REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej

Joanna Pysiewicz-Jężak

REKLAMA

Pracodawca wysyłający pracownika w zagraniczną podróż służbową powinien mu wypłacić nie tylko diety, ale również zwrócić inne poniesione wydatki, np. koszty związane z wynajęciem pokoju hotelowego.

Szczegółowe kwestie dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych reguluje rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (zwane dalej rozporządzeniem).

REKLAMA

Autopromocja

Wysokość diet

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych uzasadnionych wydatków.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość świadczenia jest różna i uzależniona od kraju docelowego. Stawki diet w podziale na poszczególne kraje zostały określone w załączniku do rozporządzenia.

Zagraniczna podróż służbowa w święto >>

Dobą do celów obliczania należności przewidzianych w rozporządzeniu są kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dietę oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży trwającą:
    – do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    – ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
    – ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi przysługuje 25% diety w sytuacji, gdy otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej). Natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio: 15% diety na śniadanie, 30% diety na obiad, 30% diety na kolację oraz 25% diety na inne wydatki.

Rozliczenie innych kosztów podróży

Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim porusza się pracownik w podróży służbowej. Jeśli pracownik odbywa podróż swoim prywatnym samochodem, to przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawki określone w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w wysokości nieprzekraczającej limitów określonych w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju pracodawca powinien wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej albo za zgodą pracownika w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Zagraniczna podróż służbowa a oddelegowanie >>

Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Pracownik rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.

WAŻNE!

Obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.


Przykłady

Pracownik został wysłany w podróż służbową na Ukrainę. 11 stycznia 2011 r. wyjechał z miejsca zamieszkania służbowym samochodem o godz. 5.00 rano. Granicę polsko-ukraińską przekroczył o godz. 11.30. Powrót nastąpił 13 stycznia. Granicę Polski pracownik przekroczył o godz. 10.00, a do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 17.00. Nie miał zapewnionego noclegu ani wyżywienia.

Pracownikowi należą się diety w pełnej wysokości, gdyż nie miał zapewnionego wyżywienia.

Podróż zagraniczna trwała 46,5 godziny (1 pełna doba i 22,5 godziny), dlatego pracownik nabył prawo do 2 diet.

Wysokość diety za dobę podróży dla Ukrainy wynosi 48 USD (2 x 48 USD = 96 USD).

Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi 96 USD z tytułu należnych diet.

Pracownik nie przedstawił rachunku za 2 noclegi, w związku z tym przysługuje mu ryczałt w wysokości 50 USD:

2 × 100 USD × 25% = 50 USD.

Pracownik przedstawił rachunek za benzynę – 80 USD (w przeliczeniu z waluty ukraińskiej).

Pracodawca przed wyjazdem wypłacił zaliczkę w wysokości 100 USD.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 126 USD:

(96 USD + 50 USD + 80 USD) – 100 USD = 126 USD.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

***

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Pragi i Bratysławy, gdzie miał spotkać się z kontrahentami firmy. Pracownik z miejsca zamieszkania wyruszył 18 stycznia o godz. 6.00. Granicę polsko-czeską przekroczył o godz. 11.00. W Czechach po spotkaniu z kontrahentami nocował w hotelu, gdzie w cenę noclegu wliczone było śniadanie – przedstawił rachunek na 60 euro. Z hotelu wyjechał z samego rana i o godz. 8.00 był na Słowacji. Po zakończonej pracy wyruszył w drogę powrotną do Polski. Granicę słowacko-polską przekroczył o 17.00 i do miejsca zamieszkania dotarł o godz. 1.00.

W omawianym przykładzie oba państwa były miejscem docelowym i pracodawca powinien wypłacić diety zgodnie z limitem obowiązującym dla tych państw.

Pracownik poruszał się służbowym samochodem i przedstawił rachunek na 130 euro za paliwo, opłaty parkingowe i przejazd autostradą.

Przed wyjazdem pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 150 euro.

Wysokość diety za dobę podróży w Czechach i na Słowacji wynosi 33 euro.

W Czechach pracownik miał zapewnione śniadanie, dlatego powinien otrzymać dietę pomniejszoną o 15%:

33 x 85% = 28 euro.

Na Słowacji podróż służbowa trwała nie dłużej niż 12 godzin, pracownik powinien więc otrzymać połowę diety:

33 euro x 50% = 16,5 euro.

Łączne wydatki poniesione przez pracownika wraz z należnymi dietami wynoszą 234,50 euro.

28 + 16,5 (diety) + 60 (koszt hotelu) + 130 (koszt paliwa i przejazdów) = 234,50 euro.

Po rozliczeniu delegacji pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 84,5 euro:

234,50 euro – 150 euro (zaliczka) = 84,5 euro.

Pracodawca wypłaca również dietę krajową w wysokości 23 zł.

Podstawa prawna:

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak prawidłowo określać wynagrodzenie w umowie o pracę

Prawidłowo sporządzona umowa o pracę powinna określać wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Wskazane przez strony wynagrodzenie jest jednym z obligatoryjnych elementów umowy o pracę.

Przerwy w pracy dla osób niepełnosprawnych w 2025 r.

Przerwy w pracy dla osób niepełnosprawnych w 2025 r. Jakie przerwy należą się pracownikom posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności? Co w przypadku obsługi komputera? Czy przerwy wliczają się do czasu pracy?

Komu można nie płacić za godziny nadliczbowe?

Przepisy prawa pracy dopuszczają, aby niektórzy pracownicy nie mieli prawa do rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych. Są jednak sytuacje, gdy z winy pracodawcy taka rekompensata jednak im przysługuje. O jakich pracowników chodzi?

Co daje II stopień niepełnosprawności w 2025 r.?

Zgodnie z ustawą o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wyróżnia się trzy stopnie niepełnosprawności: znaczny, umiarkowany i lekki stopień niepełnosprawności. Kiedyś używało się określeń I,II i III grupa inwalidzka.

REKLAMA

1550 zł dofinansowania do zatrudnienia osób niepełnosprawnych z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Trzeba wypełnić Wn-D i dołączyć INF-D-P

1550 zł dofinansowania do zatrudnienia osób niepełnosprawnych z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Trzeba wypełnić Wn-D i dołączyć INF-D-P. Można wystąpić z korektą wniosku i otrzymać wyższe dofinansowanie z wyrównaniem od lipca 2024 r.

Webinar: Rodzicielstwo po nowemu, czyli zmiany w Kodeksie pracy 2025 + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Rodzicielstwo po nowemu, czyli zmiany w Kodeksie pracy 2025” poprowadzi Aleksander Kuźniar, prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, ekspert INFORAKADEMII. Uczestnicy dowiedzą się, kiedy i na jakich warunkach pracownicy mogą skorzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz co musi się znaleźć we wniosku o jego udzielenie. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi.

Wzrosną wynagrodzenia pracowników samorządowych. Podwyżki z wyrównaniem od 1 stycznia 2025 r.

W 2025 r. wzrosną wynagrodzenia osób zatrudnionych w samorządach na podstawie wyboru oraz powołania. Zwiększą się także stawki minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Do 28 lutego 2025 r. emeryci i renciści muszą rozliczyć dodatkowe przychody

ZUS przypomina o obowiązku rozliczenia dodatkowych przychodów przez osoby, które pobierają emeryturę lub rentę, mimo że nie osiągnęły wieku emerytalnego, a w zeszłym roku dorabiały do swojego świadczenia. Termin mija 28 lutego 2025 r.

REKLAMA

Najniższa emerytura, renta rodzinna i socjalna: 1878,91 zł brutto od 1 marca. Waloryzacja 2025 - emerytury i renty wzrosną o 5,5 proc.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało 12 lutego 2025 r., że od 1 marca 2025 roku emerytury i renty zostaną zwaloryzowane o wskaźnik 105,5%. Oznacza to, że renty i emerytury wzrosną o 5,5 procent.

Od 1 marca 2025 r. zwiększy się wynagrodzenie pracowników młodocianych

Od 1 marca 2025 r. zwiększy się wynagrodzenie pracowników młodocianych. To efekt wzrostu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w czwartym kwartale 2024 r.

REKLAMA