REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Anna Hoffmann
Anna Hoffmann
Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców/fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców/fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od kilku miesięcy w Polsce jak i w całej Unii Europejskiej obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. W związku z wejściem w życie RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO), konieczne jest dostosowanie szeregu przepisów krajowych do ww. rozporządzenia.

W niniejszym artykule poruszono zagadnienia dotyczące zmian w przepisach pracowniczych, które weszły w życie od 1 stycznia 2019 r. tj. przepisów Kodeksu pracy i aktów wykonawczych dotyczących dokumentacji pracowniczej, digitalizacji akt, a także projektowanych zmian w przepisach w związku z pracami nad tzw. "ustawą wprowadzającą RODO", która odnosi się do kwestii przetwarzania danych pracowników.

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 na 10 lat

W dniu 1 stycznia 2019 roku weszły w życie znowelizowane przepisy Kodeksu Pracy (wprowadzone na podstawie ustawy z dnia 10  stycznia  2018  r. o  zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357), na podstawie których zmianie uległ okres przechowywania akt pracowniczych. Obecnie wynosi on 50 lat, natomiast od 1 stycznia br. - 10 lat. Nie we wszystkich przypadkach możliwe jednak będzie zastosowanie nowego, krótszego okresu przechowywania dokumentów pracowników.

Znowelizowany przepis art. 94 pkt. 9b Kodeksu Pracy stanowi, że pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Co więcej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wobec jakich pracowników pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat?

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

REKLAMA

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych dotyczyć będzie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku, pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, jeżeli przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz  raport informacyjny (ZUS RIA). W przypadku pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku, pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania akt, w tym przypadku nadal należy stosować okres 50 letni.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Najistotniejsze zmiany Kodeksu Pracy w związku z wejściem w życie RODO

Ustawodawca pracuje obecnie nad dostosowaniem przepisów z zakresu prawa pracy do RODO. W tym celu planowana jest m.in. zmiana przepisu art. 221 k.p., który określa zakres zbieranych danych przez pracodawcę od kandydatów do pracy. Pracodawca nie będzie mógł zbierać takich danych osobowych jak imiona rodziców, natomiast będzie mógł zbierać dane kontaktowe, które zostaną wskazane przez kandydata. Odnośnie natomiast danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, przyszły pracodawca będzie mógł zażądać od pracownika tych danych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Zgodnie z projektowanymi zmianami,  pracodawca będzie mógł zażądać również podania adresu zamieszkania i numeru PESEL – a w przypadku jego braku również rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wskazać również trzeba, że pracodawca – z uwagi na specyfikę działalności i poszczególnych zawodów – będzie mógł zbierać od pracowników również inne dane osobowe (np. dane dotyczące karalności). Istotne jest aby każdorazowo identyfikować podstawy przetwarzania tych danych osobowych np. z uwagi na przepis prawa, który wymaga przetwarzanie tych danych przez pracodawcę.

Zmiana przepisów będzie również dotyczyć danych szczególnych kategorii tj. danych biometrycznych (np. odcisku palca), których przetwarzanie było dotychczas bardzo ograniczone. Przetwarzanie danych biometrycznych będzie dopuszczalne, gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę. Oznacza to, że będzie istnieć podstawa prawna do przetwarzania danych biometrycznych pracowników, w celu zabezpieczenia dostępu do szczególnie chronionych obszarów w przedsiębiorstwie.

Oprócz projektowanych zmian Kodeksu Pracy, zmianie już uległy akty wykonawcze, w szczególności dotyczące dokumentacji pracowniczej. W dniu 1 stycznia 2019 r. weszło bowiem w życie Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r., które zastąpiło uprzednio obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych.

>>> Podwyższenie kwoty wolnej? Zobacz, jakie podatkowe manewry ma PiS

Zmiany w zakresie przetwarzania danych na potrzeby ZFŚS

Pracodawcy przetwarzają liczne dane osobowe pracowników w związku z prowadzeniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Istotny jest również fakt, że pracodawcy przetwarzają w ramach ZFŚS dane wrażliwe (dane szczególnej kategorii), których przetwarzanie jest zasadniczo zabronione, chyba że istnieją podstawy prawne ich przetwarzania określone w przepisie art. 9 ust. 2 RODO. Co ważne, najczęściej w ramach ZFŚS przetwarzane są nie tylko dane pracowników, lecz również członków ich rodzin. W jaki sposób legalnie przetwarzać te dane osobowe? Proponowana zmiana określa, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ następuje w drodze oświadczenia. Pracodawca będzie miał jednak prawo do żądania potwierdzenia informacji zawartych w tym oświadczeniu.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników i członków ich rodzin na potrzeby uzyskania pomocy z ZFŚS będzie mogło się odbywać przez osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych przez pracodawcę. Osoby te będą dodatkowo zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy.

Dodatkowo projekt ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zebranych w ramach prowadzenia ZFŚS w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Tego rodzaju przegląd ma się odbywać nie rzadziej niż raz w ciągu roku kalendarzowego.

Prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej

Od 1 stycznia 2019  roku pracodawcy mogą dokonać wyboru czy prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej czy papierowej. Powyższe zmiany Kodeksu pracy w tym zakresie mają przyśpieszyć proces opracowania dokumentów, skrócić czas przeszukiwania dokumentacji pracowniczej, a także poprawić jakość prowadzanej dokumentacji oraz zmniejszyć koszty jej przechowywania. Pracodawca będzie mógł wybrać czy zamierza prowadzić dokumentację w formie elektronicznej, co dla wielu firm będzie stanowić duże ułatwienie, gdyż już teraz chętnie wykorzystują dostępne systemy wspomagające ich w procesie przetwarzania danych pracowników. Od nowego roku dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.


W ramach przejścia przez pracodawcę na elektroniczny sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej, konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu (np. skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Jak dostosować systemy przetwarzające dane pracowników do RODO?

RODO wymaga od administratorów danych osobowych odpowiedniego zabezpieczenia systemów, w których są one przetwarzane. Dotyczy to przeze wszystkim systemów wykorzystywanych przez pracodawców w związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej i przetwarzaniem danych pracowników. Kwestie bezpieczeństwa powinny zostać ustalone przez pracodawcę  na podstawie wytycznych jakie stawia RODO. Przede wszystkim pracodawca przed przetwarzaniem danych osobowych w systemach, programach czy aplikacjach powinien uprzednio zweryfikować jakie ryzyko wiążę się z jego wykorzystywaniem - w jaki sposób wygląda przepływ danych w systemie a także czy możliwy jest przepływ danych pomiędzy różnymi systemami. Na podstawie tej analizy konieczne może okazać się wykonanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych (DPIA).

Kolejnym niezbędnym krokiem jest weryfikacja jacy pracownicy lub współpracownicy posiadają dostęp do danych przetwarzanych w systemie a także nadanie tym osobom pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w tym systemie. Niezbędne jest również nadanie odrębnych identyfikatorów, a także wprowadzenie procedury zmiany i przechowywania haseł do systemów.

W zakresie zabezpieczeń technicznych pracodawcy powinni pamiętać o tym, że system jak zarówno sieć pracodawcy musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed ewentualnym wyciekiem danych, a także przed ich przypadkowym ujawnieniem osobom nieupoważnionym. Każdy pracodawca jest zobowiązany zapewnić zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów, usług przetwarzania, zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych oraz dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego. Jest także zobowiązany do regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych. Pracodawcy powinni wprowadzić i stosować politykę postępowania ze sprzętem elektronicznym, w szczególności sposobem obchodzenia się przez pracowników z komputerami służbowymi a także możliwość korzystania z zewnętrznych nośników danych np. pendrive. Oczywiście konieczne jest korzystanie z zabezpieczeń antywirusowych i firewall. Niezbędne może okazać się również szyfrowanie dysków lub plików.

Dodatkowo, zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019r. Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, zmianie uległy szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej. W przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w systemie teleinformatycznym konieczne w szczególności jest:

  • zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  • zapewnienie integralności treści  dokumentacji i metadanych polegającą na  zabezpieczeniu  przed  wprowadzaniem  zmian,  z  wyjątkiem  zmian  wprowadzanych  w  ramach  ustalonych  i  udokumentowanych procedur;
  • zapewnienie stałego dostępu do dokumentacji osobom uprawnionym;
  • zapewnienie możliwości identyfikacji osób  mających  dostęp do dokumentacji  oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  • zapewnienie skutecznego  wyszukiwania  dokumentacji  na  podstawie  metadanych określonych w rozdziale 4 rozporządzenia.

