Przekazanie dokumentacji pracowniczej byłemu pracownikowi

• Śmierć pracownika

W związku z nowym artykułem 94⁶ Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;

- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;

- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Jeżeli pracownik nie odebrał dokumentacji, pracodawca ma obowiązek ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Pracownik ma na odbiór dokumentacji 12 miesięcy, po tym okresie pracodawca niszczy dokumentację.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa szczegółowo sposób doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Jak już wspomniano, możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 94⁶ Kodeksu pracy, istnieje do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej - który co do zasady obejmie okres zatrudnienia i okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego w którym ustaje stosunek pracy.

Możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej przewiduje również art. 94⁹ Kodeksu pracy.  Przepis dotyczy sytuacji zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie. Odebranie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w poprzedniej postaci będzie możliwe w terminie 30 dni od dnia odebrania zawiadomienia w tej sprawie.

Ponadto rozporządzenie przewiduje, że informacja lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji ma być doręczana za pokwitowaniem osobiście albo przez operatora pocztowego, osoby upoważnione przez pracodawcę lub też za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Jeżeli nie jest możliwe doręczenie informacji o możliwości odbioru dokumentacji, operator pocztowy pozostawia wiadomość o możliwości odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W przypadku nieodebrania informacji albo zawiadomienia w terminie 7 dni, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.

Śmierć pracownika

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługiwać natomiast będzie następującym członkom rodziny:

- dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

- przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

- małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

- rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej