Kategorie

Przechowywanie dokumentów ze zdjęciami w aktach osobowych pracowników

Małgorzata Podgórska
Pracownicy dostarczają nam różne dokumenty ze zdjęciami potwierdzające ich kwalifikacje zawodowe, np. prawo jazdy, dyplom wyższej uczelni itp. Czy dopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych pracownika kopii tych dokumentów?

Kopie dokumentów potwierdzających umiejętności i kwalifikacje zawodowe, w tym także te, które zawierają zdjęcia pracowników (lub kandydatów), powinny być przechowywane w aktach osobowych. Przechowywanie tych dokumentów powinno odbywać się w sposób zapewniający ochronę dóbr osobistych pracownika (kandydata) oraz zawartych w nich danych osobowych.

UZASADNIENIE

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Udokumentowanie danych kandydata w zakresie wykształcenia zwykle odbywa się przez złożenie kopii świadectw lub dyplomów ukończenia szkół. Takie dokumenty mogą zawierać zdjęcia.

Na etapie rekrutacji kandydat na pracownika składa także często CV, które również może zawierać zdjęcie osoby aplikującej do pracy. Zdjęcia w CV kandydaci do pracy zamieszczają często dobrowolnie, ponieważ pracodawca nie może od nich tego żądać. Zdjęcie kandydata dostarcza pracodawcy wiele dodatkowych informacji, do których żądania nie jest on uprawniony, jak chociażby niepełnosprawność, rasa, pochodzenie etniczne, wygląd, a które mogą stanowić przyczyny dyskryminacji.

W aktach osobowych pracownika przechowywane są dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A), dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika (część B) oraz dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (część C).

W aktach osobowych przechowuje się zatem dokumenty złożone na etapie zatrudniania pracownika, np. CV, oraz składa się odpisy lub kopie dokumentów potwierdzających osiągnięcia i umiejętności zawodowe, np. prawo jazdy lub dyplom ukończenia uczelni wyższej, które zawierają zdjęcia. Nie ma przeszkód prawnych, aby takie dokumenty ze zdjęciami były przechowywane w aktach osobowych pracownika. Trzeba jednak pamiętać, że należy to robić zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.


WAŻNE!

Nie ma przeszkód prawnych, aby przechowywać w aktach osobowych dokumenty ze zdjęciami pracowników.

Dostęp do dokumentów znajdujących się w aktach osobowych mogą mieć tylko niektóre osoby zatrudnione w komórce kadrowej – upoważnione przez pracodawcę.

Zdjęcia znajdujące się w dokumentach składanych do akt osobowych nie mogą być wykorzystywane w celu niemającym bezpośredniego związku z wykonywaną pracą. Nie można udostępniać takiego zdjęcia osobom trzecim ani wykorzystywać w innym niż wyżej wspomniany celu, gdyż pracodawca naraziłby się na zarzut naruszenia dóbr osobistych pracownika, a konkretnie jego wizerunku.

WAŻNE!

Zdjęcia pracowników znajdujące się w aktach osobowych mogą być wykorzystane tylko do celów związanych z wykonywaniem pracy.

Pracodawca nie może natomiast żądać od kandydatów do pracy oraz od pracowników ich zdjęć. Ogólnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie przewidują bowiem takiego uprawnienia pracodawcy. Wyjątkiem od tego jest np. sytuacja, kiedy pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia mu legitymację, przepustkę lub inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem. W takim przypadku, jeżeli z przepisów wewnątrzzakładowych wynika, że te dokumenty zawierają zdjęcie pracownika, pracodawca może go zażądać od pracownika lub kandydata do pracy.

Podstawa prawna

  • art. 111, art. 221 § 1 Kodeksu pracy,
  • art. 23 Kodeksu cywilnego,
  • art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.),
  • § 1, § 4, § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.

    Składka zdrowotna 2022 - Nowy Ład

    Składka zdrowotna w 2022 r. - jaką składkę wprowadza Nowy Ład? O ile wzrośnie składka na ubezpieczenie zdrowotne w 2022 r.?

    Wyższe wynagrodzenie młodocianych od 1 września 2021 r.

    Wyższe wynagrodzenie młodocianych pracowników przysługuje od 1 września 2021 r. Jakie są minimalne stawki?