Kategorie

Potwierdzenie wynagrodzenia byłej pracownicy

Dariusz Noszczak
Prawnik z ponad 10-letnim doświadczeniem, specjalista w dziedzinie prawa ubezpieczeń społecznych, w tym m.in. świadczeń emerytalno-rentowych. Autor wielu publikacji poświęconych tej tematyce, doświadczony wykładowca i szkoleniowiec.
Niedawno zgłosiła się do mnie była pracownica, która pracowała u nas od 1 lipca 1971 r. do 31 grudnia 1976 r. Potrzebuje ona zaświadczenia na druku ZUS Rp-7 za ww. okres. Niestety, okazało się, że dokumentacja płacowa do 1979 r. nie została zachowana. Czy możliwe jest wystawienie zaświadczenia ZUS Rp-7 na podstawie zachowanej dokumentacji osobowej pracownicy?

Jeśli zachowała się u Państwa dokumentacja osobowa pracownicy przechodzącej na emeryturę, zaświadczenie ZUS Rp-7 może być wystawione na podstawie tej dokumentacji, z uwzględnieniem pewnych ograniczeń we wliczaniu „ruchomych” składników wynagrodzenia (o czym w uzasadnieniu). Pracownica może też udowodnić swoje wynagrodzenia na podstawie wpisów w legitymacji ubezpieczeniowej.

UZASADNIENIE

ZUS ustala podstawę wymiaru (i tym samym wysokość) emerytury uwzględniając zarobki uzyskane przez pracownika w określonych latach kariery zawodowej (w 10 kolejnych latach wybranych z ostatniego 20-lecia lub w 20 dowolnie wybranych latach z całego okresu ubezpieczenia). Wysokość tych wynagrodzeń wymaga odpowiedniego potwierdzenia, gdyż ZUS – poza pewnymi wyjątkami – nie ma informacji w tym zakresie. W związku z tym, osoba ubiegająca się o emeryturę powinna dołączyć do wniosku o przyznanie tego świadczenia dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia uzyskanego w poszczególnych latach wskazanych do ustalenia podstawy wymiaru emerytury.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym wysokość osiągniętych przez pracownika zarobków jest zaświadczenie zakładu pracy wystawione według wzoru ustalonego przez ZUS, tj. na formularzu ZUS Rp-7. W dokumencie tym pracodawca potwierdza przede wszystkim dane dotyczące okresu, za jaki został wypłacony przychód, a także wysokość tego przychodu w rozbiciu na poszczególne lata oraz składniki wynagrodzenia.

Pracodawca powinien sporządzić zaświadczenie ZUS Rp-7 na podstawie dokumentacji płacowej pracownika (np. list płac, kart zbiorczych płac). Może się jednak zdarzyć, że nie ma takiej dokumentacji, gdyż np. pracodawca zniszczył ją w czasie, gdy nie miał ustawowego obowiązku długoletniego jej przechowywania. W takim przypadku może wystawić zaświadczenie ZUS Rp-7 na podstawie dokumentacji osobowej pracownika (np. umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu lub innych pism określających wynagrodzenie danej osoby). Jednak zazwyczaj takie dokumenty wskazują jedynie, że pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w określonej wysokości (bez konieczności spełnienia żadnych dodatkowych warunków) oraz ewentualnie stałe dodatki w odpowiednich kwotach.

Potwierdzając wysokość zarobków na podstawie dokumentacji osobowej pracodawca powinien więc uwzględnić tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania stosunku pracy. Inne składniki wynagrodzenia (premie, nagrody, dodatki) wymienione w tego rodzaju dokumentacji są na ogół składnikami ruchomymi i nie ma pewności, czy zostały pracownikowi wypłacone. Pracodawca powinien uwzględnić te składniki w wystawianym zaświadczeniu jedynie wówczas, gdy na podstawie zachowanej dokumentacji można jednoznacznie stwierdzić, że:

  • zostały faktycznie wypłacone w określonej wysokości oraz
  • została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne.

Jeśli posiadana dokumentacja osobowa nie wskazuje jednoznacznie, że pracodawca wypłacił określony „ruchomy” składnik wynagrodzenia, nie powinien uwzględniać go w wystawianym zaświadczeniu.


Pracownik może również potwierdzić przed ZUS wysokość swoich wynagrodzeń przedstawiając legitymację ubezpieczeniową zawierającą odpowiednie wpisy informujące o dacie rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy, o rodzaju wykonywanej pracy, kwocie wynagrodzenia oraz roku, w którym zostało ono osiągnięte. Legitymacja powinna zawierać pieczątkę zakładu pracy lub pieczątkę imienną upoważnionego pracownika oraz podpis i imienną pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika.

Wymóg zamieszczania w legitymacjach ubezpieczeniowych imiennej pieczątki osoby dokonującej wpisu lub odpowiedzialnej za taki wpis wprowadziło dopiero rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 16 maja 1991 r. w sprawie wzorów i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych; wymagany wzór legitymacji ubezpieczeniowej stanowił załącznik nr 1 do tego rozporządzenia. Jednak ZUS uznaje również wpisy w legitymacjach bez tej pieczątki, jeśli zostały dokonane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów (do 16 czerwca 1991 r.) i nie budzą wątpliwości co do tego, czy są prawdziwe.

Jeśli wnioskodawca nie może przedłożyć oryginału legitymacji ubezpieczeniowej, powinien dostarczyć sporządzony notarialnie wypis, odpis lub wyciąg z tego dokumentu. ZUS uzna również poświadczoną przez notariusza kopię legitymacji.

Może się zdarzyć, że osoba ubiegająca się o emeryturę nie może w żaden sposób udowodnić wysokości swoich zarobków za okres pozostawania w stosunku pracy, gdyż nie zachowała się żadna dokumentacja, na podstawie której można potwierdzić wynagrodzenia, a nie posiada ona legitymacji ubezpieczeniowej zawierającej odpowiednie wpisy. W takim przypadku, jeśli ubiega się o emeryturę obliczaną choćby w części na tzw. dotychczasowych zasadach i jest w stanie udowodnić fakt pozostawania w zatrudnieniu (np. na podstawie świadectwa pracy), ZUS przyjmie za ten okres wynagrodzenie minimalne pracowników, które obowiązywało w tym czasie, proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniu oraz do wymiaru czasu pracy.

WAŻNE!

Jeżeli dokumentacja płacowa i osobowa osoby ubiegającej się o emeryturę nie została zachowana, a jest ona w stanie udowodnić fakt pozostawania w tym okresie w zatrudnieniu, ZUS przyjmie minimalne wynagrodzenie pracowników, które obowiązywało w tych okresach.

Jeśli firma nie posiada dokumentacji pozwalającej na sporządzenie dla pracownika formularza ZUS Rp-7, powinna mu wystawić zaświadczenie potwierdzające ten fakt. Dzięki temu pracownik będzie mógł udowodnić przed ZUS brak możliwości wskazania zarobków za okres pozostawania w stosunku pracy, co z kolei pozwoli na przyjęcie za ten okres minimalnego wynagrodzenia.

Podstawa prawna

  • art. 15, art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.),
  • § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. Nr 10, poz. 49 ze zm.),
  • załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 16 maja 1991 r. w sprawie wzorów i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych (Dz.U. Nr 51, poz. 223).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.