REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę. /Fot.ShutterStock
Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę. /Fot.ShutterStock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca na prośbę pracownika powinien wystawić zaświadczenie potwierdzające pozostawanie w stosunku pracy oraz podać wysokość uzyskiwanych zarobków, gdy te informacje są potrzebne podwładnemu do realizacji uprawnień poza zakładem pracy.

Żaden przepis prawa nie reguluje kwestii wystawiania pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach, potrzebnych do przedłożenia np. w bankach, punktach sprzedaży ratalnej, ośrodkach pomocy społecznej itd., czyli zaświadczeń niezbędnych w codziennym funkcjonowaniu pracownika. Mimo braku regulacji wystawia się ich dość dużo, gdyż są one podstawą ustalenia sytuacji majątkowej pracownika i często decydują o przyznaniu świadczenia, o które ubiega się pracownik.

REKLAMA

Autopromocja

Treść zaświadczenia

O treści zaświadczenia decyduje instytucja, do której to zaświadczenie ma być przedłożone. Najczęściej opracowują one własne wzory druków, na których pracodawca lub upoważniona przez niego osoba wpisują odpowiednie informacje, niezbędne dla odbiorcy zaświadczenia do ustalenia prawa do określonych świadczeń.

O czym pracodawca musi informować pracowników

REKLAMA

Przykładowo bankom najczęściej zaświadczenia są niezbędne do ustalenia zdolności kredytowej danej osoby, dlatego opracowane przez nie druki mają bardzo szczegółowy zakres, np. określają, czy należy wpisać wynagrodzenie brutto czy netto, czy wyszczególnić w zaświadczeniu także wynagrodzenie zasadnicze, czy też powinna być podana tylko ogólna kwota uzyskanego wynagrodzenia (razem z innymi składnikami wynagrodzenia). Niektóre banki żądają szczegółowego rozbicia wynagrodzeń na wynagrodzenie zasadnicze, premie, prowizje, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. W gotowym druku wskazany jest również okres, z którego należy uwzględnić uzyskane przez pracownika wynagrodzenie, np. z 3 lub 6 ostatnich miesięcy. Inne informacje, którymi będzie zainteresowany bank, to rodzaj umowy o pracę, czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy, czy wynagrodzenie obciążone jest zajęciami komorniczymi, czy ewentualnie pracownik ma zaciągnięte jakieś pożyczki u pracodawcy lub w pracowniczej kasie zapomogowo-pożyczkowej. Istotną informacją dla banku jest także informacja o kondycji pracodawcy, np. o tym, czy znajduje się w upadłości lub w likwidacji.

Odbiorcą zaświadczeń mogą być również miejskie ośrodki pomocy społecznej, które również posiadają najczęściej własne druki z zakresem informacji niezbędnych do uzyskania świadczeń z pomocy społecznej. Ośrodki pomocy mogą żądać od pracownika zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach lub w razie przebywania pracownika na urlopie wychowawczym – zaświadczenia o udzieleniu przez pracodawcę takiego urlopu w celu ustalenia świadczeń rodzinnych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Komu pracodawca może udostępnić dokumentację płacową pracownika

Wszystkich instytucji, którym potrzebne będzie poświadczenie zatrudnienia i zarobków pracownika, nie sposób oczywiście wymienić, niemniej najczęściej pracownik albo otrzyma gotowy druk opracowany indywidualnie przez daną instytucję, albo zgłosi się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. W takim wypadku należy uzyskać od pracownika bliższe informacje o treści takiego zaświadczenia.

O szczegółowej treści zaświadczenia decyduje instytucja, do której jest ono kierowane, a zatem wypełniając je, należy kierować się wskazówkami podmiotu, któremu zaświadczenie ma być przedłożone.

Każde zaświadczenie będzie więc zróżnicowane pod względem zawartych w nim informacji. W razie wątpliwości, jak powinno wyglądać prawidłowo wystawione zaświadczenie, w szczególności w zakresie uzyskanych zarobków, należałoby poprosić pracownika o uzyskanie bliższych informacji w instytucji, w której ubiega się o świadczenia.


Obowiązek wydania zaświadczenia

Nie sposób również pominąć następnego pytania, jakie pojawia się przy okazji omawiania tego tematu – czy pracodawca może odmówić wystawienia zaświadczenia pracownikowi. Wobec braku regulacji wydawałoby się, że pracodawca nie ma obowiązku wystawienia takich zaświadczeń. Jednak Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (postanowienie z 16 września 1999 r., I PKN 331/99). W uzasadnieniu tego wyroku możemy przeczytać, że w ramach ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika mieści się powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów istotnych nie tylko z punktu widzenia realizacji stosunku pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia o stażu pracy itp.), ale także zaświadczeń o zarobkach potrzebnych do realizacji uprawnień poza zakładem pracy. W razie odmowy wydania zaświadczenia przez pracodawcę Sąd Najwyższy dopuścił w tym zakresie drogę sądową.

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Nie ma również terminu, w jakim pracownikowi takie zaświadczenie powinno być wystawione. Niemniej jednak należy przyjąć zasadę, że powinno być ono wystawione bez zbędnej zwłoki.

Formalne wymogi zaświadczenia

REKLAMA

Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu może wystawić jedynie upoważniona do tego osoba, tj. sam pracodawca, osoba reprezentująca pracodawcę (np. prezes lub dyrektor), główny księgowy lub inny pracownik upoważniony przez pracodawcę lub zarząd do wystawiania tego rodzaju zaświadczeń (np. kierownik lub pracownik płac). Przede wszystkim banki żądają także często podpisu zarówno głównego księgowego, jak i kierownika zakładu pracy lub osób przez nich upoważnionych.

Wystawione zaświadczenie musi być zgodne z prawdą i odzwierciedlać stan faktyczny. Wynagrodzenie nie powinno być ani zawyżone, ani zaniżone. Zgodne z prawdą powinny być również inne informacje, np. o zatrudnieniu pracownika (np. rodzaj umowy, informacja o okresie wypowiedzenia, o zajęciach komorniczych czy innych obciążeniach wynagrodzenia).

W związku z powyższym w sytuacji, gdy pracownik prosi o wydanie zaświadczenia na druku zakładowym, najlepiej przyjąć pisemną formę wniosku o wydanie takiego zaświadczenia. Pracownik, na podstawie informacji z instytucji, w której ubiega się o określone świadczenie, sam ustali w tym wniosku zakres żądanych informacji i stopień ich szczegółowości. Pozwoli to osobom wystawiającym takie zaświadczenie uniknąć problemów przy ustalaniu uzyskanego wynagrodzenia, a tym samym jego zawyżenia lub zaniżenia. Prawidłowe ustalenie wynagrodzenia ma znaczenie szczególnie w tych przypadkach, gdy pracownik ubiega się o świadczenia majątkowe, a więc przy staraniach o dopłaty, zapomogi, kredyty itp.

Forum - Kadry

Kolejną kwestią jest „kontrola” wydanych zaświadczeń. Nie ma konieczności sporządzania kopii tych dokumentów i ich przechowywania, niemniej można założyć rejestr wystawionych zaświadczeń, w których będziemy rejestrować, kiedy i komu wydano takie zaświadczenie, a także wpisaną wysokość zarobków. Pozwoli to na w miarę szybkie ustalenie, jakiej treści zaświadczenie wystawił pracodawca, gdyby w trakcie weryfikacji tego zaświadczenia przez instytucję powstały wątpliwości co do autentyczności dokumentu (np. pracownik sfałszowałby zaświadczenie zawyżając swoje zarobki).

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • postanowienie SN z 16 września 1999 r. (I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314).
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądlądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszytskich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA