Dokumenty kadrowe - czy powinny posiadać komparycję?

Komparycję powinno zawierać świadectwo pracy. Pozostałe dokumenty, takie jak np. umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o dzieło czy wypowiedzenie umowy o pracę, powinny określać w nagłówku co najmniej strony umowy lub wypowiedzenia.

Autopromocja

Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy

Sprawdź

Autopromocja

UZASADNIENIE

Komparycja jest określeniem używanym w stosunku do nagłówków w różnorodnych dokumentach (w umowach, w wyrokach sądowych, w aktach notarialnych). Komparycja nie jest właściwą treścią dokumentu, lecz tylko jego technicznym rozpoczęciem określającym czas, okoliczności oraz strony czynności opisane w dalszej części dokumentu. Innymi słowy, komparycja to oznaczenie dokumentu, data jego sporządzenia, oznaczenie stron – nagłówek.

W stosunkach pracowniczych regulowanych przepisami Kodeksu pracy funkcjonują ustawowe wzory dokumentów kadrowych, którymi warto się posługiwać. W przypadku umów cywilnoprawnych nie ma wzorów określonych przepisami prawa.

Autopromocja

Webinarium: Rozliczanie czasu pracy w praktyce: podróż służbowa, bankiet, szkolenie

Termin: 13 maja 2024 r.

Sprawdź

Umowa o pracę

Prawidłowo zawarta umowa o pracę powinna określać: strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia pracy.

Wskazanie ww. postanowień umowy o pracę powinno być traktowane nie jako katalog składników koniecznych dla skuteczności zawarcia umowy o pracę, lecz jako określenie wymagań, jakie powinna spełniać umowa o pracę. Umowa o pracę będzie ważna, jeżeli będzie zawierała przynajmniej określenie stron umowy oraz rodzaj pracy, jaką ma wykonywać pracownik. Warto jednak w nagłówku umowy o pracę podać np. miejsce i datę jej zawarcia, nazwę umowy, numer REGON pracodawcy. Niepodanie tych elementów nie ma jednak znaczenia dla ważności umowy o pracę.

Przepisy prawa pracy określają pomocniczy wzór umowy o pracę, którego komparycja wygląda następująco:

@RY1@i65/2011/008/i65.2011.008.000.0039.001.jpg@RY2@

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Świadectwo pracy

Świadectwo pracy powinno zawierać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (art. 97 Kodeksu pracy). Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych przez pracownika kwalifikacjach.

Przepisy nie określają co prawda, że w świadectwie pracy trzeba podać oznaczenie stron umowy o pracę, datę wydania świadectwa pracy, REGON itp., ale są to informacje niezbędne do prawidłowego wystawienia świadectwa pracy. Dlatego trzeba je zawrzeć obowiązkowo w świadectwie pracy. Pomocne w tym względzie będzie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, zawierające wzór prawidłowo określonego nagłówka świadectwa pracy, który zamieszczamy poniżej.

Nagłówek świadectwa pracy

@RY1@i65/2011/008/i65.2011.008.000.0039.002.jpg@RY2@

Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę również powinno określać w nagłówku strony umowy o pracę, aby było możliwe stwierdzenie, komu wypowiedzenie jest składane i przez kogo. Przepisy prawa pracy nie zawierają wprost obowiązku podania tych danych, ale wynika to z samej konstrukcji wypowiedzenia umowy o pracę. Ponadto wzór wypowiedzenia, jaki został zamieszczony w rozporządzeniu dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ma takie dane w nagłówku. Przedstawiamy go poniżej.

Komparycja wypowiedzenia umowy o pracę

@RY1@i65/2011/008/i65.2011.008.000.0039.003.jpg@RY2@

Wypowiedzenie umowy o pracę nie musi natomiast mieć tytułu. Sama treść pisma decyduje, czy spełnia ono wymagania właściwe dla wypowiedzenia umowy o pracę.

Umowy cywilnoprawne

Umowa zlecenia i umowa o dzieło to umowy cywilnoprawne, które podlegają regulacjom Kodeksu cywilnego. Kodeks cywilny nie określa wymagań formalnych dla umów cywilnoprawnych. Aby jednak te umowy były ważne, powinny określać przynajmniej strony umowy i jej przedmiot.

Nagłówek umowy zlecenia

@RY1@i65/2011/008/i65.2011.008.000.0039.004.jpg@RY2@

Nagłówek umowy o dzieło

Autopromocja

Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia

Sprawdź

@RY1@i65/2011/008/i65.2011.008.000.0039.005.jpg@RY2@

Podstawa prawna

• załączniki nr 2 i nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.),
• załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 ze zm.),
• art. 29, art. 30, art. 97 Kodeksu pracy,
• art. 627, art. 734 Kodeksu cywilnego.