Kategorie

Czy przechowywanie notatek służbowych jest legalne

Przemysław Ciszek
Przemysław Ciszek
Dokumentowanie różnych zachowań pracownika czy wydarzeń z jego udziałem może mieć, co potwierdził także Sąd Najwyższy, formę notatek służbowych. Jednak ważne jest to, aby pracownik miał świadomość ich istnienia w jego aktach osobowych.

Oprócz standardowej zawartości akt osobowych, których obowiązek tworzenia i przechowywania wynika wprost z przepisów prawa pracy (np. umowa o pracę, karta szkolenia bhp itp.), pracodawcy niejednokrotnie tworzą i przechowują dokumenty, które mają wprawdzie związek z zatrudnieniem pracownika, natomiast ich treść i powód gromadzenia nie wynika z obowiązujących przepisów. Chodzi o tzw. notatki służbowe, w których pracodawca bądź inna osoba opisuje konkretne zdarzenie lub zachowanie danego pracownika. Dodatkowo tego rodzaju dokumenty często mają na celu utrwalenie okoliczności, które w późniejszym okresie wpłyną negatywnie na decyzję pracodawcy o danej osobie w innej sprawie (np. przy sporządzaniu oceny pracowników, awansie czy doborze do zwolnień). 

Czy osobom, które nie zostały zatrudnione, należy zwracać przesłane przez nie CV >>

W związku z powyższym powstaje pytanie, czy tego rodzaju dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika oraz czy w ogóle mogą być przez pracodawcę tworzone.

Okoliczności powstania notatki służbowej

W praktyce zawodowej osób odpowiedzialnych za sprawy personalne w zakładach pracy bardzo często można spotkać się z tzw. notatkami służbowymi. Czasami powstają one w związku z realizowaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa, mimo że żaden przepis wyraźnie nie nakazuje ich tworzenia.

Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać kserokopię jego dokumentów stanu cywilnego >>

Przykład

Reklama

Przed nałożeniem na pracownika kary porządkowej pracodawca powinien go wysłuchać (art. 109 § 2 k.p.). Przepis nie precyzuje jednak, w jaki sposób udokumentować wykonanie tego obowiązku. W praktyce najczęściej sporządza się więc protokół wysłuchania pracownika lub notatkę służbową. W takim przypadku jest to jednak dokument stworzony w ramach udokumentowania kary porządkowej, a więc nie ma wątpliwości w tym przypadku, czy i gdzie powinien być przechowywany (część „B” akt osobowych).


Częściej jednak notatka służbowa jest sporządzana w oderwaniu od zwykłych czynności pracodawcy. Zazwyczaj ma to miejsce, gdy pracownik postąpił w sposób, który z jakiegoś powodu może zostać uznany za naganny.

Przykład

Małgorzata J. zajmująca się sprawami finansowymi w firmie zauważyła, że jeden z menedżerów bardzo często pobiera od niej zaliczki pieniężne, z których się nie rozlicza. Mimo zgłoszenia tego faktu przełożonemu pracownika, który pobierał te zaliczki, ten stwierdził, że nie zamierza ingerować w tę sprawę. Z uwagi na to, że osoba pobierająca zaliczki jest przełożonym Małgorzaty J., która jest odpowiedzialna za dyscyplinę finansową w firmie, postanowiła jeszcze raz przekazać swoje wątpliwości, tym razem na piśmie w formie notatki służbowej.

Notatka służbowa niejednokrotnie jest także wynikiem skargi na pracownika bądź uwag zgłaszanych odnośnie do jego pracy.

Przykład

Przełożony pracownika Jana K. poinformował pracodawcę w formie notatki służbowej o wulgarnym odnoszeniu się w stosunku do niego przez Jana K.

Nowa teczka akt osobowych dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo >>

Czy można sporządzać notatki służbowe dotyczące pracowników

W dwóch powyższych przykładach pracodawcy mogą mieć wątpliwości, czy tego rodzaju dokumenty w ogóle mogą być przez nich gromadzone i wykorzystane. W szczególności, czy w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany za swoje zachowanie, notatka służbowa będzie mogła funkcjonować np. jako dowód jego zachowania się w procesie wytoczonym przez pracownika. Wątpliwość tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 4 czerwca 2002 r., w którym stwierdził, że działanie pracodawcy mające na celu ustalenie przyczyn powstania konfliktu między pracownikami, polegające na sporządzeniu i złożeniu do akt osobowych notatki o jego zachowaniu, nie może być uznane za bezprawne i naruszające dobra osobiste pracownika (I PKN 249/01). W uzasadnieniu tego orzeczenia Sąd Najwyższy wskazał także, że pracodawca nie może być pozbawiony możliwości przeprowadzenia stosownego postępowania wyjaśniającego przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu pracownikowi umowy o pracę. W związku z powyższym notatki służbowe dotyczące zachowania pracownika mogą zostać sporządzone w ramach takiego postępowania.


Czy i gdzie należy przechowywać notatki służbowe

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Dodatkowo dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika należy przechowywać w części B akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem). A zatem pojawia się pytanie, czy notatki służbowe mogą być uznane za takie właśnie dokumenty. Na takie pytanie należy odpowiedzieć twierdząco. Potwierdza to także Sąd Najwyższy w wyroku z 10 października 2003 r., w którym wskazał, że pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt (I PK 295/02). W sprawie chodziło o notatki służbowe sporządzane na okoliczność nieobecności pracownika w zakładzie w pracy w godzinach pracy.

Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie ochrony danych osobowych pracownika >>

WAŻNE!

Reklama

Sąd Najwyższy wyraźnie wskazał, że tworzone notatki służbowe powinny być przechowywane w aktach osobowych. Niedopuszczalne jest więc tworzenie z nich jakiegoś ukrytego zbioru, do którego pracownik nie ma dostępu. W takim przypadku może mieć miejsce naruszenie np. ustawy o ochronie danych osobowych.

Biorąc pod uwagę stanowisko Sądu Najwyższego w tej sprawie, należy uznać, że pracodawca jako podmiot odpowiedzialny za zachowanie i pracę swoich pracowników ma prawo dokumentować je w formie notatek służbowych. W takim wypadku będą one mogły stanowić dowód na to, że pewne zachowanie pracownika zostało pracodawcy zakomunikowane. Należy jednak pamiętać, że pracownik ma prawo oczekiwać, iż notatki te będą przechowywane w jego aktach osobowych.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • wyrok SN z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118),
  • wyrok SN z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?