REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Proces digitalizacji akt pracowniczych, czyli jak przejść na e-dokumentację

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

REKLAMA

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to odciążanie działu kadr i HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługą dokumentacji pracowniczej. W tym celu, warto wybrać odpowiednie oprogramowanie, które w pełni spełni wymogi nowych przepisów i usprawni bieżącą pracę.

Już 1 stycznia 2019 roku wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Zmiany oznaczają dodatkowe obowiązki dla pracodawców i działów kadr. Dlatego też, mając w perspektywie długoletnie korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami jest to najlepszy moment, aby przejść na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej.

REKLAMA

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

REKLAMA

Według nowych przepisów, od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał możliwość wyboru prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej albo papierowej. Przejście z formy papierowej na elektroniczną ma nastąpić poprzez cyfrowe odwzorowanie (skany) oryginałów dokumentów i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wybór formy elektronicznej oznacza, że pracodawca nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza to korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dla pracodawców oznacza to znaczące oszczędności, gdyż obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej to ok. 130 mln rocznie (źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii). Natomiast pracownicy zyskają m.in. większe bezpieczeństwo przechowywania swoich danych.

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych

REKLAMA

Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Co do zasady, wobec pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Zgodnie z nową regulacją, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS - tłumaczy Iwona Wołkiewicz, ekspert prawa pracy. W tym celu będzie musiał składać comiesięczne raporty informacyjne do ZUS. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości. W ten sposób mają zostać zabezpieczone interesy ubezpieczonych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Co się zmieni w aktach osobowych po 1 stycznia 2019 r.

Według nowych przepisów, akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części, a nie jak obecnie - 3 części.

  • W części A, mają znaleźć się dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplomy itp.).
  • Część B dotyczy dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP).
  • W części C mają być przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
  • Nowa część D to dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Dodatkowo pracodawca będzie miał obowiązek prowadzenia pozostałej dokumentacji np. ewidencja czasu pracy.

Dostosowanie oprogramowania do obsługi e-dokumentacji

Proces przejścia na elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej stanowi nie lada wyzwanie dla działów kadr, jednakże w dłuższej perspektywie czasu przyniesie on korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami na obsługę dokumentacji pracowniczej. Z uwagi na nowe obowiązki związane z prowadzeniem akt osobowych, ilość dokumentów będzie stale przybywać, zatem jest to najlepszy moment, aby podjąć decyzję o przejściu na elektroniczną dokumentację pracowniczą.

Oprogramowanie enova365 to system ERP zgodny z wymogami ustawy i rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 roku. Zawiera pełny zakres funkcjonalności, jaki powinien mieć moduł e-dokumentacji pracowniczej. Po pierwsze, jest cyfrowym odzwierciedleniem dokumentacji papierowej. Każdy dokument - skatalogowany zgodnie z rozporządzeniem - jest opatrzony e-podpisem. Po drugie, system umożliwia wydawanie i kopiowanie dokumentacji do pliku pdf lub skompresowanego pliku ZIP.

System pozwala również na składanie raportów do ZUS (OWA, RIA, RPA). Natomiast dzięki pulpitom do samoobsługi pracowniczej, pracownik w każdej chwili ma dostęp do swojej dokumentacji, co usprawni komunikację między działem HR a pracownikami firmy. Elektroniczna dokumentacja stanowi także bazę wiedzy o każdym pracowniku, gdzie w jednym miejscu zgromadzone są informacje o przebytych kursach, szkoleniach, certyfikatach itp., dzięki czemu pracownicy kadr mogą je bardzo szybko wyszukać – podkreśla Joanna Walentek, Project Manager Modułu Kadry, Płace i HR enova365

Każda firma, która chce zminimalizować koszty związane z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych, powinna zdecydować się na digitalizację po 1 stycznia 2019 roku. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz.

Zobacz więcej na enova.pl

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dobre samopoczucie w miejscu pracy, to kluczowe oczekiwanie najmłodszych pracowników czyli Zetek

Dla Zetek pracowników w pracy ważna jest równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. Otwarta komunikacja z przełożonym, równowaga między życiem zawodowym i prywatnym oraz stabilność zawodowa - to wartości, którymi najczęściej kierują się przedstawiciele pokolenia Z przy wyborze pracodawcy.

Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

REKLAMA

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

REKLAMA

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

REKLAMA