REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 2019 - pytania i odpowiedzi

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 2019 - pytania i odpowiedzi/fot. Shutterstock
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 2019 - pytania i odpowiedzi/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawcy będą mogli przechowywać dokumentację pracowniczą dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat. Jakie są zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej przed tym okresem?

Ile będzie wynosił okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i kogo będzie dotyczył nowy okres?

Autopromocja

Ustawa wprowadza nowy, 10 - letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, zamiast obecnie obowiązujących 50 lat. Krótszy okres będzie obowiązywał we wszystkich stosunkach pracy, które rozpoczną się po wejściu w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2019 roku. Możliwe będzie też skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat w przypadku wszystkich, którzy rozpoczęli pracę między 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku. Okres przechowywania dokumentacji dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku będzie nadal wynosił co do zasady 50 lat.

Co jeśli pracownik został zatrudniony przed wejściem w życie ustawy?

Dokumentacja pracownika, który został zatrudniony przed wejściem w życie ustawy, ale nie wcześniej niż 1 stycznia 1999 roku, będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Jednak pracodawca może zdecydować się na złożenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów informacyjnych za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat.

Ile będzie przechowywana dokumentacja pracownicza w przypadku zatrudnionych przed 1999 r.?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dokumentacja tych zatrudnionych będzie przechowywana przez dotychczasowy okres, tj. co do zasady 50 lat, niezależnie od tego, czy jeszcze pracują na podstawie zawartej wtedy umowy, czy już nie. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy.

Czy skrócenie okresu przechowywania obejmie również zleceniobiorców?

Tak, wszystkie zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenie.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Zostałem zatrudniony po 1999 r. Skąd dowiem się, ile będzie przechowywana moja dokumentacja?

a) Jeżeli pracownik zostanie zatrudniony po dniu wejścia w życia ustawy, po zakończeniu pracy u danego pracodawcy otrzyma wraz ze świadectwem pracy informację o: - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, - możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania, - zniszczeniu jego dokumentacji, jeżeli jej nie odbierze w wyznaczonym terminie.

b) Jeżeli pracownik zatrudniony po 1 stycznia 1999 roku, a przed dniem wejścia w życie ustawy nie otrzymał żadnej informacji od ZUS ani pracodawcy dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia stosunku pracy.

Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych, to pracownik, który został zatrudniony w tym okresie, otrzyma po zakończeniu pracy kopię przekazanego za niego raportu informacyjnego oraz otrzyma informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji;

2) prawie do odbioru dokumentacji po upływie okresu przechowywania;

3) prawie do uzyskania kopii dokumentacji. W sytuacji gdy pracownik zatrudniony w tym okresie już nie pracuje u danego pracodawcy, dowie się o złożeniu za niego raportu informacyjnego i skróceniu okresu przechowywania dokumentacji z informacji o stanie konta ubezpieczonego lub z rocznego obliczenia podatku przysyłanych co roku przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Pierwszą pracę rozpocząłem w 1998 r., potem zacząłem inną pracę w nowej firmie w roku 2006. Ile czasu będzie przechowywana moja dokumentacja?

Okresy przechowywania dokumentacji liczone są w zależności od daty nawiązania poszczególnych stosunków pracy i oddzielnie dla każdego z nich. Dlatego jeżeli pracownik rozpoczął jeden stosunek pracy przed 1999 rokiem, a drugi w roku 2006, to dokumentacja z wcześniejszego zatrudnienia będzie przechowywana 50 lat, natomiast z drugiego 50 lub 10, w zależności, czy pracodawcy zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych.

Jak liczyć 10 letni okres przechowywania dokumentacji i kiedy dokładnie się zakończy?

Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku. W przypadku złożenia przez pracodawcę raportów informacyjnych, 10 - letni okres przechowywania będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny.

Czy w związku z tym pracodawca musi zniszczyć dokumentację już 1 stycznia?

Ustawa przewiduje, że po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Ma na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Dzięki temu, będzie mógł odpowiednio zaplanować i zrealizować cały proces.

Co się stanie z dokumentacją, jeżeli po wejściu w życie ustawy podpiszę nową umowę z tym samym pracodawcą?

W przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy z tym samym pracownikiem, pracodawca kontynuuje prowadzenie dokumentacji powstałej przy pierwszym zatrudnieniu. Okres przechowywania takiej dokumentacji rozpoczyna się dopiero z końcem roku, w którym wygasła umowa rozpoczęta najpóźniej.

Co musi zrobić pracodawca, żeby skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych pomiędzy latami 1999 a 2018?

Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS składa oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym, 20-letnim okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych.

Co będzie w raporcie informacyjnym?

Raport informacyjny będzie składany do ZUS na nowym formularzu i będzie zawierał dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy. Będą to przede wszystkim dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury obliczanej według starych zasad albo renty z tytułu n niezdolności do pracy , a ponadto dodatkowe dane w przypadku niektórych grup zawodowych uprawnionych do przejścia na świadczenie przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego, takich jak nauczyciele, czy inni pracownicy zatrudnieni w szczególnym charakterze lub w szczególnych warunkach. Czy pracodawca musi składać raporty informacyjne za wszystkich zatrudnionych? Tak, jeżeli pracodawca złoży oświadczenie, zobowiązany jest do złożenia raportów informacyjnych za wszystkich pracowników zatrudnionych pomiędzy rokiem 1999 a 2018.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego?

Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie objętym możliwością skrócenia okresu przechowywania nadal pracuje w momencie złożenia oświadczenia, pracodawca składa za niego raport informacyjny dopiero wraz z wyrejestrowaniem tego pracownika z ubezpieczeń. Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia o składaniu raportów informacyjnych, pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty w terminie roku od dnia złożenia tego oświadczenia.

Co się stanie, jeśli pracodawca zadeklaruje złożenie raportów, a tego nie zrobi?

Przede wszystkim, będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez dotychczasowy okres 50 lat. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania nie jest sama deklaracja, ale faktyczne złożenie raportu informacyjnego za każdego pracownika. Ponadto, pracodawca, który zadeklaruje składanie raportów, a tego nie zrobi, naraża się na sankcje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (karę grzywny do 5000 zł.) Należy przy tym pamiętać, że złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów jest dobrowolne, możliwe do złożenia w dowolnym czasie i może zostać cofnięte do momentu złożenia pierwszego raportu.

Czy krótszy okres przechowywania dokumentacji nie pozbawi mnie prawa do emerytury?

Nie zmieni się wynikająca z przepisów zasada, że do wniosku w sprawie świadczenia powinny być dołączone niezbędne dowody, które są konieczne do przyznania świadczenia oraz obliczenia jego wysokości. Jednakże ZUS nie będzie już żądał dowodów potwierdzających dane, które zostaną przekazane w raporcie informacyjnym za lata od 1999 r. do 2018 r. oraz po wejściu w życie ustawy w nowym imiennym raporcie miesięcznym (ZUS RPA). Oznacza to, że pracownik nie będzie musiał dostarczać do ZUS dokumentów potwierdzających dane, które będą widniały na jego koncie w ZUS. Zakład również nie będzie mógł domagać się od ubezpieczonego potwierdzenia informacji, które już będzie posiadał w swoim systemie. Jest jednak pewien wyjątek od powyższej zasady. Dotyczy on dowodów potwierdzających przypadające do 31 grudnia 2008 r. szczególne okresy pracy, np. okresy pracy w szczególnych warunkach. ZUS będzie mógł zażądać tych dowodów ale tylko wówczas, jeżeli na podstawie danych o tych okresach przekazanych w raporcie informacyjnym nie będzie mógł ustalić, czy rzeczywiście w danym okresie pracownik wykonywał pracę, która uprawnia do wcześniejszego przejścia na emeryturę. Ponadto, formularz wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń będzie rozszerzony o informacje ważne z punktu widzenia ustalania prawa do niektórych świadczeń, tj. o datę, tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy.

Jak mogę zapoznać się z moją dokumentacją?

Ustawa wprowadza do Kodeksu Pracy wyraźny przepis, który nakazuje wydanie pracownikowi na każde żądanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Szczegółowe informacje na ten temat znajdą się w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej.

Czy będę mógł odebrać od pracodawcy dokumentację?

Tak, zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które został złożony raport informacyjny, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również otrzymają swoją dokumentację.

Co stanie się z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji. Może więc odpowiednio zaplanować ten proces, tak by zrobić to w zgodzie z Kodeksem Pracy, rozporządzeniem, a także przepisami o ochronie danych osobowych.

Co jeśli dokumentacja będzie mi potrzebna jako dowód w sprawie?

W Kodeksie Pracy znajdzie się przepis, który zagwarantuje, że jeżeli pracodawca dowie się, że toczy się sprawa, w której jest stroną i dokumentacja może stanowić dowód, zobowiązany jest do przechowywania jej co najmniej do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania, nawet jeżeli znacznie wydłuży to 10 letni okres przechowywania. Jeżeli natomiast pracodawca nie jest stroną, a dowie się w jakikolwiek sposób o postępowaniu, w którym dokumentacja może stanowić dowód, okres przechowywania przedłuży się o 12 miesięcy ponad 10 - letni okres, po którego upływie pracodawca ponownie wyznaczy byłemu pracownikowi 30 dni na odbiór całej dokumentacji.

Co pracodawca będzie przekazywał do ZUS od 1 stycznia 2019 roku?

Nowy imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej, a także po zakończeniu stosunku pracy formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Czy przekazane informacje do ZUS gwarantują wszelkie uprawnienia emerytalne?

W związku ze zmianami w systemie emerytalnym powstałymi na przestrzeni lat, osoby które w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. wykonywały pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a także w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w ustawie o emeryturach pomostowych i został za nie złożony raport informacyjny, powinny od pracodawcy otrzymać dokumenty potwierdzające wykonywanie tej pracy.

Źródło: biznes.gov.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jawność wynagrodzeń w Polsce. Jakie zmiany wprowadzi dyrektywa unijna od 2026 roku? Dlaczego warto wiedzieć ile zarabia kolega z pracy?

