REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy

Marta Jendrasik
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy. /Fot. Fotolia
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy. /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Każdy pracodawca, zatrudniający nawet jednego pracownika, ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracownikiem jest nie tylko osoba zatrudniona na umowę o pracę, ale także na podstawie mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Ewidencja powinna być prowadzona tak, aby na jej podstawie możliwe było ustalenie i wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia w prawidłowej wysokości oraz udzielenie odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy. Karta ewidencji czasu pracy powinna umożliwiać ewidencję godzin przepracowanych w niedziele, święta, dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz w dni wolne udzielone w zamian za tę pracę. Należy pamiętać, że to, czy np. zapewniono pracownikowi odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy lub czy zrekompensowano mu pracę w godzinach nadliczbowych, może być zweryfikowane przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy w postępowaniu kontrolnym. Pracodawca, który narusza przepisy dotyczące rozliczania czasu pracy oraz nie prowadzi ewidencji czasu pracy, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 5 i pkt 6 Kodeksu pracy).

Autopromocja

Przykładowy wzór prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy.

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.101.jpg@RY2@

Do tak prowadzonej imiennie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy należy dołączać wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Wzór prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.102.jpg@RY2@

Wzór wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.103.jpg@RY2@

Czy ewidencja czasu pracy musi być podpisana przez pracownika

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika samodzielnie i nie ma obowiązku konsultować jej treści z pracownikiem. Poza tym przepisy prawa pracy nic nie mówią o obowiązku podpisania ewidencji czasu pracy przez pracownika. Zatem żądanie pracodawcy złożenia podpisu w celu jej uwiarygodnienia czy potwierdzenia nie znajduje uzasadnienia w przepisach prawa, co oznacza, że pracownik nie musi podpisywać karty ewidencji czasu pracy.


Jednak wielu pracodawców wprowadza taki zwyczaj, aby w przyszłości uniknąć nieporozumień chociażby co do liczby nadgodzin. Takie postępowanie nie będzie nieprawidłowe. Pracownik składając swój podpis potwierdza, że zapisy zawarte w ewidencji są zgodne ze stanem faktycznym.

WAŻNE!

Pracownik nie musi podpisywać karty ewidencji czasu pracy.

Ograniczenia w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy

Istnieją pewne różnice w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy dla poszczególnych pracowników. Dla niektórych z nich pracodawca nie musi prowadzić ewidencji godzin pracy.

Pracownicy, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy

@RY1@i65/2011/013/i65.2011.013.000.0026.104.jpg@RY2@

Katalog pracowników, którym nie ewidencjonuje się godzin pracy, jest zamknięty i nie może być interpretowany rozszerzająco. Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie jest równoznaczne ze zwolnieniem z konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ewidencja czasu pracy takich pracowników będzie wyglądała tak samo, jak pozostałych pracowników, poza liczbą przepracowanych godzin w poszczególnych dniach, która nie będzie wykazywana. Dzień przepracowany przez takiego pracownika może być oznaczony np. symbolem „ob.”, co oznacza, że pracownik był obecny w pracy.

Zagrożenie

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy niektórych grup pracowników nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia dla tych pracowników ewidencji czasu pracy.

Od powyższych zasad istnieje wyjątek dotyczący kierowców, dla których w ewidencji czasu pracy należy wykazywać liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach, bez względu na system czasu pracy, w którym są zatrudnieni, w tym także dla zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy (art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców).

Zobacz także: Czas pracy 2014

Co grozi za nierzetelne prowadzenie ewidencji lub jej brak

Jeśli pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy, może zostać ukarany przez inspektora pracy. Naruszenie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji stanowi wykroczenie przeciw prawom pracowniczym, którego konsekwencją może być nałożenie mandatu przez inspektora PIP w formie grzywny w wysokości maksymalnie 2 tys. zł. Jeżeli pracodawca ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy popełnia w ciągu 2 lat od dnia ostatniego ukarania ponownie wykroczenie, inspektor pracy może w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 5 tys. zł (art. 96 § 1a i 1b Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia).

Inspektor może również wystąpić z własnej inicjatywy do sądu o nałożenie kary grzywny na pracodawcę w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 5 i pkt 6 Kodeksu pracy).


Jeżeli pracodawca fałszuje ewidencję w celu ukrycia rzeczywistej liczby godzin przepracowanych przez pracownika, wówczas naraża się na złożenie doniesienia przez inspektora, a tym samym wniosku do prokuratury o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Fałszowanie ewidencji może stanowić przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub poświadczenia nieprawdy, które są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku udowodnienia w razie sporu, że pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych. Sąd w takich sytuacjach dopuszcza inne dowody w sprawie, takie jak książka wejść i wyjść, odczyty z kart magnetycznych (tj. elektronicznego systemu potwierdzania obecności), indywidualne zapiski pracownika, jak również zeznania świadków.

Za jaki okres należy sporządzać i komu udostępniać ewidencję

Obowiązujące przepisy nie rozstrzygają, jaki okres powinna obejmować ewidencja czasu pracy. Niektórzy praktycy uważają, że ewidencja powinna być tworzona na obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy. Brakuje jednak przepisów, które potwierdzałyby takie stanowisko, w związku z czym to pracodawcy pozostawia się swobodę decydowania, na jaki okres będzie sporządzał ewidencję. Z uwagi na konieczność prawidłowego ustalania wysokości wynagrodzenia, które powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, PIP wskazuje, że najwygodniej i najpraktyczniej jest prowadzić ewidencję miesięczną.

Poza organem kontroli, jakim jest PIP, również pracownik ma prawo wglądu do swojej ewidencji czasu pracy na każde żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Wgląd pracownika do ewidencji może polegać na przedłożeniu oryginalnego dokumentu do zapoznania się z nim, sporządzeniu odpisu ewidencji lub zrobieniu jej kserokopii. Pracodawca powinien spełnić takie żądanie pracownika.

Polecamy serwis: Czas pracy

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy

W obowiązujących przepisach prawa pracy nie określono wprost, jak długo powinna być przechowywana ewidencja czasu pracy. W praktyce występuje kilka interpretacji dotyczących długości okresu jej przechowywania. Zgodnie z nimi, ewidencję czasu pracy należy przechowywać:

  • 50 lat, uznając ewidencję za dokumentację pracowniczą, którą należy przechowywać przez taki czas (§ 8 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... w zw. z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach),
  • 5 lat, uznając, że ewidencja czasu pracy jest dokumentem służącym do naliczania wynagrodzeń za pracę, jej okres przechowywania jest taki sam, jak dla takiej dokumentacji. Dokumentację płacową, w tym materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, należy przechowywać przez okres 5 lat (załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych),
  • 3 lata, ponieważ roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem tego okresu (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

Zdaniem większości ekspertów prawa pracy, przechowywanie ewidencji czasu pracy przez okres dłuższy niż 3 lata nie jest konieczne, gdyż z upływem tego okresu roszczenia pracownicze przedawniają się. Dlatego 3-letni okres przechowywania ewidencji czasu pracy należy uznać za uzasadniony.


Ewidencja czasu pracy w formie papierowej czy elektronicznej

Nie istnieją szczegółowe regulacje co do formy, w której ma być prowadzona ewidencja czasu pracy. Co do zasady, powinna być ona prowadzona w formie karty, co może wskazywać na konieczność jej prowadzenia w formie papierowej. W praktyce spotykamy się również z elektronicznym sposobem prowadzenia ewidencji. Tę formę należy uznać za dopuszczalną pod warunkiem, że w razie potrzeby możliwe będzie sporządzenie jej wydruku. Wydruk należy na każde żądanie udostępniać pracownikowi oraz organowi kontrolującemu, jak np. inspektorowi PIP, który będzie przeprowadzał kontrolę w zakładzie pracy.

Zadaj pytanie: Forum Kadry - Czas pracy

Najważniejsze zasady dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy:

  • Ewidencję czasu pracy należy prowadzić odrębnie dla każdego pracownika, bez względu na liczbę pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy.
  • Ewidencję należy prowadzić dla pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, zarządzających oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe i/lub za pracę w porze nocnej. Ich ewidencja nie zawiera jedynie liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach.
  • W ewidencji dla pracowników młodocianych należy uwzględniać odrębnie czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych, których wykonywanie jest dla niego dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.
  • Nie można odmówić inspektorowi PIP oraz pracownikowi wglądu do ewidencji. Pracownik na każde żądanie może sporządzać odpisy ze swojej ewidencji.
  • Ewidencję należy sporządzać zgodnie ze stanem faktycznym. Niezgodne i nierzeczywiste zapisy w ewidencji są fałszowaniem dokumentu, co jest zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.
  • Ewidencja jest dowodem w sprawie roszczenia pracownika o wypłatę wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Brak ewidencji nie zwalnia pracodawcy z obowiązku udowodnienia innego stanu faktycznego niż przedstawia pracownik.

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Min. edukacji B. Nowacka: Nauczyciele dalej bez wynagrodzenia za wycieczki. Ale jest dofinansowanie do wycieczek

Podróż z klasą to nowy program dofinansowania 100% wycieczek szkolnych. Zapowiedziała go min. edukacji Barbara Nowacka. W odróżnienia od programów wprowadzonych przez P. Czarnka, szkoły mają większą swobodę wyboru celu wycieczki. Dalej nauczyciele nie mają przewidzianego wynagrodzenia za opiekę nad uczniami w czasie wycieczki.

Czterodniowy tydzień pracy za tę samą płacę. Polacy rozstrzygnęli

Według sondażu przeprowadzonego przez IBRiS dla Radia ZET, nieco więcej niż 47% Polaków popiera pomysł skrócenia tygodnia pracy do czterech dni. Z drugiej strony, prawie 40% respondentów nie chce skrócenia tygodnia pracy, jeśli to oznacza utrzymanie obecnych wynagrodzeń.

MRPiPS: Podwyżka o 1000 zł prawnie niemożliwa. Od 1 lipca 2024 r. pracownicy poniżej 4300 zł pensji minimalnej [projekt rozporządzenia]

Problem dotyczy VI grup zaszeregowania pracowników samorządowych. Rząd nie może im dać pensji minimalnej 4300 zł brutto. Bo wymaga to podwyżki 30%, a w budżecie zapisano 20%. Rozwiązaniem jest dorzucenie pracownikom brakujących pieniędzy przez samorządy.

We wrześniu emeryci i renciści otrzymają czternastą emeryturę. Ile to będzie?

Rada Ministrów przyjęła rozporządzenie określające termin wypłaty czternastej emerytury. Zgodnie z nim wypłata czternastki nastąpi we wrześniu. Jaka będzie wysokość świadczenia?

REKLAMA

Dzień Dziecka 2024 r.: Prezenty z zakładu pracy. Czy to możliwe

Z okazji Dnia Dziecka niektórzy pracodawcy przygotowują paczki dla dzieci pracowników. Paczki mogą być finansowane nie tylko ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W zależności od źródła finansowania, różne będą zasady przyznawania paczek.

Wybory do europarlamentu 2024 r. Dieta

9 czerwca 2024 r. odbędą się wybory do Parlamentu Europejskiego. Członkom komisji wyborczych z tytułu pracy w tych komisjach należy się wynagrodzenie w formie zryczałtowanej diety oraz inne świadczenia.

Termin złożenia wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej

20 maja 2024 r. minął termin na rozliczenie rocznej składki zdrowotnej za 2023 r. Przedsiębiorcy mają coraz mniej czasu na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty.

Zasiłek dla bezrobotnych wyższy od 1 czerwca 2024 r. Znamy kwoty brutto i netto

Od 1 czerwca 2024 r. rosną kwoty brutto i netto zasiłku dla bezrobotnych. Ile wynosi zasiłek dla bezrobotnych od czerwca? Kto ma prawo do zasiłku dla bezrobotnych? Jak długo można dostawać zasiłek dla bezrobotnych?

REKLAMA

Rodzice wcześniaków z nowymi uprawnieniami

W ministerstwie rodziny, pracy i polityki społecznej trwają prace nad projektem ustawy wydłużającej urlopy macierzyńskie. Ustawa ma wydłużyć urlop macierzyński pracownikom-rodzicom dzieci przedwcześnie urodzonych oraz pracownikom-rodzicom dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających hospitalizacji.

Zbliża się ważny termin. Trzeba wpłacić pierwszą ratę odpisu na ZFŚS

31 maja mija termin wpłaty pierwszej raty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Pracodawca powinien przekazać na konto funduszu kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisu.

REKLAMA