REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jadwiga Sztabińska
Jadwiga Sztabińska
Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., należy skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem?

Problem

Chcemy prowadzić dokumentację kadrową w wersji elektronicznej zamiast papierowej. Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., muszę skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem? Czy trzeba je zapisywać w folderze oraz czy muszę mieć dodatkowy program kadrowy? Jak mam potwierdzić dokumenty podpisem elektronicznym?

REKLAMA

REKLAMA

Rada

Przejście z papierowej na elektroniczną dokumentację pracowniczą od 1 stycznia 2019 r. wymaga odwzorowania cyfrowego (np. zeskanowania) każdego dokumentu znajdującego się w aktach osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy każdego pracownika. Następnie konieczne jest opatrzenie każdego e-dokumentu (np. skanu) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Przy podpisywaniu należy używać urządzenia do e-podpisu i e-pieczątki. Tak przygotowane dokumenty cyfrowe mają być przechowywane w systemie teleinformatycznym (programie elektronicznym), który musi spełniać określone wymagania.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Zeskanowanie każdego dokumentu umieszczonego w papierowej dokumentacji pracowniczej jest przewidziane jako jedna z możliwych form tworzenia jej elektronicznej wersji (art. 948§ 2 Kodeksu pracy). Niewykluczone jest jednak stosowanie innych form odwzorowania cyfrowego, które są dostępne obecnie i mogą powstać w przyszłości. Takim odwzorowaniem jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Musi on (także skan) jednak spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji). Chodzi o rozdzielczość e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną liczbę bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego). Przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji).

REKLAMA

Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba opatruje każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 948 § 2 Kodeksu pracy). W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej eIDAS). Należy przy tym zauważyć, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Opiera się on na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eIDAS). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis/przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę nad używaniem swoich danych służących do składania podpisu elektronicznego (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eIDAS).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przepisy Kodeksu pracy ograniczają się do wskazania zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, do których należą: poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zagwarantowanie warunków niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). E-dokumentacja pracownicza ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym (§ 9 rozporządzenia o dokumentacji). Ten system powinien zapewnić:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur),
  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli:

  • dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione,
  • będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
  • jej prowadzenie i przechowywanie będzie się odbywać z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). Wymagania dotyczące bezpieczeństwa e-dokumentacji narzucają zatem używanie specjalnie stworzonych do tego programów komputerowych.

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9b, art. 948 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245

  • § 2 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - Dz.U. Nr 14, poz. 67, ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 27, poz. 140

  • motyw 49 i 50 preambuły, art. 3 pkt 12, pkt 23, pkt 27 i pkt 32, art. 25 ust. 2, art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE - Dz.Urz. UE L Nr 257, str. 73

  • § 9-10, § 12 i załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ponad PESELAMI: od miejsca pracy oczekujemy tego samego, niezależnie od wieku

Niezależnie od wieku wszyscy oczekujemy tego samego od pracodawców, przełożonych czy zespołów. Co więcej, pracownicy z różnych grup wiekowych zgodnie przyznają, że są ważniejsze elementy wpływające na dobrą współpracę niż wiek. Należą do nich: podobne wartości, charakter, większe doświadczenie zawodowe, podobne zainteresowania. Również kluczowe motywacje do pracy osób reprezentujących różne pokolenia są takie same, zaś wiele stereotypów wiekowych niema swojego potwierdzenia w rzeczywistości. Tak wynika z raportu zrealizowanego w ramach projektu Ponad PESELAMI autorstwa Magdaleny Felczak i Ewy Leśnowolskiej, który powstał na podstawie badania ABR Sesta i SYNO Poland.

Od 24 grudnia 2025 r. wchodzą w życie nowe obowiązki pracodawców dot. wynagrodzenia

Już 24 grudnia 2025 r. wchodzą w życie nowe obowiązki pracodawców dotyczące wynagrodzenia za pracę. Konsekwencje niestosowania się do nowych przepisów mogą być bardzo dotkliwe. O co chodzi w tych przepisach?

Dla pracowników i emerytów: wyższe wynagrodzenia, dodatki urlopowe, lepsze świadczenia socjalne, lepsza ochrona BHP i inne sprawy, które są uregulowane w UZP mogą się zmienić. Sejm przyjął ustawę o układach zbiorowych pracy

Warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla zatrudnionych pracowników ale i dla emerytów często określają postanowienia UZP (układu zbiorowego pracy). Od 2026 r. mają się zmienić zasady w zakresie tworzenia owych - aktów wewnątrzzakładowych. Tym samym można powiedzieć, że szykują się zmiany dla pracowników i emerytów, w tym być może wyższe wynagrodzenia, dodatki, lepsze świadczenia socjalne, lepsza ochrona BHP i inne sprawy, które są uregulowane w UZP.

