REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej

Jadwiga Sztabińska
Jadwiga Sztabińska
Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., należy skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem?

Problem

Chcemy prowadzić dokumentację kadrową w wersji elektronicznej zamiast papierowej. Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., muszę skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem? Czy trzeba je zapisywać w folderze oraz czy muszę mieć dodatkowy program kadrowy? Jak mam potwierdzić dokumenty podpisem elektronicznym?

REKLAMA

Autopromocja

Rada

Przejście z papierowej na elektroniczną dokumentację pracowniczą od 1 stycznia 2019 r. wymaga odwzorowania cyfrowego (np. zeskanowania) każdego dokumentu znajdującego się w aktach osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy każdego pracownika. Następnie konieczne jest opatrzenie każdego e-dokumentu (np. skanu) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Przy podpisywaniu należy używać urządzenia do e-podpisu i e-pieczątki. Tak przygotowane dokumenty cyfrowe mają być przechowywane w systemie teleinformatycznym (programie elektronicznym), który musi spełniać określone wymagania.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Zeskanowanie każdego dokumentu umieszczonego w papierowej dokumentacji pracowniczej jest przewidziane jako jedna z możliwych form tworzenia jej elektronicznej wersji (art. 948§ 2 Kodeksu pracy). Niewykluczone jest jednak stosowanie innych form odwzorowania cyfrowego, które są dostępne obecnie i mogą powstać w przyszłości. Takim odwzorowaniem jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Musi on (także skan) jednak spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji). Chodzi o rozdzielczość e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną liczbę bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego). Przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji).

Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba opatruje każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 948 § 2 Kodeksu pracy). W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej eIDAS). Należy przy tym zauważyć, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Opiera się on na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eIDAS). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis/przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę nad używaniem swoich danych służących do składania podpisu elektronicznego (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eIDAS).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przepisy Kodeksu pracy ograniczają się do wskazania zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, do których należą: poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zagwarantowanie warunków niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). E-dokumentacja pracownicza ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym (§ 9 rozporządzenia o dokumentacji). Ten system powinien zapewnić:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur),
  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli:

  • dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione,
  • będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
  • jej prowadzenie i przechowywanie będzie się odbywać z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). Wymagania dotyczące bezpieczeństwa e-dokumentacji narzucają zatem używanie specjalnie stworzonych do tego programów komputerowych.

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9b, art. 948 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245

  • § 2 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - Dz.U. Nr 14, poz. 67, ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 27, poz. 140

  • motyw 49 i 50 preambuły, art. 3 pkt 12, pkt 23, pkt 27 i pkt 32, art. 25 ust. 2, art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE - Dz.Urz. UE L Nr 257, str. 73

  • § 9-10, § 12 i załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jakie są założenia tej ustawy? Co z minimalnym wynagrodzeniem w 2025 r.?

Rząd pracuje nad projektem nowej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Nowa ustawa wdraża dyrektywę dotyczącą minimalnych wynagrodzeń w Unii Europejskiej. Kiedy minimalne wynagrodzenie zostanie ustalone według nowych przepisów?

Zaległy urlop do 30 września 2024

Zbliża się ważny termin, którego pracownicy i pracodawcy nie powinni przegapić. Z dniem 30 września 2024 r. przedawnią się niewykorzystane urlopy, które przysługiwały za rok 2020 r. a które powinny być udzielone najpóźniej do 30 września 2021 r. 

Mężczyźni do 55 roku życia i kobiety do 50 roku życia muszą zdecydować do końca lipca 2024 r. - ZUS czy OFE?

Mężczyźni do 55 roku życia i kobiety do 50 roku muszą zdecydować do końca lipca 2024 r. - gdzie będzie trafiać składka emerytalna? Na subkonto w ZUS czy do OFE? Kolejne okno transferowe będzie otwarte dopiero w 2028 roku.

Skrócone lekcje w roku szkolnym 2024/25. We wrześniu zmienić się mają kolejne przepisy

Kiedy słupek rtęci rośnie, a temperatury w Polsce są z roku na rok coraz wyższe, wydajność pracowników może spadać ale i wydajność uczniów podczas lekcji również może być niższa. Planowane są więc zmiany w edukacji. Mają być skrócone lekcje w roku szkolnym 2024/25, ponieważ we wrześniu mają zmienić się kolejne przepisy w zakresie pracy i nauki w upały.

REKLAMA

Zmiany w aplikacji mZUS. Ułatwienia dla lekarzy

Nowa wersja aplikacji mZUS dla Lekarza pozwala lekarzom zaktualizować miejsca pracy i specjalizacji. Aplikacja jest przeznaczona dla lekarzy, którzy mają upoważnienie do wystawiania zwolnień lekarskich, oraz dla asystentów medycznych upoważnionych przez lekarzy do wystawiania zwolnień w ich imieniu.

Wyższe świadczenia z pomocy społecznej. Zwiększą się kryteria dochodowe uprawniające do świadczeń [nowe rozporządzenie, kiedy wejdzie w życie, jakie kwoty]

Zwiększą się kryteria dochodowe uprawniające do świadczeń z pomocy społecznej. Dzięki tym zmianom będzie można uzyskać wyższe świadczenia pieniężne, w szczególności w ramach zasiłku stałego, okresowego i celowego. Takie będą skutki wejścia w życie rozporządzenia w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej.

Podwyżki dla pracowników samorządowych. Czy nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego przysługują także za lipiec?

1 sierpnia 2024 r. wejdzie w życie nowelizacja rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Zmiany mają celu uaktualnienie minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Czy nowe stawki przysługują także za lipiec 2024 r.?

Ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności zostanie wydłużona. Będą nowe przepisy

19 lipca 2024 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dzięki nowym przepisom zostanie wydłużona ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności niemal 400 tys. osób.

REKLAMA

Dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe - sprawdź, czy Twoje jest odpowiednie

Przepisy bhp wymagają odpowiednio przygotowanych i dostosowanych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Sprawdź, czy Twoje stanowisko pracy jest zgodne z przepisami!

Czy pracownik na zwolnieniu lekarskim może wyjechać na urlop

Podczas zwolnienia lekarskiego pracownikowi nie wolno wykonywać żadnej pracy zarobkowej. Ponadto nie może wykorzystywać zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem. Czy to oznacza, że podczas choroby pracownik powinien zostać w domu i nie wolno mu wyjechać na urlop?

REKLAMA