REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej

Jadwiga Sztabińska
Jadwiga Sztabińska
Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., należy skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem?

Problem

Chcemy prowadzić dokumentację kadrową w wersji elektronicznej zamiast papierowej. Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., muszę skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem? Czy trzeba je zapisywać w folderze oraz czy muszę mieć dodatkowy program kadrowy? Jak mam potwierdzić dokumenty podpisem elektronicznym?

Autopromocja

Rada

Przejście z papierowej na elektroniczną dokumentację pracowniczą od 1 stycznia 2019 r. wymaga odwzorowania cyfrowego (np. zeskanowania) każdego dokumentu znajdującego się w aktach osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy każdego pracownika. Następnie konieczne jest opatrzenie każdego e-dokumentu (np. skanu) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Przy podpisywaniu należy używać urządzenia do e-podpisu i e-pieczątki. Tak przygotowane dokumenty cyfrowe mają być przechowywane w systemie teleinformatycznym (programie elektronicznym), który musi spełniać określone wymagania.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Zeskanowanie każdego dokumentu umieszczonego w papierowej dokumentacji pracowniczej jest przewidziane jako jedna z możliwych form tworzenia jej elektronicznej wersji (art. 948§ 2 Kodeksu pracy). Niewykluczone jest jednak stosowanie innych form odwzorowania cyfrowego, które są dostępne obecnie i mogą powstać w przyszłości. Takim odwzorowaniem jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Musi on (także skan) jednak spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji). Chodzi o rozdzielczość e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną liczbę bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego). Przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji).

Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba opatruje każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 948 § 2 Kodeksu pracy). W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej eIDAS). Należy przy tym zauważyć, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Opiera się on na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eIDAS). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis/przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę nad używaniem swoich danych służących do składania podpisu elektronicznego (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eIDAS).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przepisy Kodeksu pracy ograniczają się do wskazania zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, do których należą: poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zagwarantowanie warunków niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). E-dokumentacja pracownicza ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym (§ 9 rozporządzenia o dokumentacji). Ten system powinien zapewnić:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur),
  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli:

  • dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione,
  • będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
  • jej prowadzenie i przechowywanie będzie się odbywać z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). Wymagania dotyczące bezpieczeństwa e-dokumentacji narzucają zatem używanie specjalnie stworzonych do tego programów komputerowych.

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9b, art. 948 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245

  • § 2 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - Dz.U. Nr 14, poz. 67, ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 27, poz. 140

  • motyw 49 i 50 preambuły, art. 3 pkt 12, pkt 23, pkt 27 i pkt 32, art. 25 ust. 2, art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE - Dz.Urz. UE L Nr 257, str. 73

  • § 9-10, § 12 i załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Możesz otrzymać 5025 zł na naukę języka, studia podyplomowe, kurs prawa jazdy i inne - rusza nowy program WUP

    Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie uruchamia projekt „Małopolski Pociąg do Kariery – sezon I". WUP zachęca: chcesz nauczyć się języka? Skończyć kurs prawa jazdy? Zdobyć nowe umiejętności zawodowe? Jeśli odpowiedź brzmi pozytywnie należy śledzić informacje i przystąpić do rekrutacji, która rusza prawdopodobnie w kwietniu 2024 r. Można otrzymać nawet 5025 zł!

    Działalność socjalna. Wczasy pod gruszą – dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS to najpopularniejsze świadczenie socjalne

    Wczasy pod gruszą to jedna z form działalności socjalnej. Polega na dofinansowaniu wypoczynku pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wczasy pod gruszą powinny być wsparciem dla pracowników w gorszej sytuacji materialnej.

    Nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych

    W lutym 2024 r. wydano nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych m.in. w administracji publicznej. Okazuje się, że wciąż istnieje wiele barier proceduralnych, instytucjonalnych, organizacyjnych i kompetencyjnych, które utrudniają czy wręcz nawet uniemożliwiają osobom ze szczególnymi potrzebami (w tym z niepełnosprawnościami) udział w procesach rekrutacyjnych oraz świadczenie pracy w urzędach. Wciąż jest wiele do zrobienia.

    Separacja jak rozwód - nie otrzymasz odprawy po zmarłym małżonku

    Czym jest separacja? Jakie są skutki majątkowe separacji? Kto ma prawo do odprawy po śmierci pracownika? Czy mając separację należy się odprawa po zmarłym małżonku? Ile wynosi odprawa pośmiertna?

    REKLAMA

    Waloryzacja emerytur 2024 – tabela netto

    Waloryzacja emerytur od 1 marca 2024 roku - o ile procent wzrosną emerytury? Kiedy będzie wypłata pierwszych wyższych emerytur? Tabela przedstawia podwyżki emerytur od 1 marca 2024 roku. Ile wynoszą kwoty netto emerytur po waloryzacji?

    Mama 4+ czyli emerytura matczyna w 2024 roku [WYWIAD]

    Mama 4 plus w 2024 roku - to już 5 lat funkcjonowania świadczenia w Polsce. Czy w tym czasie zmieniły się przepisy? Jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać RSU? Ile wynosi rodzicielskie świadczenie uzupełniające do końca lutego, a ile od 1 marca 2024 roku? Jakie dokumenty dołączyć do wniosku? Czy na emeryturze matczynej można pracować? Czy ojcowie pobierają emeryturę matczyną? Na te i inne pytania odpowiada rzecznik ZUS województwa dolnośląskiego Iwoną Kowalską-Matis

    Nie możesz pójść do ZUS i załatwić sprawy? Możesz wysłać pełnomocnika. Trzeba tylko wypełnić formularz ZUS PEL

    Za pomocą formularza ZUS PEL klienci Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą udzielić pełnomocnictwa do załatwiania swoich spraw. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.zus.pl lub z PUE ZUS. Druk jest także dostępny w każdej placówce ZUS.

    W styczniu 2024 r. wzrosło bezrobocie w Polsce! Czy to jest wzrost sezonowy?

    Wzrosło bezrobocie w Polsce. W styczniu stopa bezrobocia wyniosła 5,4%. W grudniu 2023 r. bezrobocie wynosiło 5,1%, a w listopadzie 5,0%.

    REKLAMA

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. Trwa kampania BHP w cyfrowym świecie pracy

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. To zarządzanie pracą przez sztuczną inteligencję może mieć ogromny wpływ na jakość świadczonej pracy, jej ilość jak i utratę. Świat pracy i rynek się zmieniają - ale w tym wszystkim najważniejszy jest człowiek, nie kapitał. Konieczne jest więc budowanie wiedzy, doświadczenia i zaufania przez informowanie pracowników i zasięganie ich opinii oraz umożliwienie im udziału w projektowaniu i wdrażaniu technologii i systemów cyfrowych w nowej postindustrialnej erze pracy. „Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy dotyczy każdego. Jest dobre dla ciebie. Dobre dla firmy” – tak głosi kampania „Bezpieczeństwo pracy w świecie cyfrowym”, która jest prowadzona w latach 2023-2025. Kampania odbywa się w ramach projektu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.

    Ukraińcy będą przebywać legalnie w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Weszła w życie nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy

    Pobyt w Polsce obywateli Ukrainy, którzy przybyli w związku z wojną prowadzoną w tym kraju będzie uznawany za legalny do 30 czerwca 2024 r. To zmiana, jaką wprowadziła nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Nowelizacja obowiązuje od 22 lutego. 

    REKLAMA