Czy każdy pracodawca powinien posiadać odrębny rachunek środków zfśs

Podstawową cechą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest jego wyodrębnienie z majątku pracodawcy. Wyodrębnienie to znajduje podstawę w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zwanej dalej ustawą o zfśs), zgodnie z którym równowartość dokonanych odpisów na fundusz i zwiększeń naliczonych zgodnie z przepisami tej ustawy na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu. Środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym (art. 12 ust. 1 ustawy o zfśs).

Wyodrębnienie środków funduszu jest zatem realizowane przez ciążący na pracodawcy obowiązek otwarcia i utrzymywania rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie na przechowywanie środków funduszu. Rachunek ten jest zasilany przede wszystkim środkami pieniężnymi przekazanymi przez pracodawcę w kwocie stanowiącej równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na fundusz.

Konsekwencje przekazania środków na rachunek

Chwila przekazania środków pieniężnych w odpowiedniej wysokości na rachunek bankowy funduszu ma doniosłe konsekwencje. Po pierwsze, z chwilą przekazania odpisów na rachunek pracodawca ma możliwość zaliczenia równowartości tych odpisów do swoich kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zwanej dalej updop).

Z punktu widzenia omawianego tematu większe znaczenie ma jednak to, że przekazanie przez pracodawcę środków na odrębny rachunek funduszu nadaje tym środkom miano środków funduszu. A zatem nawet jeśli pracodawca będzie przeznaczał pewne środki na cele socjalne bez pośrednictwa rachunku funduszu, to nie można mówić, że wydatkuje on środki funduszu i nie zwalnia go to z obowiązku otworzenia rachunku i wpłacania do niego określonych kwot.

Korekta odpisów na zfśs >>

Z chwilą przekazania środki uzyskują więc swój odrębny byt, który polega na ograniczeniu możliwości swobodnego rozporządzania przez pracodawcę tymi środkami. Jest to o tyle nietypowa sytuacja, że choć pracodawca formalnie pozostaje właścicielem tych środków, to traci możliwość swobodnego rozporządzania nimi, będąc jednocześnie zobowiązanym do wydatkowania ich jedynie na cele socjalne.

W konsekwencji po przejściu środków z rachunku bieżącego pracodawcy na rachunek funduszu nie jest możliwe zaliczenie tych środków do majątku pracodawcy, który ten mógłby wykorzystać w celu prowadzenia swojej codziennej działalności (np. na wynagrodzenia dla pracowników czy zakup sprzętu).

Cel wyodrębnienia i egzekucja

Celem tak ukształtowanego wyodrębnienia środków funduszu od majątku pracodawcy jest z jednej strony ułatwienie pracodawcy administrowania nimi, do czego jest uprawniony na mocy art. 10 ustawy. Z drugiej zaś strony – uniemożliwienie pracodawcy wydatkowania przekazanych środków na cele inne niż działalność socjalna.

Przekazanie środków na odrębny rachunek funduszu ma jednak przede wszystkim ten skutek, że z chwilą ich przekazania środki te, co do zasady, są wyłączone spod egzekucji (art. 12 ust. 2 ustawy o zfśs).