REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązki pracodawcy w związku z elektronizacją akt pracowniczych 2019

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ZUS
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Obowiązki pracodawcy w związku z elektronizacją akt pracowniczych 2019/fot.ZUS
Obowiązki pracodawcy w związku z elektronizacją akt pracowniczych 2019/fot.ZUS

REKLAMA

REKLAMA

Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał do ZUS więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracownika, Dane te będą potrzebne do ustalenia prawa do niektórych świadczeń.

Papierowa dokumentacja może być zmorą pracodawcy. W Polsce obowiązywał dotychczas jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. Dzięki projektowi e-Akta od stycznia pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowozatrudnionych pracowników tylko 10 lat. Zmiany oznaczają duże korzyści, ale najpierw trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe.

REKLAMA

Przepisy, które wejdą w życie od nowego roku, pozwalają pracodawcy wybrać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji – elektroniczną albo papierową. W każdej chwili będzie można zmienić wybór.

Kiedy 10 lat

Okres przechowywania dokumentacji nie dla każdego jest taki sam i zależy od daty zatrudnienia u danego pracodawcy. Jeśli pracownik zaczął u niego pracę przed 1 stycznia 1999 r., to nowe przepisy go nie dotyczą. Pracodawca będzie przechowywać taką dokumentację przez 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą. Jeśli pracę rozpoczęto od stycznia 2019 r., to pracodawca będzie przechowywać dokumentację tylko przez 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

REKLAMA

Jeżeli zatrudniliśmy się u danego pracodawcy między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r., to może on sam zdecydować jak długo będzie przechowywać naszą dokumentację – 10 czy 50 lat. Jeżeli zdecyduje się na okres 10 letni to powinien wówczas złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). W raporcie ZUS RIA pracodawca przekazuje za pracownika dodatkowe dane za lata 1999–2018, m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. ZUS zapisze te dane na koncie ubezpieczonego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli zakończymy pracę po 31 grudnia 2018 r., pracodawca przekaże raport ZUS RIA łącznie z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń. Dostaniemy od niego ten dokument w formie papierowej. Pracodawca będzie musiał po 10 latach od złożenia ZUS RIA wydać nam dokumenty związane z naszym zatrudnieniem. Powinien także poinformować nas o skróconym okresie przechowywania dokumentacji, prawie do jej odbioru i terminie odbioru. Pracownik dostanie informację, że pracodawca złożył raport ZUS RIA również z ZUS. Aktualnie zatrudnieni znajdą ją corocznej IOSKU.

Obowiązki pracodawcy

REKLAMA

Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał do ZUS więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracownika. Dane te będą potrzebne do ustalenia prawa do niektórych świadczeń m.in. renty z tytułu niezdolności do pracy, czy wcześniejszej emerytury i obliczania ich wysokości. Pracodawca będzie przekazywać za pracownika imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (ZUS RPA). Ten raport będzie dotyczył danych od 2019 r.

W ZUS RPA pracodawca wykaże: przychód, jaki wypłacił w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy np. wypłaconą w 2020 r. trzynastkę za 2019 r., przychód wypłacony oprócz świadczeń pobieranych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. dodatek stażowy wypłacony oprócz zasiłku chorobowego, a także okres wykonywania pracy nauczycielskiej. Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy został on rozwiązany. ZUS dostosował też formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.

Dane, które przekaże pracodawca w raportach ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będą potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie świadczenia albo jego przeliczenie. Wyjątkiem są dokumenty potwierdzające okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jeśli na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie będzie mógł ustalić, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcześniejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów.

Przez PUE ZUS pracownik może ustalić, który pracodawca złożył za niego raport ZUS RIA oraz sprawdzić ten dokument. Będzie tam także informacja o okresie przechowywania dokumentacji oraz prawie do jej odbioru po 10 latach.

Jeśli przedsiębiorca lub jego biuro rachunkowe, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami o e-Aktach, powinni jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. To również wskazanie dla producentów takiego oprogramowania. Do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS będą na bieżąco dostosowane programy Płatnik i e-Płatnik.

Więcej informacji można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: ZUS

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1 lipca 2025 r. farmaceuci zarobią nawet 10 554 zł brutto. Nowa siatka płac w ochronie zdrowia

Od 1 lipca 2025 r. obowiązywać będą nowe minimalne wynagrodzenia dla farmaceutów zatrudnionych w placówkach ochrony zdrowia. Wzrost płac wyniesie nawet 1 300 zł brutto miesięcznie. To efekt corocznej waloryzacji stawek wynikającej z ustawy o minimalnych wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, powiązanej ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

REKLAMA

Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Working and living in Poland: nowa platforma dla cudzoziemców i pracodawców

„Working and living in Poland” to miejsce, w którym cudzoziemcy z całego świata będą mogli znaleźć sprawdzone i kompleksowe informacje na temat życia i pracy w Polsce. Ponadto możliwe będzie zadawanie pytań konsultantom w trakcie rozmowy telefonicznej lub rozmowy na czacie. Można będzie również napisać mail z pytaniem.

Dodatkowy urlop pracownika z niepełnosprawnością do zmiany

Czy pracownicy ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności będą mogli korzystać z dodatkowego urlopu już w pierwszym roku, w którym wydano orzeczenie? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wyklucza wprowadzenia zmian. Chce jednak, by taki dodatkowy urlop był przyznawany proporcjonalnie, na podobnych zasadach jak „zwykły” urlop wypoczynkowy.

Czerwiec 2025: dni wolne, godziny pracy

Czerwiec w 2025 roku – dni wolne i godziny pracy w szóstym miesiącu roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w czerwcu? Kalendarz czerwca w 2024 roku nie zawiera ani jednego święta ustawowo wolnego od pracy. Sprawdź, kiedy wypada najbliższe święto.

REKLAMA

Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność

W epoce cyfrowej, gdzie dane pracownicze są coraz bardziej dostępne i kuszące do analizy, controlling personalny staje przed zadaniem nie tylko liczenia, ale także… rozumienia granic, których nie wolno przekroczyć. Odpowiednie systemy controllingowe (BI i EPM/CPM) mogą tu być nie tylko narzędziem, ale też gwarantem zgodności z prawem – o ile są mądrze skonfigurowane i używane.

Wyrok NSA: e-mail pracodawcy o zakończeniu pracy przez pracownika - czy to dozwolone?

Czy pracodawca może powiadomić o zakończeniu współpracy przez pracownika, czy nie narusza to jego danych osobowych? Czy jest to zgodne z RODO, z Kodeksem Pracy oraz z ustawą o ochronie danych osobowych? Sprawa trafiła na tle niniejszego zagadnienia aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

REKLAMA