Kategorie

Jak udokumentować okresy zatrudnienia do celów emerytalnych

Jan Witkowski
Jan Witkowski
Osoba przechodząca na emeryturę musi dostarczyć do ZUS dokumenty potwierdzające własny staż pracy oraz wysokość uzyskiwanych zarobków. Jeśli zakład pracy, który ją zatrudniał, już nie istnieje, to dokumentacja może znajdować się u prywatnego przechowawcy.

Urodzeni przed 1 stycznia 1949 r. (a także niektórzy urodzeni w latach 1949–1968) nabywają prawo do emerytury uzależnionej od udowodnienia określonego stażu składkowego i nieskładkowego oraz zarobków uzyskanych w wybranych latach kalendarzowych. Z kolei osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r. mogą na ogół uzyskać wyłącznie tzw. nową emeryturę, której przyznanie i ustalenie wysokości nie jest uzależnione od udowodnienia określonego stażu pracy i zarobków osiągniętych w wybranych latach. ZUS przyznaje taką emeryturę bez względu na przebyty przez wnioskodawcę okres ubezpieczenia i oblicza na podstawie stanu konta ubezpieczonego w ZUS. I w tym jednak przypadku dla osób, które pracowały przed 1999 r., ZUS ustala kapitał początkowy, którego wysokość zależy od przebytych okresów składkowych i nieskładkowych oraz wynagrodzeń uzyskanych w wybranych latach kalendarzowych. Ponadto udowodnienie odpowiedniego stażu ubezpieczeniowego pozwala na podwyższenie przez ZUS nowej emerytury do kwoty najniższego świadczenia, w przypadku gdy faktycznie wyliczona jej wysokość jest niższa od tej gwarantowanej kwoty.

Podstawa emerytury dla osoby która pracowała za granicą >>

Potrzebny odpowiedni dokument

Obowiązujące zasady ustalania prawa i wysokości emerytur powodują, że prawie wszystkie osoby przechodzące na to świadczenie muszą udowodnić przebyte okresy składkowe i nieskładkowe, a także wysokość swoich wynagrodzeń. W tym celu powinny dostarczyć do ZUS określone dokumenty. Na ogół chodzi o świadectwo pracy (zaświadczenie zakładu pracy) potwierdzające przebyty okres zatrudnienia oraz zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawione na druku ZUS Rp-7 – w celu udowodnienia wynagrodzeń w wybranych latach. Dokumenty te musi wystawić pracodawca. Problem powstaje więc wówczas, gdy zakład pracy zatrudniający przyszłego emeryta został zlikwidowany.

W takim przypadku osoba ubiegająca się o emeryturę powinna w pierwszej kolejności sprawdzić, czy posiada legitymację ubezpieczeniową zawierającą odpowiednie wpisy dotyczące okresów zatrudnienia oraz uzyskiwanych zarobków. Taka legitymacja jest bowiem dla ZUS samoistnym środkiem dowodowym, jeśli zawiera imienną pieczątkę osoby, która dokonywała wpisów w tym dokumencie. Wpisy w legitymacjach dokonane pod rządami przepisów obowiązujących do 16 czerwca 1991 r. niezawierające – zgodnie z tymi regulacjami – imiennej pieczątki mogą zostać uznane przez ZUS, jeśli nie budzą wątpliwości co do tego, czy są prawdziwe. Zamiast oryginału legitymacji ubezpieczeniowej osoba ubiegająca się o emeryturę może też dostarczyć sporządzony notarialnie wypis, odpis lub wyciąg z tego dokumentu bądź też kopię legitymacji poświadczoną przez uprawniony do tego podmiot (np. notariusza).

Uzyskanie i wypłata rekompensaty >>

Osoba ubiegająca się o emeryturę powinna też ustalić, czy w miejsce zlikwidowanego pracodawcy powstał inny zakład pracy, który przejął dokumentację osobową i płacową pracowników od swojego poprzednika. Warto bowiem pamiętać, że zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu może wystawić również następca prawny pracodawcy, u którego pracownik był kiedyś zatrudniony, np. spółka prawa handlowego powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego.

Gdy nie ma następcy prawnego

Często zdarza się tak, że zakład pracy został zlikwidowany i w jego miejsce nie powstał inny podmiot, który wstąpiłby w jego prawa i obowiązki, przejmując również dokumentację pracowniczą. Jeśli likwidacja lub upadłość jest jeszcze w toku, można zwrócić się o wystawienie odpowiedniego zaświadczenia (w tym również zaświadczenia na druku ZUS Rp-7) do likwidatora lub syndyka masy upadłościowej. Tego rodzaju dokument wystawiony przez ten podmiot zostanie uznany przez ZUS za wystarczający środek dowodowy.


Gdy likwidacja lub upadłość zakładu pracy już się zakończyła pracownik nie może pozyskać zaświadczenia od likwidatora lub syndyka. W takim przypadku powinien dotrzeć do dokumentacji potwierdzającej okresy ubezpieczeniowe i wysokość osiągniętych zarobków. W pierwszej kolejności może skorzystać z bazy zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów pracy utworzonej przez ZUS (można się z nią zapoznać w każdej placówce ZUS lub w serwisie internetowym Zakładu pod adresem: http://www.zus.pl/default.asp?id=582&p=4).

Archiwum lub prywatny przechowawca

W przypadku gdy osoba zamierzająca ubiegać się o emeryturę nie dotarła do informacji o miejscu przechowywania dokumentacji swojego byłego pracodawcy w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, powinna rozpocząć poszukiwania tej dokumentacji „na własną rękę”.

Jeśli zlikwidowany zakład pracy był jednostką państwową, osoba zainteresowana powinna zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego takiej jednostki (np. wojewody, właściwego ministerstwa) z zapytaniem, gdzie może się znajdować dokumentacja pracownicza po zlikwidowanych państwowych jednostkach organizacyjnych. Niektórzy wojewodowie byłych 49 województw zorganizowali archiwa przejściowe, w których zgromadzona jest dokumentacja zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dla których byli organem założycielskim.

Pracujący emeryci - zmiany w przepisach >>

Gdy zakład pracy był spółdzielnią, dokumentacja osobowo-płacowa jego pracowników może znajdować się w związku rewizyjnym, w którym spółdzielnia była zrzeszona. Jeśli związku takiego nie ma lub został zlikwidowany, dokumentację może posiadać Krajowa Rada Spółdzielcza.

Jeśli natomiast zlikwidowany zakład pracy był prywatnym podmiotem, dokumentacja może znajdować się u prywatnego przechowawcy, a często również u byłego właściciela zlikwidowanego podmiotu. Informacji o miejscu przechowywania dokumentacji powinien udzielić likwidator lub syndyk masy upadłościowej, a także wydział rejestrowy sądu właściwego ze względu na siedzibę firmy.

Dokumentację osobowo-płacową zlikwidowanych zakładów pracy mogą też posiadać archiwa rotacyjne Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, a także archiwa partii politycznych, związków zawodowych, stowarzyszeń i organizacji społecznych, kościołów i związków wyznaniowych.

Potwierdzenie stażu pracy i wysokości osiąganych zarobków przez jednostki przechowujące dokumenty zlikwidowanych zakładów pracy następuje w formie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów, a także odpisów, wypisów i wyciągów z tych dokumentów. Muszą być one zawsze podpisane przez osobę kierującą daną jednostką lub innego upoważnionego pracownika, a także zawierać informacje, na podstawie jakiej dokumentacji zostały wydane (np. na podstawie listy płac, karty wynagrodzeń itd.).

Podstawa prawna:

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.

    Składka zdrowotna 2022 - Nowy Ład

    Składka zdrowotna w 2022 r. - jaką składkę wprowadza Nowy Ład? O ile wzrośnie składka na ubezpieczenie zdrowotne w 2022 r.?