Nowe kody ZUS oraz formularze ZUS od 1 stycznia 2019 r.

W związku z licznymi zmianami przepisów, skutkującymi nowymi obowiązkami płatników i nowymi trybami rozliczania składek, od 1 stycznia 2019 r. wprowadzono zmiany w zakresie dokumentacji ZUS. Dotyczą one wprowadzenia nowych formularzy, modyfikacji dotychczasowych druków, a także wprowadzenia nowych kodów używanych w formularzach ZUS.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (…). W nowym rozporządzeniu zostały określone nowe wzory formularzy, a także zmodyfikowano niektóre spośród druków, które wcześniej już były stosowane przez płatników składek. Omawiane rozporządzenie wprowadza także nowe kody w załączniku do rozporządzenia. Wszystkie zmiany mają na celu dostosowanie dokumentacji ZUS do nowych przepisów, które zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. lub obowiązywały już od pewnego czasu, m.in.:

• ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r. poz. 646, 1479 i 1633) - przewidującej tzw. ulgę na start jako szczególny rodzaj korzyści i zachęty dla przedsiębiorców podejmujących działalność gospodarczą po raz pierwszy lub ponownie po upływie dłuższego czasu,
• ustawy z 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz.U. z 2018 r. poz. 1577) - umożliwiającej przedsiębiorcom z niskim, mieszczącym się w ustawowych limitach, przychodem rozliczanie składek ZUS w zależności od kwoty uzyskanego przychodu,
• ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357) - wprowadzającej przepisy umożliwiające pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Zmiany w kodach ubezpieczeniowych (nowe kody oraz nowe opisy kodów), zawartych w załączniku nr 24 do rozporządzenia

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Nowe kody tytułu ubezpieczenia oraz kody dotychczas używane, którym nadano nowe opisy, znajdują się w omawianym rozporządzeniu w załączniku nr 24 (w poprzednim rozporządzeniu był to załącznik nr 18).

Rozporządzenie w sprawie wzorów druków określa nowe formularze, niezbędne płatnikom składek do prawidłowego realizowania obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów o skróceniu przechowywania akt pracowniczych.

I tak rozporządzenie określiło wzory następujących formularzy:

• ZUS OSW - oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (załącznik nr 23 do rozporządzenia),
• ZUS RIA - raport informacyjny (załącznik nr 22 do rozporządzenia),
• ZUS RPA - imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej (załącznik nr 16 do rozporządzenia).

Ponadto, na potrzeby skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych, wprowadzono także modyfikacje do druku wyrejestrowania osoby ubezpieczonej ZUS ZWUA, rozbudowując go o dodatkowy blok, w którym będą wykazywane następujące dane:

• data rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego,
• kod wygaśnięcia/kod trybu wyrejestrowania stosunku pracy/stosunku służbowego,
• kod podstawy prawnej rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego,
• podstawa prawna rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego.

Jednocześnie w załączniku nr 24 do rozporządzenia, w jego części XV, wprowadzono wykaz 3-znakowych (2 cyfry + litera) kodów wygaśnięcia/kodów trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego. Ponadto załącznik nr 24 rozszerzono o następujące wykazy:

• wykaz kodów pracy w szczególnych warunkach,
• wykaz kodów pracy w szczególnym charakterze wraz z dodatkowymi wyjaśnieniami dot. tych kodów,
• wykaz innych kodów pracy w szczególnych warunkach i kodów pracy o szczególnym charakterze.

W związku z wprowadzeniem od 1 stycznia 2019 r. oskładkowania przedsiębiorców w zależności od przychodu, rozporządzenie wprowadza także 2 nowe formularze rozliczeniowe:

• ZUS DRA cz. II - deklaracja rozliczeniowa cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie (załącznik nr 18 do rozporządzenia),
• ZUS RCA cz. II imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne (załącznik nr 13 do rozporządzenia).

Celem wprowadzanych zmian jest umożliwienie płatnikom składek prawidłowego wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych, a tym samym prawidłowego zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz rozliczania składek.

PODSTAWA PRAWNA:

• załączniki nr 5, 13, 16, 18, 22, 23 i 24 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów.