REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 2019 - pytania i odpowiedzi

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 2019 - pytania i odpowiedzi/fot. Shutterstock
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 2019 - pytania i odpowiedzi/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

Pracodawcy będą mogli przechowywać dokumentację pracowniczą dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat. Jakie są zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej przed tym okresem?

Ile będzie wynosił okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i kogo będzie dotyczył nowy okres?

Ustawa wprowadza nowy, 10 - letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, zamiast obecnie obowiązujących 50 lat. Krótszy okres będzie obowiązywał we wszystkich stosunkach pracy, które rozpoczną się po wejściu w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2019 roku. Możliwe będzie też skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat w przypadku wszystkich, którzy rozpoczęli pracę między 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku. Okres przechowywania dokumentacji dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku będzie nadal wynosił co do zasady 50 lat.

Co jeśli pracownik został zatrudniony przed wejściem w życie ustawy?

Dokumentacja pracownika, który został zatrudniony przed wejściem w życie ustawy, ale nie wcześniej niż 1 stycznia 1999 roku, będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Jednak pracodawca może zdecydować się na złożenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów informacyjnych za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat.

Autopromocja

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

Kup książkę:

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

Ile będzie przechowywana dokumentacja pracownicza w przypadku zatrudnionych przed 1999 r.?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dokumentacja tych zatrudnionych będzie przechowywana przez dotychczasowy okres, tj. co do zasady 50 lat, niezależnie od tego, czy jeszcze pracują na podstawie zawartej wtedy umowy, czy już nie. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy.

Czy skrócenie okresu przechowywania obejmie również zleceniobiorców?

Autopromocja

Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Kup książkę:

Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Tak, wszystkie zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenie.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Zostałem zatrudniony po 1999 r. Skąd dowiem się, ile będzie przechowywana moja dokumentacja?

a) Jeżeli pracownik zostanie zatrudniony po dniu wejścia w życia ustawy, po zakończeniu pracy u danego pracodawcy otrzyma wraz ze świadectwem pracy informację o: - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, - możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania, - zniszczeniu jego dokumentacji, jeżeli jej nie odbierze w wyznaczonym terminie.

b) Jeżeli pracownik zatrudniony po 1 stycznia 1999 roku, a przed dniem wejścia w życie ustawy nie otrzymał żadnej informacji od ZUS ani pracodawcy dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia stosunku pracy.

Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych, to pracownik, który został zatrudniony w tym okresie, otrzyma po zakończeniu pracy kopię przekazanego za niego raportu informacyjnego oraz otrzyma informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji;

2) prawie do odbioru dokumentacji po upływie okresu przechowywania;

3) prawie do uzyskania kopii dokumentacji. W sytuacji gdy pracownik zatrudniony w tym okresie już nie pracuje u danego pracodawcy, dowie się o złożeniu za niego raportu informacyjnego i skróceniu okresu przechowywania dokumentacji z informacji o stanie konta ubezpieczonego lub z rocznego obliczenia podatku przysyłanych co roku przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Pierwszą pracę rozpocząłem w 1998 r., potem zacząłem inną pracę w nowej firmie w roku 2006. Ile czasu będzie przechowywana moja dokumentacja?

Okresy przechowywania dokumentacji liczone są w zależności od daty nawiązania poszczególnych stosunków pracy i oddzielnie dla każdego z nich. Dlatego jeżeli pracownik rozpoczął jeden stosunek pracy przed 1999 rokiem, a drugi w roku 2006, to dokumentacja z wcześniejszego zatrudnienia będzie przechowywana 50 lat, natomiast z drugiego 50 lub 10, w zależności, czy pracodawcy zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych.

Jak liczyć 10 letni okres przechowywania dokumentacji i kiedy dokładnie się zakończy?

Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku. W przypadku złożenia przez pracodawcę raportów informacyjnych, 10 - letni okres przechowywania będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny.

Czy w związku z tym pracodawca musi zniszczyć dokumentację już 1 stycznia?

Ustawa przewiduje, że po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Ma na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Dzięki temu, będzie mógł odpowiednio zaplanować i zrealizować cały proces.

Co się stanie z dokumentacją, jeżeli po wejściu w życie ustawy podpiszę nową umowę z tym samym pracodawcą?

W przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy z tym samym pracownikiem, pracodawca kontynuuje prowadzenie dokumentacji powstałej przy pierwszym zatrudnieniu. Okres przechowywania takiej dokumentacji rozpoczyna się dopiero z końcem roku, w którym wygasła umowa rozpoczęta najpóźniej.

Co musi zrobić pracodawca, żeby skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych pomiędzy latami 1999 a 2018?

Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS składa oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym, 20-letnim okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych.

