Kategorie

Jak pracownik powinien podpisywać dokumenty kadrowe

Małgorzata Podgórska
Mamy wątpliwości, jak należy prawidłowo podpisywać dokumenty kadrowe. Nasi pracownicy różnie je bowiem podpisują. Czy pracownik powinien złożyć swój czytelny podpis na umowie o pracę, czy wystarczy tylko parafa? Czy pracownik musi podpisywać każdą stronę umowy o pracę czytelnym podpisem? Czy na innych dokumentach kadrowych, które trzeba sporządzać w formie pisemnej, musi być podpis, czy wystarczy parafa pracownika?

Przy podpisywaniu umowy o pracę i sporządzaniu innych dokumentów kadrowych dopuszczalne jest wyłącznie składanie własnoręcznego podpisu, a nie parafy. Pracownik nie musi podpisywać każdej strony umowy o pracę. Może jednak złożyć parafy na wszystkich stronach umowy o pracę i czytelny podpis na ostatniej stronie dokumentu.

UZASADNIENIE

Z przepisów prawa pracy wynika, że przy dokonywaniu niektórych czynności obowiązkowe jest zachowanie formy pisemnej. Odnosi się to np. do podpisywania umowy o pracę, składania przez pracownika lub pracodawcę wypowiedzenia umowy o pracę lub zmiany warunków pracy lub płacy na mocy porozumienia zawartego pomiędzy pracownikiem a pracodawcą (art. 30 § 3 Kodeksu pracy).

Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają natomiast żadnych regulacji stanowiących, kiedy forma pisemna została zachowana.

Reklama

Oceniając zatem, czy pisemna forma została zachowana, należałoby skorzystać z rozwiązań przewidzianych w Kodeksie cywilnym, które stosujemy posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w prawie pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z tymi przepisami (art. 300 Kodeksu pracy).

Na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego). Natomiast do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Na dokumentach kadrowych, które powinny być sporządzone w formie pisemnej, należy zatem składać własnoręczny podpis. Parafa bowiem jest – co do zasady – znakiem graficznym w postaci inicjałów, tj. początkowych liter imienia i nazwiska jego autora, który nie pozwala na zidentyfikowanie osoby ją składającej.

WAŻNE!

Przy sporządzaniu dokumentów w stosunku pracy w formie pisemnej dopuszczalne jest składanie wyłącznie własnoręcznego podpisu, a nie parafy.


Reklama

Powyższe stanowisko potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego. W postanowieniu z 17 czerwca 2009 r. (sygn. akt IV CSK 78/09) Sąd Najwyższy wyjaśnił, że: „zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne. Zdaniem Sądu, nie można odstąpić od minimum, jakim jest to, by znak pisarski umożliwiał identyfikację osoby, od której pochodzi, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne. Chociaż podpis nie musi być sporządzony czytelnie, to powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla osoby, która go składa i tym samym – wskazywać na tę osobę”.

Żeby uniknąć wątpliwości dotyczących podpisu dokumentów kadrowych – nie jest zalecane (choć dopuszczalne) stosowanie skrótu podpisu, tj. podpisu składanego z pominięciem niektórych liter.

PRZYKŁAD

Pracodawca złożył pracownikowi rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. W swoim piśmie uzasadnił, jakie są przyczyny takiego sposobu rozwiązania umowy. Pismo obejmowało dwie strony tekstu. Pracodawca podpisał dokument rozwiązujący umowę bez wypowiedzenia własnoręcznym podpisem na drugiej stronie pisma. Natomiast na pierwszej stronie pisma złożył parafę w celu potwierdzenia treści zawartego w nim oświadczenia oraz aby zapobiec ewentualnemu podmienieniu tej strony przez osoby do tego nieupoważnione. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Dokumenty z zakresu prawa pracy, co do których zastrzeżona jest forma pisemna, aby były ważne i skuteczne, wymagają zachowania tej formy, a zatem konieczne jest złożenie na nich własnoręcznego podpisu. Złożenie wyłącznie parafy, np. na umowie o pracę, spowoduje, że będzie ona nieskuteczna. Do nawiązania stosunku pracy dojdzie, jeżeli pracownik zostanie dopuszczony do pracy. Umowa zostanie zawarta wówczas w sposób dorozumiany i na warunkach określonych w nieważnej umowie. Natomiast w odniesieniu do innych dokumentów kadrowych, co do których nie ma obowiązku zachowywania formy pisemnej, można uznać, że są ważne, jeżeli pracownik je tylko parafował, a nie podpisał (np. wniosek urlopowy).

Podstawa prawna

  • art. 29 § 2, art. 30 § 3, art. 42, art. 300 Kodeksu pracy,
  • art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego.
Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?