Dokumentacja pracownicza - zmiany od 2016 r.

W umowach o pracę zawieranych na czas określony trzeba będzie podać obiektywne przyczyny uzasadniające podpisanie takiej umowy w sytuacji, gdy jest ona zawierana na okres przekraczający 33 miesiące lub jest 4. umową tego rodzaju zawieraną z tym samym pracownikiem. Natomiast w aktach osobowych nie trzeba zamieszczać dokumentów związanych z dodatkowymi urlopami macierzyńskimi i dodatkowymi urlopami na warunkach urlopów macierzyńskich. To najważniejsze zmiany, jakie wprowadzono w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W dwóch terminach – od 2 stycznia i 22 lutego 2016 r. – zacznie obowiązywać nowelizacja rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Nowelizacja ma na celu dostosowanie przepisów rozporządzenia do wprowadzonych do Kodeksu pracy nowych rozwiązań w zakresie umów o pracę na czas określony oraz urlopów związanych z rodzicielstwem.

Po zmianie przepisów w aktach osobowych trzeba zamieszczać dokumenty związane z korzystaniem z urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego.

Rekomendowany produkt: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

Zmiany w aktach osobowych

Od 2 stycznia 2016 r. pracodawca nie musi zamieszczać w aktach osobowych dokumentów dotyczących dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. W wyniku omawianej nowelizacji zniesiono bowiem konieczność zamieszczania tych dokumentów w aktach osobowych. Zmiana jest spowodowana włączeniem tych urlopów do urlopu rodzicielskiego. Ponadto wskazano, że pracodawca powinien zamieszczać w części B akt osobowych dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Dotychczas takiego obowiązku nie było, chociaż w praktyce te dokumenty były zamieszczane w aktach osobowych. Zatem po nowelizacji nie będzie już wątpliwości, że w aktach osobowych trzeba zamieszczać m.in.:

● dokumenty dotyczące przejęcia urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka,

● wnioski o udzielenie urlopu rodzicielskiego,

● wnioski o podjęcie pracy na urlopie rodzicielskim.

W wyniku omawianej zmiany przepisów rozszerzono też rodzaj dokumentów dotyczących urlopu bezpłatnego, jakie trzeba będzie złożyć w aktach osobowych. Dotychczas wystarczyło, że w aktach osobowych były zamieszczane jedynie dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego. Po nowelizacji do akt osobowych trzeba składać wszystkie dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego, czyli też np. porozumienia dotyczące skrócenia urlopu bezpłatnego.