Kategorie

Jak prawidłowo udostępniać pracownikowi dokumenty, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie

Rafał Krawczyk
Naszym pracownikom nie wydajemy pasków wynagrodzeń. Każdy zatrudniony otrzymuje co miesiąc raport ubezpieczeniowy (ZUS RMUA). Ostatnio jeden z pracowników stwierdził, że postępujemy bezprawnie nie przekazując mu co miesiąc informacji o składnikach wynagrodzenia i zaczął kwestionować prawidłowość ich naliczenia. Ponadto wystąpił o udostępnienie mu dokumentów płacowych dotyczących naliczenia wynagrodzenia wszystkich pracowników jego działu. W ten sposób chce wykazać, że wynagrodzenie, jakie otrzymuje, jest niższe w porównaniu do zarobków innych osób w tym dziale. Czy możemy mu udostępnić te dokumenty?

Nie mogą Państwo ujawniać pracownikowi informacji dotyczących wynagrodzenia jego współpracowników nawet wtedy, gdyby miało to służyć ustaleniu prawidłowości naliczenia jego wynagrodzenia. Pracownik ma natomiast prawo żądać możliwości wglądu do dokumentów, na podstawie których wypłacono jego wynagrodzenie.

UZASADNIENIE

Reklama

Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku przekazywania pracownikom co miesiąc informacji o wysokości wypłaconego im wynagrodzenia, w tym wysokości dokonywanych potrąceń. Stosowana w wielu firmach praktyka przekazywania tzw. pasków wynagrodzeń ma charakter dobrowolny i pracownicy nie mogą zmusić pracodawcy do jej wprowadzenia.

Pracodawca jako płatnik składek ma natomiast obowiązek przekazywania pracownikom raportów miesięcznych zawierających informacje o wysokości podstawy wymiaru składek na ich ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wysokości tych składek, a także o kwotach wypłaconych zasiłków (na druku ZUS RMUA lub w formie innej informacji zawierającej dane z raportów ubezpieczeniowych). Pracownik, dla którego taka informacja jest niewystarczająca, ma prawo żądać od pracodawcy udostępnienia dokumentów, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie.

Podstawowymi dokumentami źródłowymi, służącymi do ustalenia wysokości wynagrodzenia pracownika, są umowa o pracę oraz przepisy zakładowego prawa pracy. Dlatego pracodawca na każde żądanie pracownika powinien udostępnić mu układ zbiorowy pracy, a w razie jego braku – regulamin pracy lub inny dokument wewnętrzny obowiązujący u pracodawcy. Ma również obowiązek wyjaśnić pracownikowi treść tych dokumentów.

Na żądanie pracownika pracodawca musi ponadto udostępnić mu imienne karty wynagrodzeń oraz ewidencję czasu pracy. Imienna karta wynagrodzeń wskazuje na rodzaje i wysokość składników, z jakich składa się wynagrodzenie pracownika, a także na wysokość dokonanych z niego potrąceń (zarówno obowiązkowych, jak i dobrowolnych). Wynikająca natomiast z karty ewidencji czasu pracy liczba godzin przepracowanych przez pracownika umożliwia sprawdzenie prawidłowości obliczenia przez pracodawcę jego wynagrodzenia.

WAŻNE!

W celu uniknięcia sporów z pracownikiem pracodawca może zastosować praktykę okresowego potwierdzania przez pracownika zgodności zapisów ewidencji czasu pracy ze stanem rzeczywistym.


Reklama

Przepisy Kodeksu pracy przyznają pracownikowi prawo wglądu do dokumentów płacowych na jego żądanie. Takie żądanie pracownik może wyrazić zarówno na piśmie, jak również w formie ustnej. Nie ma przeszkód, aby prawo żądania udostępnienia dokumentów płacowych pracodawca zrealizował przez przekazanie pracownikowi kserokopii lub wydruku komputerowego tych dokumentów i jednoczesne umożliwienie mu porównania ich z oryginałem. Należy jednak pamiętać, aby takie dokumenty dotyczyły tylko konkretnego pracownika.

Gdy pracodawca prowadzi zbiorczo dokumenty płacowe, których udostępnienia żąda pracownik (np. listy płac), może pojawić się problem z ich udostępnieniem. Pracodawca bezwzględnie nie ma bowiem prawa udostępniać pracownikowi informacji o wynagrodzeniu innych pracowników. Za niedopuszczalne należy więc uznać udostępnienie pracownikowi (nawet do wglądu) zbiorczej listy płac.

Jeśli pracownik chciałby zapoznać się z taką listą w części dotyczącej jego wynagrodzenia, pracodawca mógłby przedstawić mu ją jedynie w taki sposób, aby dane dotyczące innych pracowników były niewidoczne. Kopia lub wydruk tego dokumentu mogłyby zostać przekazane pracownikowi dopiero po usunięciu danych dotyczących wszystkich pozostałych pracowników.

WAŻNE!

Pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą i karną za złamanie zasad dotyczących ochrony tajemnicy wynagrodzenia pracowników.

Pracodawca ma również obowiązek udzielania pracownikom informacji do celów emerytalno-rentowych. Dotyczy to też byłych pracowników zakładu. Jeśli w tych dokumentach pojawią się nieprawidłowości, które przyczynią się do zaniżenia świadczenia pracownika, pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu szkody poniesionej przez pracownika. W wyroku z 25 kwietnia 2008 r. (I PK 245/07, OSNP 2009/17–18/228) Sąd Najwyższy stwierdził, że (...) „wydanie przez pracodawcę obiektywnie nieprawidłowego zaświadczenia o zarobkach może prowadzić do powstania szkody u pracownika, której wysokość określa różnica pomiędzy emeryturą otrzymaną a taką, którą powinien otrzymać, gdyby pracodawca należycie wywiązał się ze swych obowiązków. Pracownik otrzymujący zaświadczenie pracodawcy ma prawo uważać, że obejmuje ono wszystkie składniki wynagrodzenia oraz że zostało wydane zgodnie z prawem. Z tego powodu za szkodę odpowiada pracodawca, nawet gdy pracownik nie odwołuje się do sądu od decyzji przyznającej mu emeryturę, nie stanowi to bowiem przyczynienia się do powstania szkody. Przyjęcie takiego przyczynienia byłoby możliwe tylko wówczas, gdyby pracodawca poinformował pracownika przy wydaniu zaświadczenia, że nie może nim objąć wszystkich składników wynagrodzenia za pracę, gdyż nie posiada odpowiedniej dokumentacji”.

Podstawa prawna

  • art. 772 § 5 art. 85 § 5, art. 149 § 1, 24112 § 2 pkt 3 Kodeksu pracy,
  • art. 18, art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.),
  • § 8 pkt 1–2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.),
  • art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Karta Nauczyciela. Komentarz (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?