REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy przechowywanie notatek służbowych jest legalne

Przemysław Ciszek
Przemysław Ciszek
Dokumentowanie różnych zachowań pracownika czy wydarzeń z jego udziałem może mieć, co potwierdził także Sąd Najwyższy, formę notatek służbowych. Jednak ważne jest to, aby pracownik miał świadomość ich istnienia w jego aktach osobowych.

Oprócz standardowej zawartości akt osobowych, których obowiązek tworzenia i przechowywania wynika wprost z przepisów prawa pracy (np. umowa o pracę, karta szkolenia bhp itp.), pracodawcy niejednokrotnie tworzą i przechowują dokumenty, które mają wprawdzie związek z zatrudnieniem pracownika, natomiast ich treść i powód gromadzenia nie wynika z obowiązujących przepisów. Chodzi o tzw. notatki służbowe, w których pracodawca bądź inna osoba opisuje konkretne zdarzenie lub zachowanie danego pracownika. Dodatkowo tego rodzaju dokumenty często mają na celu utrwalenie okoliczności, które w późniejszym okresie wpłyną negatywnie na decyzję pracodawcy o danej osobie w innej sprawie (np. przy sporządzaniu oceny pracowników, awansie czy doborze do zwolnień). 

Autopromocja

Czy osobom, które nie zostały zatrudnione, należy zwracać przesłane przez nie CV >>

W związku z powyższym powstaje pytanie, czy tego rodzaju dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika oraz czy w ogóle mogą być przez pracodawcę tworzone.

Okoliczności powstania notatki służbowej

W praktyce zawodowej osób odpowiedzialnych za sprawy personalne w zakładach pracy bardzo często można spotkać się z tzw. notatkami służbowymi. Czasami powstają one w związku z realizowaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa, mimo że żaden przepis wyraźnie nie nakazuje ich tworzenia.

Autopromocja

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna

Kup książkę:

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna - Poradnik Gazety Prawnej

Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać kserokopię jego dokumentów stanu cywilnego >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykład

Przed nałożeniem na pracownika kary porządkowej pracodawca powinien go wysłuchać (art. 109 § 2 k.p.). Przepis nie precyzuje jednak, w jaki sposób udokumentować wykonanie tego obowiązku. W praktyce najczęściej sporządza się więc protokół wysłuchania pracownika lub notatkę służbową. W takim przypadku jest to jednak dokument stworzony w ramach udokumentowania kary porządkowej, a więc nie ma wątpliwości w tym przypadku, czy i gdzie powinien być przechowywany (część „B” akt osobowych).


Autopromocja

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

Kup książkę:

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

Częściej jednak notatka służbowa jest sporządzana w oderwaniu od zwykłych czynności pracodawcy. Zazwyczaj ma to miejsce, gdy pracownik postąpił w sposób, który z jakiegoś powodu może zostać uznany za naganny.

Przykład

Małgorzata J. zajmująca się sprawami finansowymi w firmie zauważyła, że jeden z menedżerów bardzo często pobiera od niej zaliczki pieniężne, z których się nie rozlicza. Mimo zgłoszenia tego faktu przełożonemu pracownika, który pobierał te zaliczki, ten stwierdził, że nie zamierza ingerować w tę sprawę. Z uwagi na to, że osoba pobierająca zaliczki jest przełożonym Małgorzaty J., która jest odpowiedzialna za dyscyplinę finansową w firmie, postanowiła jeszcze raz przekazać swoje wątpliwości, tym razem na piśmie w formie notatki służbowej.

Notatka służbowa niejednokrotnie jest także wynikiem skargi na pracownika bądź uwag zgłaszanych odnośnie do jego pracy.

Przykład

Przełożony pracownika Jana K. poinformował pracodawcę w formie notatki służbowej o wulgarnym odnoszeniu się w stosunku do niego przez Jana K.

Nowa teczka akt osobowych dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo >>

Czy można sporządzać notatki służbowe dotyczące pracowników

W dwóch powyższych przykładach pracodawcy mogą mieć wątpliwości, czy tego rodzaju dokumenty w ogóle mogą być przez nich gromadzone i wykorzystane. W szczególności, czy w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany za swoje zachowanie, notatka służbowa będzie mogła funkcjonować np. jako dowód jego zachowania się w procesie wytoczonym przez pracownika. Wątpliwość tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 4 czerwca 2002 r., w którym stwierdził, że działanie pracodawcy mające na celu ustalenie przyczyn powstania konfliktu między pracownikami, polegające na sporządzeniu i złożeniu do akt osobowych notatki o jego zachowaniu, nie może być uznane za bezprawne i naruszające dobra osobiste pracownika (I PKN 249/01). W uzasadnieniu tego orzeczenia Sąd Najwyższy wskazał także, że pracodawca nie może być pozbawiony możliwości przeprowadzenia stosownego postępowania wyjaśniającego przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu pracownikowi umowy o pracę. W związku z powyższym notatki służbowe dotyczące zachowania pracownika mogą zostać sporządzone w ramach takiego postępowania.


Czy i gdzie należy przechowywać notatki służbowe

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Dodatkowo dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika należy przechowywać w części B akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem). A zatem pojawia się pytanie, czy notatki służbowe mogą być uznane za takie właśnie dokumenty. Na takie pytanie należy odpowiedzieć twierdząco. Potwierdza to także Sąd Najwyższy w wyroku z 10 października 2003 r., w którym wskazał, że pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt (I PK 295/02). W sprawie chodziło o notatki służbowe sporządzane na okoliczność nieobecności pracownika w zakładzie w pracy w godzinach pracy.

Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie ochrony danych osobowych pracownika >>

WAŻNE!

Autopromocja

Sąd Najwyższy wyraźnie wskazał, że tworzone notatki służbowe powinny być przechowywane w aktach osobowych. Niedopuszczalne jest więc tworzenie z nich jakiegoś ukrytego zbioru, do którego pracownik nie ma dostępu. W takim przypadku może mieć miejsce naruszenie np. ustawy o ochronie danych osobowych.

Biorąc pod uwagę stanowisko Sądu Najwyższego w tej sprawie, należy uznać, że pracodawca jako podmiot odpowiedzialny za zachowanie i pracę swoich pracowników ma prawo dokumentować je w formie notatek służbowych. W takim wypadku będą one mogły stanowić dowód na to, że pewne zachowanie pracownika zostało pracodawcy zakomunikowane. Należy jednak pamiętać, że pracownik ma prawo oczekiwać, iż notatki te będą przechowywane w jego aktach osobowych.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • wyrok SN z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118),
  • wyrok SN z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332).
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czy w 2024 przysługuje dodatek za czas przestoju?

    Czy w 2024 przysługuje dodatek za czas przestoju? Jeśli tak, to ile w 2024 wnosi wynagrodzenie za czas przestoju w zakładzie pracy? Czym jest gotowość do pracy? Jak zgłosić gotowość do pracy? Czy w okresie przestoju można wykonywać inną pracę?

    Dyżur 2024

    Czy za czas dyżuru w 2024 r. przysługuje wynagrodzenie? Ile za dyżur w 2024? Dyżur domowy czy przysługuje wynagrodzenie? Jak jest traktowany dyżur pod telefonem? Gdzie w ramach dyżuru pracownik powinien pozostawać w gotowości?

    Odszkodowanie za nierówne traktowanie pracowników wzrasta od 1 stycznia 2024 r. Można dostać co najmniej 4242 zł. W lipcu 2024 r. kolejna podwyżka – do 4300 zł

    Nierówne traktowanie pracowników to podstawa odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy zakazują nierównego traktowania i określają minimalną wysokość odszkodowania należnego pracownikowi, wobec którego pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. Ile wynosi minimalne odszkodowanie za nierówne traktowanie? Wyjaśniamy. 

    Też się pogubiłeś z niedzielami w grudniu? Kiedy otwarte Biedronka, Kaufland, Lidl, Tesco? [Kalendarz handlowy dla Wigilii, Świąt, Sylwestra]

    3 grudnia, 10 grudnia, 17 grudnia, 24 grudnia i 31 grudnia 2023 r. Niedziele Świąteczne i "Sylwestrowa". Które sklepy otwarte. Kiedy zakaz handlu w Święta i Sylwestra? 

    REKLAMA

    Wigilia już zawsze bez handlu? Sejm przyjął nowelę

    Debaty nad Wigilią wypadającą w niedzielę handlową nie ustają. Sejm przyjął w środę nowelę Polski 2050-TD, zgodnie z którą, gdy niedziela przypada 24 grudnia, to handel pracuje w dwie kolejne niedziele poprzedzające Wigilię.

    ZUS: Ponad 16,1 mln ubezpieczonych, w tym 1,1 mln cudzoziemców. To 6,9 proc. ogółu zgłoszonych do ubezpieczeń

    Ubezpieczeni w ZUS to 16 184 tys. osób. Spośród zgłoszonych do ubezpieczeń jest 1 112 tys. obywateli innych państw. Cudzoziemcy stanowią zatem 6,9 proc. osób objętych ubezpieczeniem społecznym w Polsce. Zakład Ubezpieczeń Społecznych podał dane za koniec września 2023 r.

    ZUS zrezygnował z 8 mld zł dotacji z budżetu państwa do FUS na 2023 r. Składki pokrywają wydatki w 84 proc.

    Zakład Ubezpieczeń Społecznych zrezygnował z 8 mld zł dotacji z budżetu państwa do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych na 2023 rok. Stabilna sytuacja na rynku pracy przełożyła się na dobrą kondycję finansową FUS – takie informacje przekazało kierownictwo ZUS.

    Zmiana warunków zatrudnienia na wniosek pracownika

    Pracownicy mają prawo do wnioskowania do pracodawcy o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony. Kiedy takie prawo przysługuje i jakie obowiązki wobec tego ma pracodawca? Podpowiadamy. 

    REKLAMA

    Urlop na żądanie 2024

    Urlop na żądanie w 2024 roku - ile dni przyznaje Kodeks pracy? Czy urlop na żądanie jest płatny? Czy pracodawca może odmówić urlopu? Jakie są zasady korzystania z urlopu na żądanie? Oto wzór wniosku do pobrania.

    Styczeń 2024 – godziny pracy, dni wolne

    Styczeń 2024 - godziny pracy i dni wolne od pracy czyli jaka jest norma godzin w tym miesiącu. Sprawdź kalendarz stycznia 2024 roku. Do końca stycznia pracodawca musi oddać dodatkowy dzień wolny za święto wypadające w sobotę czyli 6 stycznia – Święto Trzech Króli.

    REKLAMA