Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej

Szczegółowe kwestie dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych reguluje rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (zwane dalej rozporządzeniem).

Autopromocja

Wysokość diet

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety,
• zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych uzasadnionych wydatków.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość świadczenia jest różna i uzależniona od kraju docelowego. Stawki diet w podziale na poszczególne kraje zostały określone w załączniku do rozporządzenia.

Zagraniczna podróż służbowa w święto >>

Autopromocja

Kodeks pracy 2024
Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Dobą do celów obliczania należności przewidzianych w rozporządzeniu są kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Dietę oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę podróży trwającą:
  – do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  – ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
  – ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi przysługuje 25% diety w sytuacji, gdy otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej). Natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio: 15% diety na śniadanie, 30% diety na obiad, 30% diety na kolację oraz 25% diety na inne wydatki.

Autopromocja

Webinarium:
20 problemów kadrowca na przełomie roku

Termin: 15 grudnia 2023

Sprawdź

Rozliczenie innych kosztów podróży

Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim porusza się pracownik w podróży służbowej. Jeśli pracownik odbywa podróż swoim prywatnym samochodem, to przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawki określone w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w wysokości nieprzekraczającej limitów określonych w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2024
Prawo pracy, ZUS, podatki, rachunkowość

Sprawdź

Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej albo za zgodą pracownika w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Zagraniczna podróż służbowa a oddelegowanie >>

Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Pracownik rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.

Autopromocja

Webinarium:
20 problemów kadrowca na przełomie roku

Termin: 15 grudnia 2023

Sprawdź

WAŻNE!

Obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Autopromocja

IFK Platforma
Księgowych i Kadrowych

Sprawdź

Przykłady

Pracownik został wysłany w podróż służbową na Ukrainę. 11 stycznia 2011 r. wyjechał z miejsca zamieszkania służbowym samochodem o godz. 5.00 rano. Granicę polsko-ukraińską przekroczył o godz. 11.30. Powrót nastąpił 13 stycznia. Granicę Polski pracownik przekroczył o godz. 10.00, a do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 17.00. Nie miał zapewnionego noclegu ani wyżywienia.

Pracownikowi należą się diety w pełnej wysokości, gdyż nie miał zapewnionego wyżywienia.

Autopromocja

Podróż zagraniczna trwała 46,5 godziny (1 pełna doba i 22,5 godziny), dlatego pracownik nabył prawo do 2 diet.

Wysokość diety za dobę podróży dla Ukrainy wynosi 48 USD (2 x 48 USD = 96 USD).

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi 96 USD z tytułu należnych diet.

Pracownik nie przedstawił rachunku za 2 noclegi, w związku z tym przysługuje mu ryczałt w wysokości 50 USD:

2 × 100 USD × 25% = 50 USD.

Pracownik przedstawił rachunek za benzynę – 80 USD (w przeliczeniu z waluty ukraińskiej).

Pracodawca przed wyjazdem wypłacił zaliczkę w wysokości 100 USD.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 126 USD:

(96 USD + 50 USD + 80 USD) – 100 USD = 126 USD.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

***

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Pragi i Bratysławy, gdzie miał spotkać się z kontrahentami firmy. Pracownik z miejsca zamieszkania wyruszył 18 stycznia o godz. 6.00. Granicę polsko-czeską przekroczył o godz. 11.00. W Czechach po spotkaniu z kontrahentami nocował w hotelu, gdzie w cenę noclegu wliczone było śniadanie – przedstawił rachunek na 60 euro. Z hotelu wyjechał z samego rana i o godz. 8.00 był na Słowacji. Po zakończonej pracy wyruszył w drogę powrotną do Polski. Granicę słowacko-polską przekroczył o 17.00 i do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 1.00.

W omawianym przykładzie oba państwa były miejscem docelowym i pracodawca powinien wypłacić diety zgodnie z limitem obowiązującym dla tych państw.

Pracownik poruszał się służbowym samochodem i przedstawił rachunek na 130 euro za paliwo, opłaty parkingowe i przejazd autostradą.

Przed wyjazdem pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 150 euro.

Wysokość diety za dobę podróży w Czechach i na Słowacji wynosi 33 euro.

W Czechach pracownik miał zapewnione śniadanie, dlatego powinien otrzymać dietę pomniejszoną o 15%:

33 x 85% = 28 euro.

Na Słowacji podróż służbowa trwała nie dłużej niż 12 godzin, pracownik powinien więc otrzymać połowę diety:

33 euro x 50% = 16,5 euro.

Łączne wydatki poniesione przez pracownika wraz z należnymi dietami wynoszą 234,50 euro.

28 + 16,5 (diety) + 60 (koszt hotelu) + 130 (koszt paliwa i przejazdów) = 234,50 euro.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 84,5 euro:

234,50 euro – 150 euro (zaliczka) = 84,5 euro.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ Kodeksu pracy,
• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.),
• rozporządzenie z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).