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Grupa pracowników

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. i później

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowelizacji. Pracodawca będzie przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r.

W przypadku takich zatrudnionych nie będzie możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca będzie ją przechować przez 50 lat.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń


W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji,

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie.

Załóżmy, że w marcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 2 stycznia 2019 r., 1 stycznia 2018 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1998 r. Do świadectw pracy za umowy o pracę zawarte 2 stycznia 2019 r. i 1 stycznia 2018 r. pracodawca musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. i zakończy 31 grudnia 2029 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do 31 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona.

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat.

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1) będzie stroną tego postępowania - wówczas będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż doupływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony;

2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Ustawodawca nie stworzył jednak w tym przypadku obowiązku informowania byłych pracowników o zmianach w zakresie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek nie wynika ani z nowych przepisów Kodeksu pracy, ani z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nie można go również domniemywać, gdyż - jak ma to miejsce w odniesieniu do zmiany formy prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - wprowadza się wyraźnie obowiązek przekazania informacji o tym byłym pracownikom. Skoro takiego obowiązku w tym przypadku nie ma, to pracodawca nie będzie zobligowany do informowania byłych pracowników o wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji.

Podstawa prawna:

art. 1 pkt 3-4, art. 7, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.
    Pozyskiwanie pracowników lokalnych - 10 sposobów
    Jak informuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, stopa bezrobocia rejestrowanego w lipcu 2022 r. wyniosła 4,9%. To o 0,2 punktu procentowego mniej niż w maju br. I jak każda informacja, ta również ma dwie strony medalu. Znalezienie pracowników staje się bowiem większym wyzwaniem, zwłaszcza dla firm lokalnych, rekrutujących wśród miejscowych społeczności. W jaki sposób można mu podołać? Odpowiadamy.
    Polski Ład 2.0 - problemy z wyliczeniem podstawy składki zdrowotnej
    Nowelizacja Polskiego Ładu, która zaczęła obowiązywać od 1 lipca 2022 roku, daje podatnikom rozliczającym się na ryczałcie możliwość zmiany formy opodatkowania na zasady ogólne już od połowy tego roku. Odpowiedniego wpisu do CEIDG należy dokonać do 22 sierpnia. W tym przypadku pojawia się jednak ważne pytanie: jak obliczyć składkę zdrowotną za pierwsze półrocze.
    Cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę
    Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każda ze stron umowy o pracę może ją rozwiązać za wypowiedzeniem. Rozwiązanie umowy następuje wówczas z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia w zależności od długości zatrudnienia pracownika. Podpowiadamy, w jakich sytuacjach możliwe jest cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę.
    Ponaglenie w sprawie urzędowej
    Jeśli sprawa urzędowa nie została załatwiona w terminie lub postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne, masz prawo wnieść ponaglenie. Jeśli natomiast procedura dotyczy urzędu pracy lub urzędu wojewódzkiego, upewnij się wcześniej, że ponaglenie będzie skuteczne.
    Uprawnienia niepełnosprawnego pracownika
    Osobie legitymującej się orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności przysługują dodatkowe uprawnienia pracownicze. Wynikają one z przepisów o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dotyczą one przede wszystkim czasu pracy, przerw w pracy i wymiaru urlopu. Oto one.
    Ponad 770 tys. obywateli Ukrainy zatrudnionych w Polsce
    Już ponad 770 tys. obywateli Ukrainy jest zatrudnionych legalnie w naszym kraju - powiedział we wtorek wiceminister rodziny i polityki społecznej Stanisław Szwed.
    Ponad połowa pracowników preferuje zdalny i hybrydowy model pracy
    Hybrydowy model pracy, który coraz chętniej wybierany jest przez samych pracowników, wymaga dużych zmian w modelu operacyjnym wielu firm. Zanim jednak pracownicy przejdą na pożądany przez nich system pracy, powinni posiąść niezbędne kompetencje. Zyskają jednak na tym też organizacje, które będą mogły łowić talenty na znacznie większym obszarze. Sukcesy widać już dziś. Nawet w firmach z sektora przemysłu ciężkiego, które w ”hybrydowym” świecie mogli zdobyć pracowników wcześniej niedostępnych.
    Czy to koniec sprzedaży bezpośredniej? Przedstawiciele handlowi powinni się zmienić!
    Jesteś przedstawicielem handlowym? Zadbaj o nowe kompetencje. Raport firmy Showpad mówi jasno - detaliści powoli, acz skutecznie, zmieniają swoje preferencje. Coraz częściej od tradycyjnych spotkań z przedstawicielem handlowym, wolą kupować towary online. Zdecydowana większość, bo aż 86 proc. osób odpowiedzialnych za zakupy w dużych firmach, od spotkań twarzą w twarz woli transakcje zawierane w sposób wirtualny. Im młodszy pytany, tym chętniej wybiera internet. Tylko 8 proc. milenialsów oraz osób z pokolenia Z preferuje spotkanie z handlowcem.
    W II kw. 2022 r. rynek utrzymał dynamikę zatrudnienia
    Uwarunkowania makro- i mikroekonomicznie równomiernie oddziałują na ogół rynku i innowacyjne przedsiębiorstwa – wynika z raportu ADP Polska „Zatrudnienie w Nowoczesnej Gospodarce Q2 2022 r.”. W II kw. 2022 r. utrzymał się dystans pod względem dynamiki zatrudnienia między rynkiem (+2,3 proc. vs II kw. 2021 r. wg danych Głównego Urzędu Statystycznego) a firmami należącymi do Nowoczesnej Gospodarki (+3,46 proc. vs II kw. 2021 r.) i wyniósł 1,16 p.p.
    ZUS: Coraz więcej cudzoziemców objętych ubezpieczeniem społecznym
    Liczba cudzoziemców pracujących legalnie w Polsce i podlegających ubezpieczeniom społecznym przekroczyła już milion. Największą grupę stanowią obywatele Ukrainy. Na koniec lipca do ubezpieczenia emerytalnego zgłoszonych było niemal 1 mln 25 tys. cudzoziemców.