Kategorie

Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r.

Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r./fot. Shutterstock
ShutterStock
Jak wygląda procedura złożenia raportu informacyjnego ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r.? Jakie dane wykazać w raporcie? Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego? Sprawdź szczegóły w niniejszym poradniku.

Jeśli zatrudniasz pracowników, masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu przez nich pracy. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r okres ten zostanie skrócony do 10 lat.

10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:

  • zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
  • zatrudnionych w latach 1999 a 2019, pod warunkiem, że złożysz do ZUS:
    • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
    • raport informacyjny (ZUS RIA). Ważne! Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym złożysz raport informacyjny).

Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Co obejmuje dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza obejmuje:

  • akta osobowe pracowników (zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy)
  • pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami).

Raport informacyjny za pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r.

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., i którzy już nie pracują, możesz skrócić okres przechowywania dokumentów. W tym celu powinieneś złożyć oświadczenie i przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniałeś w latach 1999 – 2018.

Jeśli pracownicy, których zatrudniałeś pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za nich składasz dopiero po zakończeniu stosunku pracy

Zobacz jak wygląda procedura składania raportu

Krok 1. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to twoja dobrowolna decyzja. Możesz także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Złożenie oświadczenia nie upoważnia cię do skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych, powinieneś złożyć jeszcze raport informacyjny.

Krok 2. Złożenie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich pracowników

Raport składany za każdego pracownika będzie zawierał dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy.

Dane w raporcie informacyjnym ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA podajesz dane, które obejmują:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach  ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Wykażesz w raporcie informacyjnym ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Po 31 grudnia 2018 r. nadal będziesz zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat  i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Przekazanie do ZUS raportu informacyjne, nie zwalnia z przekazywania danych za swoich pracowników (np. w raportach miesięcznych) za lata następne.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych. 

Jeżeli złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwołasz - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinieneś przekazać:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia
  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.

Jeżeli nie złożysz raportów informacyjnych pomimo przekazania do ZUS oświadczenia, to masz obowiązek przechowywać dokumentację przez 50 lat.

Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny możesz złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

  • umowy zlecenia
  • umowy agencyjnej
  • innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Co przekazuje się pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA

Powinieneś przekazać pracownikowi:

  • kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo pouczasz pracownika o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej
  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Jako zleceniodawca powinieneś przekazać zleceniobiorcy:

  • kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
  • pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Niezależnie od Ciebie  – ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA:

  • w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez Ciebie do ZUS,
  • wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez ciebie do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika, ZUS poinformuje również o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej
  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej
  • konieczności wystąpienia do ciebie jako płatnika składek o wydanie:
    • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
    • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę również niezależnie od ciebie, ZUS poinformuje o:

  • skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy
  • prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru
  • złożeniu przez ciebie raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu udostępnimy również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach – przykłady

Założenia:

Stan na kwiecień 2019 roku.

Twoja firma działa na rynku od 1996 roku.

Zatrudniasz (albo zatrudniałeś)

  1. Dwóch pracowników zatrudnionych w roku 1996. Jeden pracuje do dziś, drugi zakończył pracę 31 maja 2006 roku
  2. Pięciu pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Dwóch zakończyło pracę: jeden w marcu 2014 roku, drugi - w marcu 2019 roku. Trzech pozostałych nadal pracuje.
  3. Dwóch pracowników zatrudnionych w styczniu 2019 roku. Jeden zakończył pracę po dwóch miesiącach – w marcu 2019. Jeden  nadal pracuje.

ad 1. Zatrudnieni w roku 1996 (przed 1 stycznia 1999 roku)

Pracownik I        Pracownik II
Zatrudniony w roku 1996 Zatrudniony w roku 1996
Pracuje do dziś Zakończył pracę 31 maja 2006 roku
Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy : 31maja 2056 roku
Nie można skrócić okresu przechowywania zatrudnionym przed 1 stycznia 1999 roku

ad 2. Zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r – II warianty

Wariant I Nie składasz raportów informacyjnych, pozostajesz przy dotychczasowym okresie przechowywania akt

Pracownicy, którzy zakończyli pracę Pracownicy, którzy nadal pracują
Dwóch pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018 Trzech pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018
Zakończyli pracę:   
a) w marcu 2014 r. oraz
 b) w marcu 2019 r.
Pracują do dziś
Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia pracy:
a) w marcu 2064 r.,
b) w marcu 2069 r.   
Okres 50 lat przechowywania rozpocznie się niezależnie dla każdego z nich i będzie wynosił 50 lat od dnia zakończenia pracy

Wariant II Decydujesz się złożyć raporty informacyjne

Składasz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych 15 kwietnia 2019 roku. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania nie jest samo złożenie oświadczenia, ale faktyczne przekazanie raportu i dopiero od tego momentu liczy się skrócony  okres. Raport zawiera informacje niezbędne do ustalenia emerytury lub renty za zamknięty okres pomiędzy latami 1999 a 2018.

Dwóch pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018, którzy zakończyli pracę Trzech pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018, którzy nadal pracują

Składa raporty za dwóch pracowników, którzy zakończyli pracę w 2014 r. oraz 2019 r. w ciągu 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportu np. w grudniu 2019 roku

Składa raporty za trzech nadal pracujących dopiero wraz z wyrejestrowaniem ich z ubezpieczeń. Jeżeli np. jeden zakończy pracę w maju 2020 roku, raport za niego zostanie złożony dopiero wtedy.

Okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport. Jeżeli został złożony w lutym 2020, 10 lat upłynie 31 grudnia 2030 roku.

Okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny. Jeżeli został złożony w czerwcu 2020, 10 lat upłynie 31 grudnia 2030 roku.

ad. 3 Pracownicy zatrudnieni po wejściu w życie ustawy - w styczniu 2019 roku

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

W przypadku pracownika, który został zatrudniony w styczniu, a zakończył pracę w marcu 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zakończy się 31 grudnia 2029 roku.

Pomiędzy 1 stycznia 2030 a 1 lutego 2030 pracownik będzie mógł odebrać dokumentację pracowniczą. Dowie się o tym z informacji, którą powinien otrzymać od Ciebie wraz ze świadectwem pracy. Będzie ona zawierała informację o:

  • okresie przechowywania
  • możliwości odbioru dokumentacji po okresie przechowywania
  • zniszczeniu dokumentacji w przypadku jeżeli nie zostanie odebrana we wskazanym okresie.

Na zniszczenie dokumentacji masz 12 miesięcy od 1 lutego 2030 roku. Jeżeli pracownik zgłosi się po upływie miesiąca przewidzianego na odbiór, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, możesz wydać pracownikowi dokumentację.

Inne obowiązki przedsiębiorcy w związku ze zmianami przepisów od 2019 roku

Pamiętaj, że już od początku 2019 roku:

  • jeżeli np. zwolnisz pracownika, wraz ze świadectwem pracy powinieneś przekazać informację dotyczącą przechowywania akt pracowniczych
  • w niektórych sytuacjach będziesz wysyłał do ZUS nowe  imienne raporty miesięczne (ZUS RPA)

Informacja o okresie przechowywania dokumentów pracowniczych po zakończeniu pracy

Wraz ze świadectwem pracy, będziesz miał obowiązek przekazania pracownikowi informacji o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.

Jeżeli pracownik zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 roku, a 1 stycznia 2019 roku nie otrzyma (od ZUS ani od ciebie) żadnej informacji dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia pracy.

Źródło: biznes.gov.pl

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?