Kategorie

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy

Marta Jendrasik
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy. /Fot. Fotolia
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy. /Fot. Fotolia
Fotolia
Każdy pracodawca, zatrudniający nawet jednego pracownika, ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracownikiem jest nie tylko osoba zatrudniona na umowę o pracę, ale także na podstawie mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Ewidencja powinna być prowadzona tak, aby na jej podstawie możliwe było ustalenie i wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia w prawidłowej wysokości oraz udzielenie odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy. Karta ewidencji czasu pracy powinna umożliwiać ewidencję godzin przepracowanych w niedziele, święta, dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz w dni wolne udzielone w zamian za tę pracę. Należy pamiętać, że to, czy np. zapewniono pracownikowi odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy lub czy zrekompensowano mu pracę w godzinach nadliczbowych, może być zweryfikowane przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy w postępowaniu kontrolnym. Pracodawca, który narusza przepisy dotyczące rozliczania czasu pracy oraz nie prowadzi ewidencji czasu pracy, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 5 i pkt 6 Kodeksu pracy).

Przykładowy wzór prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy.

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.101.jpg@RY2@

Do tak prowadzonej imiennie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy należy dołączać wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Wzór prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.102.jpg@RY2@

Wzór wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.103.jpg@RY2@

Czy ewidencja czasu pracy musi być podpisana przez pracownika

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika samodzielnie i nie ma obowiązku konsultować jej treści z pracownikiem. Poza tym przepisy prawa pracy nic nie mówią o obowiązku podpisania ewidencji czasu pracy przez pracownika. Zatem żądanie pracodawcy złożenia podpisu w celu jej uwiarygodnienia czy potwierdzenia nie znajduje uzasadnienia w przepisach prawa, co oznacza, że pracownik nie musi podpisywać karty ewidencji czasu pracy.


Jednak wielu pracodawców wprowadza taki zwyczaj, aby w przyszłości uniknąć nieporozumień chociażby co do liczby nadgodzin. Takie postępowanie nie będzie nieprawidłowe. Pracownik składając swój podpis potwierdza, że zapisy zawarte w ewidencji są zgodne ze stanem faktycznym.

WAŻNE!

Pracownik nie musi podpisywać karty ewidencji czasu pracy.

Ograniczenia w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy

Istnieją pewne różnice w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy dla poszczególnych pracowników. Dla niektórych z nich pracodawca nie musi prowadzić ewidencji godzin pracy.

Pracownicy, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.104.jpg@RY2@

Katalog pracowników, którym nie ewidencjonuje się godzin pracy, jest zamknięty i nie może być interpretowany rozszerzająco. Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie jest równoznaczne ze zwolnieniem z konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ewidencja czasu pracy takich pracowników będzie wyglądała tak samo, jak pozostałych pracowników, poza liczbą przepracowanych godzin w poszczególnych dniach, która nie będzie wykazywana. Dzień przepracowany przez takiego pracownika może być oznaczony np. symbolem „ob.”, co oznacza, że pracownik był obecny w pracy.

Zagrożenie

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy niektórych grup pracowników nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia dla tych pracowników ewidencji czasu pracy.

Od powyższych zasad istnieje wyjątek dotyczący kierowców, dla których w ewidencji czasu pracy należy wykazywać liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach, bez względu na system czasu pracy, w którym są zatrudnieni, w tym także dla zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy (art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców).

Zobacz także: Czas pracy 2014

Co grozi za nierzetelne prowadzenie ewidencji lub jej brak

Reklama

Jeśli pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy, może zostać ukarany przez inspektora pracy. Naruszenie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji stanowi wykroczenie przeciw prawom pracowniczym, którego konsekwencją może być nałożenie mandatu przez inspektora PIP w formie grzywny w wysokości maksymalnie 2 tys. zł. Jeżeli pracodawca ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy popełnia w ciągu 2 lat od dnia ostatniego ukarania ponownie wykroczenie, inspektor pracy może w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 5 tys. zł (art. 96 § 1a i 1b Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia).

Inspektor może również wystąpić z własnej inicjatywy do sądu o nałożenie kary grzywny na pracodawcę w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 5 i pkt 6 Kodeksu pracy).


Jeżeli pracodawca fałszuje ewidencję w celu ukrycia rzeczywistej liczby godzin przepracowanych przez pracownika, wówczas naraża się na złożenie doniesienia przez inspektora, a tym samym wniosku do prokuratury o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Fałszowanie ewidencji może stanowić przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub poświadczenia nieprawdy, które są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku udowodnienia w razie sporu, że pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych. Sąd w takich sytuacjach dopuszcza inne dowody w sprawie, takie jak książka wejść i wyjść, odczyty z kart magnetycznych (tj. elektronicznego systemu potwierdzania obecności), indywidualne zapiski pracownika, jak również zeznania świadków.

