Kategorie

E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców

E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców/fot. Shutterstock
E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców/fot. Shutterstock
ShutterStock
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników.

1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowela niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, czyli tzw. E-akta. Zakłada ona skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej oraz domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika. To część pakietu #100ZmianDlaFirm.

E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników. Pracodawcy zaoszczędzą i będą mieli mniej obowiązków, a pracownicy - większe bezpieczeństwo. Koszt przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat i brak możliwości elektronicznego jej prowadzenia, od lat był wskazywany przez przedsiębiorców jako jedna z głównych biurokratycznych barier prowadzenia działalności gospodarczej.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

E-akta to odpowiedź na postulaty przedsiębiorców. Co ważne przyniosą im znaczące oszczędności, gdyż obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej to ok. 130 mln zł rocznie. Nasza ustawa pozwoli znacząco obniżyć te wydatki. Warto też przypomnieć, że obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Kolejny aspekt wprowadzanych zmian to unowocześnianie naszego państwa – umożliwienie przedsiębiorcom przechowywania akt w postaci elektronicznej jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji. Od nowego roku pracodawcy, tak, jak przedsiębiorcy w innych europejskich krajach, będą mogli przekazać w postaci elektronicznej dane ważne dla ubezpieczonych do instytucji państwowej, czyli ZUS. To oszczędzi czas pracownikom, gdy będą składać wnioski o emeryturę czy rentę. Pracownicy nie będą też musieli gromadzić papierowych dokumentów, gdyż dane niezbędne do przyznania świadczeń będą zgromadzone w ZUS.

Dotychczasowe zasady

W Polsce pracodawcy byli do tej pory zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy i to tylko w postaci papierowej. To ewenement w skali Europy. Okres ten np. w Danii wynosi 5 lat, a w Finlandii czy Niemczech 10 lat. Czas trwania tego obowiązku wiąże się z uciążliwościami zarówno dla pracodawców, jak i dla samych pracowników. Po pierwsze, generuje koszty dla przedsiębiorców. Po drugie, bez udokumentowania zatrudnienia i swoich zarobków ubezpieczeni nie mają gwarancji, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty otrzymają to świadczenie w należnej wysokości.

Zasady po 1 stycznia 2019 r.

Ustawa przewiduje, że pracodawcy mogą przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, ponieważ ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia danego pracownika.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat. Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat. Pracownicy będą szczegółowo informowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania swojej dokumentacji.

Możliwość przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz trzeba przechowywać dokumenty na papierze). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale dotąd pełniła ona rolę tylko pomocniczą. Umożliwienie cyfryzacji dokumentacji przyspieszy proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania i zredukuje koszty. Według szacunków MPiT dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą spaść nawet o około 200 tys. zł rocznie, biorąc pod uwagę redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposażenia np. szaf pancernych.

Pensja domyślnie na konto

Ustawa – wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników i pracodawców – wprowadza też jako zasadę wypłatę pensji na konto pracownika. Żeby dostać wypłatę w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć stosowny wniosek. Dziś jest odwrotnie - domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.