REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić dokumentację płacową pracowników

Ewa Łukasik
Ewa Łukasik

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. kart ewidencji czasu pracy, imiennych list wypłacanego wynagrodzenia) oraz akt osobowych pracowników.

Zakres prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

REKLAMA

Autopromocja

Jakie dokumenty płacowe należy udostępnić na żądanie pracownika >>

W zakresie dokumentacji płacowej pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

  • kartę ewidencji czasu pracy obejmującą informacje o: pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy; do karty ewidencji czasu pracy dołącza się także wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
  • imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Jak sporządzić listę płac

Przepisy prawa pracy nie regulują tego, jakie informacje powinna zawierać lista płac. Jednak jej układ wynika z realizacji obowiązków rozliczeniowych wobec ZUS i urzędów skarbowych.

Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • nazwę pracodawcy,
  • numery stron,
  • oznaczenie lub nazwę listy płac,
  • miesiąc, którego dotyczy,
  • datę sporządzenia,
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę,
  • podpis pracownika potwierdzający otrzymanie wynagrodzenia (jeśli wynagrodzenie nie jest przelewane na konto pracownika).

Aby prawidłowo sporządzić listę płac, należy najpierw ustalić wynagrodzenie brutto. Na wynagrodzenie brutto składają się płaca zasadnicza, premie i dodatki, np. dodatek stażowy, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za czas choroby. Kolejnym krokiem jest ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Następnie należy ustalić wysokość przychodu ogółem.


Kolejne etapy to ustalenie:

  • wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne,
  • kosztów uzyskania przychodu,
  • kwoty dochodu pracownika,
  • wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne,
  • zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
  • wynagrodzenia netto do wypłaty.

Na liście płac należy przewidzieć rubryki na różne potrącenia z wynagrodzeń pracownika oraz na kwotę do wypłaty i pokwitowanie. Potrąceń dokonujemy z wynagrodzenia za pracę po uprzednim odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Trzeba pamiętać, aby wynagrodzenia brutto były podzielone na „składkowe” i „nieskładkowe”, ze względu na obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. W grupie wynagrodzeń nieskładkowych należy wyodrębnić wynagrodzenie za czas choroby, ponieważ składnik ten dodaje się do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Lista płac najczęściej sporządzana jest co miesiąc. W praktyce pracodawcy mogą sporządzać listy płac częściej, np. co 2 tygodnie, co tydzień, a także w każdym innym terminie w celu wypłaty dodatkowych składników pensji: premii, nagród, odpraw, odszkodowań, ekwiwalentów, wyrównań itp.

Karta wypłacanego wynagrodzenia

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Wzór imiennej karty wynagrodzenia >>

Może to być jedna uniwersalna karta do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych lub ewentualnie 3 oddzielne karty dla każdego celu osobno.

REKLAMA

Imienne karty wynagrodzeń pracownika należą do podstawowej dokumentacji płacowej w każdym zakładzie pracy. Wszystko to, co zawierają listy płac oraz dane z ewidencji czasu pracy i zatrudnienia, powinno być sukcesywnie przenoszone co miesiąc do właściwej karty wynagrodzeń. Pojedyncza karta zawiera dane z jednego roku kalendarzowego w podziale na miesiące z sumowaniem rocznym.

Informacje zbiorcze w tych kartach dotyczące danego roku kalendarzowego służą odpowiednio celom podatkowym, ubezpieczeniowym i emerytalno-rentowym. Mogą być objęte kontrolą skarbową lub kontrolą ZUS.


Paski wynagrodzeń i RMUA

Płatnicy składek przekazują do ZUS imienne raporty miesięczne – składkowe (ZUS RCA, ZUS RZA) i świadczeniowe (ZUS RSA). O danych zawartych w tych raportach muszą informować ubezpieczonych, za których te raporty zostały złożone. Informacje te muszą przekazywać na piśmie w celu umożliwienia ich weryfikacji. Najczęściej płatnicy składek wykorzystują do tego celu formularz ZUS RMUA. Należy pamiętać, że jest on jedynie propozycją wzoru zestawienia danych wykazanych w raportach imiennych, którą ZUS przygotował w celu ułatwienia płatnikom sporządzania informacji dla ubezpieczonych. Płatnicy mogą wydawać ubezpieczonym innego rodzaju zestawienia, pod warunkiem że zawierają one wszystkie dane, jakie trzeba wykazać w ZUS RMUA. Mogą to być np. paski wynagrodzeń.

