REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

eDokumenty zaczną obowiązywać już za kilka dni

Subskrybuj nas na Youtube
eDokumenty zaczną obowiązywać już za kilka dni/fot.Shutterstock
eDokumenty zaczną obowiązywać już za kilka dni/fot.Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 roku zacznie obowiązywać ustawa o skróceniu czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych do 10 lat oraz możliwości prowadzenia ich w formie elektronicznej. Zmianę odczują nie tylko właściciele firm czy pracownicy działów personalnych, ale również sami zatrudnieni.

Dopasowanie procesów kadrowych do nowych regulacji może być dużym wyzwaniem dla firm ze względu na konieczność zaangażowania działu HR i służb IT danej organizacji oraz umiejętnego doboru dostępnych narzędzi informatycznych. Niewątpliwie największych nakładów pracy wymaga samo skanowanie. Dlatego warto rozważyć, aby dokumenty już na etapie ich generowania miały postać cyfrową. Nowa ustawa nie wymaga jednak, by każdy dokument był tworzony cyfrowo. Umowa o pracę lub oświadczenie pracodawcy o jej wypowiedzeniu powinny być nadal sporządzane na papierze i jedynie przechowywane w sposób elektroniczny.

REKLAMA

Autopromocja

Co więcej skrócony okres przechowywania dokumentów dotyczy osób będących w stosunku pracy od 1 stycznia 2019 roku, a to oznacza, że nie będzie konieczności dostosowania do nowej regulacji akt byłych pracowników, aczkolwiek dopiero pełna archiwizacja akt osobowych do elektronicznych teczek przyniesie największe korzyści. Takie podejście znacząco usprawni procesy zarządzania dokumentami i raportowania danych przechowywanych w aktach osobowych. Szczególnie jeśli elektroniczna teczka będzie w pełni zintegrowana z systemem kadrowo-płacowym.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Ważnym elementem wynikającym z wchodzących w życie zmian będzie także możliwość obsługi procesu obiegu dokumentów w formie elektronicznej. By to zrealizować firmy powinny zautomatyzować proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych na podstawie zestawu szablonów i danych pracowniczych przechowywanych w systemie HR. W ten sposób można łatwo i szybko przygotować potrzebne zaświadczenia, zestawienia czy inne wydruki, a następnie wysłać je do pracownika mailem lub udostępnić poprzez przeglądarkę internetową w ramach funkcjonalności samoobsługi pracowniczej. W samym procesie obiegu dokumentów doskonale sprawdza się wykorzystanie kodów kreskowych.

W kontekście przepisów RODO warto pamiętać także o kwestiach okresów retencji danych czy pełnym logowaniu działań związanych z elektronicznymi kopiami dokumentów. Organizacje powinny korzystać z takich systemów, w których działania poszczególnych osób mających dostęp do systemu są rejestrowane w formie logów. To oznacza, że każde wyświetlenie, dodanie lub usunięcie dokumentu, wysłanie go czy zapisanie na dysku jest odnotowywane w systemie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów w GAVDI Polska, ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Nie zapomnij o kapitale początkowym. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

REKLAMA

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

REKLAMA

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

ZUS zachęca do e-wizyt: porady online bez wychodzenia z domu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija usługę e-wizyt, czyli wideorozmów z konsultantami ZUS. Dzięki temu każdy może uzyskać pomoc bez konieczności wizyty w placówce – wystarczy smartfon lub komputer z dostępem do internetu.

REKLAMA