REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Pysiewicz-Jężak

REKLAMA

Pracodawca wysyłający pracownika w zagraniczną podróż służbową powinien mu wypłacić nie tylko diety, ale również zwrócić inne poniesione wydatki, np. koszty związane z wynajęciem pokoju hotelowego.

Szczegółowe kwestie dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych reguluje rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (zwane dalej rozporządzeniem).

REKLAMA

Autopromocja

Wysokość diet

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych uzasadnionych wydatków.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość świadczenia jest różna i uzależniona od kraju docelowego. Stawki diet w podziale na poszczególne kraje zostały określone w załączniku do rozporządzenia.

Zagraniczna podróż służbowa w święto >>

Dobą do celów obliczania należności przewidzianych w rozporządzeniu są kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dietę oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży trwającą:
    – do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    – ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
    – ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi przysługuje 25% diety w sytuacji, gdy otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej). Natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio: 15% diety na śniadanie, 30% diety na obiad, 30% diety na kolację oraz 25% diety na inne wydatki.

Rozliczenie innych kosztów podróży

REKLAMA

Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim porusza się pracownik w podróży służbowej. Jeśli pracownik odbywa podróż swoim prywatnym samochodem, to przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawki określone w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w wysokości nieprzekraczającej limitów określonych w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej albo za zgodą pracownika w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Zagraniczna podróż służbowa a oddelegowanie >>

Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Pracownik rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.

WAŻNE!

Obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.


Przykłady

Pracownik został wysłany w podróż służbową na Ukrainę. 11 stycznia 2011 r. wyjechał z miejsca zamieszkania służbowym samochodem o godz. 5.00 rano. Granicę polsko-ukraińską przekroczył o godz. 11.30. Powrót nastąpił 13 stycznia. Granicę Polski pracownik przekroczył o godz. 10.00, a do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 17.00. Nie miał zapewnionego noclegu ani wyżywienia.

Pracownikowi należą się diety w pełnej wysokości, gdyż nie miał zapewnionego wyżywienia.

Podróż zagraniczna trwała 46,5 godziny (1 pełna doba i 22,5 godziny), dlatego pracownik nabył prawo do 2 diet.

Wysokość diety za dobę podróży dla Ukrainy wynosi 48 USD (2 x 48 USD = 96 USD).

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi 96 USD z tytułu należnych diet.

Pracownik nie przedstawił rachunku za 2 noclegi, w związku z tym przysługuje mu ryczałt w wysokości 50 USD:

2 × 100 USD × 25% = 50 USD.

Pracownik przedstawił rachunek za benzynę – 80 USD (w przeliczeniu z waluty ukraińskiej).

Pracodawca przed wyjazdem wypłacił zaliczkę w wysokości 100 USD.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 126 USD:

(96 USD + 50 USD + 80 USD) – 100 USD = 126 USD.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

***

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Pragi i Bratysławy, gdzie miał spotkać się z kontrahentami firmy. Pracownik z miejsca zamieszkania wyruszył 18 stycznia o godz. 6.00. Granicę polsko-czeską przekroczył o godz. 11.00. W Czechach po spotkaniu z kontrahentami nocował w hotelu, gdzie w cenę noclegu wliczone było śniadanie – przedstawił rachunek na 60 euro. Z hotelu wyjechał z samego rana i o godz. 8.00 był na Słowacji. Po zakończonej pracy wyruszył w drogę powrotną do Polski. Granicę słowacko-polską przekroczył o 17.00 i do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 1.00.

W omawianym przykładzie oba państwa były miejscem docelowym i pracodawca powinien wypłacić diety zgodnie z limitem obowiązującym dla tych państw.

Pracownik poruszał się służbowym samochodem i przedstawił rachunek na 130 euro za paliwo, opłaty parkingowe i przejazd autostradą.

Przed wyjazdem pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 150 euro.

Wysokość diety za dobę podróży w Czechach i na Słowacji wynosi 33 euro.

W Czechach pracownik miał zapewnione śniadanie, dlatego powinien otrzymać dietę pomniejszoną o 15%:

33 x 85% = 28 euro.

Na Słowacji podróż służbowa trwała nie dłużej niż 12 godzin, pracownik powinien więc otrzymać połowę diety:

33 euro x 50% = 16,5 euro.

Łączne wydatki poniesione przez pracownika wraz z należnymi dietami wynoszą 234,50 euro.

28 + 16,5 (diety) + 60 (koszt hotelu) + 130 (koszt paliwa i przejazdów) = 234,50 euro.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 84,5 euro:

234,50 euro – 150 euro (zaliczka) = 84,5 euro.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA