REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Korekta dokumentacji płacowej

Katarzyna Smulczyk
Specjalista ds. kadr i płac; wieloletni praktyk, doradca i audytor prawa pracy, doświadczona i ceniona trener, wykładowca uniwersytecki.; prowadzi szkolenia kadrowo-płacowe dla firm z sektora publicznego i prywatnego oraz wykłady na Uniwersytecie Łódzkim; współpracuje z kilkudziesięcioma firmami szkoleniowymi oraz prowadzi własną działalność w tym zakresie. Specjalizuje się w szkoleniach dotyczących: naliczania wynagrodzeń, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, korekty dokumentacji płacowej, prawa pracy, zasad podlegania składkom ZUS, świadczeń chorobowych i rodzicielskich oraz czasu pracy.

REKLAMA

Najczęściej występującą przyczyną powodującą konieczność korygowania dokumentacji płacowej jest sytuacja, gdy po naliczeniu listy płac pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego lub jest nieobecny z innego powodu, co ma wpływ na wysokość naliczonego wynagrodzenia. Korekta jest też konieczna, gdy wynika to z błędów popełnionych przy naliczaniu wynagrodzenia.

Najczęstszymi sytuacjami wymagającymi korekty dokumentów płacowych są:

  • zwolnienie lekarskie pracownika po naliczeniu wynagrodzenia,
  • błąd w jego naliczeniu oraz
  • niepodjęcie wypłaty przez pracownika.

Gdy pracodawca wypłaci pracownikowi wynagrodzenie za cały miesiąc, a pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego po naliczeniu wynagrodzenia, wówczas w niektórych przypadkach może zaistnieć konieczność skorygowania dokumentów płacowych. Przyjmuje się, że jeżeli pracownik korzysta z krótkotrwałego zwolnienia lekarskiego, nie ma konieczności korygowania dokumentów płacowych za dany miesiąc. Zwolnienie lekarskie może być bowiem rozliczone w miesiącu następnym. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby skorygować naliczenia wynagrodzenia za dany miesiąc. W przypadkach gdy niezdolność pracownika do wykonywania pracy obejmuje dłuższy okres, zaleca się, aby rozliczenie zwolnienia lekarskiego nastąpiło poprzez skorygowanie listy płac za dany miesiąc, ze względu na fakt, że przy dłuższej nieobecności pracownika w pracy, nie zawsze istnieje możliwość dokonania rozliczenia naliczonych składek ZUS i podatku (przykład 1).

PRZYKŁAD 1: Zwolnienie lekarskie

W firmie X termin wypłaty wynagrodzenia ustalono na 27. dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie za kwiecień 2011 r. wypłacono 26 kwietnia 2011 r. Przed końcem miesiąca – 28 kwietnia – doszło do wypadku przy pracy. W konsekwencji poszkodowana pracownica przebywa na zwolnieniu lekarskim od 28 kwietnia 2011 r. do 20 maja 2011 r. i jest nieobecna w dalszym ciągu.

Gdyby choroba pracownicy miała krótkotrwały charakter, rozliczenie zwolnienia lekarskiego mogłoby nastąpić w maju 2011 r. Wówczas na liście płac za maj 2011 r. pracodawca dokonałby pomniejszenia wynagrodzenia za czas zwolnienia lekarskiego za okres od 28 kwietnia do 30 kwietnia 2011 r. oraz wykazałby wysokość zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego za 3 dni zwolnienia lekarskiego. Jednak ze względu na długotrwałą chorobę, rozliczenie zwolnienia lekarskiego powinno zostać rozliczone poprzez skorygowanie listy płac za kwiecień 2011 r. Ze względu na fakt, że pracownica w kolejnych miesiącach będzie miała wypłacany zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, pracodawca nie miałby możliwości rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Wypłata wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków finansowanych z ZUS powinna być wypłacona w terminach przyjętych u danego pracodawcy jako termin wypłaty wynagrodzenia. Świadczenia te powinny być jednak wypłacone nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do świadczeń chorobowych.

Pracodawca powinien dokonać w tym przypadku korekty listy płac za kwiecień 2011 r., dokonując w niej naliczeń za przysługujący pracownicy zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego oraz pomniejszając wynagrodzenie za czas przepracowany za 3 dni zwolnienia lekarskiego. Pracodawca może dokonać z wynagrodzenia pracownika potrącenia w pełnej wysokości niesłusznie wypłaconego wynagrodzenia za czas nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia bez uzyskiwania zgody od pracownika. Należy przy tym pamiętać, że takiego potrącenia bez zgody pracownika można dokonać tylko w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia (wyrok SN z 4 października 1994 r., sygn. akt I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89). W przypadku gdyby pracodawca chciał dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika w miesiącach późniejszych, musiałby uzyskać od pracownika pisemną zgodę na dokonanie potrącenia.


W sytuacji gdy pracodawca dokonał błędnego naliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika, musi on skorygować je i wypłacić w prawidłowej wysokości. Jeżeli w danym miesiącu nie zagwarantuje on pracownikowi co najmniej minimalnego wynagrodzenia, ma obowiązek uzupełnienia wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania. Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia powinno być wypłacone za okres każdego miesiąca łącznie z wypłatą wynagrodzenia. W przypadku wypłacenia wynagrodzenia niższego od wynagrodzenia minimalnego pracodawca ma obowiązek dokonania prawidłowych naliczeń i skorygowania listy płac za dany miesiąc (przykład 2).

PRZYKŁAD 2: Błąd pracodawcy

Pracodawca zatrudnił pracownika z wynagrodzeniem zasadniczym 1200 zł brutto. W umowie zawarł zapis, który mówił, że istnieje możliwość przyznania premii uznaniowej. Termin wypłaty wynagrodzenia ustalono na 10. dzień następnego miesiąca. Pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2 uprawniające pracodawcę do odliczania ulgi podatkowej. Pracownik świadczy pracę od poniedziałku do piątku. W maju 2011 r. pracodawca uznał, że pracownikowi nie będzie przysługiwała premia uznaniowa i wypłacił mu 9 maja 2011 r. tylko 1200 zł brutto wynagrodzenia zasadniczego. 11 maja 2011 r. pracownik wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o wypłatę wyrównania do minimalnego wynagrodzenia. Pracodawca stwierdził, że wyrównanie wypłaci w przyszłym miesiącu. Takie postępowanie pracodawcy nie jest prawidłowe. Pracodawca powinien dokonać wyliczenia wyrównania do minimalnego wynagrodzenia, skorygowania listy płac za maj 2011 r. oraz wypłacenia należnego wynagrodzenia pracownikowi.

Sposób dokonania korekty przedstawiają tabele 1 i 2.

Tabela 1. Lista płac za maj 2011 r. (przed dokonaniem korekty)

Wynagrodzenie zasadnicze

1200,00 zł

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe

1200,00 zł

Składka na ubezpieczenie emerytalne (1200 zł x 9,76%)

117,12 zł

Składka na ubezpieczenie rentowe (1200 zł x 1,5%)

18,00 zł

Składka na ubezpieczenie chorobowe (1200 zł x 2,45%)

29,40 zł

Razem składki na ubezpieczenia społeczne (117,12 zł + 18 zł + 29,40 zł)

164,52 zł

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (1200 zł – 164,52 zł)

1035,48 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (1035,48 zł x 9%)

93,19 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (1035,48 zł x 7,75%)

80,25 zł

Koszty uzyskania przychodu

111,25 zł

Podstawa opodatkowania (1200 zł – 164,52 zł – 111,25 zł)

924,00 zł

Naliczona zaliczka na podatek dochodowy (924 zł x 18% – 46,33 zł)

119,99 zł

Należna zaliczka na podatek dochodowy (119,99 zł – 80,25 zł)

40,00 zł

Do wypłaty (1200 zł – 164,52 zł – 93,19 zł – 40 zł)

902,29 zł

Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia:

1386 zł : 168 godzin (nominalny czas w maju 2011 r.) = 8,25 zł

1200 zł : 168 godzin (nominalny czas pracy w maju 2011 r.) = 7,14 zł

8,25 zł – 7,14 zł = 1,11 zł (różnica między stawką za jedną godzinę pracy wynikającą z minimalnego wynagrodzenia a stawką za jedną godzinę pracy z wynagrodzenia wypłaconego)

1,11 zł x 168 godzin = 186,48 zł – kwota wyrównania do minimalnego wynagrodzenia.

Kwota brutto za maj 2011 r.: 1200 zł + 186,48 zł = 1386,48 zł.


Tabela 2. Lista płac za maj 2011 r. (po dokonaniu korekty)

Wynagrodzenie zasadnicze

1200,00 zł

Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia

186,48 zł

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe

1386,48 zł

Składka na ubezpieczenie emerytalne (1386,48 zł x 9,76%)

135,35 zł

Składka na ubezpieczenie rentowe (1386,48 zł x 1,5%)

20,80 zł

Składka na ubezpieczenie chorobowe (1386,48 zł x 2,45%)

33,97 zł

Razem składki na ubezpieczenia społeczne (135,35 zł + 20,80 zł + 33,97 zł)

190,09 zł

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (1386,48 zł – 190,09 zł)

1196,39 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (1196,39 zł x 9%)

107,68 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (1196,39 zł x 7,75%)

92,72 zł

Koszty uzyskania przychodu

111,25 zł

Podstawa opodatkowania (1386,48 zł – 190,09 zł – 111,25 zł)

1085 zł

Naliczona zaliczka na podatek dochodowy (1085 zł x 18% – 46,33 zł)

148,97 zł

Należna zaliczka na podatek dochodowy (148,97 zł – 92,72 zł)

56,00 zł

Do wypłaty (1386,48 zł – 190,09 zł – 107,68 zł – 56 zł)

1032,71 zł

Po sporządzeniu korekty listy płac pracodawca powinien wypłacić różnicę zaniżonego wynagrodzenia w kwocie 130,42 zł (1032,71 zł – 902,29 zł).

Wreszcie w przypadku, gdy pracodawca naliczy wynagrodzenie dla pracownika, musi być ono wypłacone w terminie wyznaczonym jako termin wypłaty wynagrodzenia. Od naliczonego wynagrodzenia pracodawca ma obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli pracownik nie podejmie przysługującego mu wynagrodzenia, pracodawca nie koryguje naliczonej listy płac, lecz wykazuje wszystkie należne składki na ZUS i podatek dochodowy w takiej wysokości, w jakiej zostały naliczone (przykład 3).

PRZYKŁAD 3: Niepodjęcie wynagrodzenia

Pracodawca zatrudnił pracownika od 1 marca 2011 r. na czas określony do 31 grudnia 2011 r. Pracownik nie wyraził na piśmie zgody, aby jego wynagrodzenie było przekazywane na rachunek bankowy. Pieniądze wypłacano w kasie pracodawcy. Termin wypłaty wynagrodzenia w firmie ustalono na 8. dnia następnego miesiąca. Pracownik 30 kwietnia 2011 r. przyszedł ostatni raz do pracy i od 1 maja 2011 r. nie pojawił się w pracy – porzucił ją. Pracodawca naliczył należne wynagrodzenie za czas przepracowany dla pracownika oraz ekwiwalent za niewykorzystane godziny urlopu wypoczynkowego, dokonując naliczeń na składki na ubezpieczenia społeczne i składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Pracownik jednak nie zgłosił się po odbiór należnego mu wynagrodzenia.

Mimo że pracownik nie podjął tego wynagrodzenia, pracodawca ma obowiązek naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Nie ma w tym przypadku podstaw prawnych, które zwalniałyby pracodawcę z obowiązku naliczenia składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy. A tym samym nie ma konieczności dokonywania korekty listy płac, deklaracji ZUS i PIT.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki nieposiadające osobowości prawnej mają jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek od osób, które uzyskują od tych zakładów pracy przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. Według stanowisk urzędów skarbowych nie ma podstaw, aby w takim przypadku dokonywać korekty wystawionego PIT-4 czy PIT-11. Oznacza to tym samym, że niepodjęcie przez pracownika przysługującego mu wynagrodzenia nie powoduje konieczności korygowania sporządzonych przez pracodawcę dokumentów płacowych.

