Jak prawidłowo udostępniać pracownikowi dokumenty, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie

Nie mogą Państwo ujawniać pracownikowi informacji dotyczących wynagrodzenia jego współpracowników nawet wtedy, gdyby miało to służyć ustaleniu prawidłowości naliczenia jego wynagrodzenia. Pracownik ma natomiast prawo żądać możliwości wglądu do dokumentów, na podstawie których wypłacono jego wynagrodzenie.

UZASADNIENIE

Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku przekazywania pracownikom co miesiąc informacji o wysokości wypłaconego im wynagrodzenia, w tym wysokości dokonywanych potrąceń. Stosowana w wielu firmach praktyka przekazywania tzw. pasków wynagrodzeń ma charakter dobrowolny i pracownicy nie mogą zmusić pracodawcy do jej wprowadzenia.

Pracodawca jako płatnik składek ma natomiast obowiązek przekazywania pracownikom raportów miesięcznych zawierających informacje o wysokości podstawy wymiaru składek na ich ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wysokości tych składek, a także o kwotach wypłaconych zasiłków (na druku ZUS RMUA lub w formie innej informacji zawierającej dane z raportów ubezpieczeniowych). Pracownik, dla którego taka informacja jest niewystarczająca, ma prawo żądać od pracodawcy udostępnienia dokumentów, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie.

Podstawowymi dokumentami źródłowymi, służącymi do ustalenia wysokości wynagrodzenia pracownika, są umowa o pracę oraz przepisy zakładowego prawa pracy. Dlatego pracodawca na każde żądanie pracownika powinien udostępnić mu układ zbiorowy pracy, a w razie jego braku – regulamin pracy lub inny dokument wewnętrzny obowiązujący u pracodawcy. Ma również obowiązek wyjaśnić pracownikowi treść tych dokumentów.

Na żądanie pracownika pracodawca musi ponadto udostępnić mu imienne karty wynagrodzeń oraz ewidencję czasu pracy. Imienna karta wynagrodzeń wskazuje na rodzaje i wysokość składników, z jakich składa się wynagrodzenie pracownika, a także na wysokość dokonanych z niego potrąceń (zarówno obowiązkowych, jak i dobrowolnych). Wynikająca natomiast z karty ewidencji czasu pracy liczba godzin przepracowanych przez pracownika umożliwia sprawdzenie prawidłowości obliczenia przez pracodawcę jego wynagrodzenia.

WAŻNE!

W celu uniknięcia sporów z pracownikiem pracodawca może zastosować praktykę okresowego potwierdzania przez pracownika zgodności zapisów ewidencji czasu pracy ze stanem rzeczywistym.