| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Proces digitalizacji akt pracowniczych, czyli jak przejść na e-dokumentację

Proces digitalizacji akt pracowniczych, czyli jak przejść na e-dokumentację

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to odciążanie działu kadr i HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługą dokumentacji pracowniczej. W tym celu, warto wybrać odpowiednie oprogramowanie, które w pełni spełni wymogi nowych przepisów i usprawni bieżącą pracę.

Już 1 stycznia 2019 roku wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Zmiany oznaczają dodatkowe obowiązki dla pracodawców i działów kadr. Dlatego też, mając w perspektywie długoletnie korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami jest to najlepszy moment, aby przejść na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Według nowych przepisów, od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał możliwość wyboru prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej albo papierowej. Przejście z formy papierowej na elektroniczną ma nastąpić poprzez cyfrowe odwzorowanie (skany) oryginałów dokumentów i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wybór formy elektronicznej oznacza, że pracodawca nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza to korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dla pracodawców oznacza to znaczące oszczędności, gdyż obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej to ok. 130 mln rocznie (źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii). Natomiast pracownicy zyskają m.in. większe bezpieczeństwo przechowywania swoich danych.

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych

Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Co do zasady, wobec pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Zgodnie z nową regulacją, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS - tłumaczy Iwona Wołkiewicz, ekspert prawa pracy. W tym celu będzie musiał składać comiesięczne raporty informacyjne do ZUS. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości. W ten sposób mają zostać zabezpieczone interesy ubezpieczonych.

Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Co się zmieni w aktach osobowych po 1 stycznia 2019 r.

Według nowych przepisów, akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części, a nie jak obecnie - 3 części.

  • W części A, mają znaleźć się dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplomy itp.).
  • Część B dotyczy dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP).
  • W części C mają być przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
  • Nowa część D to dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Dodatkowo pracodawca będzie miał obowiązek prowadzenia pozostałej dokumentacji np. ewidencja czasu pracy.

Dostosowanie oprogramowania do obsługi e-dokumentacji

Proces przejścia na elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej stanowi nie lada wyzwanie dla działów kadr, jednakże w dłuższej perspektywie czasu przyniesie on korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami na obsługę dokumentacji pracowniczej. Z uwagi na nowe obowiązki związane z prowadzeniem akt osobowych, ilość dokumentów będzie stale przybywać, zatem jest to najlepszy moment, aby podjąć decyzję o przejściu na elektroniczną dokumentację pracowniczą.

Oprogramowanie enova365 to system ERP zgodny z wymogami ustawy i rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 roku. Zawiera pełny zakres funkcjonalności, jaki powinien mieć moduł e-dokumentacji pracowniczej. Po pierwsze, jest cyfrowym odzwierciedleniem dokumentacji papierowej. Każdy dokument - skatalogowany zgodnie z rozporządzeniem - jest opatrzony e-podpisem. Po drugie, system umożliwia wydawanie i kopiowanie dokumentacji do pliku pdf lub skompresowanego pliku ZIP.

System pozwala również na składanie raportów do ZUS (OWA, RIA, RPA). Natomiast dzięki pulpitom do samoobsługi pracowniczej, pracownik w każdej chwili ma dostęp do swojej dokumentacji, co usprawni komunikację między działem HR a pracownikami firmy. Elektroniczna dokumentacja stanowi także bazę wiedzy o każdym pracowniku, gdzie w jednym miejscu zgromadzone są informacje o przebytych kursach, szkoleniach, certyfikatach itp., dzięki czemu pracownicy kadr mogą je bardzo szybko wyszukać – podkreśla Joanna Walentek, Project Manager Modułu Kadry, Płace i HR enova365

Każda firma, która chce zminimalizować koszty związane z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych, powinna zdecydować się na digitalizację po 1 stycznia 2019 roku. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz.

Zobacz więcej na enova.pl

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA 2019

Ostatnio na forum

RODO 2018

Artykuł partnerski

Eksperci portalu infor.pl

Zbigniew Waz

Managing Partner w Leaware - spółce tworzącej aplikacje mobilne i webowe dla klientów na całym świecie.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »