Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?

Jeżek Przemysław
Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?/Fot. Fotolia
Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?/Fot. Fotolia
Fotolia
Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, np. wnioski urlopowe, akty urodzenia, itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty?

Problem

W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, takie jak wnioski urlopowe, akty urodzenia lub zgonu członków rodziny, kserokopie dowodu osobistego itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty? Czy trzeba zmienić numerację poszczególnych dokumentów pozostających w aktach, przekreślając stary numer i nadając nowy, zgodny z nowym spisem treści?

Rada

Usuwając niepotrzebne dokumenty z poszczególnych części akt osobowych powinni Państwo sporządzić nowy wykaz dokumentów i zmodyfikować numery znajdujące się na dokumentach zamieszczonych w aktach osobowych.

Uzasadnienie

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części.

Polecamy produkt: Serwis Prawno-Pracowniczy

Rodzaje dokumentów przechowywanych w aktach osobowych

Części akt osobowych

Rodzaje dokumentów

A

dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

B

dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

C

dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Generalnie pracodawca nie powinien usuwać dokumentów z akt osobowych pracowników, poza dokumentami związanymi z zatarciem kary porządkowej. Jednak w przedstawionej sytuacji w aktach osobowych pracowników są przechowywane dokumenty, których nie można tam zamieszczać albo których nie trzeba składać w aktach osobowych. Dlatego z akt osobowych należy usunąć przynajmniej te dokumenty, których nie można tam przechowywać.

Z przepisów nie wynika wprost sposób postępowania w przypadku, gdy z akt osobowych trzeba usunąć jakieś dokumenty. W praktyce przyjęte jest, że jeżeli zachodzi taka konieczność, należy dokonać zmian w numeracji dokumentów, które muszą pozostać w aktach, oraz modyfikacji w wykazie dokumentów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (§ 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji...).


W katalogu danych przechowywanych w części B wymieniono dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika m.in. z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, pomijając tym samym wnioski o urlop wypoczynkowy. Obowiązek złożenia przez pracownika wniosku o urlop wypoczynkowy nie wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, lecz z przepisów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu pracy. Pracodawca nie powinien zatem przechowywać w aktach osobowych wniosków urlopowych, chociaż ich przechowywanie nie jest zabronione.

Wykluczona jest natomiast możliwość przechowywania w aktach osobowych kserokopii dowodu osobistego pracownika. Pracodawca nie ma bowiem podstaw, aby przetwarzać dane obejmujące miejsce urodzenia, wzrost czy kolor oczu pracownika, które znajdują się w jego dowodzie osobistym. W tym zakresie pracodawca może jedynie żądać przedstawienia dowodu osobistego do wglądu, w celu weryfikacji danych zawartych w kwestionariuszu osobowym pracownika.

W przypadku udzielania pracownikom tzw. urlopów okolicznościowych przepisy nie dają pracodawcy prawa do umieszczania w części B aktu zgonu bądź aktu urodzenia dziecka albo innych dokumentów potwierdzających dane zdarzenie, które uprawnia do takiego urlopu. Jeśli w aktach osobowych pracownika takie dokumenty są przechowywane, należy je usunąć. Pracodawca może jedynie zażądać od pracownika przedłożenia dokumentu uprawniającego go do urlopu okolicznościowego do wglądu w celu weryfikacji obowiązku udzielenia dni wolnych.

Przykład

Pracodawca przechowuje w części B akt osobowych pracowników m.in.:

● wnioski dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych,

● akty zgonów, które były podstawą do udzielenia pracownikom tzw. urlopów okolicznościowych wynikających z odrębnych przepisów,

● dokumenty dotyczące zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Ze względu na to, że z przepisów nie wynika prawo przechowywania takich dokumentów jak wnioski urlopowe i akty zgonów, pracodawca jest zobowiązany do ich wyłączenia z akt osobowych pracowników. Spowoduje to ponowne ponumerowanie dokumentów znajdujących się w części B akt osobowych i konieczność ponownego sporządzenia spisu dokumentów znajdujących się w tej części. Choć przepisy nie wskazują obowiązku przechowywania w aktach dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, należy uznać, że nie będzie błędem przechowywanie ich w części B akt osobowych.

Podstawa prawna:

- art. 221 § 1–2, art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 868

- § 1 ust. 1–2, § 6 ust. 2 pkt 2–3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2005

- § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1632

Autor: Przemysław Jeżek - trener z zakresu prawa pracy i rozliczania wynagrodzeń, doradca współpracujący z firmami szkoleniowymi, zdobywca tytułu „Kadrowy roku”.

Dołącz do nas na Facebooku!

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca zdalna na stałe w Kodeksie pracy. Prezydent podpisał ustawę
    Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę wprowadzającą na stałe pracę zdalną do Kodeksu pracy. Uregulowano także kwestie kontroli trzeźwości pracowników.
    Wynagrodzenie za stałą opiekę nad osobą bliską
    Czy opieka nad bliskim jest płatna? Czy opieka mieści się w zakresie zwykłego obowiązku alimentacyjnego wobec krewnych i tak zwanych zasad współżycia społecznego? Czy opiekun może żądać zwrotu poniesionych kosztów? Być może będą zmiany w przepisach – RPO i Ministerstwo Sprawiedliwości mają swoje propozycje.
    Obowiązki BHP pracodawcy względem niepracowników
    Jakie pracodawca ma obowiązki zw. z BHP względem niepracowników i jakie oni mają obowiązki względem podmiot z którym współpracują? Czy osoby zatrudnione na podstawach cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, o dzieło) mają prawo do zagwarantowania im BHP? Czy do takich umów stosuje się KP?
    Składki na ubezpieczenia opiekunów osób z niepełnosprawnościami – RPO interweniuje
    Kto opłaca składki za opiekunów osób z niepełnosprawnościami, w jakiej wysokości i przez jaki czas? Do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) trafiła skarga od opiekunów osób z niepełnosprawnościami co do czasu opłacania za nich składek. Opiekunowie skierowali postulat wydłużenia okresu opłacania składek na cały okres sprawowania opieki a nie przez 20 czy 25 lat.
    Prognozy zatrudnienia o rocznym horyzoncie nieco bardziej optymistyczne niż kwartalne
    Dane ankietowe sugerują osłabienie popytu na pracę, ale prognozy zatrudnienia w perspektywie kwartalnej pozostają relatywnie optymistyczne, a w perspektywie rocznej są bardziej optymistyczne niż w kwartalnej - napisano w najnowszej wersji raportu NBP "Szybki Monitoring".
    Dodatkowy dzień wolny dla krwiodawców martwi ich przełożonych
    Wprowadzony w trakcie pandemii dodatkowy dzień wolny od pracy dla honorowych dawców krwi ma przysługiwać im już na stałe jako zachęta do donacji na rzecz przede wszystkim pacjentów onkologicznych. Zastrzeżenia co do tego pomysłu formułuje jednak środowisko pracodawców - informuje serwis Prawo.pl.
    Emeryci i renciści chętnie sięgają po mLegitymację
    Od stycznia 2023 r. każdy emeryt i rencista może korzystać z elektronicznej wersji swojej legitymacji. Jest ona dostępna w smartfonie dzięki bezpłatnej aplikacji mObywatel. - Już 130 tys. osób pobrało mLegitymację emeryta-rencisty. Najwięcej pobrań było wśród osób w wieku 62–72 lata – poinformowała prezes ZUS prof. Gertruda Uścińska.
    Informacja do ubezpieczenia wypadkowego (ZUS IWA) do 31 stycznia
    Do 31 stycznia część płatników składek ma czas na złożenie druku ZUS IWA za 2022 rok. Dane z formularza posłużą do ustalenia wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe dla płatnika.
    Dłuższa praca albo bieda
    Wiek emerytalny musi być równy dla obu płci i wyższy niż dziś – uważa większość ekonomistów pisze w poniedziałkowym wydaniu "Rzeczpospolita".
    Umowa zlecenia 2023 - co może się zmienić?

    Wprowadzenie pełnego oskładkowania umów zleceń było dyskutowane od wielu lat. W I kwartale 2023 roku planowane jest wprowadzenie rewolucyjnych zmian dotyczących umów cywilnoprawnych. Co może się zmienić i czy ktoś skorzysta na tych zmianach? Sprawdź.

    Kiedy można zatrudnić dziecko?
    Przy spełnieniu przez pracodawcę pewnych warunków, przepisy prawa pracy dopuszczają zatrudnianie osób niepełnoletnich. Jest to młodzież w wieku 15-18 lat, którą nazywamy pracownikami młodocianymi. Niezależnie od tych zasad, istnieje też możliwość zlecenia pracy dziecku. Kiedy i na jakich zasadach? Wyjaśniamy.
    Zwolnienia grupowe 2023 - co warto wiedzieć
    Czym są zwolnienia grupowe? Jakie mogą być przyczyny zwolnień grupowych? Czy pracownikowi należy się odprawa przy zwolnieniach grupowych? Czy trzeba dokonywać konsultacji i zawierać porozumienie ze związkami przy zwolnieniach grupowych?
    Technologiczna dyskryminacja seniorów przez ZUS?
    Do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) wpłynęła skarga od seniorki (60+), która poskarżyła się na postępującą technologię i informatyzację w ZUS. Od 1 stycznia 2023 r. wszyscy płatnicy są bowiem zobowiązani do posiadania PUE ZUS. Jednak co jeżeli samozatrudniony senior czy przedsiębiorca senior nie potrafi poradzić sobie z elektronicznym systemem PUE ZUS? Czy pomimo obowiązku posiadania PUE ZUS może nadal tradycyjnie rozliczać składki?
    Nowe świadczenia pieniężne dla rodzin po śmierci mundurowych
    Do jakich świadczeń ma prawo rodzina po śmierci zmarłych funkcjonariuszy czy żołnierzy? Sejm pracuje nad nową ustawą, która rozszerza zakres uprawnień rodzin po zmarłych funkcjonariuszy lub żołnierzy zawodowych, których śmierć nastąpiła w związku ze służbą albo podjęciem poza służbą czynności ratowania życia lub zdrowia ludzkiego albo mienia.
    Zmiany w zatrudnianiu niepełnosprawnych w 2023 r.
    W 2023 r. zmieniają się zasady w zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Skorzystają jednak na tym pracodawcy. Jakie będzie dofinansowanie na zatrudnienie niepełnosprawnych w 2023 r. z PFRON?
    Podwyżka emerytur z KRUS od marca 2023 r.!
    Podwyżka emerytur z KRUS od marca 2023 r.! Czy to koniec w nierówności wysokości świadczeń wypłacanych przez ZUS i KRUS? Niby tak i niby nie. Dlaczego? Ponieważ od marca 2023 r. ulegną podwyżce najniższe emerytury z KRUS, jednak nadal nie będą one w równej wysokość. W związku z tym wielu rolników zastanawiało się w jakiej wysokości będą zaliczki na podatek dochodowy i składki na ubezpieczenie zdrowotne od świadczeń emerytalno-rentowych w 2023 r. Poniżej najważniejsze informacje.
    Po pierwsze Rodzina 2023 – rządowe wsparcie dla rodzin
    Co jest celem rządowego programu: „Po pierwsze Rodzina”? Do kogo skierowany jest konkurs? Ile rząd wydaje na wsparcie rodzin? Co ma na celu priorytet 1. programu: pod nazwą „Kampanie” oraz priorytet 2 pod nazwą: „Kluby”?
    Ponad 55 proc. Polaków obawia się, że kryzys negatywnie wpłynie na ich zatrudnienie
    Ponad 55 proc. Polaków obawia się, że kryzys negatywnie wpłynie na ich zatrudnienie - wynika z badania firmy Randstad. Utraty pracy boi się prawie co trzeci Polak, a globalnie 37 proc. respondentów.
    Personel pokładowy pilnie poszukiwany
    Polskie Linie Lotnicze LOT rekrutują młodszy personel pokładowy. Aby dołączyć do podniebnej elity, trzeba znać angielski w stopniu komunikatywnym, mieć wykształcenie średnie i umieć pracować w grupie. Liczy się też prezencja i nienaganne maniery. Na zakwalifikowanych kandydatów czeka cały świat lotowskiej siatki połączeń.
    Pierwsze czytanie rządowego projektu nowelizacji Kodeksu pracy
    W czwartek w Sejmie odbyło się pierwsze czytanie rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy– Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Projekt wprowadza do polskiego prawa dwie unijne dyrektywy.
    Przewodniczący PFON pozytywnie o nowelizacji Kodeksu pracy
    Rozwiązania przyjęte w nowelizacji kodeksu pracy, dotyczące pracy zdalnej, wpłyną pozytywnie na aktywność zawodową osób wspierających na co dzień osoby z niepełnosprawnościami - powiedział PAP dr Krzysztof Kurowski, przewodniczący Polskiego Forum Osób z Niepełnosprawnościami.
    Stawki freelancerów w 2022 r. wzrosły
    W ubiegłym roku stawki tzw. wolnych strzelców najbardziej wzrosły w branżach programowania i architektury, natomiast zmalały w sektorze animacji - wskazano w dot. stawek zleceń freelancerów raporcie Index Useme.
    Urlop na żądanie 2023
    Ile dni urlopu na żądanie przysługuje w 2023 r.? Jak i kiedy złożyć wniosek o urlop na żądanie? Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie? Czy urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego? Czy prawo do urlopu na żądnie mają pracownicy zatrudnieni na ½ czy ¼ etatu?
    10 kroków w prewencji stresu
    Pracodawco! Sprawdź, jakie działania możesz wdrożyć, aby Twoi pracownicy nie byli zestresowani.
    Dobry portal pracowniczy – 5 kluczowych cech
    Na naszych oczach dokonuje się cyfrowa rewolucja procesów w obszarze HR. Nie chodzi jednak tylko o nowe podejście do kwestii zarządzania pracownikami, wciąż w dużej mierze pracującymi zdalnie lub hybrydowo, czy wejście na rynek pokolenia Z. Rewolucji podlegają też czysto „techniczne” procesy – obieg dokumentów, składanie wniosków i raportowanie. A wszystko za sprawą coraz popularniejszych portali pracowniczych.