Jak prowadzić dokumentację płacową pracowników

Zakres prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Jakie dokumenty płacowe należy udostępnić na żądanie pracownika >>

W zakresie dokumentacji płacowej pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

• kartę ewidencji czasu pracy obejmującą informacje o: pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy; do karty ewidencji czasu pracy dołącza się także wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Jak sporządzić listę płac

Przepisy prawa pracy nie regulują tego, jakie informacje powinna zawierać lista płac. Jednak jej układ wynika z realizacji obowiązków rozliczeniowych wobec ZUS i urzędów skarbowych.

Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

• nazwę pracodawcy,
• numery stron,
• oznaczenie lub nazwę listy płac,
• miesiąc, którego dotyczy,
• datę sporządzenia,
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę,
• podpis pracownika potwierdzający otrzymanie wynagrodzenia (jeśli wynagrodzenie nie jest przelewane na konto pracownika).

Aby prawidłowo sporządzić listę płac, należy najpierw ustalić wynagrodzenie brutto. Na wynagrodzenie brutto składają się płaca zasadnicza, premie i dodatki, np. dodatek stażowy, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za czas choroby. Kolejnym krokiem jest ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Następnie należy ustalić wysokość przychodu ogółem.