Inspektor PIP w zakładzie pracy – prawa i obowiązki pracodawcy

Rozmowa z Bartłomiejem Raczkowskim, adwokatem i ekspertem z zakresu prawa pracy.

• Czy pracodawca ma prawo nie zgodzić się na kontrolę inspektorów PIP? W jakich sytuacjach taka kontrola nie może się odbyć?

Uprawnienia nadane inspektorom pracy w wyniku nowelizacji ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy są bardzo szerokie. Przepisy tej ustawy stanowią, że inspektor może przeprowadzić kontrolę pracodawcy o każdej porze dnia i nocy. A zatem pracodawca nie ma żadnej sposobności uniemożliwienia inspektorom kontroli, odmowy udziału w tej kontroli czy odmowy udzielenia pomocy inspektorowi. Ma za to obowiązek wpuścić inspektora do zakładu pracy i musi z nim współpracować.

Jednak w praktyce inspektorzy rzadko uciekają się aż do takich drastycznych metod, jak niezapowiedziane kontrole czy wszczynanie dochodzeń bez wcześniejszego poinformowania o tym pracodawcy. Zwykle odbywa się to w sposób cywilizowany i kulturalny, inspektorzy dzwonią i zapowiadają swoją wizytę, nie zaskakując pracodawców.

Kontrole PIP - wynagrodzenia, bhp, legalność zatrudnienia >>

• Skoro pracodawca nie ma żadnej możliwości uniknięcia kontroli inspektorów, to czy ta kontrola ma wyznaczone przepisami prawa ramy merytoryczne? Czy pracodawca ma prawo wiedzieć, co dokładnie będzie kontrolowane?

Inspektor pracy nie musi informować pracodawcy, co będzie kontrolował, ani uprzedzać go, jaki będzie zakres jego działań. Podczas pobytu w zakładzie pracy inspektor ma prawo skontrolować wszystko, co łączy się ze sprawami pracowniczymi. Najczęściej odbywa się to w ten sposób, że inspektor prosi o teczki personalne i inne dokumenty kilku lub kilkunastu pracowników, które następnie przegląda pod kątem tego, czy pracownicy mają aktualne badania lekarskie, czy urlopy są udzielane terminowo, czy wynagrodzenia są wypłacane odpowiednio itd. Często żąda też np. ewidencji czasu pracy, aby sprawdzić, czy jest ona prawidłowo prowadzona i czy nie ma jakichś nieujętych nadgodzin.

Oprócz tego zwykle inspektor robi też obchód po zakładzie pracy i sprawdza panujące tam warunki, szczególnie pod kątem norm bhp. Sprawdza, czy wszystkie przepisy dotyczące bezpieczeństwa pracy są przez pracodawcę wypełnione. Jeśli przykładowo jest to zakład produkcyjny, czy wszędzie jest odpowiednia ilość światła, czy pracownicy są wyposażeni w kaski, obuwie robocze czy mają odzież ochronną.

• Czy obchód zakładu pracy i sprawdzanie dokumentów musi zawsze odbywać się w obecności pracodawcy lub osób upoważnionych do tego przez pracodawcę? Czy inspektor ma prawo samodzielnie kontrolować zakład pracy?

Inspektor może po zakładzie chodzić sam. Ale jeśli poprosi o asystę, należy spełnić jego prośbę i towarzyszyć mu podczas kontroli. Istnieją też poglądy, według których inspektor może samodzielnie skontrolować zakład pracy tylko wtedy, gdy zwłoka w przeprowadzeniu kontroli zagraża życiu lub zdrowiu pracowników.

W przypadku inspektora pracy trudno mówić o przekroczeniu przez niego uprawnień, gdyż przepisy dają mu tak szerokie pole do działania, że pracodawcom w praktyce jest bardzo trudno je zakwestionować. Mało tego, pracodawca ma obowiązek udzielenia inspektorowi niczym nieograniczonej pomocy.

Kontrola w firmie - PIP uzyskała dostęp do danych ZUS >>

• Jak długo może trwać taka kontrola u jednego pracodawcy? Czy prawo przewiduje w tym względzie jakieś ograniczenia czasowe?

Ustawa nie przewiduje żadnych ograniczeń czasowych. W praktyce takie kontrole trwają kilka dni i problemy na tle nadmiernego czasu kontroli raczej nie występują. Nie ma też ograniczeń co do częstotliwości kontroli u jednego pracodawcy, jak ma to miejsce w przypadku kontroli skarbowych.

• Czy wobec takich nieograniczonych uprawnień inspekcji pracy pracodawca ma szansę skutecznie obronić się przed negatywnymi następstwami takiej kontroli?

Pracodawca może się bronić przed skutkami takiej kontroli na kilka sposobów.

Po pierwsze dostaje on protokół pokontrolny i do takiego protokołu w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania może zgłosić swoje zastrzeżenia. Z praktycznego punktu widzenia nie można zaniedbać tej sprawy. Protokół należy bowiem dokładnie przeanalizować i wszystko, do czego pracodawca ma zastrzeżenia, zarówno pod względem faktycznym, jak i prawnym w tych zastrzeżeniach ująć i w określonym terminie przedstawić.

Kolejną linią obrony pracodawcy mogą być odwołania od tzw. nakazów. Inspektor pracy wydaje je na skutek kontroli. Nakazy są decyzjami administracyjnymi dotyczącymi wykonania określonych czynności, najczęściej z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, np. w postaci nakazu, aby zwiększyć ilość światła, namalować linie dla wózków widłowych, zaopatrzyć pracowników w kaski ochronne itd. Od tych nakazów pracodawca może się odwoływać w trybie administracyjnym, czyli najpierw do okręgowego inspektora pracy, a później do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Reakcją na działania inspektora pracy jest również odpowiedź pracodawcy na tzw. wystąpienie. W wyniku kontroli inspektorzy prawie zawsze je formułują. Poruszają w nim różne kwestie, które przedstawiają pracodawcy do wykonania. Przepisy stanowią, że pracodawca w ciągu 30 dni ma obowiązek poinformować inspektora o sposobie wykonania takiego wystąpienia. A zatem literalnie przepisy nie przewidują żadnej formy odwołania od wystąpienia. Jednak w praktyce, jeśli jakieś punkty wystąpienia są dyskusyjne i budzą poważne kontrowersje, pracodawcy mogą z inspektorem polemizować na ich temat.

PIP - kontrola wypłaty wynagrodzeń pracownikom >>

• Proszę podać przykłady kontrowersyjnych wystąpień inspektora pracy?

Pamiętam sprawę dotyczącą sporu o stołówkę pracowniczą. Inspektor przyjął wówczas interpretację rozszerzającą obowiązki pracodawcy, co było dość kontrowersyjnym posunięciem.

Zdarzały się też przypadki podważania przez inspektorów pracy zgodności z prawem poszczególnych rozkładów czasu pracy. Przepisy o czasie pracy są szczególnie nieprecyzyjne. Przykładowo, co konkretnie oznacza pojęcie „udzielenie dnia wolnego za niedzielę”. Czy chodzi tu o 24 godziny od zakończenia dniówki czy od kolejnej doby pracowniczej, a może od zakończenia doby kalendarzowej? Na temat definicji dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę trwa spór w doktrynie prawa pracy i każda z ww. opcji może być słuszna.

Zdarzają się przypadki, że inspektor daje się przekonać do zdania pracodawcy i nie sprawdza później, czy jego wystąpienie zostało zrealizowane. Ale są też i takie sytuacje, że na skutek podjęcia polemiki odbywa się druga kontrola, skutkująca już poważniejszymi sankcjami wobec pracodawcy. Nie ma więc gotowej recepty na to, jak postępować w razie kontroli PIP u pracodawcy.

Rozmawiała Katarzyna Bartman