Sporządzenie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

Pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7) zarówno aktualnym, jak i byłym pracownikom. Powinien je wypełnić na podstawie dokumentacji źródłowej, np. list płac, kart wynagrodzeń i dlatego tak ważne jest jej rzetelne prowadzenie.

Wypełnienie zaświadczenia przez pracodawcę

Gdy pracodawca prowadzi dokumentację kadrową i płacową zatrudnionych pracowników i nie upoważnił do tego innej osoby, wówczas sam wystawia i podpisuje zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Okoliczność tę stwierdza w punkcie 6 zaświadczenia albo w odrębnym oświadczeniu. Środkiem dowodowym może być również zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu w formie wydruku komputerowego, pod warunkiem że sporządzony wydruk będzie zawierał wszystkie informacje wynikające z druku ZUS Rp-7.

W zaświadczeniu pracodawca zobowiązany jest wykazać okresy zatrudnienia pracownika, udzielonych urlopów bezpłatnych, przebywania pracownika na urlopie wychowawczym, pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz okresy (po 14 listopada 1991 r.) pobierania zasiłków chorobowych, opiekuńczych oraz świadczenia rehabilitacyjnego. Powinien to uczynić w 1. i 2. punkcie Rp-7 albo wykazać je odrębnie w załączniku do zaświadczenia.

 Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu >>

Ponadto pracodawca powinien podać (w odniesieniu do poszczególnych lat kalendarzowych) wynagrodzenie pracownika uzyskiwane w czasie zatrudnienia, wartość świadczeń w naturze, kwoty wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wypłacone na podstawie art. 92 k.p., kwoty zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku, świadczenia lub dodatku wyrównawczego, a także wartość rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu braku podwyżek w sferze budżetowej.

Zasada jest taka, że wynagrodzenie (lub niektóre jego składniki), jeżeli zostało wypłacone po upływie danego roku, powinno być doliczone do wynagrodzenia za rok, za który przysługuje. Dopiero gdy nie można ustalić takiego okresu, należy doliczyć je do roku, w którym zostało wypłacone.

Przy ustalaniu, czy istniał obowiązek opłacania składek od określonych składników wynagrodzenia, stosuje się przepisy obowiązujące w okresie, z którego wynagrodzenie jest uwzględnianie w podstawie wymiaru.

W zaświadczeniu Rp-7 pracodawca powinien podać swoje dane (NIP, REGON). Jeśli pracodawcy nie nadano numeru NIP i numeru REGON, należy podać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

W punkcie 3 zaświadczenia płatnik powinien wykazać:

• w kolumnie 2 – łączną kwotę stałych składników wynagrodzenia – przychodu (lub dochodu do 31 grudnia 1998 r.) albo uposażenia, np.: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę lat, funkcyjny, służbowy, za pracę wykonywaną w szczególnych warunkach, szkodliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia,
• w kolumnie 3 – łączną kwotę zmiennych lub uznaniowych składników wynagrodzenia oraz ich rodzaj, np.: premie regulaminowe, premie lub nagrody z zysku, premie eksportowe, nagrody za osiągnięcia zawodowe, dydaktyczno-wychowawcze dla nauczycieli, „trzynastki”, nagrody z zakładowego funduszu nagród, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
• w kolumnie 4 – łączną kwotę innych wypłat, np. rekompensaty pieniężne wypłacone pracownikowi obok wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego, a także ich rodzaj, np.: honoraria wypłacane dziennikarzom za pracę dziennikarską przez macierzystą redakcję oraz pracownikom własnym za prace związane z przygotowaniem, organizacją i realizacją programu radiowego i telewizyjnego, wartość rekompensat pieniężnych z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej,
• w kolumnie 5 – łączną kwotę równowartości świadczeń w naturze i ekwiwalentu za te świadczenia oraz ich rodzaj,
• w kolumnie 6 – łączną kwotę świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconych zamiast wynagrodzenia, np.: zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, wyrównawczy, dodatek wyrównawczy, świadczenie rehabilitacyjne oraz kwotę wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie art. 92 Kodeksu pracy (lub innych przepisów w tym zakresie),
• w kolumnie 7 – łączną kwotę wszystkich składników wynagrodzenia, przychodu – świadczeń pieniężnych lub uposażenia; jeżeli od zasiłku macierzyńskiego została opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wykazujemy go w kolumnie 4.

Jeżeli nie ma się pewności, czy dany składnik wynagrodzenia podlega wliczeniu do podstawy wymiaru emerytury, nie należy wpisywać go w tabeli zamieszczonej w punkcie 3 zaświadczenia, lecz podać w punkcie 6 („Dodatkowe informacje – uwagi”) jego kwotę, datę dokonania wypłaty, tytuł wypłaty i okres.

Przekroczenie rocznego limitu składek

Roczną podstawę wymiaru składek wynoszącą od 1 stycznia 1999 r. 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia należy wykazać w kolumnie 2 z komentarzem „limit”, podając także miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie tego limitu. Jeśli za rok, w którym osiągnięto „limit”, zostały dokonane wypłaty (np. „trzynastej pensji”), dolicza się je do roku, za który przysługują, jeżeli w roku wypłaty stanowiły one podstawę wymiaru składek. Doliczenie takie powoduje jednak wyłączenie tych wypłat z limitu za rok, w którym je wypłacono.

Najniższe kwoty emerytury i renty >>

Jeśli pracownik osiągnął roczną kwotę graniczną, powyżej której nie są już naliczane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w kolumnie 2 wykazujemy tę kwotę z zaznaczeniem „limit” oraz podajemy miesiąc, w którym nastąpiło jej przekroczenie. W kolumnie 4 wpisujemy wówczas wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, wypłacone powyżej wspomnianej kwoty granicznej, z adnotacją „ubezpieczenie wypadkowe”.

Dochody pracownika w poszczególnych latach należy podać w jednostkach pieniężnych obowiązujących w roku, w którym zostały wypłacone.

Zaświadczenie od likwidatora lub syndyka

W przypadku toczącego się postępowania upadłościowego bądź likwidacji zakładu pracy zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7 może wystawić również likwidator lub syndyk masy upadłości. Z momentem zakończenia postępowania upadłościowego likwidator traci uprawnienia do sporządzania stosownych zaświadczeń bez względu na formę ich wystawienia. Dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia są również przedłożone przez likwidatora karty wynagrodzeń posiadające pieczątkę osoby dokonującej wpisów o wysokości osiąganych wynagrodzeń w okresie trwania stosunku pracy.

Podstawa prawna:

• ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie zasad postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (DzU nr 10, poz. 49 ze zm.).