REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców

E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców/fot. Shutterstock
E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników.

1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowela niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, czyli tzw. E-akta. Zakłada ona skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej oraz domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika. To część pakietu #100ZmianDlaFirm.

Autopromocja

E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników. Pracodawcy zaoszczędzą i będą mieli mniej obowiązków, a pracownicy - większe bezpieczeństwo. Koszt przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat i brak możliwości elektronicznego jej prowadzenia, od lat był wskazywany przez przedsiębiorców jako jedna z głównych biurokratycznych barier prowadzenia działalności gospodarczej.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

E-akta to odpowiedź na postulaty przedsiębiorców. Co ważne przyniosą im znaczące oszczędności, gdyż obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej to ok. 130 mln zł rocznie. Nasza ustawa pozwoli znacząco obniżyć te wydatki. Warto też przypomnieć, że obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Kolejny aspekt wprowadzanych zmian to unowocześnianie naszego państwa – umożliwienie przedsiębiorcom przechowywania akt w postaci elektronicznej jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji. Od nowego roku pracodawcy, tak, jak przedsiębiorcy w innych europejskich krajach, będą mogli przekazać w postaci elektronicznej dane ważne dla ubezpieczonych do instytucji państwowej, czyli ZUS. To oszczędzi czas pracownikom, gdy będą składać wnioski o emeryturę czy rentę. Pracownicy nie będą też musieli gromadzić papierowych dokumentów, gdyż dane niezbędne do przyznania świadczeń będą zgromadzone w ZUS.

Dotychczasowe zasady

W Polsce pracodawcy byli do tej pory zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy i to tylko w postaci papierowej. To ewenement w skali Europy. Okres ten np. w Danii wynosi 5 lat, a w Finlandii czy Niemczech 10 lat. Czas trwania tego obowiązku wiąże się z uciążliwościami zarówno dla pracodawców, jak i dla samych pracowników. Po pierwsze, generuje koszty dla przedsiębiorców. Po drugie, bez udokumentowania zatrudnienia i swoich zarobków ubezpieczeni nie mają gwarancji, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty otrzymają to świadczenie w należnej wysokości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady po 1 stycznia 2019 r.

Ustawa przewiduje, że pracodawcy mogą przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, ponieważ ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia danego pracownika.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat. Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat. Pracownicy będą szczegółowo informowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania swojej dokumentacji.

Możliwość przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz trzeba przechowywać dokumenty na papierze). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale dotąd pełniła ona rolę tylko pomocniczą. Umożliwienie cyfryzacji dokumentacji przyspieszy proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania i zredukuje koszty. Według szacunków MPiT dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą spaść nawet o około 200 tys. zł rocznie, biorąc pod uwagę redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposażenia np. szaf pancernych.

Pensja domyślnie na konto

Ustawa – wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników i pracodawców – wprowadza też jako zasadę wypłatę pensji na konto pracownika. Żeby dostać wypłatę w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć stosowny wniosek. Dziś jest odwrotnie - domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nie możesz pójść do ZUS i załatwić sprawy? Możesz wysłać pełnomocnika. Trzeba tylko wypełnić formularz ZUS PEL

    Za pomocą formularza ZUS PEL klienci Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą udzielić pełnomocnictwa do załatwiania swoich spraw. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.zus.pl lub z PUE ZUS. Druk jest także dostępny w każdej placówce ZUS.

    W styczniu 2024 r. wzrosło bezrobocie w Polsce! Czy to jest wzrost sezonowy?

    Wzrosło bezrobocie w Polsce. W styczniu stopa bezrobocia wyniosła 5,4%. W grudniu 2023 r. bezrobocie wynosiło 5,1%, a w listopadzie 5,0%.

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. Trwa kampania BHP w cyfrowym świecie pracy

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. To zarządzanie pracą przez sztuczną inteligencję może mieć ogromny wpływ na jakość świadczonej pracy, jej ilość jak i utratę. Świat pracy i rynek się zmieniają - ale w tym wszystkim najważniejszy jest człowiek, nie kapitał. Konieczne jest więc budowanie wiedzy, doświadczenia i zaufania przez informowanie pracowników i zasięganie ich opinii oraz umożliwienie im udziału w projektowaniu i wdrażaniu technologii i systemów cyfrowych w nowej postindustrialnej erze pracy. „Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy dotyczy każdego. Jest dobre dla ciebie. Dobre dla firmy” – tak głosi kampania „Bezpieczeństwo pracy w świecie cyfrowym”, która jest prowadzona w latach 2023-2025. Kampania odbywa się w ramach projektu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.

    Ukraińcy będą przebywać legalnie w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Weszła w życie nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy

    Pobyt w Polsce obywateli Ukrainy, którzy przybyli w związku z wojną prowadzoną w tym kraju będzie uznawany za legalny do 30 czerwca 2024 r. To zmiana, jaką wprowadziła nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Nowelizacja obowiązuje od 22 lutego. 

    REKLAMA

    Nie na każdej uczelni podwyżki o 30%. Na publicznej adiunkt zarabia 6840 zł a na niepublicznej często otrzymuje tylko minimalną krajową 4242 zł!

    Nawet ponad 2500 zł może wynosić różnica w zarobkach doktora, który jest zatrudniony na stanowisku adiunkta na uczelni niepublicznej, w stosunku do doktora - adiunkta, który jest zatrudniony na uczelni publicznej i po podwyżkach zarabia minimalnie 6840 zł. Mało kto wie, że podwyżki wynagrodzeń na uczelniach o 30% nie dotyczą uczelni niepublicznych. Wyższe wynagrodzenie, zgodnie z nowym rozporządzeniem otrzymują tylko pracownicy uczelni publicznych. 

    23 lutego Ogólnopolski Dzień Walki z Depresją. Czym jest depresja?

    W dniu 23 lutego przypada Ogólnopolski Dzień Walki z Depresją. Depresję można i powinno się leczyć. Wiele polskich pracowników zmaga się jednak z problem zwolnienia lekarskiego i uznania depresji za chorobę zawodową - bo takową ona nie jest. 

    Jak uzyskać świadczenie wspierające z ZUS: wnioski, terminy, kwoty

    Świadczenie wspierające jest formą pomocy dla osób niepełnosprawnych. W 2024 r. świadczenie dostępne jest dla osób z niepełnosprawnościami z najwyższymi poziomami potrzeby wsparcia, tj. od 87 do 100 punktów. Jak wygląda procedura uzyskania świadczenia wspierającego?

    28 lutego 2024 r. upływa termin przekazania ubezpieczonym informacji ZUS IMIR

    Płatnicy składek są zobowiązani do sporządzenia informacji rocznej (ZUS IMIR) dotyczącej ubezpieczonych, za których w 2023 r. rozliczali składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ww. informację należy przekazać ubezpieczonym do 28 lutego 2024 r.

    REKLAMA

    1780,96 najniższej emerytury, renty rodzinnej i renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz renty socjalnej od 1 marca 2024

    Są już znane kwoty najniższych świadczeń z ZUS i KRUS, które będą należne od 1 marca 2024 r.! Będzie to przykładowo: 1780,96 najniższej emerytury, renty rodzinnej i renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz renty socjalnej. Skąd taki wzrost i na czym polega waloryzacja świadczeń emerytalno-rentowych? Czy trzeba złożyć wniosek o waloryzację emerytury? Jakie świadczenia podlegają waloryzacji? Czy będzie 13 i 14 emerytura w 2024? 

    Dofinansowanie z ZUS na poprawę BHP. Można dostać nawet 300000,00 zł dofinansowania!

    ZUS organizuje konkurs na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej realizowane w 2025 r. (Konkurs nr 2024.01). Można zdobyć dofinansowanie w wysokości 300000,00 zł. Wnioski o dofinansowanie należy składać od 26 lutego do 27 marca 2024 r.

    REKLAMA