Tematy - Dokumentacja płacowa, Dokumentacja pracownicza 2019 - INFOR.PL

Zapisz się na newsletter

Wpisz poprawny e-mail

Od 1 stycznia 2012 r. płatnicy powinni korzystać z nowych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych PIT obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Zmiany w formularzach mają przede wszystkim charakter aktualizacyjny i dostosowujący do zmian w przepisach.

Pracodawcy, którzy nie pobierali zaliczek na podatek od wykupionych dla pracowników pakietów medycznych i nie posiadali korzystnej dla siebie indywidualnej interpretacji, powinni rozważyć dokonanie korekty podatku. Jest to konsekwencja uchwały Izby Finansowej Naczelnego Sądu Administracyjnego, która uznała te świadczenia za opodatkowany przychód pracowników.

Jeden z naszych pracowników, który pobiera wynagrodzenie w kasie, w dniu wypłaty przebywał w szpitalu. Zadzwoniła do nas żona tego pracownika i domaga się wypłaty wynagrodzenia. Na jakiej podstawie możemy dokonać wypłaty małżonce pracownika? Czy mamy prawo żądać od niej aktu małżeństwa i innych dowodów potwierdzających wspólne pożycie?

Pracodawcy nieobjęci ustawowym obowiązkiem tworzenia funduszu, tj. zatrudniający na dzień 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie mają też obowiązku utworzenia odrębnego rachunku bankowego dla środków zfśs i nie muszą przekazywać na niego odpisów i zwiększeń.

Komornik ma prawo żądać od pracodawcy udzielenia informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym przez pracownika. Takie postępowanie jest dopuszczalne na mocy przepisów ustawy i nie jest sprzeczne z zasadami ochrony danych osobowych.

Zatrudniamy pracownika, który bardzo często, czasami dwa razy w miesiącu, przychodzi do działu kadr z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Pracownik twierdzi, że zaświadczenie jest mu potrzebne do przedłożenia odpowiednim organom. Czy w każdym przypadku musimy wydawać takie zaświadczenia, czy możemy np. ograniczyć ich sporządzanie do jednego zaświadczenia na kwartał?

We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym należy podawać numer PESEL ubezpieczonego. Płatnik składek nie ma obowiązku podawania numeru NIP, nawet jeżeli został nadany. Zmiana zasad podawania danych identyfikacyjnych osób ubezpieczonych weszła w życie 1 września 2011 r.

Zdaniem Pracodawców RP przepisy zobowiązujące firmy do przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej przez 50 lat są złe. Powodują one poważne trudności i generują dodatkowe koszty.

Wynagrodzenie zasadnicze pracownika może się różnić w zależności od systemu wynagradzania, jakim został objęty. Najczęściej spotykaną pensją jest wynagrodzenie w stałej wysokości.

Mamy wątpliwości, jak należy prawidłowo podpisywać dokumenty kadrowe. Nasi pracownicy różnie je bowiem podpisują. Czy pracownik powinien złożyć swój czytelny podpis na umowie o pracę, czy wystarczy tylko parafa? Czy pracownik musi podpisywać każdą stronę umowy o pracę czytelnym podpisem? Czy na innych dokumentach kadrowych, które trzeba sporządzać w formie pisemnej, musi być podpis, czy wystarczy parafa pracownika?

Umowy o dzieło i zlecenia regulują przepisy Kodeksu cywilnego. Dlatego wynagrodzenie z tytułu tych umów może być wypłacane w terminie najkorzystniejszym dla stron podpisujących umowę.

Każdy pracodawca, zatrudniający nawet jednego pracownika, ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracownikiem jest nie tylko osoba zatrudniona na umowę o pracę, ale także na podstawie mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Jestem pracownikiem spółki X od 15 lat. Na początku 2011 r. zwróciłem się do działu kadr o udostępnienie mi moich akt osobowych. Dowiedziałem się, że w kadrach nie ma teczek, gdyż podobno są w firmie, która je prowadzi, i w związku z tym nie mogą być mi udostępnione. Czy akta nie powinny być przechowywane w siedzibie zakładu pracy?

Pracodawca na prośbę pracownika powinien wystawić zaświadczenie potwierdzające pozostawanie w stosunku pracy oraz podać wysokość uzyskiwanych zarobków, gdy te informacje są potrzebne podwładnemu do realizacji uprawnień poza zakładem pracy.

Osoba przechodząca na emeryturę musi dostarczyć do ZUS dokumenty potwierdzające własny staż pracy oraz wysokość uzyskiwanych zarobków. Jeśli zakład pracy, który ją zatrudniał, już nie istnieje, to dokumentacja może znajdować się u prywatnego przechowawcy.

Pracownicy dostarczają nam różne dokumenty ze zdjęciami potwierdzające ich kwalifikacje zawodowe, np. prawo jazdy, dyplom wyższej uczelni itp. Czy dopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych pracownika kopii tych dokumentów?

Jeden z pracowników w tym roku kończy 65 lat i chciałby przejść na emeryturę. Pracownik jest u nas zatrudniony od 2000 r., ale wcześniej przez 15 lat pracował we Włoszech. Czy nabędzie prawo do emerytury w Polsce? Jak należy skompletować dokumentację w takiej sprawie? Czy musi to zrobić pracodawca, czy taki obowiązek należy wyłącznie do pracownika?

Niedawno zgłosiła się do mnie była pracownica, która pracowała u nas od 1 lipca 1971 r. do 31 grudnia 1976 r. Potrzebuje ona zaświadczenia na druku ZUS Rp-7 za ww. okres. Niestety, okazało się, że dokumentacja płacowa do 1979 r. nie została zachowana. Czy możliwe jest wystawienie zaświadczenia ZUS Rp-7 na podstawie zachowanej dokumentacji osobowej pracownicy?

Najczęściej występującą przyczyną powodującą konieczność korygowania dokumentacji płacowej jest sytuacja, gdy po naliczeniu listy płac pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego lub jest nieobecny z innego powodu, co ma wpływ na wysokość naliczonego wynagrodzenia. Korekta jest też konieczna, gdy wynika to z błędów popełnionych przy naliczaniu wynagrodzenia.

Wysłałem listem poleconym PIT-11 na adres zamieszkania byłego pracownika. Po kilku tygodniach korespondencja wróciła z adnotacją, że adresat wyprowadził się. Nie posiadam żadnej informacji dotyczącej aktualnego miejsca zamieszkania byłego pracownika i nie mam z nim kontaktu. Ponadto minął już termin na złożenie zeznania rocznego. Czy za niedostarczenie informacji PIT-11 grożą mi jakieś konsekwencje?

Jestem właścicielem spółki z o.o. Przeciętne zatrudnienie w spółce w 2011 r. wyniosło 24 pracowników, więc w rezultacie mam obowiązek przekazania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jak określić i ująć w księgach rachunkowych kwotę pierwszej raty na ZFŚS, jeśli naliczony odpis w 2011 r. wyniósł 23 550 zł.

Czy należy zamieszczać komparycję w dokumentach kadrowych, np. w umowie o pracę, w świadectwie pracy, w wypowiedzeniu umowy o pracę, w umowie zlecenia lub w umowie o dzieło? Dotychczas nie we wszystkich wymienionych dokumentach to robiłam, ale dowiedziałam się, że moje postępowanie było nieprawidłowe.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaprasza na szkolenia osoby rozpoczynające działalność gospodarczą.

W rozliczeniach rocznych PIT-40 sporządzanych przez płatnika na wniosek podatnika często występują niedopłaty i nadpłaty podatku. Na płatniku ciąży wówczas obowiązek ich rozliczenia, tj. pobrania niedopłaty podatku z dochodów podatnika, a w przypadku nadpłaty podatku – zaliczenia jej na poczet zaliczki na podatek albo zwrotu w gotówce podatnikowi.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Prawidłowo prowadzone akta osobowe z jednej strony poświadczają prawa zatrudnionych do różnych świadczeń, np. z ubezpieczenia społecznego, z drugiej dowodzą, że pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy. Jeśli dopuści się uchybień przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, może zostać ukarany grzywną i ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Pracodawca zobowiązany jest wypłacać pracownikowi wynagrodzenie za wykonaną pracę. W pewnych sytuacjach może jednak dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika, np. na zaspokojenie stwierdzonych prawomocnym wyrokiem sądowym zaległych wierzytelności.