Co będzie w raporcie informacyjnym?

Raport informacyjny będzie składany do ZUS na nowym formularzu i będzie zawierał dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy. Będą to przede wszystkim dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury obliczanej według starych zasad albo renty z tytułu n niezdolności do pracy , a ponadto dodatkowe dane w przypadku niektórych grup zawodowych uprawnionych do przejścia na świadczenie przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego, takich jak nauczyciele, czy inni pracownicy zatrudnieni w szczególnym charakterze lub w szczególnych warunkach. Czy pracodawca musi składać raporty informacyjne za wszystkich zatrudnionych? Tak, jeżeli pracodawca złoży oświadczenie, zobowiązany jest do złożenia raportów informacyjnych za wszystkich pracowników zatrudnionych pomiędzy rokiem 1999 a 2018.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego?

Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie objętym możliwością skrócenia okresu przechowywania nadal pracuje w momencie złożenia oświadczenia, pracodawca składa za niego raport informacyjny dopiero wraz z wyrejestrowaniem tego pracownika z ubezpieczeń. Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia o składaniu raportów informacyjnych, pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty w terminie roku od dnia złożenia tego oświadczenia.

Co się stanie, jeśli pracodawca zadeklaruje złożenie raportów, a tego nie zrobi?

Przede wszystkim, będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez dotychczasowy okres 50 lat. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania nie jest sama deklaracja, ale faktyczne złożenie raportu informacyjnego za każdego pracownika. Ponadto, pracodawca, który zadeklaruje składanie raportów, a tego nie zrobi, naraża się na sankcje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (karę grzywny do 5000 zł.) Należy przy tym pamiętać, że złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów jest dobrowolne, możliwe do złożenia w dowolnym czasie i może zostać cofnięte do momentu złożenia pierwszego raportu.

Czy krótszy okres przechowywania dokumentacji nie pozbawi mnie prawa do emerytury?

Nie zmieni się wynikająca z przepisów zasada, że do wniosku w sprawie świadczenia powinny być dołączone niezbędne dowody, które są konieczne do przyznania świadczenia oraz obliczenia jego wysokości. Jednakże ZUS nie będzie już żądał dowodów potwierdzających dane, które zostaną przekazane w raporcie informacyjnym za lata od 1999 r. do 2018 r. oraz po wejściu w życie ustawy w nowym imiennym raporcie miesięcznym (ZUS RPA). Oznacza to, że pracownik nie będzie musiał dostarczać do ZUS dokumentów potwierdzających dane, które będą widniały na jego koncie w ZUS. Zakład również nie będzie mógł domagać się od ubezpieczonego potwierdzenia informacji, które już będzie posiadał w swoim systemie. Jest jednak pewien wyjątek od powyższej zasady. Dotyczy on dowodów potwierdzających przypadające do 31 grudnia 2008 r. szczególne okresy pracy, np. okresy pracy w szczególnych warunkach. ZUS będzie mógł zażądać tych dowodów ale tylko wówczas, jeżeli na podstawie danych o tych okresach przekazanych w raporcie informacyjnym nie będzie mógł ustalić, czy rzeczywiście w danym okresie pracownik wykonywał pracę, która uprawnia do wcześniejszego przejścia na emeryturę. Ponadto, formularz wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń będzie rozszerzony o informacje ważne z punktu widzenia ustalania prawa do niektórych świadczeń, tj. o datę, tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy.

Jak mogę zapoznać się z moją dokumentacją?

Ustawa wprowadza do Kodeksu Pracy wyraźny przepis, który nakazuje wydanie pracownikowi na każde żądanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Szczegółowe informacje na ten temat znajdą się w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej.

Czy będę mógł odebrać od pracodawcy dokumentację?

Tak, zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które został złożony raport informacyjny, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również otrzymają swoją dokumentację.

Co stanie się z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji. Może więc odpowiednio zaplanować ten proces, tak by zrobić to w zgodzie z Kodeksem Pracy, rozporządzeniem, a także przepisami o ochronie danych osobowych.

Co jeśli dokumentacja będzie mi potrzebna jako dowód w sprawie?

W Kodeksie Pracy znajdzie się przepis, który zagwarantuje, że jeżeli pracodawca dowie się, że toczy się sprawa, w której jest stroną i dokumentacja może stanowić dowód, zobowiązany jest do przechowywania jej co najmniej do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania, nawet jeżeli znacznie wydłuży to 10 letni okres przechowywania. Jeżeli natomiast pracodawca nie jest stroną, a dowie się w jakikolwiek sposób o postępowaniu, w którym dokumentacja może stanowić dowód, okres przechowywania przedłuży się o 12 miesięcy ponad 10 - letni okres, po którego upływie pracodawca ponownie wyznaczy byłemu pracownikowi 30 dni na odbiór całej dokumentacji.

Co pracodawca będzie przekazywał do ZUS od 1 stycznia 2019 roku?

Nowy imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej, a także po zakończeniu stosunku pracy formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Czy przekazane informacje do ZUS gwarantują wszelkie uprawnienia emerytalne?

W związku ze zmianami w systemie emerytalnym powstałymi na przestrzeni lat, osoby które w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. wykonywały pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a także w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w ustawie o emeryturach pomostowych i został za nie złożony raport informacyjny, powinny od pracodawcy otrzymać dokumenty potwierdzające wykonywanie tej pracy.

Źródło: biznes.gov.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak pokolenie Z buduje swoje kariery. Badanie Pracuj.pl

    Dwadzieścia siedem procent przedstawicieli pokolenia Z zmieniło pracę w ciągu ostatnich trzech miesięcy. W silver generation takiej zmiany dokonało tylko 2% respondentów. W ciągu ostatniego roku wśród najstarszej aktywnej zawodowo grupy wynik ten osiąga 7%, a wśród najmłodszej aż 62%. Jak wynika z badania Pracuj.pl, generacja Z pod kątem mobilności zawodowej znacznie przewyższa wszystkie pozostałe grupy wiekowe. Czy to oznacza, że na rynek wchodzą niepewni pracownicy? 

    Branżowe centra umiejętności będą dokształcać młodocianych. Rząd przygotowuje nowe rozporządzenie

    Branżowe centra umiejętności (BCU) to nowa kategoria placówek systemu oświaty. Podstawą prawną ich tworzenia jest nowelizacja Prawa oświatowego. W celu wdrożenia BCU rząd przystąpił do prac nad nowelizacją rozporządzenia w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania. Informacja na ten temat została zamieszczona w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.

    BHP - wszystko co trzeba wiedzieć na ten temat

    Każdy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że przestrzeganie przepisów BHP jest obowiązkowe, a te kwestie mogą zostać skontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Co jeszcze warto wiedzieć na ten temat? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej. 

    Do 30 września był czas, żeby wykorzystać zaległe urlopy. Pracownicy lubią chomikować dni wolne

    Dlaczego urlopy powinny być wykorzystywane na bieżąco? Zbyt duża kumulacja dni wolnych może spowodować, że pracownik będzie musiał wykorzystać go w momencie, gdy będzie on pracodawcy bardzo potrzebny. 

    REKLAMA

    Praca zdalna szansą dla osób z niepełnosprawnościami

    Upowszechnienie pracy zdalnej i hybrydowej może ułatwić zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami, zwłaszcza na stanowiskach biurowych czy specjalistycznych, niewymagających fizycznej obecności w biurze - przekonują eksperci w raporcie „Uwarunkowania i korzyści zatrudniania osób z niepełnosprawnościami” przygotowanym przez Lewiatana.

    PPK. Deklarację o rezygnacji można „odwołać”

    Powrót do oszczędzania w PPK, po złożeniu deklaracji o rezygnacji, następuje poprzez złożenie wniosku o dokonywanie wpłat do PPK. Pracownik może go złożyć w każdej chwili i jest on skuteczny od momentu przekazania go pracodawcy.

    Praca cudzoziemców. Co zrobić po zarejestrowaniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi legalizuje zatrudnienie cudzoziemców z pięciu krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Po jego zarejestrowaniu pracodawca ma obowiązek informacyjny. Jaki? Ponadto, opisujemy kiedy nie jest wymagany wpis nowego oświadczenia do ewidencji. 

    Kurs dla pracowników administracji publicznej

    Kursy dla pracowników administracji publicznej dają możliwość rozwoju osobistego i zawodowego. Właśnie trwa rekrutacja w ramach kolejnego projektu. Czym jest Young Leaders’ Program 2024-2026 i jakie umiejętności można nabyć? 

    REKLAMA

    Wzrost zatrudnienia w fotowoltaice słonecznej

    Pomimo kryzysów gospodarczych, inflacji, wojny i globalnych problemów współczesnego świata - da się zauważyć dynamiczny rozwój sektora zielonej energii. Raport MOP oraz organizacji IRENA pokazuje, że liczba miejsc pracy w sektorze energii odnawialnej prawie podwoiła się w ciągu ostatniej dekady, do 13,7 mln w 2022 r.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników. Orzeczenia KRUS.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników - powstają stosunkowo często ze względu na specyfikę pracy na roli. Orzeczenia w KRUS wydawane są przez lekarzy rzeczoznawców czy komisje lekarskie KRUS, które doty. przyznania konkretnych świadczeń. Czy od decyzji KRUS przysługuje odwołanie? 

    REKLAMA