REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców

 Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Anna Hoffmann
Anna Hoffmann
Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców/fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców/fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od kilku miesięcy w Polsce jak i w całej Unii Europejskiej obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. W związku z wejściem w życie RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO), konieczne jest dostosowanie szeregu przepisów krajowych do ww. rozporządzenia.

W niniejszym artykule poruszono zagadnienia dotyczące zmian w przepisach pracowniczych, które weszły w życie od 1 stycznia 2019 r. tj. przepisów Kodeksu pracy i aktów wykonawczych dotyczących dokumentacji pracowniczej, digitalizacji akt, a także projektowanych zmian w przepisach w związku z pracami nad tzw. "ustawą wprowadzającą RODO", która odnosi się do kwestii przetwarzania danych pracowników.

Autopromocja

Zmiana okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 na 10 lat

W dniu 1 stycznia 2019 roku weszły w życie znowelizowane przepisy Kodeksu Pracy (wprowadzone na podstawie ustawy z dnia 10  stycznia  2018  r. o  zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357), na podstawie których zmianie uległ okres przechowywania akt pracowniczych. Obecnie wynosi on 50 lat, natomiast od 1 stycznia br. - 10 lat. Nie we wszystkich przypadkach możliwe jednak będzie zastosowanie nowego, krótszego okresu przechowywania dokumentów pracowników.

Znowelizowany przepis art. 94 pkt. 9b Kodeksu Pracy stanowi, że pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Co więcej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wobec jakich pracowników pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat?

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych dotyczyć będzie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku, pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, jeżeli przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz  raport informacyjny (ZUS RIA). W przypadku pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku, pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania akt, w tym przypadku nadal należy stosować okres 50 letni.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Najistotniejsze zmiany Kodeksu Pracy w związku z wejściem w życie RODO

Ustawodawca pracuje obecnie nad dostosowaniem przepisów z zakresu prawa pracy do RODO. W tym celu planowana jest m.in. zmiana przepisu art. 221 k.p., który określa zakres zbieranych danych przez pracodawcę od kandydatów do pracy. Pracodawca nie będzie mógł zbierać takich danych osobowych jak imiona rodziców, natomiast będzie mógł zbierać dane kontaktowe, które zostaną wskazane przez kandydata. Odnośnie natomiast danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, przyszły pracodawca będzie mógł zażądać od pracownika tych danych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Zgodnie z projektowanymi zmianami,  pracodawca będzie mógł zażądać również podania adresu zamieszkania i numeru PESEL – a w przypadku jego braku również rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wskazać również trzeba, że pracodawca – z uwagi na specyfikę działalności i poszczególnych zawodów – będzie mógł zbierać od pracowników również inne dane osobowe (np. dane dotyczące karalności). Istotne jest aby każdorazowo identyfikować podstawy przetwarzania tych danych osobowych np. z uwagi na przepis prawa, który wymaga przetwarzanie tych danych przez pracodawcę.

Zmiana przepisów będzie również dotyczyć danych szczególnych kategorii tj. danych biometrycznych (np. odcisku palca), których przetwarzanie było dotychczas bardzo ograniczone. Przetwarzanie danych biometrycznych będzie dopuszczalne, gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę. Oznacza to, że będzie istnieć podstawa prawna do przetwarzania danych biometrycznych pracowników, w celu zabezpieczenia dostępu do szczególnie chronionych obszarów w przedsiębiorstwie.

Oprócz projektowanych zmian Kodeksu Pracy, zmianie już uległy akty wykonawcze, w szczególności dotyczące dokumentacji pracowniczej. W dniu 1 stycznia 2019 r. weszło bowiem w życie Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r., które zastąpiło uprzednio obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych.

>>> Podwyższenie kwoty wolnej? Zobacz, jakie podatkowe manewry ma PiS

Zmiany w zakresie przetwarzania danych na potrzeby ZFŚS

Pracodawcy przetwarzają liczne dane osobowe pracowników w związku z prowadzeniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Istotny jest również fakt, że pracodawcy przetwarzają w ramach ZFŚS dane wrażliwe (dane szczególnej kategorii), których przetwarzanie jest zasadniczo zabronione, chyba że istnieją podstawy prawne ich przetwarzania określone w przepisie art. 9 ust. 2 RODO. Co ważne, najczęściej w ramach ZFŚS przetwarzane są nie tylko dane pracowników, lecz również członków ich rodzin. W jaki sposób legalnie przetwarzać te dane osobowe? Proponowana zmiana określa, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ następuje w drodze oświadczenia. Pracodawca będzie miał jednak prawo do żądania potwierdzenia informacji zawartych w tym oświadczeniu.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników i członków ich rodzin na potrzeby uzyskania pomocy z ZFŚS będzie mogło się odbywać przez osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych przez pracodawcę. Osoby te będą dodatkowo zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy.

Dodatkowo projekt ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zebranych w ramach prowadzenia ZFŚS w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Tego rodzaju przegląd ma się odbywać nie rzadziej niż raz w ciągu roku kalendarzowego.

Prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej

Od 1 stycznia 2019  roku pracodawcy mogą dokonać wyboru czy prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej czy papierowej. Powyższe zmiany Kodeksu pracy w tym zakresie mają przyśpieszyć proces opracowania dokumentów, skrócić czas przeszukiwania dokumentacji pracowniczej, a także poprawić jakość prowadzanej dokumentacji oraz zmniejszyć koszty jej przechowywania. Pracodawca będzie mógł wybrać czy zamierza prowadzić dokumentację w formie elektronicznej, co dla wielu firm będzie stanowić duże ułatwienie, gdyż już teraz chętnie wykorzystują dostępne systemy wspomagające ich w procesie przetwarzania danych pracowników. Od nowego roku dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.


W ramach przejścia przez pracodawcę na elektroniczny sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej, konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu (np. skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Jak dostosować systemy przetwarzające dane pracowników do RODO?

RODO wymaga od administratorów danych osobowych odpowiedniego zabezpieczenia systemów, w których są one przetwarzane. Dotyczy to przeze wszystkim systemów wykorzystywanych przez pracodawców w związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej i przetwarzaniem danych pracowników. Kwestie bezpieczeństwa powinny zostać ustalone przez pracodawcę  na podstawie wytycznych jakie stawia RODO. Przede wszystkim pracodawca przed przetwarzaniem danych osobowych w systemach, programach czy aplikacjach powinien uprzednio zweryfikować jakie ryzyko wiążę się z jego wykorzystywaniem - w jaki sposób wygląda przepływ danych w systemie a także czy możliwy jest przepływ danych pomiędzy różnymi systemami. Na podstawie tej analizy konieczne może okazać się wykonanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych (DPIA).

Kolejnym niezbędnym krokiem jest weryfikacja jacy pracownicy lub współpracownicy posiadają dostęp do danych przetwarzanych w systemie a także nadanie tym osobom pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w tym systemie. Niezbędne jest również nadanie odrębnych identyfikatorów, a także wprowadzenie procedury zmiany i przechowywania haseł do systemów.

W zakresie zabezpieczeń technicznych pracodawcy powinni pamiętać o tym, że system jak zarówno sieć pracodawcy musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed ewentualnym wyciekiem danych, a także przed ich przypadkowym ujawnieniem osobom nieupoważnionym. Każdy pracodawca jest zobowiązany zapewnić zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów, usług przetwarzania, zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych oraz dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego. Jest także zobowiązany do regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych. Pracodawcy powinni wprowadzić i stosować politykę postępowania ze sprzętem elektronicznym, w szczególności sposobem obchodzenia się przez pracowników z komputerami służbowymi a także możliwość korzystania z zewnętrznych nośników danych np. pendrive. Oczywiście konieczne jest korzystanie z zabezpieczeń antywirusowych i firewall. Niezbędne może okazać się również szyfrowanie dysków lub plików.

Dodatkowo, zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019r. Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, zmianie uległy szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej. W przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w systemie teleinformatycznym konieczne w szczególności jest:

  • zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  • zapewnienie integralności treści  dokumentacji i metadanych polegającą na  zabezpieczeniu  przed  wprowadzaniem  zmian,  z  wyjątkiem  zmian  wprowadzanych  w  ramach  ustalonych  i  udokumentowanych procedur;
  • zapewnienie stałego dostępu do dokumentacji osobom uprawnionym;
  • zapewnienie możliwości identyfikacji osób  mających  dostęp do dokumentacji  oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  • zapewnienie skutecznego  wyszukiwania  dokumentacji  na  podstawie  metadanych określonych w rozdziale 4 rozporządzenia.

Na koniec warto wspomnieć, że każdy system, program czy aplikacja, w których przetwarzane są jakiekolwiek dane osobowe (nie tylko dane pracowników) powinien podlegać ocenie funkcjonalności zgodności z RODO. Oznacza to, że administrator powinien zweryfikować czy system posiada funkcjonalności jakie nałożone zostały na administratora w związku z przetwarzaniem danych osobowych. W tym celu należy ustalić podstawę prawną przetwarzania danych osobowych oraz sprawdzić czy osoba, której dane dotyczą będzie mogła prawidłowo zrealizować przysługujące jej na gruncie RODO uprawnienia np. w razie zgłoszenia żądania usunięcia danych osobowych, czy system faktycznie pozwala na trwałe usunięcie tych danych. W przeciwnym przypadku za korzystanie z systemu, który jest niezgodny z RODO, administrator będzie mógł zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Anna Hoffmann, radca prawny, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Skrócony tydzień pracy i praca zdalna. To tylko niektóre to tylko niektóre rozwiązania dla rodziców - pracowników dzieci do 8. roku życia

    Skrócony tydzień pracy i praca zdalna. To tylko niektóre to tylko niektóre rozwiązania dla rodziców - pracowników dzieci do 8. roku życia. Co jeszcze może rodzic - pracownik? 

    Do kodeksu pracy wchodzą: toluen, styren, etoksyetanol, nitrobenzen, tlenek węgla, bisfenol A, ołów, kadm, rtęć [nowelizacja]

    Pracodawcy muszą eliminować z miejsca pracy i procesów pracowniczych toluen, styren, etoksyetanol, nitrobenzen, tlenek węgla, bisfenol A, estry kwasu ftalowego czy metale – ołów, kadm, rtęć i ich związki. Będą prowadzili odpowiednie zapisy w rejestrach dotyczących tych substancji.

    Duże zmiany w składce zdrowotnej. Ten komentarz eksperta nie spodoba się rządzącym

    Fundacja Ośrodek Rozwoju opublikowała niedawno komentarz na temat zmian w składce zdrowotnej. Eksperci FOR podkreślają, że te zmiany mogą mieć znaczący wpływ na zdrowie finansów publicznych.

    Zmiana umowy o zarządzanie PPK a uzgodnienie ze stroną społeczną

    Nie zawsze zmiana umowy o zarządzanie PPK powinna być uzgodniona ze stroną społeczną. Kiedy można od tego odstąpić? Poznaj wyjątki.

    REKLAMA

    Umowy pracowników będą rejestrowane. A co z prawem do prywatności i ochroną danych?

    Umowy pracowników będą rejestrowane w CRU, a co z prawem do prywatności, co z prawem do ochrony danych osobowych, co z prawem do godności pracowników? W opozycji do tego stoją przepisy dot. prawa dostępu do informacji publicznej w zakresie sektora finansów publicznych. Ważniejsze jest dobro ogółu czy jednostki?

    Co z rentą socjalną w 2024? Czy będzie 4242 zł a od 1 lipca 4300 zł?

    Projekt ustawy o zmianie renty socjalnej ma tylko dwa artykuły a wciąż nie został uchwalony. Premier zapowiadał pilne prace, a nawet nie było jeszcze drugiego czytania. Osoby z niepełnosprawnościami i ich opiekunowie czekają na podwyżkę świadczenia. Renta socjalna - czy będzie podniesiona do kwoty minimalnego wynagrodzenia? Co to jest renta socjalna? Komu przysługuje prawo do renty socjalnej? 

    Przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia [45 tys. kary dla Kancelarii]

    45 tys. zł kary dla spółki, która docierała do osób poszkodowanych głównie w wypadkach komunikacyjnych, by nawiązać z nimi współpracę w zakresie reprezentowania ich m.in. przed towarzystwami ubezpieczeniowymi, w sprawach sądowych  w celu uzyskania na ich rzecz odszkodowań, zadośćuczynienia i rent, a także zwrotu kosztów leczenia i rehabilitacji. Informacje o potencjalnych klientach uzyskiwała na podstawie m.in. wiadomości prasowych, publikacji internetowych, w tym treści dostępnych w mediach społecznościowych, a także informacji przekazywanych lub rozpowszechnianych przez organizacje zajmujące się działalnością dobroczynną. Podczas spotkania przedstawiciel Kancelarii PIONIER odbierał ustną zgodę na przetwarzanie danych osobowych do czasu ewentualnego zawarcia umowy z tymi osobami o świadczenie usług. Sprawa trafiła do WSA, ale ten oddalił skargę Kancelarii na deczję PUODO.

    Rozwiązanie umowy o pracę: Obowiązek pracodawcy konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę. Wzór zawiadomienia organizacji związkowej

    Pracodawca musi zawiadomić reprezentującą pracownika organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia mu umowy o pracę. Zawiadomienie składa się na piśmie, podając w nim przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

    REKLAMA

    Nowelizacja kodeksu pracy: W 2025 r. pracodawcy będą prowadzili nowy rejestr prac i pracowników je wykonujących [Dyrektywa z 2022 r.]

    Nowelizacja Kodeksu pracy: zmiana artykułu 222 k.p o ochronie pracowników przed szkodliwymi czynnikami. 

    Uprawnienia rodzicielskie: Przerwy na karmienie dziecka piersią - jak długo pracownica może korzystać z przerw na karmienie, wzór wniosku o przerwę

    Przerwy na karmienie piersią są zwolnieniem od pracy. Przerwy wliczane są do czasu pracy - pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia. 

    REKLAMA