REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jadwiga Sztabińska
Jadwiga Sztabińska
Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., należy skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem?

Problem

Chcemy prowadzić dokumentację kadrową w wersji elektronicznej zamiast papierowej. Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., muszę skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem? Czy trzeba je zapisywać w folderze oraz czy muszę mieć dodatkowy program kadrowy? Jak mam potwierdzić dokumenty podpisem elektronicznym?

REKLAMA

Autopromocja

Rada

Przejście z papierowej na elektroniczną dokumentację pracowniczą od 1 stycznia 2019 r. wymaga odwzorowania cyfrowego (np. zeskanowania) każdego dokumentu znajdującego się w aktach osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy każdego pracownika. Następnie konieczne jest opatrzenie każdego e-dokumentu (np. skanu) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Przy podpisywaniu należy używać urządzenia do e-podpisu i e-pieczątki. Tak przygotowane dokumenty cyfrowe mają być przechowywane w systemie teleinformatycznym (programie elektronicznym), który musi spełniać określone wymagania.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Zeskanowanie każdego dokumentu umieszczonego w papierowej dokumentacji pracowniczej jest przewidziane jako jedna z możliwych form tworzenia jej elektronicznej wersji (art. 948§ 2 Kodeksu pracy). Niewykluczone jest jednak stosowanie innych form odwzorowania cyfrowego, które są dostępne obecnie i mogą powstać w przyszłości. Takim odwzorowaniem jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Musi on (także skan) jednak spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji). Chodzi o rozdzielczość e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną liczbę bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego). Przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji).

REKLAMA

Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba opatruje każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 948 § 2 Kodeksu pracy). W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej eIDAS). Należy przy tym zauważyć, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Opiera się on na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eIDAS). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis/przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę nad używaniem swoich danych służących do składania podpisu elektronicznego (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eIDAS).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przepisy Kodeksu pracy ograniczają się do wskazania zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, do których należą: poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zagwarantowanie warunków niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). E-dokumentacja pracownicza ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym (§ 9 rozporządzenia o dokumentacji). Ten system powinien zapewnić:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur),
  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli:

  • dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione,
  • będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
  • jej prowadzenie i przechowywanie będzie się odbywać z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). Wymagania dotyczące bezpieczeństwa e-dokumentacji narzucają zatem używanie specjalnie stworzonych do tego programów komputerowych.

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9b, art. 948 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245

  • § 2 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - Dz.U. Nr 14, poz. 67, ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 27, poz. 140

  • motyw 49 i 50 preambuły, art. 3 pkt 12, pkt 23, pkt 27 i pkt 32, art. 25 ust. 2, art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE - Dz.Urz. UE L Nr 257, str. 73

  • § 9-10, § 12 i załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

REKLAMA

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

REKLAMA

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

Pracodawca powinien redukować przebodźcowanie pracowników [SPOSOBY]

Współcześnie pracujemy za dużo, za głośno i za szybko. Wpływa to na przebodźcowanie, co z kolei powoduje niezdolność do koncentracji, złe samopoczucie, a nawet problemy psychiczne. Raport Pracuj.pl “Neurokomfort w pracy i rekrutacji, czyli przed jakimi wyzwaniami stajemy jako neuroróżnorodni w świecie pełnym bodźców” przedstawia problem i podaje pracodawcom sposoby na redukowanie przebodźcowania pracowników.

REKLAMA