Czy każdy pracodawca powinien posiadać odrębny rachunek środków zfśs

Podstawową cechą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest jego wyodrębnienie z majątku pracodawcy. Wyodrębnienie to znajduje podstawę w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zwanej dalej ustawą o zfśs), zgodnie z którym równowartość dokonanych odpisów na fundusz i zwiększeń naliczonych zgodnie z przepisami tej ustawy na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu. Środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym (art. 12 ust. 1 ustawy o zfśs).

Wyodrębnienie środków funduszu jest zatem realizowane przez ciążący na pracodawcy obowiązek otwarcia i utrzymywania rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie na przechowywanie środków funduszu. Rachunek ten jest zasilany przede wszystkim środkami pieniężnymi przekazanymi przez pracodawcę w kwocie stanowiącej równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na fundusz.

Konsekwencje przekazania środków na rachunek

Chwila przekazania środków pieniężnych w odpowiedniej wysokości na rachunek bankowy funduszu ma doniosłe konsekwencje. Po pierwsze, z chwilą przekazania odpisów na rachunek pracodawca ma możliwość zaliczenia równowartości tych odpisów do swoich kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zwanej dalej updop).

Z punktu widzenia omawianego tematu większe znaczenie ma jednak to, że przekazanie przez pracodawcę środków na odrębny rachunek funduszu nadaje tym środkom miano środków funduszu. A zatem nawet jeśli pracodawca będzie przeznaczał pewne środki na cele socjalne bez pośrednictwa rachunku funduszu, to nie można mówić, że wydatkuje on środki funduszu i nie zwalnia go to z obowiązku otworzenia rachunku i wpłacania do niego określonych kwot.

Korekta odpisów na zfśs >>

Z chwilą przekazania środki uzyskują więc swój odrębny byt, który polega na ograniczeniu możliwości swobodnego rozporządzania przez pracodawcę tymi środkami. Jest to o tyle nietypowa sytuacja, że choć pracodawca formalnie pozostaje właścicielem tych środków, to traci możliwość swobodnego rozporządzania nimi, będąc jednocześnie zobowiązanym do wydatkowania ich jedynie na cele socjalne.

W konsekwencji po przejściu środków z rachunku bieżącego pracodawcy na rachunek funduszu nie jest możliwe zaliczenie tych środków do majątku pracodawcy, który ten mógłby wykorzystać w celu prowadzenia swojej codziennej działalności (np. na wynagrodzenia dla pracowników czy zakup sprzętu).

Cel wyodrębnienia i egzekucja

Celem tak ukształtowanego wyodrębnienia środków funduszu od majątku pracodawcy jest z jednej strony ułatwienie pracodawcy administrowania nimi, do czego jest uprawniony na mocy art. 10 ustawy. Z drugiej zaś strony – uniemożliwienie pracodawcy wydatkowania przekazanych środków na cele inne niż działalność socjalna.

Przekazanie środków na odrębny rachunek funduszu ma jednak przede wszystkim ten skutek, że z chwilą ich przekazania środki te, co do zasady, są wyłączone spod egzekucji (art. 12 ust. 2 ustawy o zfśs).

---

Wyłączenie środków funduszu spod egzekucji dotyczy przypadku, w którym egzekucja jest prowadzona przeciwko pracodawcy. Nie ma przy tym znaczenia, czy jest to egzekucja sądowa czy administracyjna i jakiego rodzaju roszczenie jest dochodzone przeciwko pracodawcy (z wyjątkiem omówionym poniżej).

Ustawowy zakaz prowadzenia egzekucji w stosunku do rachunku funduszu nie wyklucza jednak sytuacji, w której do zajęcia rachunku przez organ egzekucyjny faktycznie dojdzie, np. w wykonaniu przez organ wniosku egzekucyjnego dotyczącego prowadzenia egzekucji z wszystkich rachunków bankowych pracodawcy. W takim bowiem przypadku organ, uzyskawszy informację, że dany rachunek jest prowadzony dla pracodawcy, zajmuje go. Dopiero po dowiedzeniu się o dokonanym zajęciu pracodawca ma możliwość poinformować organ egzekucyjny o przeznaczeniu zajętego rachunku na gromadzenie środków funduszu. W odpowiedzi organ jest zobowiązany uchylić dokonane zajęcie.

Wyjątek – zobowiązania funduszu

Wspomniany art. 12 ust. 2 ustawy o zfśs przewiduje jednak wyjątek od zasady wyłączenia środków funduszu spod egzekucji. Zgodnie z tym przepisem środki funduszu podlegają egzekucji, jeśli egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami funduszu.

Należy przy tym pamiętać, że formalnie nigdy nie powstają „zobowiązania funduszu”. Fundusz jest bowiem jedynie masą majątkową, pozbawioną osobowości prawnej. Nie można też twierdzić, że fundusz jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa nadaje zdolność prawną. Dlatego zobowiązania funduszu są de facto zobowiązaniami zaciągniętymi przez pracodawcę w związku z działalnością socjalną, finansowaną ze środków funduszu, a więc są zobowiązaniami pracodawcy.

Prawo do świadczeń z zfśs w razie dwóch umów o pracę z jednym pracodawcą >>

W aspekcie proceduralnym egzekucja ze środków zgromadzonych na rachunku zfśs będzie zatem możliwa, jeżeli zostanie skierowana przeciwko pracodawcy, a jej przedmiotem będą roszczenia z zakresu działalności socjalnej. Takimi roszczeniami będą np. roszczenia pracowników o wpłatę należnych im kwot z funduszu z tytułu przyznanej przez pracodawcę pożyczki z funduszu czy roszczenia dostawców dóbr lub usług nabytych przez pracodawcę na cele socjalne (np. bilety do teatru).

Brak rachunku

Powyżej opisane zasady nie dotyczą pracodawców nieobjętych ustawowym obowiązkiem tworzenia funduszu, tj. tych zatrudniających na dzień 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 6 ust. 2a ustawy o zfśs). Tacy pracodawcy nie mają obowiązku utworzenia odrębnego rachunku bankowego dla środków funduszu i nie muszą przekazywać na niego dokonanych odpisów i zwiększeń.

Skutkiem tego jest brak faktycznego wyodrębnienia z majątku pracodawcy środków funduszu, a w konsekwencji – brak, a właściwie niemożliwość zastosowania się przez wierzyciela pracodawcy do zakazu prowadzenia z tych środków egzekucji roszczeń przeciwko pracodawcy. Nie jest bowiem możliwe określenie, które środki pieniężne zawarte w jednym lub kilku zbiorach (na rachunku lub rachunkach bankowych pracodawcy) są tymi przeznaczonymi na działalność socjalną. Innymi słowy, u takich pracodawców dochodzi do zlania się majątku pracodawcy ze środkami funduszu. Przepisy nie zabraniają jednak i takim pracodawcom utrzymywania odrębnego rachunku z przeznaczeniem na gromadzenie środków funduszu.

Podstawa prawna:

• art. 1 ust. 1, art. 6, art. 10 i 12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).