Kategorie

Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców

Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Anna Hoffmann
Anna Hoffmann
Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców/fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców/fot. Shutterstock
Od kilku miesięcy w Polsce jak i w całej Unii Europejskiej obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. W związku z wejściem w życie RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO), konieczne jest dostosowanie szeregu przepisów krajowych do ww. rozporządzenia.

W niniejszym artykule poruszono zagadnienia dotyczące zmian w przepisach pracowniczych, które weszły w życie od 1 stycznia 2019 r. tj. przepisów Kodeksu pracy i aktów wykonawczych dotyczących dokumentacji pracowniczej, digitalizacji akt, a także projektowanych zmian w przepisach w związku z pracami nad tzw. "ustawą wprowadzającą RODO", która odnosi się do kwestii przetwarzania danych pracowników.

Zmiana okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 na 10 lat

Reklama

W dniu 1 stycznia 2019 roku weszły w życie znowelizowane przepisy Kodeksu Pracy (wprowadzone na podstawie ustawy z dnia 10  stycznia  2018  r. o  zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357), na podstawie których zmianie uległ okres przechowywania akt pracowniczych. Obecnie wynosi on 50 lat, natomiast od 1 stycznia br. - 10 lat. Nie we wszystkich przypadkach możliwe jednak będzie zastosowanie nowego, krótszego okresu przechowywania dokumentów pracowników.

Znowelizowany przepis art. 94 pkt. 9b Kodeksu Pracy stanowi, że pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Co więcej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wobec jakich pracowników pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat?

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych dotyczyć będzie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku, pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, jeżeli przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz  raport informacyjny (ZUS RIA). W przypadku pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku, pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania akt, w tym przypadku nadal należy stosować okres 50 letni.

Najistotniejsze zmiany Kodeksu Pracy w związku z wejściem w życie RODO

Reklama

Ustawodawca pracuje obecnie nad dostosowaniem przepisów z zakresu prawa pracy do RODO. W tym celu planowana jest m.in. zmiana przepisu art. 221 k.p., który określa zakres zbieranych danych przez pracodawcę od kandydatów do pracy. Pracodawca nie będzie mógł zbierać takich danych osobowych jak imiona rodziców, natomiast będzie mógł zbierać dane kontaktowe, które zostaną wskazane przez kandydata. Odnośnie natomiast danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, przyszły pracodawca będzie mógł zażądać od pracownika tych danych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Zgodnie z projektowanymi zmianami,  pracodawca będzie mógł zażądać również podania adresu zamieszkania i numeru PESEL – a w przypadku jego braku również rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wskazać również trzeba, że pracodawca – z uwagi na specyfikę działalności i poszczególnych zawodów – będzie mógł zbierać od pracowników również inne dane osobowe (np. dane dotyczące karalności). Istotne jest aby każdorazowo identyfikować podstawy przetwarzania tych danych osobowych np. z uwagi na przepis prawa, który wymaga przetwarzanie tych danych przez pracodawcę.

Zmiana przepisów będzie również dotyczyć danych szczególnych kategorii tj. danych biometrycznych (np. odcisku palca), których przetwarzanie było dotychczas bardzo ograniczone. Przetwarzanie danych biometrycznych będzie dopuszczalne, gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę. Oznacza to, że będzie istnieć podstawa prawna do przetwarzania danych biometrycznych pracowników, w celu zabezpieczenia dostępu do szczególnie chronionych obszarów w przedsiębiorstwie.

Oprócz projektowanych zmian Kodeksu Pracy, zmianie już uległy akty wykonawcze, w szczególności dotyczące dokumentacji pracowniczej. W dniu 1 stycznia 2019 r. weszło bowiem w życie Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r., które zastąpiło uprzednio obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych.

>>> Podwyższenie kwoty wolnej? Zobacz, jakie podatkowe manewry ma PiS

Zmiany w zakresie przetwarzania danych na potrzeby ZFŚS

Pracodawcy przetwarzają liczne dane osobowe pracowników w związku z prowadzeniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Istotny jest również fakt, że pracodawcy przetwarzają w ramach ZFŚS dane wrażliwe (dane szczególnej kategorii), których przetwarzanie jest zasadniczo zabronione, chyba że istnieją podstawy prawne ich przetwarzania określone w przepisie art. 9 ust. 2 RODO. Co ważne, najczęściej w ramach ZFŚS przetwarzane są nie tylko dane pracowników, lecz również członków ich rodzin. W jaki sposób legalnie przetwarzać te dane osobowe? Proponowana zmiana określa, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ następuje w drodze oświadczenia. Pracodawca będzie miał jednak prawo do żądania potwierdzenia informacji zawartych w tym oświadczeniu.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników i członków ich rodzin na potrzeby uzyskania pomocy z ZFŚS będzie mogło się odbywać przez osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych przez pracodawcę. Osoby te będą dodatkowo zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy.

Dodatkowo projekt ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zebranych w ramach prowadzenia ZFŚS w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Tego rodzaju przegląd ma się odbywać nie rzadziej niż raz w ciągu roku kalendarzowego.

Prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej

Od 1 stycznia 2019  roku pracodawcy mogą dokonać wyboru czy prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej czy papierowej. Powyższe zmiany Kodeksu pracy w tym zakresie mają przyśpieszyć proces opracowania dokumentów, skrócić czas przeszukiwania dokumentacji pracowniczej, a także poprawić jakość prowadzanej dokumentacji oraz zmniejszyć koszty jej przechowywania. Pracodawca będzie mógł wybrać czy zamierza prowadzić dokumentację w formie elektronicznej, co dla wielu firm będzie stanowić duże ułatwienie, gdyż już teraz chętnie wykorzystują dostępne systemy wspomagające ich w procesie przetwarzania danych pracowników. Od nowego roku dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.


W ramach przejścia przez pracodawcę na elektroniczny sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej, konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu (np. skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Jak dostosować systemy przetwarzające dane pracowników do RODO?

RODO wymaga od administratorów danych osobowych odpowiedniego zabezpieczenia systemów, w których są one przetwarzane. Dotyczy to przeze wszystkim systemów wykorzystywanych przez pracodawców w związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej i przetwarzaniem danych pracowników. Kwestie bezpieczeństwa powinny zostać ustalone przez pracodawcę  na podstawie wytycznych jakie stawia RODO. Przede wszystkim pracodawca przed przetwarzaniem danych osobowych w systemach, programach czy aplikacjach powinien uprzednio zweryfikować jakie ryzyko wiążę się z jego wykorzystywaniem - w jaki sposób wygląda przepływ danych w systemie a także czy możliwy jest przepływ danych pomiędzy różnymi systemami. Na podstawie tej analizy konieczne może okazać się wykonanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych (DPIA).

Kolejnym niezbędnym krokiem jest weryfikacja jacy pracownicy lub współpracownicy posiadają dostęp do danych przetwarzanych w systemie a także nadanie tym osobom pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w tym systemie. Niezbędne jest również nadanie odrębnych identyfikatorów, a także wprowadzenie procedury zmiany i przechowywania haseł do systemów.

W zakresie zabezpieczeń technicznych pracodawcy powinni pamiętać o tym, że system jak zarówno sieć pracodawcy musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed ewentualnym wyciekiem danych, a także przed ich przypadkowym ujawnieniem osobom nieupoważnionym. Każdy pracodawca jest zobowiązany zapewnić zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów, usług przetwarzania, zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych oraz dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego. Jest także zobowiązany do regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych. Pracodawcy powinni wprowadzić i stosować politykę postępowania ze sprzętem elektronicznym, w szczególności sposobem obchodzenia się przez pracowników z komputerami służbowymi a także możliwość korzystania z zewnętrznych nośników danych np. pendrive. Oczywiście konieczne jest korzystanie z zabezpieczeń antywirusowych i firewall. Niezbędne może okazać się również szyfrowanie dysków lub plików.

Dodatkowo, zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019r. Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, zmianie uległy szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej. W przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w systemie teleinformatycznym konieczne w szczególności jest:

  • zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  • zapewnienie integralności treści  dokumentacji i metadanych polegającą na  zabezpieczeniu  przed  wprowadzaniem  zmian,  z  wyjątkiem  zmian  wprowadzanych  w  ramach  ustalonych  i  udokumentowanych procedur;
  • zapewnienie stałego dostępu do dokumentacji osobom uprawnionym;
  • zapewnienie możliwości identyfikacji osób  mających  dostęp do dokumentacji  oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  • zapewnienie skutecznego  wyszukiwania  dokumentacji  na  podstawie  metadanych określonych w rozdziale 4 rozporządzenia.

Na koniec warto wspomnieć, że każdy system, program czy aplikacja, w których przetwarzane są jakiekolwiek dane osobowe (nie tylko dane pracowników) powinien podlegać ocenie funkcjonalności zgodności z RODO. Oznacza to, że administrator powinien zweryfikować czy system posiada funkcjonalności jakie nałożone zostały na administratora w związku z przetwarzaniem danych osobowych. W tym celu należy ustalić podstawę prawną przetwarzania danych osobowych oraz sprawdzić czy osoba, której dane dotyczą będzie mogła prawidłowo zrealizować przysługujące jej na gruncie RODO uprawnienia np. w razie zgłoszenia żądania usunięcia danych osobowych, czy system faktycznie pozwala na trwałe usunięcie tych danych. W przeciwnym przypadku za korzystanie z systemu, który jest niezgodny z RODO, administrator będzie mógł zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Anna Hoffmann, radca prawny, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?