REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców

 Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Anna Hoffmann
Anna Hoffmann
Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców/fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców/fot. Shutterstock

REKLAMA

Od kilku miesięcy w Polsce jak i w całej Unii Europejskiej obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. W związku z wejściem w życie RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO), konieczne jest dostosowanie szeregu przepisów krajowych do ww. rozporządzenia.

W niniejszym artykule poruszono zagadnienia dotyczące zmian w przepisach pracowniczych, które weszły w życie od 1 stycznia 2019 r. tj. przepisów Kodeksu pracy i aktów wykonawczych dotyczących dokumentacji pracowniczej, digitalizacji akt, a także projektowanych zmian w przepisach w związku z pracami nad tzw. "ustawą wprowadzającą RODO", która odnosi się do kwestii przetwarzania danych pracowników.

Zmiana okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 na 10 lat

W dniu 1 stycznia 2019 roku weszły w życie znowelizowane przepisy Kodeksu Pracy (wprowadzone na podstawie ustawy z dnia 10  stycznia  2018  r. o  zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357), na podstawie których zmianie uległ okres przechowywania akt pracowniczych. Obecnie wynosi on 50 lat, natomiast od 1 stycznia br. - 10 lat. Nie we wszystkich przypadkach możliwe jednak będzie zastosowanie nowego, krótszego okresu przechowywania dokumentów pracowników.

Znowelizowany przepis art. 94 pkt. 9b Kodeksu Pracy stanowi, że pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Co więcej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wobec jakich pracowników pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat?

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych dotyczyć będzie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku, pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, jeżeli przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz  raport informacyjny (ZUS RIA). W przypadku pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku, pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania akt, w tym przypadku nadal należy stosować okres 50 letni.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Najistotniejsze zmiany Kodeksu Pracy w związku z wejściem w życie RODO

Ustawodawca pracuje obecnie nad dostosowaniem przepisów z zakresu prawa pracy do RODO. W tym celu planowana jest m.in. zmiana przepisu art. 221 k.p., który określa zakres zbieranych danych przez pracodawcę od kandydatów do pracy. Pracodawca nie będzie mógł zbierać takich danych osobowych jak imiona rodziców, natomiast będzie mógł zbierać dane kontaktowe, które zostaną wskazane przez kandydata. Odnośnie natomiast danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, przyszły pracodawca będzie mógł zażądać od pracownika tych danych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Zgodnie z projektowanymi zmianami,  pracodawca będzie mógł zażądać również podania adresu zamieszkania i numeru PESEL – a w przypadku jego braku również rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wskazać również trzeba, że pracodawca – z uwagi na specyfikę działalności i poszczególnych zawodów – będzie mógł zbierać od pracowników również inne dane osobowe (np. dane dotyczące karalności). Istotne jest aby każdorazowo identyfikować podstawy przetwarzania tych danych osobowych np. z uwagi na przepis prawa, który wymaga przetwarzanie tych danych przez pracodawcę.

Autopromocja

Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Kup książkę:

Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Zmiana przepisów będzie również dotyczyć danych szczególnych kategorii tj. danych biometrycznych (np. odcisku palca), których przetwarzanie było dotychczas bardzo ograniczone. Przetwarzanie danych biometrycznych będzie dopuszczalne, gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę. Oznacza to, że będzie istnieć podstawa prawna do przetwarzania danych biometrycznych pracowników, w celu zabezpieczenia dostępu do szczególnie chronionych obszarów w przedsiębiorstwie.

Autopromocja

Infor IFK - bieżące aktualności o zmianach przepisów:

Nowe obowiązki biur rachunkowych związane z KSeF
Jakie zmiany czekają w prawie pracy i podatkach na 2024 rok?

Subskrybuj serwis IFK

Oprócz projektowanych zmian Kodeksu Pracy, zmianie już uległy akty wykonawcze, w szczególności dotyczące dokumentacji pracowniczej. W dniu 1 stycznia 2019 r. weszło bowiem w życie Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r., które zastąpiło uprzednio obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych.

>>> Podwyższenie kwoty wolnej? Zobacz, jakie podatkowe manewry ma PiS

Zmiany w zakresie przetwarzania danych na potrzeby ZFŚS

Pracodawcy przetwarzają liczne dane osobowe pracowników w związku z prowadzeniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Istotny jest również fakt, że pracodawcy przetwarzają w ramach ZFŚS dane wrażliwe (dane szczególnej kategorii), których przetwarzanie jest zasadniczo zabronione, chyba że istnieją podstawy prawne ich przetwarzania określone w przepisie art. 9 ust. 2 RODO. Co ważne, najczęściej w ramach ZFŚS przetwarzane są nie tylko dane pracowników, lecz również członków ich rodzin. W jaki sposób legalnie przetwarzać te dane osobowe? Proponowana zmiana określa, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ następuje w drodze oświadczenia. Pracodawca będzie miał jednak prawo do żądania potwierdzenia informacji zawartych w tym oświadczeniu.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników i członków ich rodzin na potrzeby uzyskania pomocy z ZFŚS będzie mogło się odbywać przez osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych przez pracodawcę. Osoby te będą dodatkowo zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy.