Pracodawca nie ma obowiązku wydawania pracownikom pasków wynagrodzenia, chyba że obowiązek ten określił w wewnętrznych przepisach firmy.

Warunki przechowywania i archiwizacji dokumentacji płacowej

Przepisy Kodeksu pracy wymagają, aby dokumentacja związana z zatrudnianiem pracownika, w tym dokumentacja płacowa, była przechowywana w warunkach zabezpieczających przed zniszczeniem oraz uszkodzeniem.

Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą >>

Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Okres przechowywania dokumentacji osobowej wynosi obecnie 50 lat od ustania stosunku pracy.

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności zostanie wydłużona. Będą nowe przepisy

19 lipca 2024 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dzięki nowym przepisom zostanie wydłużona ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności niemal 400 tys. osób.

Dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe - sprawdź, czy Twoje jest odpowiednie

Przepisy bhp wymagają odpowiednio przygotowanych i dostosowanych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Sprawdź, czy Twoje stanowisko pracy jest zgodne z przepisami!

Czy pracownik na zwolnieniu lekarskim może wyjechać na urlop

Podczas zwolnienia lekarskiego pracownikowi nie wolno wykonywać żadnej pracy zarobkowej. Ponadto nie może wykorzystywać zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem. Czy to oznacza, że podczas choroby pracownik powinien zostać w domu i nie wolno mu wyjechać na urlop?

Wskaźnik waloryzacji na ustawowym minimum. Czy w 2025 r. wzrosną emerytury i renty?

6,78 proc. - co najmniej o tyle wzrosną emerytury i renty w przyszłym roku. Rząd pracuje nad rozporządzeniem w sprawie wysokości zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r.

REKLAMA

Czy 21 lipca to niedziela handlowa?

Czy przedostatnia niedziele lipca to niedziela handlowa? Czy sklepy będą otwarte? 

Składki tylko do ZUS czy do ZUS i OFE. Kończy się czas na podjęcie decyzji

Wkrótce „okno transferowe” pozwalające ubezpieczonym decydować, gdzie ma być przekazywana część ich składki emerytalnej, zostanie zamknięte. O tym, gdzie ma trafiać część składki, mogą decydować mężczyźni, którzy nie ukończyli 55 lat, i kobiety, które nie ukończyły 50 lat.

Wypłata z PPK bez podatku – wystarczy wybrać odpowiedni sposób wypłaty

Środki z PPK można wypłacić bez podatku. Bez względu na to, jaki wariant wypłaty oszczędności uczestnik PPK wybierze – zyski wypracowane przez 25% środków zgromadzonych na jego rachunku PPK będą zwolnione z podatku dochodowego. Rozłożenie wypłaty na co najmniej 120 miesięcznych rat zwalnia z podatku zyski wypracowane przez całość oszczędności. 

Wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt ustawy

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja przewiduje wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności maksymalnie o 6 miesięcy.

REKLAMA

Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

4 dni albo 35 godzin pracy w tygodniu w Polsce do 2027 roku? Inne państwa już testowały: efekty są zachęcające

W oczekiwaniu na zapowiadane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  skrócenie tygodniowego czasu pracy w Polsce, warto przyjrzeć się przykładom z innych państw. Dotąd w programach pilotażowych 4-dniowego tygodnia pracy zaobserwowano np. spadek rotacji zatrudnienia o 40 proc., polepszenie dobrostanu pracowników w 82 proc. firm oraz oszczędności dla pracodawców na poziomie niemal 2 mln zł w skali roku. Krótszy tydzień pracy najlepiej przyjął się na Islandii, gdzie 86 proc. pracowników korzysta z niego lub ma taką możliwość. Ale polscy pracodawcy nie są entuzjastami tego rozwiązania. Aż 51 proc. firm uważa, że w ich branży jest ono niemożliwe. Jeżeli nie uda się skrócić tygodnia pracy, to dobrą alternatywą dla 54 proc. Polaków mogłaby być częstsza praca zdalna lub hybrydowa. 

REKLAMA