Czy przechowywanie notatek służbowych jest legalne

• Okoliczności powstania notatki służbowej
• Czy można sporządzać notatki służbowe dotyczące pracowników
• Czy i gdzie należy przechowywać notatki służbowe

Oprócz standardowej zawartości akt osobowych, których obowiązek tworzenia i przechowywania wynika wprost z przepisów prawa pracy (np. umowa o pracę, karta szkolenia bhp itp.), pracodawcy niejednokrotnie tworzą i przechowują dokumenty, które mają wprawdzie związek z zatrudnieniem pracownika, natomiast ich treść i powód gromadzenia nie wynika z obowiązujących przepisów. Chodzi o tzw. notatki służbowe, w których pracodawca bądź inna osoba opisuje konkretne zdarzenie lub zachowanie danego pracownika. Dodatkowo tego rodzaju dokumenty często mają na celu utrwalenie okoliczności, które w późniejszym okresie wpłyną negatywnie na decyzję pracodawcy o danej osobie w innej sprawie (np. przy sporządzaniu oceny pracowników, awansie czy doborze do zwolnień). 

Czy osobom, które nie zostały zatrudnione, należy zwracać przesłane przez nie CV >>

W związku z powyższym powstaje pytanie, czy tego rodzaju dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika oraz czy w ogóle mogą być przez pracodawcę tworzone.

Okoliczności powstania notatki służbowej

W praktyce zawodowej osób odpowiedzialnych za sprawy personalne w zakładach pracy bardzo często można spotkać się z tzw. notatkami służbowymi. Czasami powstają one w związku z realizowaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa, mimo że żaden przepis wyraźnie nie nakazuje ich tworzenia.

Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać kserokopię jego dokumentów stanu cywilnego >>

Przykład

Przed nałożeniem na pracownika kary porządkowej pracodawca powinien go wysłuchać (art. 109 § 2 k.p.). Przepis nie precyzuje jednak, w jaki sposób udokumentować wykonanie tego obowiązku. W praktyce najczęściej sporządza się więc protokół wysłuchania pracownika lub notatkę służbową. W takim przypadku jest to jednak dokument stworzony w ramach udokumentowania kary porządkowej, a więc nie ma wątpliwości w tym przypadku, czy i gdzie powinien być przechowywany (część „B” akt osobowych).

---

Częściej jednak notatka służbowa jest sporządzana w oderwaniu od zwykłych czynności pracodawcy. Zazwyczaj ma to miejsce, gdy pracownik postąpił w sposób, który z jakiegoś powodu może zostać uznany za naganny.

Przykład

Małgorzata J. zajmująca się sprawami finansowymi w firmie zauważyła, że jeden z menedżerów bardzo często pobiera od niej zaliczki pieniężne, z których się nie rozlicza. Mimo zgłoszenia tego faktu przełożonemu pracownika, który pobierał te zaliczki, ten stwierdził, że nie zamierza ingerować w tę sprawę. Z uwagi na to, że osoba pobierająca zaliczki jest przełożonym Małgorzaty J., która jest odpowiedzialna za dyscyplinę finansową w firmie, postanowiła jeszcze raz przekazać swoje wątpliwości, tym razem na piśmie w formie notatki służbowej.

Notatka służbowa niejednokrotnie jest także wynikiem skargi na pracownika bądź uwag zgłaszanych odnośnie do jego pracy.

Przykład

Przełożony pracownika Jana K. poinformował pracodawcę w formie notatki służbowej o wulgarnym odnoszeniu się w stosunku do niego przez Jana K.

Nowa teczka akt osobowych dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo >>

Czy można sporządzać notatki służbowe dotyczące pracowników

W dwóch powyższych przykładach pracodawcy mogą mieć wątpliwości, czy tego rodzaju dokumenty w ogóle mogą być przez nich gromadzone i wykorzystane. W szczególności, czy w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany za swoje zachowanie, notatka służbowa będzie mogła funkcjonować np. jako dowód jego zachowania się w procesie wytoczonym przez pracownika. Wątpliwość tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 4 czerwca 2002 r., w którym stwierdził, że działanie pracodawcy mające na celu ustalenie przyczyn powstania konfliktu między pracownikami, polegające na sporządzeniu i złożeniu do akt osobowych notatki o jego zachowaniu, nie może być uznane za bezprawne i naruszające dobra osobiste pracownika (I PKN 249/01). W uzasadnieniu tego orzeczenia Sąd Najwyższy wskazał także, że pracodawca nie może być pozbawiony możliwości przeprowadzenia stosownego postępowania wyjaśniającego przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu pracownikowi umowy o pracę. W związku z powyższym notatki służbowe dotyczące zachowania pracownika mogą zostać sporządzone w ramach takiego postępowania.

---

Czy i gdzie należy przechowywać notatki służbowe

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Dodatkowo dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika należy przechowywać w części B akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem). A zatem pojawia się pytanie, czy notatki służbowe mogą być uznane za takie właśnie dokumenty. Na takie pytanie należy odpowiedzieć twierdząco. Potwierdza to także Sąd Najwyższy w wyroku z 10 października 2003 r., w którym wskazał, że pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt (I PK 295/02). W sprawie chodziło o notatki służbowe sporządzane na okoliczność nieobecności pracownika w zakładzie w pracy w godzinach pracy.

Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie ochrony danych osobowych pracownika >>

WAŻNE!

Sąd Najwyższy wyraźnie wskazał, że tworzone notatki służbowe powinny być przechowywane w aktach osobowych. Niedopuszczalne jest więc tworzenie z nich jakiegoś ukrytego zbioru, do którego pracownik nie ma dostępu. W takim przypadku może mieć miejsce naruszenie np. ustawy o ochronie danych osobowych.

Biorąc pod uwagę stanowisko Sądu Najwyższego w tej sprawie, należy uznać, że pracodawca jako podmiot odpowiedzialny za zachowanie i pracę swoich pracowników ma prawo dokumentować je w formie notatek służbowych. W takim wypadku będą one mogły stanowić dowód na to, że pewne zachowanie pracownika zostało pracodawcy zakomunikowane. Należy jednak pamiętać, że pracownik ma prawo oczekiwać, iż notatki te będą przechowywane w jego aktach osobowych.

Podstawa prawna:

• art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy,
• § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118),
• wyrok SN z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332).