Autopromocja

Nowe obowiązki płatników PIT i ZUS w 2023 r.

Poradnik dla pracodawców:

Jak optymalizować koszty zatrudnienia

Dodatkowo projekt ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zebranych w ramach prowadzenia ZFŚS w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Tego rodzaju przegląd ma się odbywać nie rzadziej niż raz w ciągu roku kalendarzowego.

Prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej

Od 1 stycznia 2019  roku pracodawcy mogą dokonać wyboru czy prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej czy papierowej. Powyższe zmiany Kodeksu pracy w tym zakresie mają przyśpieszyć proces opracowania dokumentów, skrócić czas przeszukiwania dokumentacji pracowniczej, a także poprawić jakość prowadzanej dokumentacji oraz zmniejszyć koszty jej przechowywania. Pracodawca będzie mógł wybrać czy zamierza prowadzić dokumentację w formie elektronicznej, co dla wielu firm będzie stanowić duże ułatwienie, gdyż już teraz chętnie wykorzystują dostępne systemy wspomagające ich w procesie przetwarzania danych pracowników. Od nowego roku dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.


W ramach przejścia przez pracodawcę na elektroniczny sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej, konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu (np. skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Jak dostosować systemy przetwarzające dane pracowników do RODO?

RODO wymaga od administratorów danych osobowych odpowiedniego zabezpieczenia systemów, w których są one przetwarzane. Dotyczy to przeze wszystkim systemów wykorzystywanych przez pracodawców w związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej i przetwarzaniem danych pracowników. Kwestie bezpieczeństwa powinny zostać ustalone przez pracodawcę  na podstawie wytycznych jakie stawia RODO. Przede wszystkim pracodawca przed przetwarzaniem danych osobowych w systemach, programach czy aplikacjach powinien uprzednio zweryfikować jakie ryzyko wiążę się z jego wykorzystywaniem - w jaki sposób wygląda przepływ danych w systemie a także czy możliwy jest przepływ danych pomiędzy różnymi systemami. Na podstawie tej analizy konieczne może okazać się wykonanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych (DPIA).

Kolejnym niezbędnym krokiem jest weryfikacja jacy pracownicy lub współpracownicy posiadają dostęp do danych przetwarzanych w systemie a także nadanie tym osobom pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w tym systemie. Niezbędne jest również nadanie odrębnych identyfikatorów, a także wprowadzenie procedury zmiany i przechowywania haseł do systemów.

W zakresie zabezpieczeń technicznych pracodawcy powinni pamiętać o tym, że system jak zarówno sieć pracodawcy musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed ewentualnym wyciekiem danych, a także przed ich przypadkowym ujawnieniem osobom nieupoważnionym. Każdy pracodawca jest zobowiązany zapewnić zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów, usług przetwarzania, zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych oraz dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego. Jest także zobowiązany do regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych. Pracodawcy powinni wprowadzić i stosować politykę postępowania ze sprzętem elektronicznym, w szczególności sposobem obchodzenia się przez pracowników z komputerami służbowymi a także możliwość korzystania z zewnętrznych nośników danych np. pendrive. Oczywiście konieczne jest korzystanie z zabezpieczeń antywirusowych i firewall. Niezbędne może okazać się również szyfrowanie dysków lub plików.

Dodatkowo, zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019r. Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, zmianie uległy szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej. W przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w systemie teleinformatycznym konieczne w szczególności jest:

  • zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  • zapewnienie integralności treści  dokumentacji i metadanych polegającą na  zabezpieczeniu  przed  wprowadzaniem  zmian,  z  wyjątkiem  zmian  wprowadzanych  w  ramach  ustalonych  i  udokumentowanych procedur;
  • zapewnienie stałego dostępu do dokumentacji osobom uprawnionym;
  • zapewnienie możliwości identyfikacji osób  mających  dostęp do dokumentacji  oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  • zapewnienie skutecznego  wyszukiwania  dokumentacji  na  podstawie  metadanych określonych w rozdziale 4 rozporządzenia.

Na koniec warto wspomnieć, że każdy system, program czy aplikacja, w których przetwarzane są jakiekolwiek dane osobowe (nie tylko dane pracowników) powinien podlegać ocenie funkcjonalności zgodności z RODO. Oznacza to, że administrator powinien zweryfikować czy system posiada funkcjonalności jakie nałożone zostały na administratora w związku z przetwarzaniem danych osobowych. W tym celu należy ustalić podstawę prawną przetwarzania danych osobowych oraz sprawdzić czy osoba, której dane dotyczą będzie mogła prawidłowo zrealizować przysługujące jej na gruncie RODO uprawnienia np. w razie zgłoszenia żądania usunięcia danych osobowych, czy system faktycznie pozwala na trwałe usunięcie tych danych. W przeciwnym przypadku za korzystanie z systemu, który jest niezgodny z RODO, administrator będzie mógł zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Anna Hoffmann, radca prawny, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Mutligeneracje na rynku pracy. Czego potrzebują?

