REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę. /Fot.ShutterStock
Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę. /Fot.ShutterStock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca na prośbę pracownika powinien wystawić zaświadczenie potwierdzające pozostawanie w stosunku pracy oraz podać wysokość uzyskiwanych zarobków, gdy te informacje są potrzebne podwładnemu do realizacji uprawnień poza zakładem pracy.

Żaden przepis prawa nie reguluje kwestii wystawiania pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach, potrzebnych do przedłożenia np. w bankach, punktach sprzedaży ratalnej, ośrodkach pomocy społecznej itd., czyli zaświadczeń niezbędnych w codziennym funkcjonowaniu pracownika. Mimo braku regulacji wystawia się ich dość dużo, gdyż są one podstawą ustalenia sytuacji majątkowej pracownika i często decydują o przyznaniu świadczenia, o które ubiega się pracownik.

REKLAMA

Autopromocja

Treść zaświadczenia

O treści zaświadczenia decyduje instytucja, do której to zaświadczenie ma być przedłożone. Najczęściej opracowują one własne wzory druków, na których pracodawca lub upoważniona przez niego osoba wpisują odpowiednie informacje, niezbędne dla odbiorcy zaświadczenia do ustalenia prawa do określonych świadczeń.

O czym pracodawca musi informować pracowników

REKLAMA

Przykładowo bankom najczęściej zaświadczenia są niezbędne do ustalenia zdolności kredytowej danej osoby, dlatego opracowane przez nie druki mają bardzo szczegółowy zakres, np. określają, czy należy wpisać wynagrodzenie brutto czy netto, czy wyszczególnić w zaświadczeniu także wynagrodzenie zasadnicze, czy też powinna być podana tylko ogólna kwota uzyskanego wynagrodzenia (razem z innymi składnikami wynagrodzenia). Niektóre banki żądają szczegółowego rozbicia wynagrodzeń na wynagrodzenie zasadnicze, premie, prowizje, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. W gotowym druku wskazany jest również okres, z którego należy uwzględnić uzyskane przez pracownika wynagrodzenie, np. z 3 lub 6 ostatnich miesięcy. Inne informacje, którymi będzie zainteresowany bank, to rodzaj umowy o pracę, czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy, czy wynagrodzenie obciążone jest zajęciami komorniczymi, czy ewentualnie pracownik ma zaciągnięte jakieś pożyczki u pracodawcy lub w pracowniczej kasie zapomogowo-pożyczkowej. Istotną informacją dla banku jest także informacja o kondycji pracodawcy, np. o tym, czy znajduje się w upadłości lub w likwidacji.

Odbiorcą zaświadczeń mogą być również miejskie ośrodki pomocy społecznej, które również posiadają najczęściej własne druki z zakresem informacji niezbędnych do uzyskania świadczeń z pomocy społecznej. Ośrodki pomocy mogą żądać od pracownika zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach lub w razie przebywania pracownika na urlopie wychowawczym – zaświadczenia o udzieleniu przez pracodawcę takiego urlopu w celu ustalenia świadczeń rodzinnych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Komu pracodawca może udostępnić dokumentację płacową pracownika

Wszystkich instytucji, którym potrzebne będzie poświadczenie zatrudnienia i zarobków pracownika, nie sposób oczywiście wymienić, niemniej najczęściej pracownik albo otrzyma gotowy druk opracowany indywidualnie przez daną instytucję, albo zgłosi się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. W takim wypadku należy uzyskać od pracownika bliższe informacje o treści takiego zaświadczenia.

O szczegółowej treści zaświadczenia decyduje instytucja, do której jest ono kierowane, a zatem wypełniając je, należy kierować się wskazówkami podmiotu, któremu zaświadczenie ma być przedłożone.

Każde zaświadczenie będzie więc zróżnicowane pod względem zawartych w nim informacji. W razie wątpliwości, jak powinno wyglądać prawidłowo wystawione zaświadczenie, w szczególności w zakresie uzyskanych zarobków, należałoby poprosić pracownika o uzyskanie bliższych informacji w instytucji, w której ubiega się o świadczenia.