Podstawa prawna

  • Art. 11 i 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 84, poz. 455.
  • Art. 7 pkt. 1 i 2 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – Dz.U. z 2002 r. nr 200, poz. 1679; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 157, poz. 1314.
  • Art. 64 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 225, poz. 1463.
  • Art. 87 § 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 63, poz. 322.

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Oskładkowanie umów o dzieło. Komentarz ministry rodziny, pracy i polityki społecznej

Ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk podkreśliła, że pełne ozusowanie umów zleceń nie budzi kontrowersji ani pracodawców, ani pracowników. To rozwiązanie jest akceptowane przez organizacje społeczne.

Kiedy jest niedziela handlowa w czerwcu?

Czy 30 czerwca 2024 to niedziela handlowa? Czy w czerwcu jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe? Kto może stać za ladą w niedziele?

Ważna zmiana Kodeksu pracy. Pracodawcy ochronią pracowników przed substancjami szkodliwymi dla funkcji seksualnych i płodności

Pracodawcy będą musieli chronić pracowników przed substancjami reprotoksycznymi. Substancje te są szkodliwe m.in. dla płodności i funkcji seksualnych kobiet i mężczyzn. Nowelizacja dostosowuje polskie przepisy do przepisów Unii Europejskiej.

Podwyżki 4,1% brutto dla nauczycieli od 1 stycznia 2025 r. Ile brutto i netto dla początkującego, mianowanego i dyplomowanego?

Nauczyciele otrzymali w 2024 r. podwyżkę o 30%. I negocjują z rządem utrzymanie wysokiej dynamiki podwyżek w 2025 r. Ale premier Donald Tusk zapowiedział, że budżetówka otrzyma tylko 4,1% podwyżki. Ile w tym wariancie wynoszą podwyżki netto i brutto dla nauczycieli w 2025 r.?  

REKLAMA

MRPiPS Dziemianowicz-Bąk: składki ZUS od umowy o dzieło, która jest jedynym źródłem dochodu

Umowy o dzieło, które są jedynym źródłem dochodu, powinny zostać objęte składkami ZUS. Pełne ozusowanie umów zleceń nie budzi kontrowersji ani pracodawców, ani pracowników - powiedziała portalowi Wp.pl ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk.

MEN: kontrole, czy nauczyciele się doskonalą. Zapraszamy min. B. Nowacką na lekcję matematyki w klasie liczącej 37 uczniów

Ministerstwo Edukacji Narodowej (MEN) ogłosiło, że kuratorzy będą monitorować realizację zadań związanych z doskonaleniem zawodowym nauczycieli w szkołach, które osiągają najniższe wyniki w egzaminie ósmoklasisty. Nauczyciele z kolei pytają, jak mają osiągać dobre wyniki, pracując w klasach, które są zbyt liczne i niedoinwestowane.

ZUS: Uczniowie i studenci mogą więcej dorobić w wakacje

ZUS przypomina, że od 1 czerwca 2024 r. uczniowie i studenci, którzy pobierają rentę rodzinną, mogą więcej dorobić do swojego świadczenia. Zmieniły się kwoty graniczne przychodu, które będą obowiązywać do 31 sierpnia br.

KRUS: Składki na ubezpieczenia społeczne rolników w III kwartale 2024 r. [za rolników, małżonków, domowników, pomocników rolnika]

Rolnicy i ich domownicy ubezpieczeni w KRUS muszą opłacić składki na składki na swoje ubezpieczenie społeczne za III kwartał 2024. Jaki jest termin płatności i wysokość składek?

REKLAMA

Co się zmieni 1 lipca 2024 r. Nie tylko minimalne wynagrodzenie za pracę - także niektóre świadczenia

Od 1 lipca 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę zwiększy się do 4300 zł. Od tego dnia zmienią się również niektóre świadczenia przewidziane w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych.

Minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie o 58 zł, a minimalna stawka godzinowa zwiększy się o 0,40 zł

Od 1 lipca 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę zwiększy się do 4300 zł. Minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych wzrośnie do 28,10 zł.

REKLAMA