REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić dokumentację płacową pracowników

Ewa Łukasik
Ewa Łukasik

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. kart ewidencji czasu pracy, imiennych list wypłacanego wynagrodzenia) oraz akt osobowych pracowników.

Zakres prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

REKLAMA

Autopromocja

Jakie dokumenty płacowe należy udostępnić na żądanie pracownika >>

W zakresie dokumentacji płacowej pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

  • kartę ewidencji czasu pracy obejmującą informacje o: pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy; do karty ewidencji czasu pracy dołącza się także wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
  • imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Jak sporządzić listę płac

Przepisy prawa pracy nie regulują tego, jakie informacje powinna zawierać lista płac. Jednak jej układ wynika z realizacji obowiązków rozliczeniowych wobec ZUS i urzędów skarbowych.

Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • nazwę pracodawcy,
  • numery stron,
  • oznaczenie lub nazwę listy płac,
  • miesiąc, którego dotyczy,
  • datę sporządzenia,
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę,
  • podpis pracownika potwierdzający otrzymanie wynagrodzenia (jeśli wynagrodzenie nie jest przelewane na konto pracownika).

Aby prawidłowo sporządzić listę płac, należy najpierw ustalić wynagrodzenie brutto. Na wynagrodzenie brutto składają się płaca zasadnicza, premie i dodatki, np. dodatek stażowy, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za czas choroby. Kolejnym krokiem jest ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Następnie należy ustalić wysokość przychodu ogółem.


Kolejne etapy to ustalenie:

  • wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne,
  • kosztów uzyskania przychodu,
  • kwoty dochodu pracownika,
  • wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne,
  • zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
  • wynagrodzenia netto do wypłaty.

Na liście płac należy przewidzieć rubryki na różne potrącenia z wynagrodzeń pracownika oraz na kwotę do wypłaty i pokwitowanie. Potrąceń dokonujemy z wynagrodzenia za pracę po uprzednim odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Trzeba pamiętać, aby wynagrodzenia brutto były podzielone na „składkowe” i „nieskładkowe”, ze względu na obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. W grupie wynagrodzeń nieskładkowych należy wyodrębnić wynagrodzenie za czas choroby, ponieważ składnik ten dodaje się do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Lista płac najczęściej sporządzana jest co miesiąc. W praktyce pracodawcy mogą sporządzać listy płac częściej, np. co 2 tygodnie, co tydzień, a także w każdym innym terminie w celu wypłaty dodatkowych składników pensji: premii, nagród, odpraw, odszkodowań, ekwiwalentów, wyrównań itp.

Karta wypłacanego wynagrodzenia

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Wzór imiennej karty wynagrodzenia >>

Może to być jedna uniwersalna karta do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych lub ewentualnie 3 oddzielne karty dla każdego celu osobno.

REKLAMA

Imienne karty wynagrodzeń pracownika należą do podstawowej dokumentacji płacowej w każdym zakładzie pracy. Wszystko to, co zawierają listy płac oraz dane z ewidencji czasu pracy i zatrudnienia, powinno być sukcesywnie przenoszone co miesiąc do właściwej karty wynagrodzeń. Pojedyncza karta zawiera dane z jednego roku kalendarzowego w podziale na miesiące z sumowaniem rocznym.

Informacje zbiorcze w tych kartach dotyczące danego roku kalendarzowego służą odpowiednio celom podatkowym, ubezpieczeniowym i emerytalno-rentowym. Mogą być objęte kontrolą skarbową lub kontrolą ZUS.


Paski wynagrodzeń i RMUA

Płatnicy składek przekazują do ZUS imienne raporty miesięczne – składkowe (ZUS RCA, ZUS RZA) i świadczeniowe (ZUS RSA). O danych zawartych w tych raportach muszą informować ubezpieczonych, za których te raporty zostały złożone. Informacje te muszą przekazywać na piśmie w celu umożliwienia ich weryfikacji. Najczęściej płatnicy składek wykorzystują do tego celu formularz ZUS RMUA. Należy pamiętać, że jest on jedynie propozycją wzoru zestawienia danych wykazanych w raportach imiennych, którą ZUS przygotował w celu ułatwienia płatnikom sporządzania informacji dla ubezpieczonych. Płatnicy mogą wydawać ubezpieczonym innego rodzaju zestawienia, pod warunkiem że zawierają one wszystkie dane, jakie trzeba wykazać w ZUS RMUA. Mogą to być np. paski wynagrodzeń.

Pracodawca nie ma obowiązku wydawania pracownikom pasków wynagrodzenia, chyba że obowiązek ten określił w wewnętrznych przepisach firmy.

Warunki przechowywania i archiwizacji dokumentacji płacowej

Przepisy Kodeksu pracy wymagają, aby dokumentacja związana z zatrudnianiem pracownika, w tym dokumentacja płacowa, była przechowywana w warunkach zabezpieczających przed zniszczeniem oraz uszkodzeniem.

Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą >>

Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Okres przechowywania dokumentacji osobowej wynosi obecnie 50 lat od ustania stosunku pracy.

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podwyżki 10%: Tylko świadczenie pielęgnacyjne (3287 zł) i pensja minimalna (4666 zł). Pozostali 5% albo brak podwyżki [Zmiany 2025 r.]

W trakcie kolejnych miesięcy 2024 r. okazało się, że sytuacja budżetu nie jest tak dobra jak wydawało się jeszcze na początku roku. Budżet dobiły koszty powodzi. W efekcie rząd wstrzymał większość podwyżek, które były zależne od decyzji premiera (np. zasiłek pielęgnacyjny, świadczenia rodzinne) i zaproponował 5% podwyżki sferze budżetowej. W tej sytuacji najwięcej w 2025 r. zyskają osoby otrzymujące świadczenie pielęgnacyjne i pensję minimalną - pieniądze dla nich zostaną zwaloryzowane o 10% (bo wynika to z przepisów prawa). 

Komunikat ZUS: Ograniczenie w dostępie do strony eskladka.pl

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o ograniczeniu w dostępie do strony eskladka.pl.

Czy uwzględniać dodatek motywacyjny w podstawie zasiłku chorobowego i trzynastki

Czy dodatek motywacyjny dla pracowników pomocy społecznej powinien być uwzględniany w podstawie zasiłku chorobowego? Czy ten dodatek należy uwzględniać w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tzw. „trzynastki”?

Rodzice będą składali oświadczenia o niekaralności. Odpowiedzialność karna za brak oświadczenia

Będzie nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Ministerstwo Sprawiedliwości chce, żeby rodzice biorący udział w wycieczkach szkolnych składali oświadczenia o niekaralności. Oświadczenie zastąpi zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego.

REKLAMA

Co miesiąc 1000 zł z wyrównaniem od października. MRPiPS przygotowało nowelizację przepisów

Do 1000 zł wzrośnie wysokość świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do świadczeń, do których prawo przysługuje od 1 października 2024 r. Projekt nowelizacji przepisów w tym zakresie przygotowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

6211 zł - 4666 zł brutto daje 1545 zł. Pensja nauczyciele (+5%) a pensja minimalna (+10%). Większa różnica za kilka lat

W 2025 r. nauczyciel dyplomowany zarobi z pensji podstawowej około 6211 zł brutto (podwyżka 5%) - nie uwzględniamy dodatków. Pensja minimalna to 4666 zł (podwyżka 10%). Różnica wynosi wynosi 1545 zł brutto. Nauczyciele podnoszą, że nigdy nie będą mieli odpowiednio zwiększonych wynagrodzeń. Nie można usunąć nędzy ostatnich 10 lat, jeżeli pensja minimalna - rok w rok - będzie rosła szybciej niż pensja nauczycielska.  Na poziomie netto jest to 4 564,12 zł (nauczyciel bez PPK) wobec 3510,92 zł (pensja minimalna bez PPK) - różnica około 1053,2 zł. Nauczyciele starają się zwiększyć tą różnicę.

Dodatek dopełniający. Wniosek złożą także kierownicy ośrodków pomocy społecznej oraz dyrektorzy centrów usług społecznych

Wniosek o dodatek dopełniający dla osoby uprawnionej do renty socjalnej, całkowicie niezdolnej do pracy oraz do samodzielnej egzystencji, będzie składany nie tylko przez osobę ubiegającą się o to świadczenie lub jej przedstawiciela ustawowego. Wnioski będą mogli także składać kierownicy ośrodków pomocy społecznej oraz dyrektorzy centrów usług społecznych.

Wakacje składkowe. ZUS nie rozpatrzy wniosków o zwolnienie z opłacania składek za styczeń 2025 r.

W 2024 r. przedsiębiorcy mogą już skorzystać z tzw. wakacji składkowych. Uzyskanie zwolnienia z obowiązku opłacenia składek za grudzień wymaga złożenia wniosku do ZUS w listopadzie. Wniosek można złożyć wyłącznie z profilu płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE)/eZUS.

REKLAMA

27 listopada zapraszamy bezpłatnie na konferencję HR Excellence 2024 od zasobów do wartości!

Podczas kolejnej edycji konferencji HR EXCELLENCE zapraszamy Was do wspólnego świętowania jubileuszu 30-lecia istnienia magazynu „Personel i Zarządzanie”. Przez trzy dekady towarzyszyliśmy polskim firmom w rozwoju zarządzania zasobami ludzkimi – wspólnie pracowaliśmy nad zmianą w postrzeganiu pracowników z zasobów organizacji na jej wartość. Staliśmy się nieodłączną częścią procesu transformacji, innowacji i doskonalenia polskich organizacji w obszarze HRM.

Nowe, obowiązkowe badania medycyny pracy dla pracowników w 2025 r. Jakie badania dojdą? Od kiedy?

Nowe, obowiązkowe badania medycyny pracy dla pracowników w 2025 r. Jakie badania dojdą? Od kiedy? Co to oznacza dla pracodawców? Lekarz medycyny pracy będzie mógł wystawić skierowanie na dodatkowe, profilaktyczne badania. Jakie?

REKLAMA