Odprawa pośmiertna i zasiłek pogrzebowy to dwa różne, niezależne od siebie świadczenia wypłacane na podstawie innych przepisów prawa. Dlatego wypłacenie zasiłku pogrzebowego przez ZUS rodzinie zmarłego pracownika nie zwalnia pracodawcy z wypłaty odprawy pośmiertnej.

Prawo pracy dopuszcza, aby pracodawca zawarł z jednym pracownikiem więcej niż jedną umowę o pracę. Jeżeli kod ubezpieczenia z drugiej umowy będzie taki jak z pierwszej, nie trzeba pracownika zgłaszać do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. W raporcie dla ZUS dotyczącym opłacenia składek należy jednak wykazać przychody ze wszystkich umów. Nie trzeba dla każdej z nich sporządzać osobnego raportu. Również wypłatę dla pracownika pracodawca oblicza od sumy przychodów.

Pracodawca wysyłający pracownika w zagraniczną podróż służbową powinien mu wypłacić nie tylko diety, ale również zwrócić inne poniesione wydatki, np. koszty związane z wynajęciem pokoju hotelowego.

Dokumentowanie różnych zachowań pracownika czy wydarzeń z jego udziałem może mieć, co potwierdził także Sąd Najwyższy, formę notatek służbowych. Jednak ważne jest to, aby pracownik miał świadomość ich istnienia w jego aktach osobowych.

Kary za utrudnianie kontroli i niewykonanie decyzji oraz obowiązek odpowiedzi na wystąpienia i wnioski Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) to rozwiązania wprowadzone do ustawy o ochronie danych osobowych.

Pracodawcy mają możliwość swobodnego kształtowania systemów wynagradzania przyznając pracownikom obok obligatoryjnych elementów płacy również dobrowolne składniki wynagrodzenia. W większości mają one działanie motywacyjne. Warunkiem poprawnego funkcjonowania fakultatywnych składników płacowych w firmie jest precyzyjne określenie celu, w jakim zostały wprowadzone, a w niektórych przypadkach również przesłanek, jakie pracownik powinien spełnić, aby je otrzymać.

28 stycznia 2011 r. po raz piąty będzie obchodzony Europejski Dzień Ochrony Danych Osobowych. Generalny Inspektor Danych Osobowych zaprasza do udziału w wydarzeniach organizowanych z tej okazji.

Zdaniem Pracodawców RP brak sądowego nadzoru nad czynnościami kontrolnymi inspektorów PIP to bardzo poważne naruszenie konstytucyjnej zasady państwa prawa.

Zaświadczenie ZUS Rp-7 potwierdza osiągnięte przez pracownika zarobki w poszczególnych latach. W razie wszczęcia postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego zaświadczenie to może wystawić likwidator lub syndyk.

Naszym pracownikom nie wydajemy pasków wynagrodzeń. Każdy zatrudniony otrzymuje co miesiąc raport ubezpieczeniowy (ZUS RMUA). Ostatnio jeden z pracowników stwierdził, że postępujemy bezprawnie nie przekazując mu co miesiąc informacji o składnikach wynagrodzenia i zaczął kwestionować prawidłowość ich naliczenia. Ponadto wystąpił o udostępnienie mu dokumentów płacowych dotyczących naliczenia wynagrodzenia wszystkich pracowników jego działu. W ten sposób chce wykazać, że wynagrodzenie, jakie otrzymuje, jest niższe w porównaniu do zarobków innych osób w tym dziale. Czy możemy mu udostępnić te dokumenty?

Pracodawca, który pod koniec roku decyduje się na zmianę wynagrodzenia pracownika, musi się liczyć z tym, że może to wpłynąć na sposób naliczania nie tylko wynagrodzenia, ale też innych świadczeń przysługujących ze stosunku pracy. Na zmianę naliczeń wpływa także przekroczenie progów skali podatkowej lub podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, do czego dochodzi najczęściej w drugiej połowie roku. Jeśli ten moment nie zostanie uchwycony, konieczna będzie korekta dokumentacji.

