Kategorie

Komu pracodawca może udostępnić dokumentację płacową pracownika

Ewa Łukasik
Ewa Łukasik
Tylko kontrolerzy PIP, ZUS, urzędów skarbowych czy przedstawiciele sądów i prokuratury mają prawo wglądu do dokumentacji płacowej pracownika bez jego zgody.

Pracownik ma prawo wglądu do wszystkich dokumentów, które stanowiły podstawę ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń przysługujących pracownikowi, tj. karty ewidencji czasu pracy wraz ze wszystkimi załącznikami oraz listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Jeśli są one prowadzone w formie elektronicznej, do wglądu powinien zostać udostępniony wydruk tych dokumentów. Pracownik może również żądać wglądu do dokumentów, na podstawie których dokonywane są ewentualne potrącenia z pensji. Prawo to przysługuje jedynie pracownikowi, a nie innym podmiotom (np. współmałżonkowi, poręczycielowi pożyczki) Pracownik ma przy tym prawo wykonania odpisów lub kserokopii dokumentów. Uprawnienie to przysługuje pracownikowi przez cały okres zatrudnienia oraz po jego ustaniu.

Przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pracy >>

Udostępniając dokumenty płacowe, pracodawca powinien pamiętać, że jednym z jego podstawowych obowiązków jest utrzymanie w tajemnicy wynagrodzeń pracowników. W związku z powyższym, w przypadku gdy pracodawca prowadzi dla wszystkich pracowników zbiorczą listę płac, powinien ją udostępnić zainteresowanemu pracownikowi w sposób uniemożliwiający wgląd w wynagrodzenia innych pracowników.

Prawo wglądu do dokumentacji płacowej pracownika, bez konieczności uzyskania zgody tego pracownika, mają przedstawiciele organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy (PIP) oraz wymiaru sprawiedliwości (sądu i prokuratury), kontrolerzy z urzędu skarbowego i ZUS.

Kolejnym podmiotem, który może żądać od pracodawcy informacji o wynagrodzeniu pracowników, są związki zawodowe. W tym przypadku pracodawca jest zobowiązany udostępnić jedynie informacje dotyczące zasad wynagradzania, np. regulamin wynagradzania, regulamin premiowania. Dokumentacja płacowa poszczególnych pracowników może zostać udostępniona jedynie na podstawie zgody pracownika. Jak wskazywał Sąd Najwyższy w uchwale z 16 lipca 1993 r., zawarte w treści art. 8, art. 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy o związkach zawodowych uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników. Nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody. Jeżeli pracodawca na żądanie związków zawodowych udzieli informacji o wysokości wynagrodzenia danego pracownika bez jego zgody, może podlegać odpowiedzialności cywilnej za naruszenia dóbr osobistych na podstawie art. 23 i 24 k.c. (I PZP 28/93).


Zaświadczenia o wynagrodzeniu za pracę

Zasady wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia pracownika nie zostały określone wprost przepisami prawa pracy.

Obowiązek pracodawcy wydania takiego dokumentu wynika z ogólnego obowiązku dbałości o dobro pracownika opartej na zasadzie współżycia społecznego. Potwierdza to stanowisko Sądu Najwyższego zawarte w postanowieniu z 16 września 1999 r. Jak uznał Sąd Najwyższy, „pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej – art. 2 § 1 i 476 § 1 k.p.c.” (I PKN 331/99).

Zakres informacji dotyczących wynagrodzenia pracownika, udzielanych w zaświadczeniu o wynagrodzeniu, jest uzależniony od wymagań instytucji, dla których przeznaczone jest zaświadczenie, np. banku, w którym pracownik ubiega się o kredyt.

Czy można przechowywać listy płac w formie elektronicznej >>

W zależności więc od potrzeb pracownika podyktowanych wymaganiami instytucji, dla której przeznaczone jest zaświadczenie, może ono obejmować wynagrodzenie za ostatni miesiąc, kilka ostatnich miesięcy, potwierdzać wysokość wynagrodzenia brutto lub netto, a także uwzględniać inne świadczenia ze stosunku pracy danego pracownika. Zaświadczenie o dochodach może również zawierać informacje o potrąceniach dokonywanych z wynagrodzenia pracownika, obejmujących potrącenia obowiązkowe i dobrowolne, pożyczki udzielone z zfśs lub kasy zapomogowo-pożyczkowej.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach pracownika może wystawić tylko osoba upoważniona do tego przez pracodawcę.

Dokumentacja dochodów na potrzeby zfśs

Przyznawanie świadczeń z zfśs, a także ich wysokość uzależnione jest od spełnienia przez osobę ubiegającą się o świadczenie określonych kryteriów socjalnych, tj. od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone w regulaminie funduszu.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa, w jaki sposób pracownik powinien udokumentować swoje uprawnienia do świadczeń z funduszu ani też sposobu liczenia dochodu do celów rozstrzygania o prawie do świadczeń z funduszu. Kwestie te powinny zostać ustalone w regulaminie Zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.


Przychody osiągane przez pracownika mogą być dokumentowane na podstawie:

  • oświadczenia pracownika o wysokości jego dochodów oraz dochodów współmałżonka i innych wspólnie zamieszkujących członków rodziny,
  • zaświadczenia o dochodach współmałżonka i innych wspólnie zamieszkujących członków rodziny,
  • tzw. odcinków rent i emerytur,
  • deklaracji podatkowych za poprzednie lata.

W przypadku gdy pracownik jest zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy, pracodawca może żądać również zaświadczenia o dochodach pracownika uzyskiwanych u tych pracodawców. Jak wskazywał Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2002 r., pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika, zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy (I PKN 267/01).

Tajemnica wynagrodzenia >>

Pracodawca może żądać od pracownika dokumentowania dochodów tylko w formach, jakie przewiduje obowiązujący u tego pracodawcy regulamin zfśs.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • uchwała SN z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2),
  • postanowienie SN z 16 września 1999 r. (I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314),
  • wyrok SN z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.