Na koniec warto wspomnieć, że każdy system, program czy aplikacja, w których przetwarzane są jakiekolwiek dane osobowe (nie tylko dane pracowników) powinien podlegać ocenie funkcjonalności zgodności z RODO. Oznacza to, że administrator powinien zweryfikować czy system posiada funkcjonalności jakie nałożone zostały na administratora w związku z przetwarzaniem danych osobowych. W tym celu należy ustalić podstawę prawną przetwarzania danych osobowych oraz sprawdzić czy osoba, której dane dotyczą będzie mogła prawidłowo zrealizować przysługujące jej na gruncie RODO uprawnienia np. w razie zgłoszenia żądania usunięcia danych osobowych, czy system faktycznie pozwala na trwałe usunięcie tych danych. W przeciwnym przypadku za korzystanie z systemu, który jest niezgodny z RODO, administrator będzie mógł zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Anna Hoffmann, radca prawny, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS tylko online? Sejm proceduje projekt ustawy ułatwiający życie przedsiębiorcom

Przedsiębiorcy mogą szykować się na duże ułatwienie. Do Sejmu trafił projekt ustawy, który znosi obowiązek przechowywania przez 5 lat papierowych kopii zgłoszeń do ZUS wysłanych drogą elektroniczną. Jeśli przepisy wejdą w życie, firmy zyskają mniej biurokracji, niższe koszty i pełną cyfryzację procesu.

Jakich informacji może żądać rada pracowników?

W wielu przypadkach pracodawcy zastanawiają się, czy i jakie informacje muszą, a jakie mogą być – jeżeli taką wolę wykaże zarząd – przekazane radzie pracowników. Artykuł prezentuje najważniejsze przepisy i przykłady dobrych praktyk.

Pracownik nie przychodzi do pracy - co robić? Jak go zwolnić?

Jeśli pracownik nie przychodzi do pracy nie wywiązuje się ze swoich podstawowych obowiązków. Pracodawca może nałożyć na niego kary porządkowe. Jak go zwolnić? Znaczenie ma tutaj rodzaj nieobecności. Jeśli jest usprawiedliwiona, pracodawca posłuży się inną podstawą prawną, a jeśli jest nieusprawiedliwiona, może zwolnić go dyscyplinarnie.

Ostrzeżenie ZUS przed oszustami: wygląda jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing

ZUS ostrzega ubezpieczonych przed oszustami, którzy wysyłają fałszywe wiadomości e-mail. Wygląda to jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing. Może skutkować kradzieżą danych osobowych, haseł i przejęciem kontroli nad komputerem, także kont bankowych ofiary.

REKLAMA

Nowy urlop w Kodeksie pracy. 105 dni wolnego płatnego w 100 proc. Sprawdź, komu przysługuje!

W 2025 roku wprowadzono do Kodeksu pracy nowy rodzaj urlopu, który przeznaczony jest dla rodziców wcześniaków oraz dzieci, które po urodzeniu wymagają dłuższego pobytu w szpitalu. Maksymalny czas jego trwania wynosi 15 tygodni. Oto szczegóły.

W okresie ochronnym przed emeryturą pracodawca może wręczyć wypowiedzenie zmieniające

Zasadą wynikającą z prawa pracy jest ochrona pracownika w wieku przedemerytalnym przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Pracodawca może jednak wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające. Jeśli osoba zatrudniona nie zaakceptuje nowych warunków pracy, dochodzi wówczas do rozwiązania stosunku pracy. Kiedy dopuszcza się wypowiedzenie zmieniające w trakcie okresu ochronnego przed emeryturą?

Reforma PIP: inspektor pracy sam wyda decyzję o przekształceniu umowy w umowę o pracę. Wykonalność będzie natychmiastowa

Reforma PIP przewiduje m.in. uprawnienie inspektora pracy do wydania decyzji o przekształceniu umowy cywilnej w umowę o pracę. Wykonalność takiej decyzji będzie natychmiastowa. Aktualnie inspektorzy PIP muszą kierować się w tej sprawie do sądu. Jakie jeszcze zmiany wprowadza Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw?

W końcu będzie ustawa o układach zbiorowych pracy. Rząd przyjął projekt

Projekt ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych został opracowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Rząd przyjął propozycję nowych przepisów. Czym są układy zbiorowe? Co wprowadza ustawa?

REKLAMA

PIP zmieniła 3200 umów cywilnych na etaty. Po wejściu w życie nowych przepisów będzie ich dużo więcej

Będą nowe przepisy o PIP. Przewidują wyższe kary, więcej uprawnień inspektorów, kontrole zdalne. Najbardziej rewolucyjna zmian to możliwość wydawania przez inspektorów decyzji o przekształceniu umów cywilnoprawnych w etaty z natychmiastowym skutkiem – bez czekania na rozstrzygnięcie sądu.

3 miesiąc ciąży a umowa o pracę. Co mówią przepisy?

Jestem w 3 miesiącu ciąży. Z końcem września 2025 r. upływa termin, na jaki podpisałam umowę z moim pracodawcą. Czy pracodawca musi przedłużyć umowę? Jakie prawa mi przysługują?

REKLAMA