Pracodawca zobowiązany do ustalania planu urlopów powinien najpóźniej do końca roku kalendarzowego przygotować plan urlopów na kolejny rok kalendarzowy, biorąc pod uwagę wnioski pracowników. Pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa nie są zobligowani do tworzenia planu urlopów. Pracodawca, który uzyska zgodę związków zawodowych działających na terenie zakładu na to aby pracownicy nie byli objęci planem urlopów, jest zwolniony z obowiązku tworzenia planu urlopów.