Różne badania potwierdzają, że wysokość wynagrodzenia jest dla pracowników bardzo ważna ale i tak brak widełek płacowych w ogłoszeniu o pracę zwykle nie zniechęca kandydata do wysłania aplikacji. W naszej kulturze jest często obecna zasada, że o pieniądzach się nie rozmawia. Znajduje to swój wyraz nie tylko w procesie rekrutacji, lecz także przez cały okres zatrudnienia. Jak wynika z raportu Aplikuj.pl "Czy potrafimy rozmawiać o pieniądzach z pracodawcą" z kwietnia 2024 r., ponad połowa pracowników przyznaje, że w ich miejscu nie panuje jawność wynagrodzeń. Jednak już wkrótce ma się to zmienić.

Komunikat MRPiPS: 770 mln zł na dofinansowanie wynagrodzeń osób z niepełnosprawnościami

Łukasz Krasoń, pełnomocnik rządu ds. osób niepełnosprawnych oraz wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej, wspólnie z Ministerstwem Finansów proponuje zwiększyć o 15% stawki dofinansowań do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Wydatki na ten cel wyniosą 220 mln zł w 2024 r. i 550 mln zł w 2025 r.

Zmiany w składce zdrowotnej - prace ruszają już w tym kwartale 2024

Zmiany w składce zdrowotnej już niedługo! Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Zdrowia poinformowały, że analizy doprowadziły do jednoznacznego wniosku, że wyeliminowanie problemów wymaga wdrożenia zmiany normatywnej na poziomie ustawowym. Na teraz - zatem drugi kwartał 2024 r. przewidziane są prace nad zmianami ustaw. Wejście w życie zaproponowanych zmian w zakresie składki zdrowotnej przewidziane są na 1 stycznia 2025 r.

Pracodawca nie dokonał wpłat do PPK w terminie? Pracownik może żądać odszkodowania i odsetek!

Wpłaty na PPK - co jeśli pracodawca nie dokonał ich w terminie? Pracodawca nie może dokonać zaległych wpłat do PPK nawet na prośbę uczestnika PPK. Musi mu jednak zrekompensować spowodowaną przez siebie szkodę. Chyba, że za nieprzekazanie wpłat do PPK odpowiedzialność ponosi sam uczestnik.

REKLAMA

50 mln zł dla powiatów, w których planowane są zwolnienia grupowe. Sytuacja jest stabilna, pewna i optymistyczna – zapewnia minister pracy

Na ostatnim posiedzeniu Rady Dialogu Społecznego minister Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała o 50 mln zł z Funduszu Pracy dla powiatów, w których planowane są zwolnienia grupowe. Szefowa MRPiPS przedstawiła także informacje o inicjatywach i działaniach podległego jej ministerstwa.

Równość wynagrodzeń kobiet i mężczyzn - zmiany w kodeksie pracy do 2026 r.

Koniec z luką płacową ze względu na płeć. Do 7 czerwca 2026 r. w Kodeksie Pracy zajdą nie małe zmiany! Już niespełna rok temu uchwalono w UE akt prawny na który czekało miliony kobiet. Mowa o dyrektywie w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Jednak co z tym faktem zrobiła Polska? Póki co nie wiele. Co więcej już podczas rozmowy rekrutacyjnej czy w ofercie pracy trzeba będzie określić wynagrodzenie - wreszcie będzie więc jawność i przejrzystość zarobków. Czas nagli, ponieważ państwa członkowskie zobowiązane są wprowadzić w życie przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do wykonania dyrektywy do dnia 7 czerwca 2026 r. Mamy więc 2 lata na tą rewolucyjną zmianę na ryku pracy.

Zasiłek z ZUS z powodu otyłości - to możliwe!

Otyłość to choroba przewlekła. W niektórych przypadkach otyłość może być wręcz uznana za niepełnosprawność. W związku z tym ZUS, biegli i sąd pracy mogą uznać, że z powodu otyłości przysługuje zasiłek chorobowy czy renta - ponieważ osoba otyła nie jest zdolna do świadczenia pracy. Problem otyłości w Polsce jest ogromny - choruje na nią około 9 mln osób!

Czy można mieć dwie umowy o pracę?

Wiele osób zastanawia się, czy może pracować na podstawie dwóch umów o pracę. O ile, prostą wydaje się odpowiedź na pytanie o dwie umowy na pół etatu, o tyle wątpliwości mogą powstawać przy umowach w wyższym wymiarze czasu pracy. Czy dwie umowy o pracę na pełny etat są możliwe?

REKLAMA

300000 zł dofinansowania z ZUS na poprawę warunków bhp. Wpłynęło ponad 5000 wniosków

W konkursie ZUS na projekty dotyczące poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy można zdobyć dofinansowanie w wysokości 300000 zł. Wpłynęło ponad 5000 wniosków.

Będzie waloryzacja o 15 proc. Czy dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych wzrośnie do 4140 zł?

PFRON wypłaca comiesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych. Za pośrednictwem Rady Dialogu Społecznego pracodawcy starają się o zwiększenie tego dofinansowania. Na ostatnim posiedzeniu Rady ogłoszono, że na ten cel udało się wygospodarować 770 mln zł na rok 2024 i kolejny.

REKLAMA