REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Proces digitalizacji akt pracowniczych, czyli jak przejść na e-dokumentację

REKLAMA

REKLAMA

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to odciążanie działu kadr i HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługą dokumentacji pracowniczej. W tym celu, warto wybrać odpowiednie oprogramowanie, które w pełni spełni wymogi nowych przepisów i usprawni bieżącą pracę.

Już 1 stycznia 2019 roku wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Zmiany oznaczają dodatkowe obowiązki dla pracodawców i działów kadr. Dlatego też, mając w perspektywie długoletnie korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami jest to najlepszy moment, aby przejść na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej.

REKLAMA

Autopromocja

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Według nowych przepisów, od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał możliwość wyboru prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej albo papierowej. Przejście z formy papierowej na elektroniczną ma nastąpić poprzez cyfrowe odwzorowanie (skany) oryginałów dokumentów i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wybór formy elektronicznej oznacza, że pracodawca nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza to korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dla pracodawców oznacza to znaczące oszczędności, gdyż obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej to ok. 130 mln rocznie (źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii). Natomiast pracownicy zyskają m.in. większe bezpieczeństwo przechowywania swoich danych.

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych

Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Co do zasady, wobec pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Zgodnie z nową regulacją, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS - tłumaczy Iwona Wołkiewicz, ekspert prawa pracy. W tym celu będzie musiał składać comiesięczne raporty informacyjne do ZUS. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości. W ten sposób mają zostać zabezpieczone interesy ubezpieczonych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Co się zmieni w aktach osobowych po 1 stycznia 2019 r.

Według nowych przepisów, akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części, a nie jak obecnie - 3 części.

  • W części A, mają znaleźć się dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplomy itp.).
  • Część B dotyczy dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP).
  • W części C mają być przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
  • Nowa część D to dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Dodatkowo pracodawca będzie miał obowiązek prowadzenia pozostałej dokumentacji np. ewidencja czasu pracy.

Dostosowanie oprogramowania do obsługi e-dokumentacji

Proces przejścia na elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej stanowi nie lada wyzwanie dla działów kadr, jednakże w dłuższej perspektywie czasu przyniesie on korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami na obsługę dokumentacji pracowniczej. Z uwagi na nowe obowiązki związane z prowadzeniem akt osobowych, ilość dokumentów będzie stale przybywać, zatem jest to najlepszy moment, aby podjąć decyzję o przejściu na elektroniczną dokumentację pracowniczą.

REKLAMA

Oprogramowanie enova365 to system ERP zgodny z wymogami ustawy i rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 roku. Zawiera pełny zakres funkcjonalności, jaki powinien mieć moduł e-dokumentacji pracowniczej. Po pierwsze, jest cyfrowym odzwierciedleniem dokumentacji papierowej. Każdy dokument - skatalogowany zgodnie z rozporządzeniem - jest opatrzony e-podpisem. Po drugie, system umożliwia wydawanie i kopiowanie dokumentacji do pliku pdf lub skompresowanego pliku ZIP.

System pozwala również na składanie raportów do ZUS (OWA, RIA, RPA). Natomiast dzięki pulpitom do samoobsługi pracowniczej, pracownik w każdej chwili ma dostęp do swojej dokumentacji, co usprawni komunikację między działem HR a pracownikami firmy. Elektroniczna dokumentacja stanowi także bazę wiedzy o każdym pracowniku, gdzie w jednym miejscu zgromadzone są informacje o przebytych kursach, szkoleniach, certyfikatach itp., dzięki czemu pracownicy kadr mogą je bardzo szybko wyszukać – podkreśla Joanna Walentek, Project Manager Modułu Kadry, Płace i HR enova365

Każda firma, która chce zminimalizować koszty związane z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych, powinna zdecydować się na digitalizację po 1 stycznia 2019 roku. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz.

Zobacz więcej na enova.pl

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rekrutacja do KSAP 2025. Kształcenie stacjonarne i dualne

O rekrutacji do KSAP w 2025 r. opowiada Małgorzata Bywanis-Jodlińska, Dyrektor Krajowej Szkoły Administracji Publicznej. Co daje KSAP? Na czym polega kształcenie stacjonarne i dualne?

Kwiecień 2025 - dni wolne od pracy i godziny pracy

Kwiecień 2025 - ile jest dni wolnych od pracy i godzin pracy w miesiącu? Kiedy wypadają święta? Czy drugi dzień świąt jest wolny od pracy? Jak liczy się liczbę godzin pracy w miesiącu?

Wielki Piątek wolny dla tych pracowników w 2025 r. Komu przysługuje wolne w ten dzień?

Zbliżają się święta Wielkiej Nocy. Jak co roku ożywiła się debata o ustanowieniu dnia wolnego od pracy w Wielki Piątek. Jednak mimo braku dnia wolnego w Wielki Piątek, część osób nie będzie musiała w tym dniu pracować. O kogo chodzi?

Kwiecień 2025. Kalendarz do druku pdf

Pobierz kalendarz kwietnia 2025 do druku z miejscem na notatki. Kwiecień 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy i dwie niedziele handlowe. Jakie inne ważne dni występują w tym miesiącu?

REKLAMA

Kto z pracowników jest chroniony przed natychmiastowym zwolnieniem z pracy, na jakich zasadach

Cztery lata przed emeryturą czyli przed osiągnięciem ustawowego wieku emerytalnego dającego możliwość złożenia wniosku o emeryturę, pracownik podlega ochronie przed zwolnieniem. Czy jednak bezwarunkowo? Czy każdy może być pewnym gwarancji pracy już do emerytury, aż przez cztery najbliższe lata?

Pracodawco, pracownicy nie znają przysługujących im benefitów

Pracodawcy muszą lepiej informować pracowników o przysługujących im benefitach pozapłacowych. Taka wiadomość może przesądzić o przyjęciu oferty pracy przez kandydata albo o pozostaniu w firmie dobrych, zaangażowanych pracowników. Jakie są wyniki badania Up Bonus "Benefity pozapłacowe. Trendy w 2025 roku"?

Jak efektywnie zarządzać zespołem pracowników? Nadzieja i zaufanie jako kluczowe elementy

Okazuje się, że nadzieja i zaufanie to kluczowe czynniki decydujące o efektywności funkcjonowania zespołów i całych organizacji. Jakie są strategie i modele budowania zaufania w zespole? Jak można mierzyć poziom zaufania wśród pracowników?

Terminy wypłaty trzynastych emerytur przez KRUS

KRUS wypłaci tzw. trzynastą emeryturę w kwietniowych terminach płatności emerytur i rent. Dodatkowe roczne świadczenie pieniężne dla emerytów i rencistów zostanie wypłacone razem z emeryturą, rentą lub rodzicielskim świadczeniem uzupełniającym w terminach płatności tych świadczeń.

REKLAMA

Od 666 zł do 3132 zł. Jakie podwyżki dla pracowników samorządowych?

Związek Powiatów Polskich zaproponował podwyżki dla pracowników samorządowych – od 666 zł do 3132 zł. Samorządowcy chcą też wprowadzenia mechanizmu uzależniającego waloryzację wynagrodzeń od wzrostu płacy minimalnej.

Umowa na okres próbny 3 miesiące i 2 miesiące a okres wypowiedzenia

Umowa na okres próbny to zazwyczaj pierwsza umowa zawierana z nowym pracodawcą. Często trwa 3 miesiące lub 2 miesiące, ale może być krótsza. Ile trwa okres wypowiedzenia? Kiedy dochodzi do rozwiązania umowy na okres próbny?

REKLAMA