Kategorie

Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę. /Fot.ShutterStock
Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę. /Fot.ShutterStock
ShutterStock
Pracodawca na prośbę pracownika powinien wystawić zaświadczenie potwierdzające pozostawanie w stosunku pracy oraz podać wysokość uzyskiwanych zarobków, gdy te informacje są potrzebne podwładnemu do realizacji uprawnień poza zakładem pracy.

Żaden przepis prawa nie reguluje kwestii wystawiania pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach, potrzebnych do przedłożenia np. w bankach, punktach sprzedaży ratalnej, ośrodkach pomocy społecznej itd., czyli zaświadczeń niezbędnych w codziennym funkcjonowaniu pracownika. Mimo braku regulacji wystawia się ich dość dużo, gdyż są one podstawą ustalenia sytuacji majątkowej pracownika i często decydują o przyznaniu świadczenia, o które ubiega się pracownik.

Treść zaświadczenia

O treści zaświadczenia decyduje instytucja, do której to zaświadczenie ma być przedłożone. Najczęściej opracowują one własne wzory druków, na których pracodawca lub upoważniona przez niego osoba wpisują odpowiednie informacje, niezbędne dla odbiorcy zaświadczenia do ustalenia prawa do określonych świadczeń.

O czym pracodawca musi informować pracowników

Przykładowo bankom najczęściej zaświadczenia są niezbędne do ustalenia zdolności kredytowej danej osoby, dlatego opracowane przez nie druki mają bardzo szczegółowy zakres, np. określają, czy należy wpisać wynagrodzenie brutto czy netto, czy wyszczególnić w zaświadczeniu także wynagrodzenie zasadnicze, czy też powinna być podana tylko ogólna kwota uzyskanego wynagrodzenia (razem z innymi składnikami wynagrodzenia). Niektóre banki żądają szczegółowego rozbicia wynagrodzeń na wynagrodzenie zasadnicze, premie, prowizje, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. W gotowym druku wskazany jest również okres, z którego należy uwzględnić uzyskane przez pracownika wynagrodzenie, np. z 3 lub 6 ostatnich miesięcy. Inne informacje, którymi będzie zainteresowany bank, to rodzaj umowy o pracę, czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy, czy wynagrodzenie obciążone jest zajęciami komorniczymi, czy ewentualnie pracownik ma zaciągnięte jakieś pożyczki u pracodawcy lub w pracowniczej kasie zapomogowo-pożyczkowej. Istotną informacją dla banku jest także informacja o kondycji pracodawcy, np. o tym, czy znajduje się w upadłości lub w likwidacji.

Odbiorcą zaświadczeń mogą być również miejskie ośrodki pomocy społecznej, które również posiadają najczęściej własne druki z zakresem informacji niezbędnych do uzyskania świadczeń z pomocy społecznej. Ośrodki pomocy mogą żądać od pracownika zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach lub w razie przebywania pracownika na urlopie wychowawczym – zaświadczenia o udzieleniu przez pracodawcę takiego urlopu w celu ustalenia świadczeń rodzinnych.

Komu pracodawca może udostępnić dokumentację płacową pracownika

Wszystkich instytucji, którym potrzebne będzie poświadczenie zatrudnienia i zarobków pracownika, nie sposób oczywiście wymienić, niemniej najczęściej pracownik albo otrzyma gotowy druk opracowany indywidualnie przez daną instytucję, albo zgłosi się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. W takim wypadku należy uzyskać od pracownika bliższe informacje o treści takiego zaświadczenia.

O szczegółowej treści zaświadczenia decyduje instytucja, do której jest ono kierowane, a zatem wypełniając je, należy kierować się wskazówkami podmiotu, któremu zaświadczenie ma być przedłożone.

Każde zaświadczenie będzie więc zróżnicowane pod względem zawartych w nim informacji. W razie wątpliwości, jak powinno wyglądać prawidłowo wystawione zaświadczenie, w szczególności w zakresie uzyskanych zarobków, należałoby poprosić pracownika o uzyskanie bliższych informacji w instytucji, w której ubiega się o świadczenia.


Obowiązek wydania zaświadczenia

Nie sposób również pominąć następnego pytania, jakie pojawia się przy okazji omawiania tego tematu – czy pracodawca może odmówić wystawienia zaświadczenia pracownikowi. Wobec braku regulacji wydawałoby się, że pracodawca nie ma obowiązku wystawienia takich zaświadczeń. Jednak Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (postanowienie z 16 września 1999 r., I PKN 331/99). W uzasadnieniu tego wyroku możemy przeczytać, że w ramach ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika mieści się powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów istotnych nie tylko z punktu widzenia realizacji stosunku pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia o stażu pracy itp.), ale także zaświadczeń o zarobkach potrzebnych do realizacji uprawnień poza zakładem pracy. W razie odmowy wydania zaświadczenia przez pracodawcę Sąd Najwyższy dopuścił w tym zakresie drogę sądową.

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Nie ma również terminu, w jakim pracownikowi takie zaświadczenie powinno być wystawione. Niemniej jednak należy przyjąć zasadę, że powinno być ono wystawione bez zbędnej zwłoki.

Formalne wymogi zaświadczenia

Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu może wystawić jedynie upoważniona do tego osoba, tj. sam pracodawca, osoba reprezentująca pracodawcę (np. prezes lub dyrektor), główny księgowy lub inny pracownik upoważniony przez pracodawcę lub zarząd do wystawiania tego rodzaju zaświadczeń (np. kierownik lub pracownik płac). Przede wszystkim banki żądają także często podpisu zarówno głównego księgowego, jak i kierownika zakładu pracy lub osób przez nich upoważnionych.

Wystawione zaświadczenie musi być zgodne z prawdą i odzwierciedlać stan faktyczny. Wynagrodzenie nie powinno być ani zawyżone, ani zaniżone. Zgodne z prawdą powinny być również inne informacje, np. o zatrudnieniu pracownika (np. rodzaj umowy, informacja o okresie wypowiedzenia, o zajęciach komorniczych czy innych obciążeniach wynagrodzenia).

W związku z powyższym w sytuacji, gdy pracownik prosi o wydanie zaświadczenia na druku zakładowym, najlepiej przyjąć pisemną formę wniosku o wydanie takiego zaświadczenia. Pracownik, na podstawie informacji z instytucji, w której ubiega się o określone świadczenie, sam ustali w tym wniosku zakres żądanych informacji i stopień ich szczegółowości. Pozwoli to osobom wystawiającym takie zaświadczenie uniknąć problemów przy ustalaniu uzyskanego wynagrodzenia, a tym samym jego zawyżenia lub zaniżenia. Prawidłowe ustalenie wynagrodzenia ma znaczenie szczególnie w tych przypadkach, gdy pracownik ubiega się o świadczenia majątkowe, a więc przy staraniach o dopłaty, zapomogi, kredyty itp.

Forum - Kadry

Kolejną kwestią jest „kontrola” wydanych zaświadczeń. Nie ma konieczności sporządzania kopii tych dokumentów i ich przechowywania, niemniej można założyć rejestr wystawionych zaświadczeń, w których będziemy rejestrować, kiedy i komu wydano takie zaświadczenie, a także wpisaną wysokość zarobków. Pozwoli to na w miarę szybkie ustalenie, jakiej treści zaświadczenie wystawił pracodawca, gdyby w trakcie weryfikacji tego zaświadczenia przez instytucję powstały wątpliwości co do autentyczności dokumentu (np. pracownik sfałszowałby zaświadczenie zawyżając swoje zarobki).

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • postanowienie SN z 16 września 1999 r. (I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.