REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Komu pracodawca może udostępnić dokumentację płacową pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Łukasik
Ewa Łukasik

REKLAMA

Tylko kontrolerzy PIP, ZUS, urzędów skarbowych czy przedstawiciele sądów i prokuratury mają prawo wglądu do dokumentacji płacowej pracownika bez jego zgody.

Pracownik ma prawo wglądu do wszystkich dokumentów, które stanowiły podstawę ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń przysługujących pracownikowi, tj. karty ewidencji czasu pracy wraz ze wszystkimi załącznikami oraz listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Jeśli są one prowadzone w formie elektronicznej, do wglądu powinien zostać udostępniony wydruk tych dokumentów. Pracownik może również żądać wglądu do dokumentów, na podstawie których dokonywane są ewentualne potrącenia z pensji. Prawo to przysługuje jedynie pracownikowi, a nie innym podmiotom (np. współmałżonkowi, poręczycielowi pożyczki) Pracownik ma przy tym prawo wykonania odpisów lub kserokopii dokumentów. Uprawnienie to przysługuje pracownikowi przez cały okres zatrudnienia oraz po jego ustaniu.

REKLAMA

Przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pracy >>

REKLAMA

Udostępniając dokumenty płacowe, pracodawca powinien pamiętać, że jednym z jego podstawowych obowiązków jest utrzymanie w tajemnicy wynagrodzeń pracowników. W związku z powyższym, w przypadku gdy pracodawca prowadzi dla wszystkich pracowników zbiorczą listę płac, powinien ją udostępnić zainteresowanemu pracownikowi w sposób uniemożliwiający wgląd w wynagrodzenia innych pracowników.

REKLAMA

Prawo wglądu do dokumentacji płacowej pracownika, bez konieczności uzyskania zgody tego pracownika, mają przedstawiciele organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy (PIP) oraz wymiaru sprawiedliwości (sądu i prokuratury), kontrolerzy z urzędu skarbowego i ZUS.

Kolejnym podmiotem, który może żądać od pracodawcy informacji o wynagrodzeniu pracowników, są związki zawodowe. W tym przypadku pracodawca jest zobowiązany udostępnić jedynie informacje dotyczące zasad wynagradzania, np. regulamin wynagradzania, regulamin premiowania. Dokumentacja płacowa poszczególnych pracowników może zostać udostępniona jedynie na podstawie zgody pracownika. Jak wskazywał Sąd Najwyższy w uchwale z 16 lipca 1993 r., zawarte w treści art. 8, art. 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy o związkach zawodowych uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników. Nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody. Jeżeli pracodawca na żądanie związków zawodowych udzieli informacji o wysokości wynagrodzenia danego pracownika bez jego zgody, może podlegać odpowiedzialności cywilnej za naruszenia dóbr osobistych na podstawie art. 23 i 24 k.c. (I PZP 28/93).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zaświadczenia o wynagrodzeniu za pracę

Zasady wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia pracownika nie zostały określone wprost przepisami prawa pracy.

Obowiązek pracodawcy wydania takiego dokumentu wynika z ogólnego obowiązku dbałości o dobro pracownika opartej na zasadzie współżycia społecznego. Potwierdza to stanowisko Sądu Najwyższego zawarte w postanowieniu z 16 września 1999 r. Jak uznał Sąd Najwyższy, „pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej – art. 2 § 1 i 476 § 1 k.p.c.” (I PKN 331/99).

Zakres informacji dotyczących wynagrodzenia pracownika, udzielanych w zaświadczeniu o wynagrodzeniu, jest uzależniony od wymagań instytucji, dla których przeznaczone jest zaświadczenie, np. banku, w którym pracownik ubiega się o kredyt.

Czy można przechowywać listy płac w formie elektronicznej >>

W zależności więc od potrzeb pracownika podyktowanych wymaganiami instytucji, dla której przeznaczone jest zaświadczenie, może ono obejmować wynagrodzenie za ostatni miesiąc, kilka ostatnich miesięcy, potwierdzać wysokość wynagrodzenia brutto lub netto, a także uwzględniać inne świadczenia ze stosunku pracy danego pracownika. Zaświadczenie o dochodach może również zawierać informacje o potrąceniach dokonywanych z wynagrodzenia pracownika, obejmujących potrącenia obowiązkowe i dobrowolne, pożyczki udzielone z zfśs lub kasy zapomogowo-pożyczkowej.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach pracownika może wystawić tylko osoba upoważniona do tego przez pracodawcę.

Dokumentacja dochodów na potrzeby zfśs

Przyznawanie świadczeń z zfśs, a także ich wysokość uzależnione jest od spełnienia przez osobę ubiegającą się o świadczenie określonych kryteriów socjalnych, tj. od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone w regulaminie funduszu.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa, w jaki sposób pracownik powinien udokumentować swoje uprawnienia do świadczeń z funduszu ani też sposobu liczenia dochodu do celów rozstrzygania o prawie do świadczeń z funduszu. Kwestie te powinny zostać ustalone w regulaminie Zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.


Przychody osiągane przez pracownika mogą być dokumentowane na podstawie:

  • oświadczenia pracownika o wysokości jego dochodów oraz dochodów współmałżonka i innych wspólnie zamieszkujących członków rodziny,
  • zaświadczenia o dochodach współmałżonka i innych wspólnie zamieszkujących członków rodziny,
  • tzw. odcinków rent i emerytur,
  • deklaracji podatkowych za poprzednie lata.

W przypadku gdy pracownik jest zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy, pracodawca może żądać również zaświadczenia o dochodach pracownika uzyskiwanych u tych pracodawców. Jak wskazywał Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2002 r., pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika, zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy (I PKN 267/01).

Tajemnica wynagrodzenia >>

Pracodawca może żądać od pracownika dokumentowania dochodów tylko w formach, jakie przewiduje obowiązujący u tego pracodawcy regulamin zfśs.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • uchwała SN z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2),
  • postanowienie SN z 16 września 1999 r. (I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314),
  • wyrok SN z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

REKLAMA

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA