Kategorie

Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej

Joanna Pysiewicz-Jężak
Pracodawca wysyłający pracownika w zagraniczną podróż służbową powinien mu wypłacić nie tylko diety, ale również zwrócić inne poniesione wydatki, np. koszty związane z wynajęciem pokoju hotelowego.

Szczegółowe kwestie dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych reguluje rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (zwane dalej rozporządzeniem).

Wysokość diet

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych uzasadnionych wydatków.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość świadczenia jest różna i uzależniona od kraju docelowego. Stawki diet w podziale na poszczególne kraje zostały określone w załączniku do rozporządzenia.

Zagraniczna podróż służbowa w święto >>

Dobą do celów obliczania należności przewidzianych w rozporządzeniu są kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Dietę oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży trwającą:
    – do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    – ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
    – ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi przysługuje 25% diety w sytuacji, gdy otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej). Natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio: 15% diety na śniadanie, 30% diety na obiad, 30% diety na kolację oraz 25% diety na inne wydatki.

Rozliczenie innych kosztów podróży

Reklama

Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim porusza się pracownik w podróży służbowej. Jeśli pracownik odbywa podróż swoim prywatnym samochodem, to przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawki określone w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w wysokości nieprzekraczającej limitów określonych w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej albo za zgodą pracownika w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Zagraniczna podróż służbowa a oddelegowanie >>

Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Pracownik rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.

WAŻNE!

Obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.


Przykłady

Pracownik został wysłany w podróż służbową na Ukrainę. 11 stycznia 2011 r. wyjechał z miejsca zamieszkania służbowym samochodem o godz. 5.00 rano. Granicę polsko-ukraińską przekroczył o godz. 11.30. Powrót nastąpił 13 stycznia. Granicę Polski pracownik przekroczył o godz. 10.00, a do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 17.00. Nie miał zapewnionego noclegu ani wyżywienia.

Pracownikowi należą się diety w pełnej wysokości, gdyż nie miał zapewnionego wyżywienia.

Podróż zagraniczna trwała 46,5 godziny (1 pełna doba i 22,5 godziny), dlatego pracownik nabył prawo do 2 diet.

Wysokość diety za dobę podróży dla Ukrainy wynosi 48 USD (2 x 48 USD = 96 USD).

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi 96 USD z tytułu należnych diet.

Pracownik nie przedstawił rachunku za 2 noclegi, w związku z tym przysługuje mu ryczałt w wysokości 50 USD:

2 × 100 USD × 25% = 50 USD.

Pracownik przedstawił rachunek za benzynę – 80 USD (w przeliczeniu z waluty ukraińskiej).

Pracodawca przed wyjazdem wypłacił zaliczkę w wysokości 100 USD.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 126 USD:

(96 USD + 50 USD + 80 USD) – 100 USD = 126 USD.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

***

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Pragi i Bratysławy, gdzie miał spotkać się z kontrahentami firmy. Pracownik z miejsca zamieszkania wyruszył 18 stycznia o godz. 6.00. Granicę polsko-czeską przekroczył o godz. 11.00. W Czechach po spotkaniu z kontrahentami nocował w hotelu, gdzie w cenę noclegu wliczone było śniadanie – przedstawił rachunek na 60 euro. Z hotelu wyjechał z samego rana i o godz. 8.00 był na Słowacji. Po zakończonej pracy wyruszył w drogę powrotną do Polski. Granicę słowacko-polską przekroczył o 17.00 i do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 1.00.

W omawianym przykładzie oba państwa były miejscem docelowym i pracodawca powinien wypłacić diety zgodnie z limitem obowiązującym dla tych państw.

Pracownik poruszał się służbowym samochodem i przedstawił rachunek na 130 euro za paliwo, opłaty parkingowe i przejazd autostradą.

Przed wyjazdem pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 150 euro.

Wysokość diety za dobę podróży w Czechach i na Słowacji wynosi 33 euro.

W Czechach pracownik miał zapewnione śniadanie, dlatego powinien otrzymać dietę pomniejszoną o 15%:

33 x 85% = 28 euro.

Na Słowacji podróż służbowa trwała nie dłużej niż 12 godzin, pracownik powinien więc otrzymać połowę diety:

33 euro x 50% = 16,5 euro.

Łączne wydatki poniesione przez pracownika wraz z należnymi dietami wynoszą 234,50 euro.

28 + 16,5 (diety) + 60 (koszt hotelu) + 130 (koszt paliwa i przejazdów) = 234,50 euro.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 84,5 euro:

234,50 euro – 150 euro (zaliczka) = 84,5 euro.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

Podstawa prawna:

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Pracownik niepełnosprawny – jakie prawa?

    Pracownik niepełnosprawny - jakie prawa przyznaje Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej? Jaki jest wymiar czasu pracy i urlopu?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

    Czas wolny za nadgodziny a odpoczynek tygodniowy

    Czas wolny za nadgodziny może zostać zaliczony do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. To stanowisko MRPiT z dnia 5 maja 2021 r.

    PIP kontroluje małe budowy

    Kontrole PIP - mała budowa to miejsce, gdzie najczęściej w budownictwie występują wypadki przy pracy. PIP rozpoczęła więc akcję "Kontrole na małych budowach".

    Przeciętne wynagrodzenie 2021

    Przeciętne wynagrodzenie w 2021 r. wzrosło o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ile wynosi?

    Amerykański pracodawca wymarzony dla Polaków

    Amerykański pracodawca jest pracodawcą wymarzonym dla Polaków. Najchętniej pracowaliby dla korporacji z zagranicznym kapitałem, przede wszystkim z USA.

    Praca na magazynie - ile zarabia pracownik i kierownik magazynu

    Praca na magazynie - jakie są zarobki? Ile zarabia pracownik, a ile kierownik magazynu?

    Pandemia lekcją dla HR-owców

    Pandemia jest dla HR-owców lekcją, która wpłynie na przyszłość tego zawodu

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?