REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Pysiewicz-Jężak

REKLAMA

Pracodawca wysyłający pracownika w zagraniczną podróż służbową powinien mu wypłacić nie tylko diety, ale również zwrócić inne poniesione wydatki, np. koszty związane z wynajęciem pokoju hotelowego.

Szczegółowe kwestie dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych reguluje rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (zwane dalej rozporządzeniem).

REKLAMA

Autopromocja

Wysokość diet

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych uzasadnionych wydatków.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość świadczenia jest różna i uzależniona od kraju docelowego. Stawki diet w podziale na poszczególne kraje zostały określone w załączniku do rozporządzenia.

Zagraniczna podróż służbowa w święto >>

Dobą do celów obliczania należności przewidzianych w rozporządzeniu są kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dietę oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży trwającą:
    – do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    – ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
    – ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi przysługuje 25% diety w sytuacji, gdy otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej). Natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio: 15% diety na śniadanie, 30% diety na obiad, 30% diety na kolację oraz 25% diety na inne wydatki.

Rozliczenie innych kosztów podróży

REKLAMA

Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim porusza się pracownik w podróży służbowej. Jeśli pracownik odbywa podróż swoim prywatnym samochodem, to przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawki określone w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w wysokości nieprzekraczającej limitów określonych w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej albo za zgodą pracownika w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Zagraniczna podróż służbowa a oddelegowanie >>

Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Pracownik rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.

WAŻNE!

Obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.


Przykłady

Pracownik został wysłany w podróż służbową na Ukrainę. 11 stycznia 2011 r. wyjechał z miejsca zamieszkania służbowym samochodem o godz. 5.00 rano. Granicę polsko-ukraińską przekroczył o godz. 11.30. Powrót nastąpił 13 stycznia. Granicę Polski pracownik przekroczył o godz. 10.00, a do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 17.00. Nie miał zapewnionego noclegu ani wyżywienia.

Pracownikowi należą się diety w pełnej wysokości, gdyż nie miał zapewnionego wyżywienia.

Podróż zagraniczna trwała 46,5 godziny (1 pełna doba i 22,5 godziny), dlatego pracownik nabył prawo do 2 diet.

Wysokość diety za dobę podróży dla Ukrainy wynosi 48 USD (2 x 48 USD = 96 USD).

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi 96 USD z tytułu należnych diet.

Pracownik nie przedstawił rachunku za 2 noclegi, w związku z tym przysługuje mu ryczałt w wysokości 50 USD:

2 × 100 USD × 25% = 50 USD.

Pracownik przedstawił rachunek za benzynę – 80 USD (w przeliczeniu z waluty ukraińskiej).

Pracodawca przed wyjazdem wypłacił zaliczkę w wysokości 100 USD.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 126 USD:

(96 USD + 50 USD + 80 USD) – 100 USD = 126 USD.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

***

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Pragi i Bratysławy, gdzie miał spotkać się z kontrahentami firmy. Pracownik z miejsca zamieszkania wyruszył 18 stycznia o godz. 6.00. Granicę polsko-czeską przekroczył o godz. 11.00. W Czechach po spotkaniu z kontrahentami nocował w hotelu, gdzie w cenę noclegu wliczone było śniadanie – przedstawił rachunek na 60 euro. Z hotelu wyjechał z samego rana i o godz. 8.00 był na Słowacji. Po zakończonej pracy wyruszył w drogę powrotną do Polski. Granicę słowacko-polską przekroczył o 17.00 i do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 1.00.

W omawianym przykładzie oba państwa były miejscem docelowym i pracodawca powinien wypłacić diety zgodnie z limitem obowiązującym dla tych państw.

Pracownik poruszał się służbowym samochodem i przedstawił rachunek na 130 euro za paliwo, opłaty parkingowe i przejazd autostradą.

Przed wyjazdem pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 150 euro.

Wysokość diety za dobę podróży w Czechach i na Słowacji wynosi 33 euro.

W Czechach pracownik miał zapewnione śniadanie, dlatego powinien otrzymać dietę pomniejszoną o 15%:

33 x 85% = 28 euro.

Na Słowacji podróż służbowa trwała nie dłużej niż 12 godzin, pracownik powinien więc otrzymać połowę diety:

33 euro x 50% = 16,5 euro.

Łączne wydatki poniesione przez pracownika wraz z należnymi dietami wynoszą 234,50 euro.

28 + 16,5 (diety) + 60 (koszt hotelu) + 130 (koszt paliwa i przejazdów) = 234,50 euro.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 84,5 euro:

234,50 euro – 150 euro (zaliczka) = 84,5 euro.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Na ile oszacowano miesięczną wartość nieodpłatnej pracy domowej? Wartość „ukrytej” pracy kobiet była znacznie wyższa niż mężczyzn

Ile wynosi średnia miesięczna wartość nieodpłatnej pracy domowej? Kobiety, zwłaszcza matki małych dzieci, wykonują znacząco więcej nieodpłatnej pracy domowej niż mężczyźni. Różnice te są widoczne we wszystkich obszarach codziennych obowiązków. Ocenia Polski Instytut Ekonomiczny, powołując się na badania GUS.

Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

REKLAMA

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

REKLAMA

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA