REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy przechowywanie notatek służbowych jest legalne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przemysław Ciszek
Przemysław Ciszek

REKLAMA

Dokumentowanie różnych zachowań pracownika czy wydarzeń z jego udziałem może mieć, co potwierdził także Sąd Najwyższy, formę notatek służbowych. Jednak ważne jest to, aby pracownik miał świadomość ich istnienia w jego aktach osobowych.

Oprócz standardowej zawartości akt osobowych, których obowiązek tworzenia i przechowywania wynika wprost z przepisów prawa pracy (np. umowa o pracę, karta szkolenia bhp itp.), pracodawcy niejednokrotnie tworzą i przechowują dokumenty, które mają wprawdzie związek z zatrudnieniem pracownika, natomiast ich treść i powód gromadzenia nie wynika z obowiązujących przepisów. Chodzi o tzw. notatki służbowe, w których pracodawca bądź inna osoba opisuje konkretne zdarzenie lub zachowanie danego pracownika. Dodatkowo tego rodzaju dokumenty często mają na celu utrwalenie okoliczności, które w późniejszym okresie wpłyną negatywnie na decyzję pracodawcy o danej osobie w innej sprawie (np. przy sporządzaniu oceny pracowników, awansie czy doborze do zwolnień). 

REKLAMA

Czy osobom, które nie zostały zatrudnione, należy zwracać przesłane przez nie CV >>

W związku z powyższym powstaje pytanie, czy tego rodzaju dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika oraz czy w ogóle mogą być przez pracodawcę tworzone.

Okoliczności powstania notatki służbowej

W praktyce zawodowej osób odpowiedzialnych za sprawy personalne w zakładach pracy bardzo często można spotkać się z tzw. notatkami służbowymi. Czasami powstają one w związku z realizowaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa, mimo że żaden przepis wyraźnie nie nakazuje ich tworzenia.

Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać kserokopię jego dokumentów stanu cywilnego >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykład

REKLAMA

Przed nałożeniem na pracownika kary porządkowej pracodawca powinien go wysłuchać (art. 109 § 2 k.p.). Przepis nie precyzuje jednak, w jaki sposób udokumentować wykonanie tego obowiązku. W praktyce najczęściej sporządza się więc protokół wysłuchania pracownika lub notatkę służbową. W takim przypadku jest to jednak dokument stworzony w ramach udokumentowania kary porządkowej, a więc nie ma wątpliwości w tym przypadku, czy i gdzie powinien być przechowywany (część „B” akt osobowych).


Częściej jednak notatka służbowa jest sporządzana w oderwaniu od zwykłych czynności pracodawcy. Zazwyczaj ma to miejsce, gdy pracownik postąpił w sposób, który z jakiegoś powodu może zostać uznany za naganny.

Przykład

Małgorzata J. zajmująca się sprawami finansowymi w firmie zauważyła, że jeden z menedżerów bardzo często pobiera od niej zaliczki pieniężne, z których się nie rozlicza. Mimo zgłoszenia tego faktu przełożonemu pracownika, który pobierał te zaliczki, ten stwierdził, że nie zamierza ingerować w tę sprawę. Z uwagi na to, że osoba pobierająca zaliczki jest przełożonym Małgorzaty J., która jest odpowiedzialna za dyscyplinę finansową w firmie, postanowiła jeszcze raz przekazać swoje wątpliwości, tym razem na piśmie w formie notatki służbowej.

Notatka służbowa niejednokrotnie jest także wynikiem skargi na pracownika bądź uwag zgłaszanych odnośnie do jego pracy.

Przykład

Przełożony pracownika Jana K. poinformował pracodawcę w formie notatki służbowej o wulgarnym odnoszeniu się w stosunku do niego przez Jana K.

Nowa teczka akt osobowych dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo >>

Czy można sporządzać notatki służbowe dotyczące pracowników

W dwóch powyższych przykładach pracodawcy mogą mieć wątpliwości, czy tego rodzaju dokumenty w ogóle mogą być przez nich gromadzone i wykorzystane. W szczególności, czy w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany za swoje zachowanie, notatka służbowa będzie mogła funkcjonować np. jako dowód jego zachowania się w procesie wytoczonym przez pracownika. Wątpliwość tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 4 czerwca 2002 r., w którym stwierdził, że działanie pracodawcy mające na celu ustalenie przyczyn powstania konfliktu między pracownikami, polegające na sporządzeniu i złożeniu do akt osobowych notatki o jego zachowaniu, nie może być uznane za bezprawne i naruszające dobra osobiste pracownika (I PKN 249/01). W uzasadnieniu tego orzeczenia Sąd Najwyższy wskazał także, że pracodawca nie może być pozbawiony możliwości przeprowadzenia stosownego postępowania wyjaśniającego przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu pracownikowi umowy o pracę. W związku z powyższym notatki służbowe dotyczące zachowania pracownika mogą zostać sporządzone w ramach takiego postępowania.


Czy i gdzie należy przechowywać notatki służbowe

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Dodatkowo dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika należy przechowywać w części B akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem). A zatem pojawia się pytanie, czy notatki służbowe mogą być uznane za takie właśnie dokumenty. Na takie pytanie należy odpowiedzieć twierdząco. Potwierdza to także Sąd Najwyższy w wyroku z 10 października 2003 r., w którym wskazał, że pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt (I PK 295/02). W sprawie chodziło o notatki służbowe sporządzane na okoliczność nieobecności pracownika w zakładzie w pracy w godzinach pracy.

Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie ochrony danych osobowych pracownika >>

WAŻNE!

REKLAMA

Sąd Najwyższy wyraźnie wskazał, że tworzone notatki służbowe powinny być przechowywane w aktach osobowych. Niedopuszczalne jest więc tworzenie z nich jakiegoś ukrytego zbioru, do którego pracownik nie ma dostępu. W takim przypadku może mieć miejsce naruszenie np. ustawy o ochronie danych osobowych.

Biorąc pod uwagę stanowisko Sądu Najwyższego w tej sprawie, należy uznać, że pracodawca jako podmiot odpowiedzialny za zachowanie i pracę swoich pracowników ma prawo dokumentować je w formie notatek służbowych. W takim wypadku będą one mogły stanowić dowód na to, że pewne zachowanie pracownika zostało pracodawcy zakomunikowane. Należy jednak pamiętać, że pracownik ma prawo oczekiwać, iż notatki te będą przechowywane w jego aktach osobowych.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • wyrok SN z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118),
  • wyrok SN z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332).
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

REKLAMA

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

REKLAMA

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA