Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?

Problem

W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, takie jak wnioski urlopowe, akty urodzenia lub zgonu członków rodziny, kserokopie dowodu osobistego itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty? Czy trzeba zmienić numerację poszczególnych dokumentów pozostających w aktach, przekreślając stary numer i nadając nowy, zgodny z nowym spisem treści?

Rada

Usuwając niepotrzebne dokumenty z poszczególnych części akt osobowych powinni Państwo sporządzić nowy wykaz dokumentów i zmodyfikować numery znajdujące się na dokumentach zamieszczonych w aktach osobowych.

Uzasadnienie

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części.

Polecamy produkt: Serwis Prawno-Pracowniczy

Rodzaje dokumentów przechowywanych w aktach osobowych

Części akt osobowych	Rodzaje dokumentów
A Autopromocja Zatrudnianie i zwalnianie pracowników Sprawdź	dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
B Autopromocja Dokumentacja i oświadczenia związane z pracą zdalną – wzory dokumentów dla każdej formy pracy zdalnej Sprawdź	dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
C	dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Generalnie pracodawca nie powinien usuwać dokumentów z akt osobowych pracowników, poza dokumentami związanymi z zatarciem kary porządkowej. Jednak w przedstawionej sytuacji w aktach osobowych pracowników są przechowywane dokumenty, których nie można tam zamieszczać albo których nie trzeba składać w aktach osobowych. Dlatego z akt osobowych należy usunąć przynajmniej te dokumenty, których nie można tam przechowywać.

Z przepisów nie wynika wprost sposób postępowania w przypadku, gdy z akt osobowych trzeba usunąć jakieś dokumenty. W praktyce przyjęte jest, że jeżeli zachodzi taka konieczność, należy dokonać zmian w numeracji dokumentów, które muszą pozostać w aktach, oraz modyfikacji w wykazie dokumentów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (§ 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji...).

---

W katalogu danych przechowywanych w części B wymieniono dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika m.in. z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, pomijając tym samym wnioski o urlop wypoczynkowy. Obowiązek złożenia przez pracownika wniosku o urlop wypoczynkowy nie wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, lecz z przepisów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu pracy. Pracodawca nie powinien zatem przechowywać w aktach osobowych wniosków urlopowych, chociaż ich przechowywanie nie jest zabronione.

Wykluczona jest natomiast możliwość przechowywania w aktach osobowych kserokopii dowodu osobistego pracownika. Pracodawca nie ma bowiem podstaw, aby przetwarzać dane obejmujące miejsce urodzenia, wzrost czy kolor oczu pracownika, które znajdują się w jego dowodzie osobistym. W tym zakresie pracodawca może jedynie żądać przedstawienia dowodu osobistego do wglądu, w celu weryfikacji danych zawartych w kwestionariuszu osobowym pracownika.

W przypadku udzielania pracownikom tzw. urlopów okolicznościowych przepisy nie dają pracodawcy prawa do umieszczania w części B aktu zgonu bądź aktu urodzenia dziecka albo innych dokumentów potwierdzających dane zdarzenie, które uprawnia do takiego urlopu. Jeśli w aktach osobowych pracownika takie dokumenty są przechowywane, należy je usunąć. Pracodawca może jedynie zażądać od pracownika przedłożenia dokumentu uprawniającego go do urlopu okolicznościowego do wglądu w celu weryfikacji obowiązku udzielenia dni wolnych.

Przykład

Pracodawca przechowuje w części B akt osobowych pracowników m.in.:

● wnioski dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych,

● akty zgonów, które były podstawą do udzielenia pracownikom tzw. urlopów okolicznościowych wynikających z odrębnych przepisów,

● dokumenty dotyczące zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Ze względu na to, że z przepisów nie wynika prawo przechowywania takich dokumentów jak wnioski urlopowe i akty zgonów, pracodawca jest zobowiązany do ich wyłączenia z akt osobowych pracowników. Spowoduje to ponowne ponumerowanie dokumentów znajdujących się w części B akt osobowych i konieczność ponownego sporządzenia spisu dokumentów znajdujących się w tej części. Choć przepisy nie wskazują obowiązku przechowywania w aktach dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, należy uznać, że nie będzie błędem przechowywanie ich w części B akt osobowych.

Podstawa prawna:

- art. 22¹ § 1–2, art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 868

- § 1 ust. 1–2, § 6 ust. 2 pkt 2–3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2005

- § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1632

Autor: Przemysław Jeżek - trener z zakresu prawa pracy i rozliczania wynagrodzeń, doradca współpracujący z firmami szkoleniowymi, zdobywca tytułu „Kadrowy roku”.

Dołącz do nas na Facebooku!