Prowadząc postępowanie, inspektor kontroli ZUS dysponuje szerokim, zakresem uprawnień. Sprawdzając prawidłowość rozliczeń płatnika, może badać całą związaną z zakresem kontroli dokumentację finansową, księgową, płacową, osobową. Ma również prawo przesłuchiwać płatnika oraz świadków, a jeżeli przedsiębiorca zalega w płatnościach z tytułu składek – dokonywać oględzin składników majątku dla potrzeb postępowania egzekucyjnego.

Pracodawca w trakcie kontroli PIP ma obowiązek stosować się do wszystkich poleceń inspektora przeprowadzającego kontrolę w jego firmie. Wyjątkiem jest możliwość podważenia treści protokołu pokontrolnego.

W aktach osobowych pracownika może być przechowywana tylko i wyłącznie dokumentacja określona przepisami prawa pracy. Dlatego pracownik może domagać się od pracodawcy usunięcia z akt osobowych notatek służbowych na swój temat.

Pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o zapłatę brakującej części wynagrodzenia, jeżeli uzna, że pracodawca niesłusznie pozbawił go całości lub części wynagrodzenia.

Tylko kontrolerzy PIP, ZUS, urzędów skarbowych czy przedstawiciele sądów i prokuratury mają prawo wglądu do dokumentacji płacowej pracownika bez jego zgody.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. kart ewidencji czasu pracy, imiennych list wypłacanego wynagrodzenia) oraz akt osobowych pracowników.

Obsługa kadrowo-płacowa dla wielu pracodawców jest działaniem czasochłonnym, kosztownym i wymagającym nieustannego monitorowania zmian prawa. Tymczasem wywiązywanie się z zobowiązań tej domeny nie musi być codziennym obowiązkiem pracodawcy. Rozwiązaniem pozwalającym na optymalizację działań i kosztów firmy oraz skupienie się na głównej działalności biznesowej jest skorzystanie z usługi outsourcingu kadrowo-płacowego.

Dopuszczalne jest przesłanie kilku decyzji organu administracji publicznej w jednej przesyłce (kopercie). Odbiór tej przesyłki, udokumentowany prawidłowo sporządzonym pocztowym potwierdzeniem odbioru, skutkuje doręczeniem wszystkich decyzji znajdujących się w tej przesyłce (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 8 lipca 2010 r., II FSK 372/09).

W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy inspektor pracy może nie tylko wymierzyć sankcje przewidziane w ustawie o PIP, ale również kary przewidziane w innych aktach prawnych, np. w ustawie o ochronie roszczeń pracowniczych.

Jestem osobą odpowiedzialną za prowadzenie kadr. W naszej firmie pracownicy często wyjeżdżają w podróże służbowe. Bardzo proszę o informację, jakie czynności należy wykonać w zakresie kontroli merytorycznej, a jakie w zakresie formalno-rachunkowej przy sprawdzaniu rachunku podróży służbowej?

Związkowcy i pracodawcy negocjujący w Komisji Trójstronnej (KT) nie doszli do porozumienia w sprawie wysokości najniższego wynagrodzenia w 2011 r. Oznacza to, że obowiązującą w przyszłym roku najniższą pensję określi rząd w rozporządzeniu.

Jeden z naszych pracowników skończy wkrótce 65 lat i zaraz po osiągnięciu tego wieku będzie chciał przejść na emeryturę. Do ustalenia wysokości świadczenia zamierza podać najkorzystniejsze zarobki z lat 1980–1989. Niestety, mieszkanie pracownika i siedziba naszej firmy, w której jest zatrudniony nieprzerwanie od 1975 r., zostały całkowicie zalane w czasie powodzi. Zniszczeniu uległa m.in. dokumentacja płacowa pracowników. Czy w związku z tym będziemy mogli mu poświadczyć na druku ZUS Rp-7 zarobki z lat 80. na podstawie innych dokumentów? A może w inny sposób (np. w drodze zeznań świadków) będzie on mógł udokumentować przed ZUS swoje wynagrodzenia?

Zmiana wysokości pensji w trakcie miesiąca powoduje, że pracodawca musi wyliczyć pensję osobno z okresu przed i po zmianie uposażenia.