Za jaki okres należy sporządzać i komu udostępniać ewidencję

Reklama

Obowiązujące przepisy nie rozstrzygają, jaki okres powinna obejmować ewidencja czasu pracy. Niektórzy praktycy uważają, że ewidencja powinna być tworzona na obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy. Brakuje jednak przepisów, które potwierdzałyby takie stanowisko, w związku z czym to pracodawcy pozostawia się swobodę decydowania, na jaki okres będzie sporządzał ewidencję. Z uwagi na konieczność prawidłowego ustalania wysokości wynagrodzenia, które powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, PIP wskazuje, że najwygodniej i najpraktyczniej jest prowadzić ewidencję miesięczną.

Poza organem kontroli, jakim jest PIP, również pracownik ma prawo wglądu do swojej ewidencji czasu pracy na każde żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Wgląd pracownika do ewidencji może polegać na przedłożeniu oryginalnego dokumentu do zapoznania się z nim, sporządzeniu odpisu ewidencji lub zrobieniu jej kserokopii. Pracodawca powinien spełnić takie żądanie pracownika.

Polecamy serwis: Czas pracy

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy

W obowiązujących przepisach prawa pracy nie określono wprost, jak długo powinna być przechowywana ewidencja czasu pracy. W praktyce występuje kilka interpretacji dotyczących długości okresu jej przechowywania. Zgodnie z nimi, ewidencję czasu pracy należy przechowywać:

  • 50 lat, uznając ewidencję za dokumentację pracowniczą, którą należy przechowywać przez taki czas (§ 8 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... w zw. z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach),
  • 5 lat, uznając, że ewidencja czasu pracy jest dokumentem służącym do naliczania wynagrodzeń za pracę, jej okres przechowywania jest taki sam, jak dla takiej dokumentacji. Dokumentację płacową, w tym materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, należy przechowywać przez okres 5 lat (załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych),
  • 3 lata, ponieważ roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem tego okresu (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

Zdaniem większości ekspertów prawa pracy, przechowywanie ewidencji czasu pracy przez okres dłuższy niż 3 lata nie jest konieczne, gdyż z upływem tego okresu roszczenia pracownicze przedawniają się. Dlatego 3-letni okres przechowywania ewidencji czasu pracy należy uznać za uzasadniony.


Ewidencja czasu pracy w formie papierowej czy elektronicznej

Nie istnieją szczegółowe regulacje co do formy, w której ma być prowadzona ewidencja czasu pracy. Co do zasady, powinna być ona prowadzona w formie karty, co może wskazywać na konieczność jej prowadzenia w formie papierowej. W praktyce spotykamy się również z elektronicznym sposobem prowadzenia ewidencji. Tę formę należy uznać za dopuszczalną pod warunkiem, że w razie potrzeby możliwe będzie sporządzenie jej wydruku. Wydruk należy na każde żądanie udostępniać pracownikowi oraz organowi kontrolującemu, jak np. inspektorowi PIP, który będzie przeprowadzał kontrolę w zakładzie pracy.

Zadaj pytanie: Forum Kadry - Czas pracy

Najważniejsze zasady dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy:

  • Ewidencję czasu pracy należy prowadzić odrębnie dla każdego pracownika, bez względu na liczbę pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy.
  • Ewidencję należy prowadzić dla pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, zarządzających oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe i/lub za pracę w porze nocnej. Ich ewidencja nie zawiera jedynie liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach.
  • W ewidencji dla pracowników młodocianych należy uwzględniać odrębnie czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych, których wykonywanie jest dla niego dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.
  • Nie można odmówić inspektorowi PIP oraz pracownikowi wglądu do ewidencji. Pracownik na każde żądanie może sporządzać odpisy ze swojej ewidencji.
  • Ewidencję należy sporządzać zgodnie ze stanem faktycznym. Niezgodne i nierzeczywiste zapisy w ewidencji są fałszowaniem dokumentu, co jest zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.
  • Ewidencja jest dowodem w sprawie roszczenia pracownika o wypłatę wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Brak ewidencji nie zwalnia pracodawcy z obowiązku udowodnienia innego stanu faktycznego niż przedstawia pracownik.

Podstawa prawna:

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?