eDokumenty zaczną obowiązywać już za kilka dni

Dopasowanie procesów kadrowych do nowych regulacji może być dużym wyzwaniem dla firm ze względu na konieczność zaangażowania działu HR i służb IT danej organizacji oraz umiejętnego doboru dostępnych narzędzi informatycznych. Niewątpliwie największych nakładów pracy wymaga samo skanowanie. Dlatego warto rozważyć, aby dokumenty już na etapie ich generowania miały postać cyfrową. Nowa ustawa nie wymaga jednak, by każdy dokument był tworzony cyfrowo. Umowa o pracę lub oświadczenie pracodawcy o jej wypowiedzeniu powinny być nadal sporządzane na papierze i jedynie przechowywane w sposób elektroniczny.

Co więcej skrócony okres przechowywania dokumentów dotyczy osób będących w stosunku pracy od 1 stycznia 2019 roku, a to oznacza, że nie będzie konieczności dostosowania do nowej regulacji akt byłych pracowników, aczkolwiek dopiero pełna archiwizacja akt osobowych do elektronicznych teczek przyniesie największe korzyści. Takie podejście znacząco usprawni procesy zarządzania dokumentami i raportowania danych przechowywanych w aktach osobowych. Szczególnie jeśli elektroniczna teczka będzie w pełni zintegrowana z systemem kadrowo-płacowym.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Ważnym elementem wynikającym z wchodzących w życie zmian będzie także możliwość obsługi procesu obiegu dokumentów w formie elektronicznej. By to zrealizować firmy powinny zautomatyzować proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych na podstawie zestawu szablonów i danych pracowniczych przechowywanych w systemie HR. W ten sposób można łatwo i szybko przygotować potrzebne zaświadczenia, zestawienia czy inne wydruki, a następnie wysłać je do pracownika mailem lub udostępnić poprzez przeglądarkę internetową w ramach funkcjonalności samoobsługi pracowniczej. W samym procesie obiegu dokumentów doskonale sprawdza się wykorzystanie kodów kreskowych.

W kontekście przepisów RODO warto pamiętać także o kwestiach okresów retencji danych czy pełnym logowaniu działań związanych z elektronicznymi kopiami dokumentów. Organizacje powinny korzystać z takich systemów, w których działania poszczególnych osób mających dostęp do systemu są rejestrowane w formie logów. To oznacza, że każde wyświetlenie, dodanie lub usunięcie dokumentu, wysłanie go czy zapisanie na dysku jest odnotowywane w systemie

Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów w GAVDI Polska, ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami