Rozliczenie wynagrodzenia z dwóch umów o pracę

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest objęty ubezpieczeniami społecznymi (emerytalnym, rentowym, wypadkowym, chorobowym) oraz zdrowotnym. Nie ma znaczenia to, ile umów pracodawca zawrze z pracownikiem. Obowiązkowe podleganie ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu dotyczy każdej umowy o pracę.

Zgłoszenie do ubezpieczeń

Jeżeli kolejna umowa, którą pracodawca podpisze z pracownikiem, nie jest wykonywana w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – pracodawca nie musi ponownie zgłaszać pracownika do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego z tytułu kolejnej umowy. Jeżeli nie zmienia się sam kod ubezpieczenia (w przypadku umowy o pracę 01 10 X X) – nie ma potrzeby zgłaszania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych po raz kolejny tego samego pracownika. Również gdy pracownik jest zatrudniony np. w innym wymiarze czasu pracy, nie ma obowiązku ponownego zgłoszenia pracownika do ZUS, jeśli jest to ten sam kod ubezpieczenia. Informacja o innym wymiarze czasu pracy zostanie bowiem wykazana w miesięcznym raporcie składanym Zakładowi (ZUS RCA).

Rozliczenie w raporcie ZUS RCA

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągnięty z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek naliczać składki od każdej umowy o pracę zawartej z pracownikiem i wykazać je w miesięcznych raportach dla ZUS. Dla potrzeb ich rozliczenia nie trzeba jednak wypełniać w ZUS RCA dla każdej umowy z osobna, tylko wykazuje się wszystko w jednym raporcie łącznie ze wszystkich umów o pracę. Również w tym raporcie pracodawca oprócz zsumowania wszystkich składek, musi także zsumować wymiar czasu pracy (przykład 1).

PRZYKŁAD 1: Dwie umowy na łącznie 17/16 etatu

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na pełny etat na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac z dniem 1 listopada 2009 r. Dodatkową umową o pracę zatrudnił tego pracownika na 1/16 etatu na stanowisku starszego inspektora do spraw BHP z dniem 1 stycznia 2010 r. Pracodawca, zgłaszając pracownika do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego, powinien zgłosić go tylko z umowy zawartej na pełen etat, czyli z tytułu umowy, która została zawarta jako pierwsza. Natomiast rozliczając składki za tego pracownika, musi zsumować przychód pracownika z obydwu umów i wykazać go w łącznej kwocie w raporcie ZUS RCA. Należy pamiętać, aby zsumować wymiar czasu pracy.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na pełny etat, nie ma problemu z ustaleniem wymiaru czasu pracy, który należy wpisać w raporcie ZUS RCA. Będzie to po prostu 1/1. Jeżeli mamy na przykład pracownika zatrudnionego na 1/8 etatu – to również nie ma problemu – będzie to 1/8. W omawianym przypadku pracownik oprócz umowy o pracę zawartej na pełny etat ma dodatkowo zawartą umowę o pracę na 1/16 etatu. 1/16 etatu to w układzie dziesiętnym liczba: 0,0625. Zatem pełny etat i 1/16 etatu stanowi 1,0625. Dla takiego pracownika wymiar czasu pracy, który należy wykazać w raporcie ZUS RCA, będzie równy w układzie ułamkowym 17/16.

Obliczenie składki zdrowotnej

Z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że zaliczkę na podatek dochodowy płatnik (pracodawca) powinien naliczać od łącznej sumy uzyskanych przez pracownika przychodów otrzymanych w jednym miesiącu. Ponadto pracodawca do każdej z umów o pracę zawartej z pracownikiem powinien zastosować koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości, niezależnie od wymiaru czasu pracy (w 2011 r. wynoszą one 111,25 zł miesięcznie).

Aby ustalić podstawę naliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne, należy zsumować przychód pracownika ze wszystkich umów o pracę.

Rozliczając wynagrodzenie z dwóch umów o pracę w jednym miesiącu dla jednego pracownika, należy pamiętać, że na liście płac każda umowa o pracę powinna być rozliczona pod dwiema pozycjami. Nie należy sumować wynagrodzenia pracownika i wykazywać pod jedną pozycją. Jednak dla celów rozliczenia składek ZUS i podatku dochodowego należy zsumować dochód i dopiero od łącznej kwoty dokonać naliczeń (przykład 2). W momencie rozliczania wynagrodzenia z każdej umowy z osobna otrzymamy inne wyniki niż w momencie naliczana wynagrodzenia od łącznej kwoty. W takim przypadku w jednej z pozycji na liście płac należy skorygować naliczone składki do prawidłowych wartości – takich jakie wynikają z obliczeń dokonywanych od łącznych przychodów z obu umów.

PRZYKŁAD 2: Rozliczenie wynagrodzenia z dwóch umów o pracę

Pracodawca zatrudnił pracownika od 15 marca 2009 r. na stanowisku specjalisty ds. celnych z wynagrodzeniem zasadniczym 5000 zł brutto. Dodatkowo od 1 lutego 2011 r. zawarł z tym samym pracownikiem umowę na 1 etatu na stanowisku starszego inspektora ds. BHP z wynagrodzeniem zasadniczym 1000 zł brutto. Aby obliczyć wynagrodzenie dla pracownika, pracodawca powinien dokonać następujących wyliczeń:

● podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne: 5000,00 zł + 1000,00 zł = 6000,00 zł,

● składka na ubezpieczenie emerytalne finansowana ze środków pracownika: 6000,00 zł x 9,76% = 585,60 zł,

● składka na ubezpieczenie rentowe finansowana ze środków pracownika: 6000,00 zł x 1,5% = 90,00 zł,

● składka na ubezpieczenie chorobowe finansowana ze środków pracownika: 6000,00 zł x 2,45% = 147,00 zł,

● łączna kwota składek na ubezpieczenie społeczne: 585,60 zł + 90,00 zł + 147,00 zł = 822,60 zł,

● podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 6000,00 zł – 822,60 zł = 5177,40 zł,

● składka na ubezpieczenie zdrowotne do potrącenia z wynagrodzenia pracownika: 5177,40 zł x 9% = 465,97 zł,

● składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od podatku: 5177,40 zł x 7,75% = 401,25 zł,

● podstawa naliczenia podatku dochodowego: 6000,00 zł – 822,60 zł – 111,25 zł – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu z dwóch umów o pracę w pełnej wysokości) = 4954,90 zł, po zaokrągleniu 4955,00 zł,

● zaliczka na podatek dochodowy: 4955,00 zł x 18% (przyjmujemy, że pracownik znajduje się w pierwszym progu podatkowym) – 46,33 zł (przyjmujemy, że pracownik złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2, z którego wynika, że pracodawca może stosować ulgę podatkową dla pracownika) = 845,57 zł.

Od tak wyliczonej zaliczki na podatek dochodowy pracodawca powinien odliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75%: 845,57 zł – 401,25 zł = 444,32 zł, co po zaokrągleniu stanowi 444,00 zł i w takiej wysokości pracodawca powinien przekazać zaliczkę na podatek dochodowy do urzędu skarbowego.

Kwota netto do wypłaty dla pracownika wynosi: 6000,00 zł – 822,60 zł – 465,97 zł – 444,00 zł = 4267,43 zł.

Oprócz tego pracodawca powinien naliczyć składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych finansowane ze środków własnych.

Gdyby pracodawca dokonał naliczenia wynagrodzenia z każdej umowy z osobna, wyniki byłyby odmienne.

Podstawa prawna

• ● Art. 9 pkt 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 226, poz. 1478.
• ● Art. 6, 18 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 257, poz. 1725.
• ● Art. 81 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 257, poz. 1725.
• ● Art. 107 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 69, poz. 415; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 257, poz. 1726.
• ● Art. 29 ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy – Dz.U. nr 158, poz. 1121; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 257, poz. 1726.
• ● Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – Dz.U. nr 186, poz. 1444.