REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marta Jendrasik
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy. /Fot. Fotolia
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy. /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Każdy pracodawca, zatrudniający nawet jednego pracownika, ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracownikiem jest nie tylko osoba zatrudniona na umowę o pracę, ale także na podstawie mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Ewidencja powinna być prowadzona tak, aby na jej podstawie możliwe było ustalenie i wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia w prawidłowej wysokości oraz udzielenie odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy. Karta ewidencji czasu pracy powinna umożliwiać ewidencję godzin przepracowanych w niedziele, święta, dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz w dni wolne udzielone w zamian za tę pracę. Należy pamiętać, że to, czy np. zapewniono pracownikowi odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy lub czy zrekompensowano mu pracę w godzinach nadliczbowych, może być zweryfikowane przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy w postępowaniu kontrolnym. Pracodawca, który narusza przepisy dotyczące rozliczania czasu pracy oraz nie prowadzi ewidencji czasu pracy, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 5 i pkt 6 Kodeksu pracy).

REKLAMA

Przykładowy wzór prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy.

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.101.jpg@RY2@

Do tak prowadzonej imiennie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy należy dołączać wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Wzór prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.102.jpg@RY2@

Wzór wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.103.jpg@RY2@

Czy ewidencja czasu pracy musi być podpisana przez pracownika

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika samodzielnie i nie ma obowiązku konsultować jej treści z pracownikiem. Poza tym przepisy prawa pracy nic nie mówią o obowiązku podpisania ewidencji czasu pracy przez pracownika. Zatem żądanie pracodawcy złożenia podpisu w celu jej uwiarygodnienia czy potwierdzenia nie znajduje uzasadnienia w przepisach prawa, co oznacza, że pracownik nie musi podpisywać karty ewidencji czasu pracy.


Jednak wielu pracodawców wprowadza taki zwyczaj, aby w przyszłości uniknąć nieporozumień chociażby co do liczby nadgodzin. Takie postępowanie nie będzie nieprawidłowe. Pracownik składając swój podpis potwierdza, że zapisy zawarte w ewidencji są zgodne ze stanem faktycznym.

WAŻNE!

Pracownik nie musi podpisywać karty ewidencji czasu pracy.

Ograniczenia w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy

Istnieją pewne różnice w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy dla poszczególnych pracowników. Dla niektórych z nich pracodawca nie musi prowadzić ewidencji godzin pracy.

Pracownicy, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.104.jpg@RY2@

Katalog pracowników, którym nie ewidencjonuje się godzin pracy, jest zamknięty i nie może być interpretowany rozszerzająco. Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie jest równoznaczne ze zwolnieniem z konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ewidencja czasu pracy takich pracowników będzie wyglądała tak samo, jak pozostałych pracowników, poza liczbą przepracowanych godzin w poszczególnych dniach, która nie będzie wykazywana. Dzień przepracowany przez takiego pracownika może być oznaczony np. symbolem „ob.”, co oznacza, że pracownik był obecny w pracy.

Zagrożenie

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy niektórych grup pracowników nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia dla tych pracowników ewidencji czasu pracy.

Od powyższych zasad istnieje wyjątek dotyczący kierowców, dla których w ewidencji czasu pracy należy wykazywać liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach, bez względu na system czasu pracy, w którym są zatrudnieni, w tym także dla zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy (art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców).

Zobacz także: Czas pracy 2014

Co grozi za nierzetelne prowadzenie ewidencji lub jej brak

REKLAMA

Jeśli pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy, może zostać ukarany przez inspektora pracy. Naruszenie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji stanowi wykroczenie przeciw prawom pracowniczym, którego konsekwencją może być nałożenie mandatu przez inspektora PIP w formie grzywny w wysokości maksymalnie 2 tys. zł. Jeżeli pracodawca ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy popełnia w ciągu 2 lat od dnia ostatniego ukarania ponownie wykroczenie, inspektor pracy może w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 5 tys. zł (art. 96 § 1a i 1b Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia).

Inspektor może również wystąpić z własnej inicjatywy do sądu o nałożenie kary grzywny na pracodawcę w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 5 i pkt 6 Kodeksu pracy).


Jeżeli pracodawca fałszuje ewidencję w celu ukrycia rzeczywistej liczby godzin przepracowanych przez pracownika, wówczas naraża się na złożenie doniesienia przez inspektora, a tym samym wniosku do prokuratury o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Fałszowanie ewidencji może stanowić przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub poświadczenia nieprawdy, które są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku udowodnienia w razie sporu, że pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych. Sąd w takich sytuacjach dopuszcza inne dowody w sprawie, takie jak książka wejść i wyjść, odczyty z kart magnetycznych (tj. elektronicznego systemu potwierdzania obecności), indywidualne zapiski pracownika, jak również zeznania świadków.

Za jaki okres należy sporządzać i komu udostępniać ewidencję

REKLAMA

Obowiązujące przepisy nie rozstrzygają, jaki okres powinna obejmować ewidencja czasu pracy. Niektórzy praktycy uważają, że ewidencja powinna być tworzona na obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy. Brakuje jednak przepisów, które potwierdzałyby takie stanowisko, w związku z czym to pracodawcy pozostawia się swobodę decydowania, na jaki okres będzie sporządzał ewidencję. Z uwagi na konieczność prawidłowego ustalania wysokości wynagrodzenia, które powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, PIP wskazuje, że najwygodniej i najpraktyczniej jest prowadzić ewidencję miesięczną.

Poza organem kontroli, jakim jest PIP, również pracownik ma prawo wglądu do swojej ewidencji czasu pracy na każde żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Wgląd pracownika do ewidencji może polegać na przedłożeniu oryginalnego dokumentu do zapoznania się z nim, sporządzeniu odpisu ewidencji lub zrobieniu jej kserokopii. Pracodawca powinien spełnić takie żądanie pracownika.

Polecamy serwis: Czas pracy

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy

W obowiązujących przepisach prawa pracy nie określono wprost, jak długo powinna być przechowywana ewidencja czasu pracy. W praktyce występuje kilka interpretacji dotyczących długości okresu jej przechowywania. Zgodnie z nimi, ewidencję czasu pracy należy przechowywać:

  • 50 lat, uznając ewidencję za dokumentację pracowniczą, którą należy przechowywać przez taki czas (§ 8 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... w zw. z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach),
  • 5 lat, uznając, że ewidencja czasu pracy jest dokumentem służącym do naliczania wynagrodzeń za pracę, jej okres przechowywania jest taki sam, jak dla takiej dokumentacji. Dokumentację płacową, w tym materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, należy przechowywać przez okres 5 lat (załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych),
  • 3 lata, ponieważ roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem tego okresu (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

Zdaniem większości ekspertów prawa pracy, przechowywanie ewidencji czasu pracy przez okres dłuższy niż 3 lata nie jest konieczne, gdyż z upływem tego okresu roszczenia pracownicze przedawniają się. Dlatego 3-letni okres przechowywania ewidencji czasu pracy należy uznać za uzasadniony.


Ewidencja czasu pracy w formie papierowej czy elektronicznej

Nie istnieją szczegółowe regulacje co do formy, w której ma być prowadzona ewidencja czasu pracy. Co do zasady, powinna być ona prowadzona w formie karty, co może wskazywać na konieczność jej prowadzenia w formie papierowej. W praktyce spotykamy się również z elektronicznym sposobem prowadzenia ewidencji. Tę formę należy uznać za dopuszczalną pod warunkiem, że w razie potrzeby możliwe będzie sporządzenie jej wydruku. Wydruk należy na każde żądanie udostępniać pracownikowi oraz organowi kontrolującemu, jak np. inspektorowi PIP, który będzie przeprowadzał kontrolę w zakładzie pracy.

Zadaj pytanie: Forum Kadry - Czas pracy

Najważniejsze zasady dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy:

  • Ewidencję czasu pracy należy prowadzić odrębnie dla każdego pracownika, bez względu na liczbę pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy.
  • Ewidencję należy prowadzić dla pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, zarządzających oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe i/lub za pracę w porze nocnej. Ich ewidencja nie zawiera jedynie liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach.
  • W ewidencji dla pracowników młodocianych należy uwzględniać odrębnie czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych, których wykonywanie jest dla niego dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.
  • Nie można odmówić inspektorowi PIP oraz pracownikowi wglądu do ewidencji. Pracownik na każde żądanie może sporządzać odpisy ze swojej ewidencji.
  • Ewidencję należy sporządzać zgodnie ze stanem faktycznym. Niezgodne i nierzeczywiste zapisy w ewidencji są fałszowaniem dokumentu, co jest zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.
  • Ewidencja jest dowodem w sprawie roszczenia pracownika o wypłatę wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Brak ewidencji nie zwalnia pracodawcy z obowiązku udowodnienia innego stanu faktycznego niż przedstawia pracownik.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

2,5 tys. euro za pracę na magazynie w Szwecji i Norwegii. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego?

Szwecja, Norwegia, Niemcy i Czechy to opłacalne kierunki na podjęcie pracy w wakacje. W państwach skandynawskich na magazynie można zarobić 2,5 tys. euro miesięcznie. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego? Bardzo dobre zarobki są też w Niemczech i Czechach.

Zmieniasz adres podczas zwolnienia lekarskiego (tzw. L4)? Masz tylko 3 dni na zgłoszenie. Sprawdź, co grozi za spóźnienie

Planujesz wyjechać do rodziny, będąc na zwolnieniu lekarskim albo zmieniłeś miejsce pobytu w trakcie choroby? Zgodnie z przepisami masz tylko trzy dni na zgłoszenie. W przeciwnym razie możesz stracić prawo do zasiłku chorobowego.

REKLAMA

Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

REKLAMA