Część D akt osobowych a zatarcie kary porządkowej

Zatarcie kary porządkowej

Zatarcie kary porządkowej ma miejsce w następujących przypadkach:

1. uwzględnienie sprzeciwu przez pracodawcę,
2. uwzględnienie odwołania przez sąd pracy,
3. upływ roku nienagannej pracy,
4. na mocy decyzji pracodawcy podjętej z własnej inicjatywy lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Nienaganne wykonywanie pracy jest utożsamiane z wykonywaniem jej w sposób nieuzasadniający zastosowania odpowiedzialności porządkowej. W doktrynie podkreśla się, że nienaganność wykonywania pracy nie odnosi się do kar nakładanych na pracowników w innym trybie, np. przez organy kontrolne, jak Państwowa Inspekcja Pracy, czy organy kontroli skarbowej (por. M. Sadowski, Wybrane zagadnienia pracowniczej odpowiedzialności materialnej i osobistej, SPPiPS 1994, Nr 1, s. 89 i n.).

Zdaniem Sądu Najwyższego (wyrok z 17 marca 1986 r., sygnatura III PZP 12/86) – uznanie kary porządkowej za niebyłą przed upływem roku nienagannej pracy jest całkowicie uzależnione od decyzji pracodawcy. Oznacza to, że pracownik nie ma w tym zakresie żadnych środków prawnych.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Nieusunięcie kary porządkowej - prawa pracownika

Nieusunięcie kary porządkowej z akt osobowych pracownika może godzić w jego dobra osobiste (art. 11¹ KP), a więc należy uznać, że będzie on miał prawo do wystąpienia z powództwem o usunięcie z jego akt osobowych informacji o ukaraniu. W skrajnych przypadkach, gdy na skutek takich działań pracodawcy pracownik doznał szkody, może on dodatkowo wystąpić z roszczeniem odszkodowawczym na podstawie art. 471 w zw. z art. 300 KP.

Kara porządkowa w części D akt osobowych

Od 1 stycznia 2019 r. informacje o ukaraniu pracownika karą porządkową umieszcza się w części D akt osobowych. Zamieszcza się w niej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (§ 4 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U poz. 2369). Kara to również dodatkowa dokumentacja, taka jak: (notatki z danego zdarzenia, zeznania świadków, itp.).

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej części.

Usunięcie zawiadomienia o ukaraniu

W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar przyporządkowuje się następujące po sobie numery. 

Można zaryzykować stwierdzenie, iż w większości przypadków nie będzie jednak następowało usunięcie kary D1 z pozostawieniem kary D2 (z uwzględnieniem zmiany numeracji).

 „Nienaganność pracy" przez rok, po upływie którego karę uważa się za niebyłą, rozumiana jest jako sytuacja, w której w ciągu roku po ukaraniu nie została pracownikowi wymierzona kolejna kara porządkowa.

Zdaniem MPiPS w przypadku, gdy pracownik zostanie ukarany w trakcie roku od nałożenia kary porządkowej ponownie karą porządkową, zatarcie ukarania odsuwa się w czasie. Konieczne będzie bowiem, aby od ostatniego ukarania upłynął rok nienagannej pracy (por. wyjaśnienie MPiPS z 24.5.1988 r., PP-053-069/88). Pokrewny pogląd prezentuje PIP (por. stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie usuwania z akt osobowych kary porządkowej (GPP-517-4560-68 1/10/PE/RP).

Jeżeli pracownik otrzymał w marcu pierwszą karę (D1), a w lipcu drugą (D2) to rok, po upływie którego informacje o ukaraniu ulegną zatarciu, płynie od wymierzenia kary D2 (czyli od lipca).

Reasumując, można uznać, że w większości przypadków w części D akt osobowych znajdować się będą informacje o wszystkich karach do momentu ich zatarcia. Po upływie roku nienagannej pracy część D zostanie „wyczyszczona”.

Natomiast jeżeli pracownik uzyska orzeczenie o uchyleniu kary D1, jej usunięcie będzie powodować obowiązek ponownego „ponumerowania” pozostałych kar.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 917)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)