REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu.

Problem

W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Czy informacja ta ma wskazywać ogólnie liczbę lat, przez jakie będą przechowywane akta osobowe, czy podawać konkretne daty? Czy w razie wytoczenia powództwa, gdy zmienia się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przekazać byłemu pracownikowi nową informację w tym zakresie?

REKLAMA

Rada

Wydawana wraz ze świadectwem pracy informacja dotycząca m.in. okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna wskazywać konkretny okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który tę informację otrzymuje. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji byłemu pracownikowi w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika.

Uzasadnienie

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia pracownika i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Grupa pracowników

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. i później

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowelizacji. Pracodawca będzie przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r.

W przypadku takich zatrudnionych nie będzie możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca będzie ją przechować przez 50 lat.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń


W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji,

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie.

Załóżmy, że w marcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 2 stycznia 2019 r., 1 stycznia 2018 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1998 r. Do świadectw pracy za umowy o pracę zawarte 2 stycznia 2019 r. i 1 stycznia 2018 r. pracodawca musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. i zakończy 31 grudnia 2029 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do 31 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona.

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat.

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca:

REKLAMA

1) będzie stroną tego postępowania - wówczas będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż doupływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony;

2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Ustawodawca nie stworzył jednak w tym przypadku obowiązku informowania byłych pracowników o zmianach w zakresie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek nie wynika ani z nowych przepisów Kodeksu pracy, ani z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nie można go również domniemywać, gdyż - jak ma to miejsce w odniesieniu do zmiany formy prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - wprowadza się wyraźnie obowiązek przekazania informacji o tym byłym pracownikom. Skoro takiego obowiązku w tym przypadku nie ma, to pracodawca nie będzie zobligowany do informowania byłych pracowników o wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji.

Podstawa prawna:

art. 1 pkt 3-4, art. 7, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nadchodzą zmiany w Funduszu Pracy, który odpowiada za: zasiłki, dodatki aktywizacyjne, koszty kształcenia ustawicznego

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu rozporządzenia nr RD229, przygotowanego na podstawie art. 277 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (z dnia 20 marca 2025 r.). Ma ono uszczegółowić oraz uporządkować reguły dotyczące gospodarowania środkami Funduszu Pracy, aby zapewnić transparentność i zgodność z nowymi ramami prawnymi.

Edukacja a praca ludzi młodych: ile osób w wieku 15-34 lat pracuje, uczy się, jest w grupie NEET [Badanie GUS]

GUS raz na 8 lat przeprowadza badanie modułowe „Osoby młode na rynku pracy”. Można dowiedzieć się z niego ciekawych informacji, takich jak: ile osób młodych pracuje i uczy się jednocześnie, uczy się, przerywa naukę czy jest w grupie NEET. Co to oznacza? Jakie są przyczyny porzucania edukacji przez Polki i Polaków?

Zmiany w systemie ubezpieczeń, to koniec instytucji: CIE. Prezydent podpisał ustawę. Jakie konsekwencje?

Prezydent RP podpisał ustawę uchylającą przepisy o Centralnej Informacji Emerytalnej (CIE). Chodzi o ustawę z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Ustawa została podpisana w dniu 21 sierpnia 2025 r. Większość funkcji, które miały być realizowane przez odrębny system CIE, zostanie włączona do Platformy Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS).

Projekt: Uczelnia – przestrzeń bezpieczna od mobbingu i dyskryminacji. Startuje konkurs

Startuje konkurs „Bezpieczna Uczelnia” - wspólna odpowiedzialność za budowę kampusów wolnych od mobbingu. Projekt „Uczelnia – przestrzeń bezpieczna od mobbingu i dyskryminacji – działania na rzecz wspierania polityki antymobbingowej i działań niepożądanych na polskich uczelniach” ma na celu uzyskanie diagnozy w jaki sposób uczelnie wyższe w Polsce radzą sobie z problemem mobbingu i dyskryminacji w miejscu pracy i nauki. Zadanie finansowane ze środków Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego i realizowane pod Patronatem Honorowym Głównego Inspektora Pracy oraz Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

REKLAMA

Czy rodzic dziecka z niepełnosprawnością ma prawo do dłuższego urlopu?

Orzeczenie o niepełnosprawności dziecka nie uprawnia rodzica do dłuższego urlopu wypoczynkowego. Z informacji Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika, iż w najbliższym czasie przepisy w tym zakresie nie ulegną zmianie.

Praca sezonowa za granicą: czy nadal się opłaca?

Tylko 11% polskich pracowników wyjechało w 2025 r. do pracy sezonowej za granicę. Największym motywatorem wyjazdu jest wyższe wynagrodzenie niż otrzymywane w Polsce. Czy jednak taka praca wciąż się opłaca?

Większość profesjonalistów bez podwyżek w 2025 r. Słabe prognozy do końca roku [Raport]

Aż 57% profesjonalistów nie otrzymało podwyżki w 2025 r. i nie spodziewa się wyższego wynagrodzenia do końca tego roku. Przekłada się to na satysfakcję z pracy i zaangażowanie pracowników. Raport bije na alarm.

Formy zatrudnienia oraz podstawowe prawa i obowiązki [umowa o pracę, zlecenie, dzieło]

Zatrudnienie w Polsce opiera się na dwóch odmiennych fundamentach prawnych – prawa pracy i prawa cywilnego. Wybór formy umowy determinuje zakres uprawnień, obowiązków oraz stopień ochrony pracownika. Zrozumienie różnic między umową o pracę a umowami cywilnoprawnymi pozwala być świadomym swoich praw oraz dawać poczucie bezpieczeństwa, zarówno zawodowego jak i finansowego.

REKLAMA

4 najczęstsze błędy pracodawców przy zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku. Kary od 3 do nawet 50 tys. zł

Drobny błąd może oznaczać dziesiątki tysięcy złotych kary. Jakie są 4 najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku? Grozi za nie kara od 3 do nawet 50 tys. zł. Co zmieniła ustawa, która weszła w życie 1 czerwca 2025 roku?

Praca w Niemczech. Czy coraz mniej atrakcyjna? To zależy dla jakich grup zawodowych

Niemcy stopniowo tracą na atrakcyjności nie tylko dla sezonowych i niewykwalifikowanych pracowników, ale również wysoko wykwalifikowanych specjalistów z Europy Środkowo-Wschodniej. A tych na rynku brakuje. W 2025 roku całkowita liczba otwartych wakatów w Niemczech wzrosła. Według prognoz Federalnej Agencji Pracy, do końca 2025 liczba wolnych miejsc pracy osiągnie około 625 000, a do 2027 roku może przekroczyć 695 000. To sygnał realnego niedoboru siły roboczej na niemieckim rynku.

REKLAMA