    Czego potrzebują mutligeneracje na rynku pracy? 6 na 10 zgodnie twierdzi, że stabilnego zatrudnienia.

    Jak powinno wyglądać CV w Polsce?

    Szukając pracy, musisz być przygotowany, że zostaniesz poproszony o dostarczenie Curriculum Vitae. Jest to obowiązkowy dokument w procesie rekrutacji. Dzięki niemu, pracodawca ma możliwość wstępnego przyjrzenia się sylwetkom kandydatów na stanowisko pracy, bez konieczności osobistego spotkania.

    RPO: W mentalności pracodawców funkcjonują stereotypy, które powodują dyskryminację

    W mentalności pracodawców funkcjonują stereotypy dotyczące osób z niepełnosprawnościami, osób starszych, czy cudzoziemców – wskazał rzecznik praw obywatelskich Marcin Wiącek podczas debaty eksperckiej poprzedzającej III Kongres ESG. RPO uwagę, że osoby te mają często trudności ze znalezieniem pracy, mimo wyższego wykształcenia.

    Praca zdalna znacząco zmniejsza ślad węglowy, ale tylko w określonych warunkach

    Pracownicy zdalni mogą zostawiać aż o 54 proc. mniejszy ślad węglowy niż osoby pracujące stacjonarnie, jednak tylko przy spełnieniu pewnych warunków - informuje „Proceedings of the National Academy of Sciences”. Kluczowe są ich prywatne wybory dotyczące stylu życia i organizacja pracy.

    REKLAMA

    Centralna Informacja Emerytalna - już od 5 października 2023

    Co to jest Centralna Informacja Emerytalna? Okazuje się, że niebawem będzie można szybko sprawdzić jaką w przyszłości otrzyma się emeryturę i ile zgromadziło się oszczędności w ZUS, KRUS, OFE, PPK czy IKZE. Nowe przepisy to prawdziwa rewolucja dla ubezpieczeń społecznych!

    Odjechane wyjazdy integracyjne – klucz do zgranego i efektywnego zespołu

    W obliczu narastających wyzwań konkurencyjnych i szybkiego tempa zmian nowoczesne przedsiębiorstwa zdają sobie sprawę, jak ważne jest budowanie zespołów pracowników, które są w stanie skutecznie współpracować i dążyć do osiągnięcia wspólnych celów. Wyjazdy integracyjne stanowią jedną z nieocenionych metod kształtowania więzi między pracownikami. Ich organizacja weszła na inny poziom, gdzie ważne są kreatywne pomysły zabaw i sposoby na budowanie więzi w zespole. 

    Workation czyli pracowakacje. Sposób na przedłużenie wakacji?

    Jesień, nawet jeśli przysłowiowo złota, jest początkiem mało przyjaznej części roku. Krótkie dni, brak słońca, deszcz, chłód... Dla wielu osób jest to trudny okres, w czasie którego zmagają się z brakiem energii do pracy. Na szczęście mogą to zmienić, decydując się na pracowakacje. 

    Przemoc w miejscu pracy. Jak się przed nią bronić

    Przemoc w miejscu pracy to poważny problem, który dotyka wiele osób na całym świecie. Jest to zachowanie nieakceptowalne, które może prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Dlatego też istnieje konieczność wprowadzenia odpowiednich środków ochrony mających na celu zapobieganie przemocy w miejscu pracy oraz reagowanie na nią w przypadku jej wystąpienia. 

    REKLAMA

    Przemoc seksualna w miejscu pracy

    Przemoc seksualna w miejscu pracy to poważne naruszenie praw pracowniczych oraz zagrożenie ich zdrowiu i bezpieczeństwu. Jest to problem o rosnącym znaczeniu, który wymaga szczególnej uwagi ze strony pracodawców i społeczeństwa. 

    Jak pokolenie Z buduje swoje kariery. Badanie Pracuj.pl

    Dwadzieścia siedem procent przedstawicieli pokolenia Z zmieniło pracę w ciągu ostatnich trzech miesięcy. W silver generation takiej zmiany dokonało tylko 2% respondentów. W ciągu ostatniego roku wśród najstarszej aktywnej zawodowo grupy wynik ten osiąga 7%, a wśród najmłodszej aż 62%. Jak wynika z badania Pracuj.pl, generacja Z pod kątem mobilności zawodowej znacznie przewyższa wszystkie pozostałe grupy wiekowe. Czy to oznacza, że na rynek wchodzą niepewni pracownicy? 

    REKLAMA