Jak udokumentować okresy zatrudnienia do celów emerytalnych

Urodzeni przed 1 stycznia 1949 r. (a także niektórzy urodzeni w latach 1949–1968) nabywają prawo do emerytury uzależnionej od udowodnienia określonego stażu składkowego i nieskładkowego oraz zarobków uzyskanych w wybranych latach kalendarzowych. Z kolei osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r. mogą na ogół uzyskać wyłącznie tzw. nową emeryturę, której przyznanie i ustalenie wysokości nie jest uzależnione od udowodnienia określonego stażu pracy i zarobków osiągniętych w wybranych latach. ZUS przyznaje taką emeryturę bez względu na przebyty przez wnioskodawcę okres ubezpieczenia i oblicza na podstawie stanu konta ubezpieczonego w ZUS. I w tym jednak przypadku dla osób, które pracowały przed 1999 r., ZUS ustala kapitał początkowy, którego wysokość zależy od przebytych okresów składkowych i nieskładkowych oraz wynagrodzeń uzyskanych w wybranych latach kalendarzowych. Ponadto udowodnienie odpowiedniego stażu ubezpieczeniowego pozwala na podwyższenie przez ZUS nowej emerytury do kwoty najniższego świadczenia, w przypadku gdy faktycznie wyliczona jej wysokość jest niższa od tej gwarantowanej kwoty.

Podstawa emerytury dla osoby która pracowała za granicą >>

Potrzebny odpowiedni dokument

Obowiązujące zasady ustalania prawa i wysokości emerytur powodują, że prawie wszystkie osoby przechodzące na to świadczenie muszą udowodnić przebyte okresy składkowe i nieskładkowe, a także wysokość swoich wynagrodzeń. W tym celu powinny dostarczyć do ZUS określone dokumenty. Na ogół chodzi o świadectwo pracy (zaświadczenie zakładu pracy) potwierdzające przebyty okres zatrudnienia oraz zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawione na druku ZUS Rp-7 – w celu udowodnienia wynagrodzeń w wybranych latach. Dokumenty te musi wystawić pracodawca. Problem powstaje więc wówczas, gdy zakład pracy zatrudniający przyszłego emeryta został zlikwidowany.

W takim przypadku osoba ubiegająca się o emeryturę powinna w pierwszej kolejności sprawdzić, czy posiada legitymację ubezpieczeniową zawierającą odpowiednie wpisy dotyczące okresów zatrudnienia oraz uzyskiwanych zarobków. Taka legitymacja jest bowiem dla ZUS samoistnym środkiem dowodowym, jeśli zawiera imienną pieczątkę osoby, która dokonywała wpisów w tym dokumencie. Wpisy w legitymacjach dokonane pod rządami przepisów obowiązujących do 16 czerwca 1991 r. niezawierające – zgodnie z tymi regulacjami – imiennej pieczątki mogą zostać uznane przez ZUS, jeśli nie budzą wątpliwości co do tego, czy są prawdziwe. Zamiast oryginału legitymacji ubezpieczeniowej osoba ubiegająca się o emeryturę może też dostarczyć sporządzony notarialnie wypis, odpis lub wyciąg z tego dokumentu bądź też kopię legitymacji poświadczoną przez uprawniony do tego podmiot (np. notariusza).

Uzyskanie i wypłata rekompensaty >>

Osoba ubiegająca się o emeryturę powinna też ustalić, czy w miejsce zlikwidowanego pracodawcy powstał inny zakład pracy, który przejął dokumentację osobową i płacową pracowników od swojego poprzednika. Warto bowiem pamiętać, że zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu może wystawić również następca prawny pracodawcy, u którego pracownik był kiedyś zatrudniony, np. spółka prawa handlowego powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego.

Gdy nie ma następcy prawnego

Często zdarza się tak, że zakład pracy został zlikwidowany i w jego miejsce nie powstał inny podmiot, który wstąpiłby w jego prawa i obowiązki, przejmując również dokumentację pracowniczą. Jeśli likwidacja lub upadłość jest jeszcze w toku, można zwrócić się o wystawienie odpowiedniego zaświadczenia (w tym również zaświadczenia na druku ZUS Rp-7) do likwidatora lub syndyka masy upadłościowej. Tego rodzaju dokument wystawiony przez ten podmiot zostanie uznany przez ZUS za wystarczający środek dowodowy.