Obowiązek wydania zaświadczenia

Nie sposób również pominąć następnego pytania, jakie pojawia się przy okazji omawiania tego tematu – czy pracodawca może odmówić wystawienia zaświadczenia pracownikowi. Wobec braku regulacji wydawałoby się, że pracodawca nie ma obowiązku wystawienia takich zaświadczeń. Jednak Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (postanowienie z 16 września 1999 r., I PKN 331/99). W uzasadnieniu tego wyroku możemy przeczytać, że w ramach ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika mieści się powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów istotnych nie tylko z punktu widzenia realizacji stosunku pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia o stażu pracy itp.), ale także zaświadczeń o zarobkach potrzebnych do realizacji uprawnień poza zakładem pracy. W razie odmowy wydania zaświadczenia przez pracodawcę Sąd Najwyższy dopuścił w tym zakresie drogę sądową.

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Nie ma również terminu, w jakim pracownikowi takie zaświadczenie powinno być wystawione. Niemniej jednak należy przyjąć zasadę, że powinno być ono wystawione bez zbędnej zwłoki.

Formalne wymogi zaświadczenia

REKLAMA

Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu może wystawić jedynie upoważniona do tego osoba, tj. sam pracodawca, osoba reprezentująca pracodawcę (np. prezes lub dyrektor), główny księgowy lub inny pracownik upoważniony przez pracodawcę lub zarząd do wystawiania tego rodzaju zaświadczeń (np. kierownik lub pracownik płac). Przede wszystkim banki żądają także często podpisu zarówno głównego księgowego, jak i kierownika zakładu pracy lub osób przez nich upoważnionych.

Wystawione zaświadczenie musi być zgodne z prawdą i odzwierciedlać stan faktyczny. Wynagrodzenie nie powinno być ani zawyżone, ani zaniżone. Zgodne z prawdą powinny być również inne informacje, np. o zatrudnieniu pracownika (np. rodzaj umowy, informacja o okresie wypowiedzenia, o zajęciach komorniczych czy innych obciążeniach wynagrodzenia).

W związku z powyższym w sytuacji, gdy pracownik prosi o wydanie zaświadczenia na druku zakładowym, najlepiej przyjąć pisemną formę wniosku o wydanie takiego zaświadczenia. Pracownik, na podstawie informacji z instytucji, w której ubiega się o określone świadczenie, sam ustali w tym wniosku zakres żądanych informacji i stopień ich szczegółowości. Pozwoli to osobom wystawiającym takie zaświadczenie uniknąć problemów przy ustalaniu uzyskanego wynagrodzenia, a tym samym jego zawyżenia lub zaniżenia. Prawidłowe ustalenie wynagrodzenia ma znaczenie szczególnie w tych przypadkach, gdy pracownik ubiega się o świadczenia majątkowe, a więc przy staraniach o dopłaty, zapomogi, kredyty itp.

Forum - Kadry

Kolejną kwestią jest „kontrola” wydanych zaświadczeń. Nie ma konieczności sporządzania kopii tych dokumentów i ich przechowywania, niemniej można założyć rejestr wystawionych zaświadczeń, w których będziemy rejestrować, kiedy i komu wydano takie zaświadczenie, a także wpisaną wysokość zarobków. Pozwoli to na w miarę szybkie ustalenie, jakiej treści zaświadczenie wystawił pracodawca, gdyby w trakcie weryfikacji tego zaświadczenia przez instytucję powstały wątpliwości co do autentyczności dokumentu (np. pracownik sfałszowałby zaświadczenie zawyżając swoje zarobki).

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • postanowienie SN z 16 września 1999 r. (I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314).
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

REKLAMA

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

2,5 tys. euro za pracę na magazynie w Szwecji i Norwegii. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego?

Szwecja, Norwegia, Niemcy i Czechy to opłacalne kierunki na podjęcie pracy w wakacje. W państwach skandynawskich na magazynie można zarobić 2,5 tys. euro miesięcznie. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego? Bardzo dobre zarobki są też w Niemczech i Czechach.

REKLAMA

Zmieniasz adres podczas zwolnienia lekarskiego (tzw. L4)? Masz tylko 3 dni na zgłoszenie. Sprawdź, co grozi za spóźnienie

Planujesz wyjechać do rodziny, będąc na zwolnieniu lekarskim albo zmieniłeś miejsce pobytu w trakcie choroby? Zgodnie z przepisami masz tylko trzy dni na zgłoszenie. W przeciwnym razie możesz stracić prawo do zasiłku chorobowego.

Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

REKLAMA