Jak motywować pracowników jesienią? Dodatkowy urlop czy karta podarunkowa - co wybierają pracownicy

Jak szybko i skutecznie motywować pracowników jesienią? Często w tych miesiącach spada zaangażowanie i zatrudnieni narzekają na brak doceniania ich pracy przez pracodawcę. Tymczasem ostatni kwartał często wiąże się z dodatkowymi zamówieniami i próbą zdobycia jak najlepszego wyniku na koniec roku. Można zaproponować dodatkowy urlop albo kartę podarunkową. Co wybierają pracownicy?

REKLAMA

Resort pracy: 90 pracodawców i ponad 5 tys. pracowników z branży odzieżowej, z wodociągów oraz filharmonii weźmie udział w pilotażu skróconego czasu pracy. Średnie dofinansowanie dla jednego podmiotu wyniesie 0,5 mln zł

Resort pracy ogłosił, że 90 firm i instytucji z sektora prywatnego i publicznego skróci czas pracy z zachowaniem wynagrodzenia dla ponad 5 tysięcy pracowników. To początek nowej ery na polskim rynku pracy. 15 października ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, zatwierdziła listę beneficjentów pilotażu. Średnie dofinansowanie dla jednego podmiotu wyniesie 0,5 mln zł. To pierwszy tego typu pilotaż w tej części Europy, którego autorem jest Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Polski przemysł 2025: kto zarabia najwięcej a kto mniej [RAPORT]

Poziom i tempo wzrostu płac w przemyśle znacząco się różnią, przede wszystkim w zależności od branży i specyfiki stanowiska. Najbardziej atrakcyjne wynagrodzenia i podwyżki oferują centra dystrybucyjne, firmy sektora farmaceutycznego, chemicznego oraz FMCG, wolniejsze tempo wzrostu płac jest widoczne w budownictwie i centrach badawczo-rozwojowych, wynika z „Raportu wynagrodzeń w sektorze przemysłowym” Grafton Recruitment. Dla zatrudnionych coraz większe znaczenie, obok wysokości wynagrodzenia, mają stabilność zatrudnienia, możliwości rozwoju. Poniżej szczegółowa analiza raportu.

Za nieodpowiednie oświetlenie w pracy pracodawca może zapłacić nawet do 30 tys. zł kary

Brak odpowiedniego oświetlenia w pomieszczeniach pracy to nie tylko ryzyko zdrowotne pracowników, ale i ryzyko konsekwencji prawnych po stronie pracodawcy. Grozi za to grzywna od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Zgodnie z przepisami BHP pracodawca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznego miejsca pracy. Norma PN-EN 12464-1 określa minimalne poziomy natężenia światła (lux) w zależności od rodzaju zadań. Jesień to najlepszy czas na przeprowadzenie audytu oświetlenia w zakładach pracy.

Długie weekendy 2026: wypadają 6 razy, ale wcale nie są takie długie [Kalendarz]

Jesień to dobry czas na zaplanowanie wyjazdów w 2026 roku. Kiedy wypadają długie weekendy? Na jakie dni najlepiej wziąć urlop wypoczynkowy, by cieszyć się przedłużonym odpoczynkiem? Oto kalendarz długich weekendów 2026. Jest ich 6, ale wcale nie są takie długie.

REKLAMA

Pracownicy wrócą do biur na... dofinansowany lunch

Firmy chcą, by pracownicy częściej przychodzili do biur, ale przymus działa coraz słabiej. Według raportu SmartLunch, 62% osób pracuje hybrydowo i do biura wraca tylko wtedy, gdy widzi w tym wartość, np. współpracę czy kontakt z zespołem. Dlatego benefity poprawiające codzienne doświadczenia, jak dofinansowanie posiłków, stają się kluczowe w strategiach HR i employer brandingu.

Silversi a pokolenie Z: różnice pokoleniowe, odmienne style pracy, komunikacji i oczekiwania w miejscu pracy

Silversi a pokolenie Z: różnice pokoleniowe, odmienne style pracy, komunikacji i oczekiwania w miejscu pracy - tak, ale zamiast koncentrować się na stereotypach, że „Zetki są niecierpliwe” czy „Silversi nie nadążają za technologią”, warto spojrzeć na współpracowników przez pryzmat ich indywidualnych kompetencji i potrzeb. Zarządzanie wiekiem nie polega na „godzeniu różnic pokoleniowych”, lecz na budowaniu synergii. Kultura organizacyjna powinna wspierać otwartą wymianę perspektyw i tworzyć przestrzeń do współpracy, w której każda strona może uczyć się od drugiej.

REKLAMA